Interview : Schneller zum individuellen Arbeitsvertrag
Smart Contracts – der Begriff verspricht einfachere Bearbeitungsroutinen und könnte insbesondere im HR-Bereich hilfreich sein. Das liegt daran, dass es für die verschiedenen Positionen in einem Unternehmen unterschiedlicher arbeitsvertraglicher Regelungen bedarf. Doch wie wird aus unterschiedlichen Musterverträgen eine wirklich smarte Lösung, die auch mit der sich stets wandelnden Gesetzgebung und Rechtsprechung Schritt hält? Lydia Voß, Rechtsanwältin bei RSM Ebner Stolz am Standort Köln, hat darauf Antworten.
Frau RAin Voß, was sind Smart Contracts überhaupt genau?
Da fangen Sie schon gleich mit dem größten Problem an – der Definition. Wer den Begriff googelt, findet direkt eine Menge sehr technischer Aspekte, allen voran die Blockchain-Technologie. Davon würde ich mich aus Sicht anwaltlicher Praxis aber lösen wollen – schließlich handeln wir nicht mit Kryptowährungen. Ich würde den Begriff weiter fassen: Smart Contracts sind für mich intelligente Vertragsbausteine, die dem Anwender helfen, schneller und fehlerfreier individuelle Verträge zu erstellen.
Was ist dabei für den HR-Bereich besonders wichtig?
In jedem Unternehmen gibt es gewisse Klauseln, die für alle Mitarbeitenden gelten, etwa eine Regelung für den Krankheitsfall oder eine Aussage dazu, wann Urlaub verfällt. Unterschiedlich sind dagegen zum Beispiel Regelungen zum Entgelt, zu Kündigungsfristen, zur Probezeit oder zur Arbeitszeit. Die große Chance für den HR-Bereich liegt darin, ein System zu schaffen, das die Klauseln, die für die jeweilige Position oder Person maßgeblich sind, automatisiert generiert, die überflüssigen Klauseln streicht und die aktuelle Gesetzgebung und Rechtsprechung bereits berücksichtigt.
Das hört sich eher komplex an …
Nun, in der Praxis kann man das technisch einfach mit VBA in Word programmieren, also entsprechende Makros für die einzelnen Bausteine anlegen. So habe ich das auch schon gemacht. Es gibt aber auch Anbieter, die sich auf die technische Umsetzung solcher Automatisierungen spezialisiert haben – diese entwerfen in der Regel keine eigenen Klauseln, sondern stellen lediglich die Plattform bereit. Gemeinsam ist allen Lösungen, dass sie über eine Art Deckblatt verfügen, auf dem man die persönlichen Informationen des Arbeitnehmers einträgt, und gleichzeitig ein Dropdown-Menü oder eine Auswahlbox bedient, um zum Beispiel festzulegen, ob ein Vertrag befristet oder unbefristet ist. Der individuelle Vertragstext enthält dann nur die Klauseln, die zur Auswahl passen.
Jetzt klingt es wiederum ein bisschen einfach …
Das ist es letztlich auch. Denn wie ich das Projekt technisch umsetze, ist nicht mehr als eine Detailfrage – egal, ob ich ein Word-Dokument mit Makros habe, mir eine App bauen lasse oder einen bestehenden Anbieter nutze. Entscheidend sind zwei Dinge: erstens der Inhalt der einzelnen Vertragsklauseln, der passen und von einer Rechtsanwältin oder einem Rechtsanwalt erstellt sein muss, und zweitens die Automatisierungslogik, die dafür sorgt, dass für jede Konstellation die jeweils richtige Klausel ausgewählt wird. Idealerweise fallen Programmier-Know-how und juristischer Sachverstand in einer Person zusammen; ansonsten muss ich dem Anbieter sehr klare Vorgaben machen. Wir erleben hier zum Beispiel gerade am laufenden Band, dass jemand seine Verträge „mit KI“ erstellt hat – das ist aber brandgefährlich, denn eine juristische künstliche Intelligenz, also eine KI, die den Rechtsberater ersetzt, habe ich bislang noch nicht gesehen.
Die juristische Grundlage liefert also der Mensch, die Technik unterstützt bei der Umsetzung?
Ja, so ist es. Wenn ich zum Beispiel unterschiedliche Arbeitszeiten in meinem Unternehmen habe – vielleicht Schichtarbeit in der Produktion und Nine-to-five in der Verwaltung – und außerdem Führungskräfte mit Bezügen jenseits der Beitragsbemessungsgrenze beschäftige, dann muss der Mensch entscheiden, um wen oder was es sich gerade handelt. Außerdem sollte in einer idealen Welt am Ende immer noch einmal ein Mensch die Verträge lesen.
In der Praxis existieren ja heute in den Personalabteilungen häufig unterschiedliche Musterverträge für unterschiedliche Gruppen von Mitarbeitenden. Was halten Sie davon?
Das Problem, das ich dabei sehe, ist, dass ich diese Verträge laufend aktualisieren muss. Denn tatsächlich bringt insbesondere die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts fortlaufend Veränderungen mit sich – auch weil die Altlasten der Schuldrechtsreform von 2002 noch nicht vollständig aufgearbeitet sind. Dieser Anpassungsaufwand reduziert sich beim Baukastenprinzip erheblich, da ich jede Klausel ja nur einmal und nicht in allen Mustern anpassen muss.
Letzteres klingt zwar nach einer eigentlich simplen Übung, ist aber dennoch sehr fehleranfällig. Außerdem kann einem eine gut gemachte Automatisierung auch noch eine Reihe anderer Dinge abnehmen, wenn man die passende Logik hinterlegt, etwa das Entfernen einer Regelung zur Probezeit bei Anschlussverträgen.
Ist die Verbreitung gut gemachter automatisierter Vertragslösungen auch eine Frage des Budgets?
Sie geht mit einer Investition einher, das stimmt. Allerdings wundere ich mich immer ein wenig, dass die Budgets im Bereich der Vertragsgestaltung eher klein ausfallen, dafür aber umso größer, wenn es darum geht, individuelle Arbeitsgerichtsprozesse zu führen. Letztere kann man zwar auch mit fehlerfreien Verträgen nicht immer vermeiden, ihre Anzahl allerdings ließe sich sicherlich erheblich reduzieren.
Auch die laufende Aktualisierung bedeutet Aufwand, wie schätzen Sie diesen ein?
Die angesprochenen Vertragsmuster müssen stetig aktualisiert werden, ja, und das bedeutet Aufwand. Generell kommt man aber nicht umhin, regelmäßig alles auf den Prüfstand zu stellen, da sich das Recht tatsächlich ständig ändert. Das hat im Übrigen nichts mit der Höhe des Anfangsbudgets für die Erstprogrammierung zu tun – denn nur ein aktuelles System ist ein sicheres, und je höher mein Automatisierungsgrad ist, desto verlässlicher muss die Lösung arbeiten. Ich möchte aber noch einmal betonen, dass es wichtig ist, ganz am Ende einen Menschen prüfen zu lassen.
Was sorgt für die notwendige Akzeptanz eines solchen Systems?
Die meisten Anwender merken schnell, dass es eine enorme Arbeitserleichterung sein kann. Außerdem würde ich ohnehin empfehlen, im laufenden Betrieb Fehlerquellen zu beheben – wenn also jemand sagt, dass er oder sie immer an derselben Stelle überlegen muss oder hängen bleibt, dann ist das ein Grund, das System zu optimieren. Und Partizipation schafft wiederum eine höhere Akzeptanz.
Vielen Dank für das Gespräch.
Das Interview führte Alexandra Buba, M. A., Wirtschaftsredakteurin
Lydia Voß, Rechtsanwältin bei RSM Ebner Stolz am Standort Köln, berät Unternehmen in allen individualund kollektivrechtlichen Angelegenheiten. Ihre Tätigkeitsschwerpunkte sind die Vertragsgestaltung und eine strategische arbeitsrechtliche Beratung, die Verhandlung von Haustarifverträgen und Betriebsvereinbarungen sowie die planerische Gestaltung und Umsetzung von Umstrukturierungen und Personalabbaumaßnahmen.