BVV und euBP ab 2027 : Besteht Ihre Lohnsoftware den Prüfungscheck?

Wo ist der Befreiungsantrag?

Ein Beispiel aus einer Bestandsakte: Gesucht wird der Antrag einer geringfügig entlohnten Aushilfe auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht. Ist er ihrer Personalakte zugeordnet? Können die zuständigen Fachkräfte darauf zugreifen? Und lässt er sich bei Bedarf gezielt bereitstellen?

Der Antrag belegt eine Entscheidung, die sich auf die Beitragsabrechnung auswirkt. Er gehört zu den Entgeltunterlagen; der Arbeitgeber muss auch das Eingangsdatum festhalten. So lässt sich im Prüfungsfall nachvollziehen, auf welcher Grundlage abgerechnet wurde.

Was im Prüfungsfall Zeit kostet, beginnt oft im Alltag: Dokumente landen in Postfächern oder separaten Verzeichnissen. Wer sie später benötigt, muss erst ihren Ablageort herausfinden.

Was sich 2027 ändert

Zum 31. Dezember 2026 laufen die Befreiungen von der elektronischen Führung begleitender Entgeltunterlagen nach der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) aus. Die Pflicht gilt seit 2022. Ab 2027 gibt es keine Befreiung mehr.

Diese Pflicht besteht grundsätzlich seit 2023. Eine Befreiung von der elektronischen Datenübermittlung ist auf Antrag nur für Abrechnungszeiträume bis einschließlich 2026 möglich.

Für die Vorbereitung sind deshalb zwei Aufgaben zu unterscheiden: die elektronische Führung der Entgeltunterlagen und die Übermittlung der euBP-Daten. Beide müssen organisatorisch zusammenpassen, folgen aber unterschiedlichen Anforderungen. Ebenso wichtig sind klare Zuständigkeiten: Wer prüft eingehende Unterlagen? Wer fordert fehlende Nachweise an? Und wer übernimmt diese Aufgaben bei Abwesenheit? Sind diese Fragen geklärt, muss die Lohnbuchhaltung im Prüfungsfall nicht erst improvisieren.

Unterlagen richtig zuordnen

Über das Portal von Agenda lädt das Unternehmen Dokumente digital hoch. Die zuständige Fachkraft prüft die Unterlagen und ordnet sie der Personalakte zu. Register, Dokumenttypen und Suchfunktionen erleichtern Ablage und Zugriff.

Berechtigungen regeln, wer Dokumente einsehen, bearbeiten oder löschen darf. Die Software protokolliert Importe und Änderungen mit Benutzer und Zeitpunkt.

Eine einheitliche Ablagestruktur erleichtert die Vertretung: Berechtigte Kolleginnen und Kollegen finden sich in der Akte zurecht, ohne den Ablageort erfragen zu müssen.

Lücken frühzeitig erkennen

Welche Unterlagen noch fehlen, zeigt eine Auswertung der in der Software festgelegten Pflichtdokumente. So können Sie gezielt nachfassen und die Personalakten laufend vervollständigen.

Welche Nachweise erforderlich sind, hängt vom jeweiligen Beschäftigungsfall ab. Die Pflichtdokumente sollten deshalb passend festgelegt und bei Änderungen der Beschäftigung überprüft werden. Ob ein vorhandener Nachweis vollständig und inhaltlich passend ist, prüft weiterhin die zuständige Fachkraft.

Daten übermitteln, Belege bereitstellen

Im Rahmen der euBP müssen die erforderlichen Daten aus der Entgeltabrechnung grundsätzlich seit 2023 und aus der Finanzbuchhaltung seit 2025 elektronisch übermittelt werden. Für Abrechnungszeiträume bis einschließlich 2026 kann der zuständige Rentenversicherungsträger auf Antrag eine Befreiung von dieser Übermittlungspflicht bewilligen. Die Frist für die Übermittlung der euBP-Daten steht in der Prüfankündigung. Klären Sie frühzeitig, wer die Daten bereitstellt, insbesondere wenn mehrere Abteilungen oder externe Dienstleister beteiligt sind.

Zusätzlich angeforderte Belege werden gesondert bereitgestellt. Den Übermittlungsweg stimmen Sie mit dem zuständigen Rentenversicherungsträger ab.

Den Prüfungsfall vorab durchspielen

Testen Sie den Ablauf an einer ausgewählten Personalakte: Finden berechtigte Fachkräfte die benötigten Unterlagen? Sind die Dokumente lesbar und vollständig? Lassen sich angeforderte Nachweise gezielt bereitstellen? So erkennen Sie, wo noch Abstimmung nötig ist.

Der Befreiungsantrag der Aushilfe lässt sich so in ihrer Personalakte wiederfinden und bei Bedarf bereitstellen. Ein klarer Ablauf spart Suchaufwand im Alltag und erleichtert die Vorbereitung auf die Betriebsprüfung.