Zu wenig Kopplungsdaten : Unternehmen müssen Initialmeldung 2025 wiederholen
Seit Anfang 2024 ist das Ordnungsmerkmal der Unfallversicherung (UV) – die Unternehmensnummer (UNR.S) – Bestandteil der betrieblichen Angaben im Sinne des § 18i Viertes Buch Sozialgesetzbuch (SGB IV). Damit wird sie mit der Betriebsnummer (BBNR) der Bundesagentur für Arbeit (BA) „gekoppelt“ und dient zunächst zur Versorgung des sogenannten Basisregisters mit diesen Kopplungsinformationen.
Zur „Erstversorgung“ sollten daher im Jahr 2024 alle Entgeltabrechnungsprogramme (EAP) eine Initialmeldung der UNR.S per Datensatz Betriebsdatenpflege (DSBD) an die BA übermitteln.
Im Ergebnis fehlen derzeit jedoch immer noch ca. 25 Prozent aller potenziellen Kopplungsinformationen. Die Initialmeldung muss aus diesem Grund und auf Basis eines Beschlusses der Besprechung der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung zu Fragen des gemeinsamen Meldeverfahrens im kommenden Jahr wiederholt werden. Die Arbeitgeber bzw. die für die Meldung Verantwortlichen (d. h. auch die Steuerberaterinnen und Steuerberater) müssen dabei trotz Automatisierung dafür Sorge tragen und ggf. unterstützend eingreifen, damit die Initialmeldung dieses Mal auch tatsächlich übermittelt wird.
Kopplung der BBNR mit der UNR.S
Die Beschäftigungsbetriebe werden durch die von der BA vergebene achtstellige BBNR identifiziert. Die Unternehmen werden durch eine vom zuständigen UV-Träger vergebene UNR.S identifiziert. Die UNR.S setzt sich aus der zwölfstelligen Unternehmernummer und einem dreistelligen Anhang gemäß § 136a Abs. 1 Satz 4 Siebtes Buch Sozialgesetzbuch (SGB VII) zusammen.
Die Kopplung der Ordnungsmerkmale BBNR und UNR.S ist zwingende Voraussetzung, um die in § 3 Abs. 3 Nr. 8 Unternehmensbasisdatenregistergesetz (UBRegG) geforderte Versorgung des vom Statistischen Bundesamt geführten Basisregisters mit Listen aller einem Unternehmen zugeordneten Betriebsnummern sicherstellen zu können.
Die Kopplungsinformation, welche BBNR zu welcher UNR.S gehören, liegt bei den Arbeitgebern bzw. ihren Dienstleistern im Entgeltabrechnungsprogramm vor. Die UNR.S werden durch das digitale Abrufverfahren der UV-spezifischen Stammdaten zwischen den UV-Trägern und den in der UV meldepflichtigen Arbeitgebern maschinell an die Entgeltabrechnungsprogramme übermittelt.
Verantwortung und Unterstützung durch Arbeitgeber bzw. deren Dienstleister
Der Prozess der Initialmeldung wurde so gestaltet, dass die EAP optimal unterstützen. Sie übernehmen in der Regel die technische Zuordnung und auch den automatisierten Versand der Initialmeldung.
Trotz allem bleibt die Meldung in der Verantwortung der Arbeitgeber (bzw. deren Dienstleister). Sie tragen zum einen dafür Sorge, dass die richtige Verknüpfung der BBNR der Beschäftigungsbetriebe mit der UNR.S vorliegt. Sie sollten daher überprüfen, ob auch tatsächlich die korrekte UNR.S sowie die zugehörige BBNR im EAP gespeichert sind.
Außerdem haben sie darauf zu achten (beispielsweise durch Nachhalten des Übertragungsprotokolls), dass die vom EAP erzeugte Initialmeldung bis spätestens Ende Mai 2025 übermittelt wird.
Initialmeldung zu fast allen BBNR
Initialmeldungen müssen grundsätzlich für alle BBNR abgegeben werden, die im EAP gespeichert sind. Es spielt keine Rolle, ob aktuell damit Beschäftigte gemeldet werden oder nicht. Ausgenommen sind nur BBNR, zu denen bereits die vollständige Beendigung der Betriebstätigkeit übermittelt wurde.
Falls es zum Zeitpunkt der Initialmeldung auch zu einer Änderung an den betrieblichen Stammdaten eines Beschäftigungsbetriebes kommt, sind sowohl die Initialmeldung als auch der Änderungs-DSBD getrennt voneinander mit dem jeweiligen Abgabegrund zu übermitteln.
Bei der Initialmeldung handelt es sich um einen Datensatz Betriebsdatenpflege (DSBD) mit dem Abgabegrund „09“. Die BA verarbeitet aus der Initialmeldung nur die Kopplungsinformation von BBNR und UNR.S. Eine Speicherbestätigung erhält der Arbeitgeber nach der Verarbeitung der Initialmeldung NICHT.
Ausfüllhilfen
Anwendende, die ausschließlich eine Ausfüllhilfe wie z. B. das SV-Meldeportal der Sozialversicherung nutzen, müssen an dieser Stelle ihrer Meldepflicht nachkommen, indem sie aktiv die Ausfüllhilfe aufrufen und die Initialmeldung abgeben.
Weitere Detailinformationen sind ebenfalls im sog. AG-Handbuch der BA unter arbeitsagentur.de > Unternehmen > Betriebsnummern-Service > Meldeverfahren zur Sozialversicherung zu finden.