Blog „Entgelt & Co.“ : Jahreswechsel: Wenn Lohn und Gehalt zum Stresstest für Unternehmen werden
Der Jahreswechsel ist in Lohn- und Gehaltsabteilungen traditionell keine stille Zeit. Während viele Beschäftigte gedanklich bereits im Feiertagsmodus sind, läuft im Payroll-, HR- und Finance-Umfeld der vielleicht härteste Arbeitsblock des Jahres. Jahresabschlüsse wollen erstellt, Rückstellungen berechnet, Sozialversicherungswerte aktualisiert, Meldungen geprüft und neue Rechengrößen implementiert werden – und mitten in diesem Hochleistungsmodus soll auch noch die reguläre Entgeltabrechnung sauber und fristgerecht laufen. 2025/26 kommt eine zusätzliche Erschwernis dazu: eine fragile Wirtschaftslage, belastete Belegschaften und ein Regulierungsrahmen, der sich erneut spürbar verdichtet.
Die Rahmenbedingungen bleiben schwierig. Die deutsche Wirtschaft erholt sich weiterhin nur zögerlich, die Unsicherheiten aus Konjunktur, Energiepreisen und geopolitischen Spannungen prägen die Unternehmenslandschaft. Gleichzeitig lasten gestiegene Arbeits- und Sozialkosten schwer auf den Betrieben, während der Bürokratieaufwand, insbesondere im Personalwesen, erneut deutlich zugenommen hat.
Hinzu kommt der weiterhin spürbare Fachkräftemangel, der gerade in administrativen Kernfunktionen wie Lohn und Gehalt seine Wirkung entfaltet. Viele Unternehmen arbeiten mit zu wenig Personal bei gleichzeitig steigenden Anforderungen. Für Payroll-Verantwortliche bedeutet das: mehr Komplexität, mehr Verantwortung und gleichzeitig weniger Spielraum.
Belastung der Beschäftigten: hohe Erwartungen bei sinkender Resilienz
Die Menschen in den Unternehmen spüren den Druck längst. Viele Krankenkassen melden steigende Fehltage aufgrund psychischer Belastungen, Rückenleiden und stressbedingter Ausfälle. Auch in den Personalbereichen selbst wird dieser Trend deutlicher: Lohn- und Gehaltsabteilungen arbeiten seit Jahren an ihrer Belastungsgrenze. Jede nachträgliche Änderung im Steuer-, Sozialversicherungs- oder Arbeitsrecht – davon gab es 2025 reichlich –, erzeugt zusätzliche Aufgaben, Schulungsbedarf und Anpassungen in den Systemen.
Im europäischen Vergleich zeigt sich, dass Deutschland keineswegs allein dasteht. Eurofound-Daten belegen, dass die Arbeitsintensität und die administrative Komplexität EU-weit gestiegen sind. Doch der Mix aus Bürokratie, hoher Regulierungstiefe und Fachkräftemangel trifft Deutschland besonders stark.
Der Jahresendspurt: ein Bündel aus Pflicht und Präzision
Gerade im Dezember laufen bei Payroll und HR alle Fäden zusammen. Typische Aufgaben, die sich in nahezu jedem Unternehmen bündeln, sind:
- Rückstellungen bilden: Urlaubsansprüche (inklusive Langzeitkranke), Boni, Jubiläen, Abfindungen, Wertguthaben, Überstunden, Sozialplankosten, Entgeltfortzahlung – alles muss korrekt bewertet und dokumentiert werden.
- Resturlaub prüfen und übertragen: inklusive Sonderurlaub, Schwerbehindertenzusatzurlaub und den Vorgaben aus der BAG-Rechtsprechung.
- Sozialversicherungs- und Lohnsteuerwerte aktualisieren: neue Beitragsbemessungsgrenzen, Sachbezugswerte, Prüfungen der Jahresarbeitsentgeltgrenze, Arbeitgeberzuschüsse zur privaten Krankenversicherung/Pflegeversicherung, ELStAM-Abrufe.
- Jahresmeldungen vorbereiten: DEÜV-Jahresmeldungen (Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung), Lohnsteuerbescheinigungen, Meldungen zur Unfallversicherung, Zahlstellenverfahren.
- Prüfung der Minijob/Midijob-Konstellationen: Stundenaufzeichnungen, Übergangsbereich, Verzichtserklärungen (Altbestände).
- Aktualisierung der Prozesse: GoBD-Dokumentation (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, IKS-Kontrollen (Internes Kontrollsystem), Verfahrensdokumentation, Datenschnittstellen, Systemtests.
Viele dieser Arbeiten finden hinter den Kulissen statt – aber sie entscheiden über die Rechtssicherheit, die Bilanzqualität und das Vertrauen der Belegschaft. Jede falsche Rückstellung, jede vergessene Meldung, jede fehlerhafte Abrechnung kann im Folgejahr erhebliche finanzielle und organisatorische Schäden verursachen.
Ausbildungsmarkt und Nachwuchs: Engpässe kommen an der Basis an
Auch beim Nachwuchs ist die Lage angespannt. Die Ausbildungsmarktbilanz zeigt erneut das Dilemma: weniger Stellen, mehr Bewerber, aber gleichzeitig mehr unbesetzte Ausbildungsplätze. Gerade kaufmännische Berufe wie Industriekaufmann/-frau, Personaldienstleistungskaufmann/-frau oder Kaufleute für Büromanagement zählen zunehmend zu den Engpassberufen. Die Realität: HR- und Payrollteams müssen zusätzliche Aufgaben schultern und gleichzeitig ausbilden – oft unter Zeitdruck und mit begrenzten Ressourcen.
Mehr Entlastung oder noch mehr Komplexität?
Für 2026 versprechen Politik und Verbände zwar mehr Entbürokratisierung und Digitalisierung, doch konkrete Entlastungen sind erst mittelfristig zu erwarten. Der Trend zeigt eher: Die Payroll bleibt ein Hochsicherheitsbereich, in dem Regulierungsdichte, Prüfdruck und Compliance-Anforderungen weiter steigen.
Wer die Herausforderungen bestehen will, braucht:
- klare Prozesse,
- digital stabile Systeme,
- regelmäßige fachliche Updates,
- eine gute Aufgabenteilung im Team
- und vor allem: realistische Prioritäten.
Hinweis für unsere Leserinnen und Leser
In dieser Ausgabe der LOHN+GEHALT finden Sie ab Seite 66 eine detaillierte Checkliste zum Jahreswechsel 2025/2026, die Sie unmittelbar in der Praxis einsetzen können.
Janette Rosenberg