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#digitaltransformation – Zukunftstreiber Payroll : Bundesabrechnungsagentur

Die Digitalisierung dringt unaufhörlich in alle Bereiche von Unternehmen ein. Davon ist insbesondere das Personalmanagement betroffen, wenn es um administrative Tätigkeiten geht, die permanent unter Kostendruck erledigt werden müssen.

Lesezeit 5 Min.

Welches sind nun die Herausforderungen für die Entgeltabrechnung? Steht dieser Bereich aufgrund der schon sehr weit entwickelten Digitalisierung doch besonders im Fokus. Könnte eine nationale Bundesabrechnungsagentur alle diese Aufgaben zentral wahrneh­men und vertrauensvoll erledigen?

Herausforderungen für die Entgeltabrechnung

Herausforderungen für die Entgeltabrechnung-min
Herausforderungen für die Entgeltabrechnung-min

Für Unternehmen stellen sich immer wieder Fragen danach, wie viele Kos­ten man durch die Einhaltung der je­weils lokalen Gesetze (Compliance) einsparen kann und ob die Prozesse effizient laufen. Wie viele Ausfälle auf­treten, hat dabei einen großen Ein­fluss auf die Kosten. Denn im Zweifel muss dann jemand über eine Zeit­firma kommen, und es entstehen um 50 Prozent höhere Kosten. Dann ist eine Überlegung, wie lange es dauert, die Fehler infolge von Ausfällen wie­der zu berichtigen. Neben den Kosten steht die Flexibilität im Vordergrund, etwa wenn ein Unternehmen wachsen möchte.

So stellt sich häufig die Frage, wie es ist, wenn man klein in einem neuen Land anfängt und dann dort wachsen möchte. Durch Outsourcing können die Skaleneffekte einfach generiert werden. Ein globales System kann unter Umständen bereits bei zehn Mit­arbeitern Sinn machen, wenn diese überregional verteilt sind, denn dann ist der Aufwand für die Payroll auf­grund der Compliance-Anforderungen (Arbeits-, Steuer- und Sozialversiche­rungsrecht etc.) extrem hoch.

Eine globale Payroll muss Business Continuity und Business Resiliency ge­währleisten. Nicht erst seit der Pan­demie ist das klar. Tsunami, Ebola, das waren lokal begrenzte Einschläge. Doch auch dafür müssen Infrastruktu­ren und Backup-Systeme bereitgestellt werden. Große Dienstleister verfügen über Prozesse, um für solche Mega­ausfälle bei Krisen die Weiterarbeit zu gewährleisten.

Die pandemiespezifischen Heraus­forderungen waren demgegenüber ein globaler Impact mit einer ver­hältnismäßig langen Dauer. Gleich­zeitig entstand eine riesige Welle an regulatorischen Änderungen in vielen Ländern. Nur wenige große Anbieter waren in der Lage, diese Heraus­forderungen zu meistern und eine große Zahl von Mitarbeitern hier­für freizustellen, um die regulatori­schen Vorgaben (etwa die Umsetzung von Kurzarbeit) effektiv und schnell umzusetzen.

Nutzen und Trends der digitalen Entgeltabrechnung

Bundesabrechnungsagentur
Bundesabrechnungsagentur

Unternehmen, die ihre Gehaltsabrechnungen noch in Papierform verschicken, haben heute trotzdem bereits einen größtenteils digitalen Gesamtprozess, der erst ab dem Druckvorgang zum Papierprozess wird. Es ist notwendig, diesen letzten Prozess¬schritt zu digitalisieren. Wer sich als Unternehmen mit der Digitalisierung ernsthaft auseinandersetzt, wird feststellen, dass die digitale Abwicklung von Lohn- und Gehaltspapieren ein guter Einstieg ist.

Zum einen, weil es sich hierbei um einen regelbasierten Prozess han­delt, der sich leicht automatisieren lässt, zum anderen, weil so jeder Mit­arbeiter von Anfang an auf dem Weg in die Digitalisierung mitgenommen wird. Angesichts der gestiegenen An­forderungen an den Schutz personen­bezogener Daten sind Unternehmen verpflichtet, ihre Lohn- und Gehalts­abrechnung zu überprüfen.

Sie stellen dort fest, dass sichere Datenprozesse mit tatsächlichen Einsparungen ein­hergehen können, und erkennen die Chancen der Datenschutz-Grundver­ordnung (DS-GVO).

Arbeitgeber, die Entgeltabrechnun­gen online versenden, realisieren hohe Einsparpotenziale und standardisie­ren ihre Prozesse. Es entfallen Papier-, Druck- sowie Versandkosten, und ma­nuelle Arbeiten werden reduziert.

Trends in der digitalen Entgeltabrechnung
Trends in der digitalen Entgeltabrechnung

Für Arbeitnehmer besteht der Nutzen darin, jederzeit elektronisch über ihre Abrechnungen zu verfügen und schneller und gezielt auf diese zugrei­fen zu können.

Digitale Personalakte

Im Zentrum dessen steht die Einfüh­rung und weitere Entwicklung digi­taler Personalakten. Arbeitsverträge und Zeugnisse, Abmahnungen und Kündigungen, Personal- und Frage­bogen stehen dabei genauso im Fokus wie das Anfordern fehlender Unterla­gen, die gesetzlich vorgeschriebenen Formalitäten bei Auslandseinsätzen oder das Abrechnen von Dienstreisen.

Datenschutz gewährleisten (Binding Corporate Rules)

Binding Corporate Rules (BCR) sind ein von der Artikel-29-Datenschutz­gruppe entwickelter Rahmen für ver­bindliche Richtlinien zum Umgang mit personenbezogenen Daten. Die Artikel-29-Datenschutzgruppe wie­derum wurde von der Europäischen Kommission eingesetzt. Darauf auf­bauend bestehen in mehreren hundert Unternehmen individuelle Regeln für den Datentransfer in Drittstaaten.

Bundesabrechnungsagentur 2
Bundesabrechnungsagentur 2

Diese erlauben es multinationalen Konzernen, internationalen Organi­sationen und Firmenkonglomeraten nach europäischem Recht, interne per­sonenbezogene Daten in Drittstaaten mit im Gegensatz zu Europa nicht an­gemessenem Datenschutzniveau zu transferieren. Wegen ihres rechtlich bindenden Charakters und der Aus­gestaltungsmöglichkeit fallen Unter­nehmensregeln in den Bereich der Corporate Governance. Die Binding Corporate Rules eines Unternehmens müssen daher von der europäischen Datenschutzbehörde des Landes, aus dem die Daten übertragen werden sol­len, verifiziert werden.

Entsendungen digital steuern

Entsenden Arbeitgeber ihre Arbeit­nehmer vorübergehend ins Ausland, gilt die A1-Bescheinigung im EU-Aus­land und in anderen Abkommens­staaten als Nachweis darüber, dass für den Arbeitnehmer in Deutschland ein Sozialversicherungsschutz besteht. Die Bindungswirkung solcher A1-Be­scheinigungen wurde vom Europäi­schen Gerichtshof (EuGH, Urteil vom 06.02.2018 – C-359/16, zur (hohen) Bin­dungswirkung ausgestellter Sozial­versicherungsbescheinigungen bei EU-Mitgliedstaaten) bestätigt.

Der Arbeitnehmer muss sich dann nicht bei der Sozialversicherung des ausländischen Staates anmelden. Bis­her wurden A1-Bescheinigungen von den Arbeitgebern in Papierform an­gefordert und ebenso von den zu­ständigen Stellen (Krankenkassen, Rentenversicherung oder berufsstän­dischen Versorgungseinrichtungen) versandt. Seit dem 01.01.2019 ist die di­gitale Antragsstellung für alle am Ver­fahren Beteiligten obligatorisch.

Bundesabrechnungsagentur 3-min
Bundesabrechnungsagentur 3-min

Entsendebescheinigungen aus dem Ausland werden elektronisch über das EESSI-System (Electronic Exchange of Social Security Data) gesendet, ver­arbeitet und in der A1-Datenbank ge­speichert. Seit Jahresbeginn 2020 tauschen auch die Rentenversiche­rungsträger der Deutschen Rentenver­sicherung erste Versicherungsdaten über das neue Kommunikationssys­tem mit den europäischen Rentenver­sicherungsträgern der Mitgliedstaaten aus. Die Einführung des Verfahrens EESSI in der Deutschen Rentenversi­cherung ist seit Mitte des Jahres 2020 abgeschlossen.

Anforderungen an Bundesabrechnungsagentur (BAA)

Die Lohn- und Gehaltsabrechnungs­services der Bundesabrechnungsagen­tur (BAA) müssen die Verarbeitung aller vorgenannten Transaktionen gewährleisten, die das gesamte Dienstleben eines Mitarbeiters be­treffen – von der Einstellung bis zur endgültigen Bezahlung bei der Entlassung und der Übermittlung der Ruhestandsunterlagen an das Personalmanagement (PM) bzw. den Träger der Altersversorgung.

Die BAA muss ihren Kunden außer­dem schnelle und präzise Echtzeit-In­formationen über ihre Gehaltskonten liefern. Die Mitarbeiter der Kunden (private Arbeitgeber sowie Behörden) sollten die Möglichkeit haben, ihre elektronischen Gehalts- und Urlaubs­abrechnungen über Employee Express Services (EES) des Personalmanage­ments einzusehen.

Raschid Bouabba, MCGB GmbH

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