#digitaltransformation – Zukunftstreiber Payroll : Bundesabrechnungsagentur
Die Digitalisierung dringt unaufhörlich in alle Bereiche von Unternehmen ein. Davon ist insbesondere das Personalmanagement betroffen, wenn es um administrative Tätigkeiten geht, die permanent unter Kostendruck erledigt werden müssen.
Welches sind nun die Herausforderungen für die Entgeltabrechnung? Steht dieser Bereich aufgrund der schon sehr weit entwickelten Digitalisierung doch besonders im Fokus. Könnte eine nationale Bundesabrechnungsagentur alle diese Aufgaben zentral wahrnehmen und vertrauensvoll erledigen?
Herausforderungen für die Entgeltabrechnung

Für Unternehmen stellen sich immer wieder Fragen danach, wie viele Kosten man durch die Einhaltung der jeweils lokalen Gesetze (Compliance) einsparen kann und ob die Prozesse effizient laufen. Wie viele Ausfälle auftreten, hat dabei einen großen Einfluss auf die Kosten. Denn im Zweifel muss dann jemand über eine Zeitfirma kommen, und es entstehen um 50 Prozent höhere Kosten. Dann ist eine Überlegung, wie lange es dauert, die Fehler infolge von Ausfällen wieder zu berichtigen. Neben den Kosten steht die Flexibilität im Vordergrund, etwa wenn ein Unternehmen wachsen möchte.
So stellt sich häufig die Frage, wie es ist, wenn man klein in einem neuen Land anfängt und dann dort wachsen möchte. Durch Outsourcing können die Skaleneffekte einfach generiert werden. Ein globales System kann unter Umständen bereits bei zehn Mitarbeitern Sinn machen, wenn diese überregional verteilt sind, denn dann ist der Aufwand für die Payroll aufgrund der Compliance-Anforderungen (Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungsrecht etc.) extrem hoch.
Eine globale Payroll muss Business Continuity und Business Resiliency gewährleisten. Nicht erst seit der Pandemie ist das klar. Tsunami, Ebola, das waren lokal begrenzte Einschläge. Doch auch dafür müssen Infrastrukturen und Backup-Systeme bereitgestellt werden. Große Dienstleister verfügen über Prozesse, um für solche Megaausfälle bei Krisen die Weiterarbeit zu gewährleisten.
Die pandemiespezifischen Herausforderungen waren demgegenüber ein globaler Impact mit einer verhältnismäßig langen Dauer. Gleichzeitig entstand eine riesige Welle an regulatorischen Änderungen in vielen Ländern. Nur wenige große Anbieter waren in der Lage, diese Herausforderungen zu meistern und eine große Zahl von Mitarbeitern hierfür freizustellen, um die regulatorischen Vorgaben (etwa die Umsetzung von Kurzarbeit) effektiv und schnell umzusetzen.
Nutzen und Trends der digitalen Entgeltabrechnung

Unternehmen, die ihre Gehaltsabrechnungen noch in Papierform verschicken, haben heute trotzdem bereits einen größtenteils digitalen Gesamtprozess, der erst ab dem Druckvorgang zum Papierprozess wird. Es ist notwendig, diesen letzten Prozess¬schritt zu digitalisieren. Wer sich als Unternehmen mit der Digitalisierung ernsthaft auseinandersetzt, wird feststellen, dass die digitale Abwicklung von Lohn- und Gehaltspapieren ein guter Einstieg ist.
Zum einen, weil es sich hierbei um einen regelbasierten Prozess handelt, der sich leicht automatisieren lässt, zum anderen, weil so jeder Mitarbeiter von Anfang an auf dem Weg in die Digitalisierung mitgenommen wird. Angesichts der gestiegenen Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten sind Unternehmen verpflichtet, ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung zu überprüfen.
Sie stellen dort fest, dass sichere Datenprozesse mit tatsächlichen Einsparungen einhergehen können, und erkennen die Chancen der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO).
Arbeitgeber, die Entgeltabrechnungen online versenden, realisieren hohe Einsparpotenziale und standardisieren ihre Prozesse. Es entfallen Papier-, Druck- sowie Versandkosten, und manuelle Arbeiten werden reduziert.

Für Arbeitnehmer besteht der Nutzen darin, jederzeit elektronisch über ihre Abrechnungen zu verfügen und schneller und gezielt auf diese zugreifen zu können.
Digitale Personalakte
Im Zentrum dessen steht die Einführung und weitere Entwicklung digitaler Personalakten. Arbeitsverträge und Zeugnisse, Abmahnungen und Kündigungen, Personal- und Fragebogen stehen dabei genauso im Fokus wie das Anfordern fehlender Unterlagen, die gesetzlich vorgeschriebenen Formalitäten bei Auslandseinsätzen oder das Abrechnen von Dienstreisen.
Datenschutz gewährleisten (Binding Corporate Rules)
Binding Corporate Rules (BCR) sind ein von der Artikel-29-Datenschutzgruppe entwickelter Rahmen für verbindliche Richtlinien zum Umgang mit personenbezogenen Daten. Die Artikel-29-Datenschutzgruppe wiederum wurde von der Europäischen Kommission eingesetzt. Darauf aufbauend bestehen in mehreren hundert Unternehmen individuelle Regeln für den Datentransfer in Drittstaaten.

Diese erlauben es multinationalen Konzernen, internationalen Organisationen und Firmenkonglomeraten nach europäischem Recht, interne personenbezogene Daten in Drittstaaten mit im Gegensatz zu Europa nicht angemessenem Datenschutzniveau zu transferieren. Wegen ihres rechtlich bindenden Charakters und der Ausgestaltungsmöglichkeit fallen Unternehmensregeln in den Bereich der Corporate Governance. Die Binding Corporate Rules eines Unternehmens müssen daher von der europäischen Datenschutzbehörde des Landes, aus dem die Daten übertragen werden sollen, verifiziert werden.
Entsendungen digital steuern
Entsenden Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer vorübergehend ins Ausland, gilt die A1-Bescheinigung im EU-Ausland und in anderen Abkommensstaaten als Nachweis darüber, dass für den Arbeitnehmer in Deutschland ein Sozialversicherungsschutz besteht. Die Bindungswirkung solcher A1-Bescheinigungen wurde vom Europäischen Gerichtshof (EuGH, Urteil vom 06.02.2018 – C-359/16, zur (hohen) Bindungswirkung ausgestellter Sozialversicherungsbescheinigungen bei EU-Mitgliedstaaten) bestätigt.
Der Arbeitnehmer muss sich dann nicht bei der Sozialversicherung des ausländischen Staates anmelden. Bisher wurden A1-Bescheinigungen von den Arbeitgebern in Papierform angefordert und ebenso von den zuständigen Stellen (Krankenkassen, Rentenversicherung oder berufsständischen Versorgungseinrichtungen) versandt. Seit dem 01.01.2019 ist die digitale Antragsstellung für alle am Verfahren Beteiligten obligatorisch.

Entsendebescheinigungen aus dem Ausland werden elektronisch über das EESSI-System (Electronic Exchange of Social Security Data) gesendet, verarbeitet und in der A1-Datenbank gespeichert. Seit Jahresbeginn 2020 tauschen auch die Rentenversicherungsträger der Deutschen Rentenversicherung erste Versicherungsdaten über das neue Kommunikationssystem mit den europäischen Rentenversicherungsträgern der Mitgliedstaaten aus. Die Einführung des Verfahrens EESSI in der Deutschen Rentenversicherung ist seit Mitte des Jahres 2020 abgeschlossen.
Anforderungen an Bundesabrechnungsagentur (BAA)
Die Lohn- und Gehaltsabrechnungsservices der Bundesabrechnungsagentur (BAA) müssen die Verarbeitung aller vorgenannten Transaktionen gewährleisten, die das gesamte Dienstleben eines Mitarbeiters betreffen – von der Einstellung bis zur endgültigen Bezahlung bei der Entlassung und der Übermittlung der Ruhestandsunterlagen an das Personalmanagement (PM) bzw. den Träger der Altersversorgung.
Die BAA muss ihren Kunden außerdem schnelle und präzise Echtzeit-Informationen über ihre Gehaltskonten liefern. Die Mitarbeiter der Kunden (private Arbeitgeber sowie Behörden) sollten die Möglichkeit haben, ihre elektronischen Gehalts- und Urlaubsabrechnungen über Employee Express Services (EES) des Personalmanagements einzusehen.
Raschid Bouabba, MCGB GmbH