Was Payroll-Verantwortliche jetzt wissen müssen : Digitale Entgeltunterlagen ab 2027
Ab 2027 müssen Unternehmen begleitende Entgeltunterlagen elektronisch führen. Was zunächst nach einer weiteren Digitalisierungspflicht klingt, hat für die Entgeltabrechnung konkrete Folgen. Denn digital vorhanden heißt nicht automatisch ordnungsgemäß geführt. Entscheidend ist, welche Unterlagen die Beitragsverfahrensordnung (BVV) verlangt und wie sie Arbeitgeber aufzubewahren haben. Auch wenn Unternehmen analoge Dokumente digitalisiert haben, bleibt eine wichtige Frage: Wie gehen sie mit den Papieroriginalen um?
Die elektronische Führung begleitender Entgeltunterlagen ist keine neue Anforderung. Die Pflicht besteht seit 2022. Zum 31.12.2026 endet für Arbeitgeber jedoch die Möglichkeit, sich von der elektronischen Führung begleitender Entgeltunterlagen befreien zu lassen.
Für Payroll-Verantwortliche lohnt es sich deshalb, genauer hinzusehen. Denn hinter dem Begriff „Entgeltunterlagen“ steckt weit mehr als die monatliche Lohnabrechnung.
Der Knackpunkt: Ergänzende Entgeltunterlagen
Bei klassischen Abrechnungsdaten wie Stammdaten, Sozialversicherungsschlüsseln, Entgelthöhen oder Beiträgen ändert sich für Unternehmen wenig. Die Daten entstehen in der Lohnsoftware und liegen damit in der Regel digital vor.
Anders sieht es bei den ergänzenden Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV aus. Hier geht es um zahlreiche Nachweise, Bescheinigungen und Erklärungen, die im Laufe eines Beschäftigungsverhältnisses anfallen. Gerade diese Dokumente müssen Arbeitgeber ab 2027 elektronisch führen.
Dazu zählen beispielsweise Nachweise über eine Versicherungsfreiheit oder die Befreiung von der Versicherungspflicht, Erklärungen von Minijobbern zur Rentenversicherung, Unterlagen zu Entsendungen oder Statusentscheidungen von Krankenkassen. Payroll-Verantwortliche müssen Dokumente im Blick behalten, die an unterschiedlichen Stellen im Beschäftigungsverhältnis entstehen. Ein Papierdokument lediglich einzuscannen, löst dabei noch nicht jede Anforderung.
Digital vorhanden heißt nicht gleich digital richtig geführt
Genau hier unterscheidet sich die Praxis von der Theorie: Digitalisierung bedeutet nicht, Papier lediglich durch Dateien zu ersetzen. Verantwortliche müssen Informationen so abspeichern, dass sie diese später eindeutig den Beschäftigten zuordnen und im Bedarfsfall bereitstellen können.
Für elektronische Unterlagen zählen drei Aspekte:
- Vollständigkeit: Arbeitgeber müssen die Entgeltunterlagen laufend und lückenlos führen. Fehlt eine Bescheinigung, ist die Ablage nicht vollständig und es entsteht eine Lücke.
- Kompatibilität: Auch die technischen Anforderungen müssen Unternehmen gewährleisten. Gängige Dateiformate sind dabei beispielsweise PDF, JPEG, BMP, PNG oder TIFF. Verantwortliche müssen Dateien so benennen, dass Dokumententyp, Person und Zeitraum auf den ersten Blick erkennbar sind. Zudem gilt, dass Dokumente maschinell auswertbar und konform mit den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) abgelegt sind. Dies erzielen Arbeitgeber mit einer rechtskonformen Softwarelösung in Verbindung mit einer digitalen Personalakte wie beispielsweise von Agenda.
- Verfügbarkeit: Arbeitgeber müssen dafür sorgen, dass berechtigte Personen jederzeit darauf zugreifen können. Auch bei Betriebsprüfungen haben sie die Unterlagen jederzeit vorzulegen.
Was passiert mit digitalisierten Papierunterlagen?
Wer elektronische Entgeltunterlagen hört, könnte zu dem naheliegenden Schluss kommen: einscannen, digital ablegen, Papier vernichten. Bei unterschriftspflichtigen Unterlagen gilt für Unternehmen jedoch die Pflicht, diese bis zum bestandskräftigen Abschluss der Betriebsprüfung auch als Original aufzubewahren. Eine Ausnahme besteht, wenn das Dokument nie in Papierform vorlag und Verantwortliche es digital mit einer qualifizierten elektronischen Signatur eingereicht haben.
Sorgfältig auf den Stichtag vorbereiten
Für Arbeitgeber ist jetzt ein guter Zeitpunkt für eine Bestandsaufnahme: Welche ergänzenden Entgeltunterlagen fallen im Unternehmen an? Welche davon liegen elektronisch vor? Liegen sie eindeutig zugeordnet vor? Sind sie im Bedarfsfall verfügbar? Und bei welchen Dokumenten müssen Verantwortliche Papieroriginale aufbewahren?
Dabei lohnt sich, nicht nur auf den aktuellen Bestand zu blicken, sondern auch auf den Weg eines Dokuments. Viele ergänzende Entgeltunterlagen entstehen außerhalb der eigentlichen Lohnabrechnung. Beschäftigte reichen Nachweise ein, Bescheinigungen treffen aus anderen Bereichen ein. Unterlagen erreichen die Personalabteilung auf unterschiedlichen Wegen. Deshalb gilt es für Arbeitgeber, einen Weg festzulegen, wie sie Entgeltunterlagen entgegennehmen. Anschließend sollten sie definieren, wer sie bearbeitet und wie sie in die Ablage des zugehörigen Beschäftigten gelangen.
Genauso relevant ist, dass Verantwortliche regelmäßig kontrollieren, ob alles vollständig vorliegt. Fehlt etwa eine notwendige Bescheinigung, sollte ihnen das nicht erst bei der nächsten Betriebsprüfung auffallen. Klare Zuständigkeiten und eine zentrale Ablage helfen, Lücken frühzeitig zu erkennen.
Haben Arbeitgeber bis Ende des Jahres von der bisherigen Befreiungspflicht Gebrauch gemacht, müssen sie ältere Unterlagen nicht zwingend nachträglich digitalisieren. Ab 2027 zählt das laufende Jahr. Dennoch kann es sinnvoll sein, auch die vorangegangenen Jahre einzubeziehen. Eine Betriebsprüfung umfasst regelmäßig zurückliegende Zeiträume. Führen Unternehmen ihre Dokumente hier einheitlich, stellen sie die benötigten Nachweise für die Prüfung schneller und einfacher bereit.
Josef Hofstetter, Entgeltspezialist bei Agenda