Aufbewahrungsfristen : Diese Unterlagen können Sie ab dem 01.01.2025 entsorgen.

Die nachfolgende Auflistung zeigt, welche Unterlagen aus dem Personal- und Abrechnungsbereich jetzt vernichtet werden können.

Hinweis: Die Aufbewahrungspflicht kann ausnahmsweise länger oder kürzer sein, beispielsweise wenn:

• in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen vorgesehen sind (z. B. sechs Jahre für Lohnkonten gemäß § 41 EStG).
• längere Fristen aufgrund besonderer gesetzlicher Vorgaben oder Verfahren erforderlich sind (z. B. offene Betriebsprüfungen oder laufende Rechtsstreitigkeiten).

Wichtig: Maßgebend für die Aufbewahrungsfrist ist stets die Funktion der Unterlage und nicht deren Bezeichnung.

Zusätzlich ist die Verjährung eines Anspruchs von der Aufbewahrungsfrist zu unterscheiden. Auch wenn Unterlagen nach Ablauf der Frist vernichtet werden können, sollten offene Verjährungsfristen (z. B. nach BGB oder AO) berücksichtigt werden.

Aufbewahrungsfristen für Unterlagen

1. Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre (bis 2014)

• Abrechnungsunterlagen
• Änderungsnachweise der EDV-Buchführung
• Aktenvermerke (Bilanzunterlagen)
• Ausgangsrechnungen
• Außendienstabrechnungen
• Bankbelege
• Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger
• Belege (soweit Buchfunktion)
• Bewirtungsunterlagen
• Bilanzen (Jahresbilanzen)
• Dauerauftragsunterlagen
• Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage)
• Eingangsrechnungen
• Einheitswertunterlagen
• Essensmarkenabrechnungen
• Geschäftsberichte
• Geschenknachweise
• GuV-Rechnung
• Gutschriftsanzeigen
• Handelsbriefe
• Handelsbücher
• Hauptabschlussübersicht (wenn an Stelle der Bilanz)
• Investitionszulageunterlagen
• Journale für Hauptbuch und Kontokorrent
• Kassenberichte, -bücher und -blätter
• Kassenzettel
• Kontenpläne und -änderungen
• Kontenregister
• Kontoauszüge
• Lagerbuchführungen
• Lieferscheine
• Lohnbelege
• Lohnkonten
• Magnetbänder mit Buchfunktion
• Quittungen
• Rechnungen
• Reisekostenabrechnungen
• Repräsentationsunterlagen
• Sachkonten
• Saldenbilanz
• Scheck- und Wechselunterlagen
• Steuerunterlagen
• Telefonkostennachweise
• Verbindlichkeiten
• Verfahrensdokumentation
• Vermögensverzeichnisse
• Versandunterlagen
• Wertguthabenführung
• Zahlungsanweisungen
• Zwischenbilanzen
• Fahrtkostenerstattungsunterlagen
• Nachnahmebelege
• Nebenbücher

2. Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre (bis 2018)

• Abtretungserklärungen
• Aktenvermerke (allgemein)
• Altersversorgung (bAV)
• Anträge auf AN-Sparzulage
• Betriebsabrechnungsbogen
• Betriebsprüfungsberichte
• Depotauszüge (soweit nicht Inventar)
• E‑Mails (steuerrelevant)
• Finanzberichte
• Gehaltslisten
• Geschäftsbriefe
• Handelsregisterauszüge
• Jahresabschlusserklärungen
• Mahnbescheide
• Pfändungsunterlagen
• Protokolle
• Prozessakten
• Schadensunterlagen
• Schriftwechsel
• Versicherungspolicen
• Verträge
• VL-Unterlagen
• Zeitkonten

3. Aufbewahrungsfrist: 2 Jahre (MiLoG, bis 2022)

• Arbeitszeitnachweise nach § 16 Abs. 2 ArbZG
• Mindestlohngesetz: Aufzeichnungen über die Arbeitszeit gem. § 17 MiLoG

Keine Gewähr für die Richtigkeit der Angaben.