Centric Audit- & Compliance Tools und Digitale Personalakte im Einsatz : STAEDTLER vertraut im HR-Bereich auf Centric
Als eines der ältesten Industrieunternehmen Deutschlands verbindet der Hersteller von Schreibprodukten STAEDTLER Tradition und Moderne. Im Personalwesen vertraut das renommierte Unternehmen auf die HR-Systeme von SAP in Verbindung mit anwenderfreundlichen IT-Lösungen von Centric für die digitale Aktenführung und eine revisionssichere Entgeltabrechnung.
STAEDTLER verwendet die Audit- & Compliance Tools PLK und PLX sowie die Digitale Personalakte von Centric für die deutsche Abrechnung und alle deutschen Standorte. PLK/PLX hat der HR-Bereich bereits im Jahr 2020 im Zuge der Einführung von SAP zur Prüfung der Entgeltabrechnung und der Stammdaten implementiert. Die Audit- & Compliance Tools sind heute fester Bestandteil des monatlichen Abrechnungslaufs und des SAP-internen Kontrollsystems (IKS). Der HR-Bereich verfügt damit über ein Audit-sicheres Prüfsystem und hat von Anfang an dafür gesorgt, dass die Datenqualität im Abrechnungs- und Zeitwirtschaftssystem sehr gut bleibt.
Centric überzeugt im Marktvergleich
Im Jahr 2025 hat STAEDTLER auch Centric Employee File als Digitale Personalakte eingeführt. Der HR-Bereich wollte damit seine Papierakten samt Schattenakten in den Niederlassungen abschaffen und mobiles Arbeiten fördern. Das Projekt startete mit einem Ausschreibungsprozess. Eine wichtige Anforderung war, dass die gesuchte Lösung Cloud-basiert und gut in SAP SuccessFactors integrierbar ist. Die IT-Experten von STAEDTLER fanden hier die stringente technische Architektur der Centric-Produkte, die eine reine Cloud-to-Cloud-Integration mit SAP ermöglicht, besonders überzeugend.
Entscheidend war auch das umfassende Centric-Produktportfolio, da STAEDTLER die elektronische Personalakte als Grundstein für die weitere Digitalisierung der HR-Prozesse sieht. Centric konnte STAEDTLER zudem die gewünschte Unterstützung bei der Implementierung und dem Scannen der Papierakten bieten, und dies aus einer Hand, mit Centric als einzigem Vertragspartner und nur einem Ansprechpartner im Projekt. Zentraler Faktor für das Mittelstandsunternehmen war schließlich auch das Preis-LeistungsVerhältnis der neuen Aktenlösung – und hier war Centric Employee File im Marktvergleich unschlagbar.
„Unser Ziel ist es, alle Papierprozesse End-to-End in digitale Workflows zu packen. Die modulare Produktreihe von Centric eröffnet uns hier alle Möglichkeiten.“
Andrea Wittmann Abteilungsleiterin Entgeltabrechnung, STAEDTLER SE
Die Digitale Personalakte konnte der HR-Bereich knapp fünf Monate nach Projektstart in Betrieb nehmen und neue Dokumente im System anlegen. Die Aktenstruktur wurde nah am erprobten Centric-Standard ausgerichtet, um den Anpassungsaufwand niedrig zu halten. Die Implementierung ging mithilfe der gelieferten Templates schnell vonstatten. Rund 1.000 Bestandsakten wurden parallel vom Dienstleister Rhenus gescannt und nach der Inbetriebnahme in das System migriert.
Der HR-Bereich hatte zuvor entschieden, dass die Digitale Personalakte auf SAP SuccessFactors laufen soll. Auch SAP HCM ist bei STAEDTLER im Einsatz. Führendes System ist SuccessFactors mit Employee Central (EC) und Recruiting; Abrechnung und Zeitwirtschaft finden in HCM statt. Bei der strategischen Entscheidung im Vorfeld fanden die Projektverantwortlichen die Beratung von Centric sehr hilfreich.
DS-GVO-konform und effizient
Die Vorteile von Centric Employee File wurden sofort spürbar. Durch die zentrale Datenhaltung mit automatisierten Aufbewahrungs- und Löschfristen gewährleistet das System eine Aktenführung, die mit der DatenschutzGrundverordnung (DS-GVO) konform ist. Schattenakten in den Standorten oder eine zusätzliche Dokumentenablage auf Laufwerken oder in Aktenschränken gibt es bei STAEDTLER nicht mehr. Die Ablage von Dokumenten erfolgt dabei viel einfacher und schneller. So können beispielsweise E-Mail-Anhänge ohne Datenbruch in die Akte transferiert werden. Auch die Anzahl der Ausdrucke hat sich stark verringert.
Da alle berechtigten HR-Mitarbeitenden auf die zentral verfügbaren Dokumente zugreifen können, hat sich auch die Suche nach einzelnen Papierakten erledigt. Hilfreich finden die Nutzerinnen und Nutzer zudem die Suchfunktion, mit der Fragen wie „Wer ist handlungsbevollmächtigt im Unternehmen?“ schnell beantwortet sind – ohne die aufwendige und fehleranfällige Pflege von Excel-Listen. Die projektverantwortliche Abteilungsleiterin Entgeltabrechnung Andrea Wittmann hält fest: „Mit Centric Employee File können wir mobiles Arbeiten im Personalbereich noch einfacher leben.“
Revisionssicher und einfach
Auch die Audit- & Compliance Tools haben den HR-Bereich vorangebracht. Die klare prozessuale Integration der Prüfungen im Test- und Abrechnungslauf sowie automatisierte, revisionssichere Stammdatenprüfungen geben den Verantwortlichen ein sicheres Gefühl. Das Team hebt auch die gute Integration in das SAP-System hervor: Man merkt nicht, dass es sich um Addons handelt. Aus der Prüfung heraus lassen sich direkt wichtige Informationsquellen wie Lohnkonto, Zeitnachweis oder Stammdaten einsehen und ändern.
Zukunftsorientierte
Softwarelösungen
für moderne
HR-Organisationen
STAEDTLER zieht ein positives Fazit. Das HR-Team findet alle Centric-Lösungen einfach zu handhaben und selbsterklärend – und bei Fragen oder Problemen gehen die Ansprechpartner von Centric engagiert auf Kundenwünsche ein.
Steven Wernike,
Geschäftsführer Centric Germany
Kontakt:
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