HR-Kommunikation : Halbwahrheiten und Falschinformationen bekämpfen
Wer verdient was? Das ist in Deutschland ein schwieriges Thema. Zuletzt verpasste die Regierung die fristgerechte Umsetzung der europäischen Entgelttransparenzrichtlinie. Trotzdem befürchten Experten, dass jene bereits Schatten auf die Rechtsprechung an den Arbeitsgerichten werfen könnte. Auch in anderen Bereichen sorgen Flurfunk-Gerüchte oder Halbwahrheiten zu neuen gesetzlichen Vorgaben für Unruhe und gefährden das Vertrauen in die HR-Arbeit. Proaktive Kommunikation schafft Abhilfe.
Diese ständige Flut an neuen Gesetzen, Steuern und Vorschriften: Ist das alles nur noch bürokratischer Selbstzweck? Viele Mitarbeitende neigen zu dieser Ansicht, dabei gibt es gute Gründe für die gesetzgeberischen Anstrengungen, wenngleich nicht jede Initiative gleich im ersten Anlauf erfolgreich ist. Beispiel Entgelttransparenz: Hier gibt es in Deutschland seit 2017 ein Gesetz – das aber nichts gebracht hat. „Der Gender-Pay-Gap verändert sich nur dann durch die Pflicht zur Entgelttransparenz, wenn diese auf eine bestimmte Weise gesetzlich verankert ist“, erklärt Prof. Dr. Alexandra Niessen-Ruenzi, die an der Fakultät für Betriebswirtschaft an der Universität Mannheim den Lehrstuhl für Corporate Governance innehat.
Wesentliches Problem: Nur auf Nachfrage müssen Unternehmen derzeit Gehälter offenlegen, davor aber schreckten viele Angestellte zurück. Deshalb verlasse man sich eher auf Vermutungen, und es herrsche weiterhin ein großes Lohngefälle zwischen Männern und Frauen. Rein volkswirtschaftlich betrachtet verhindere diese Praxis, dass alle Talente ihrer bestmöglichen Verwendung zugeführt werden, so die Professorin. Sie ist ein Fan der neuen EU-Richtlinie und empfiehlt HR-Abteilungen schon heute, die beiden wichtigsten Punkte umzusetzen.
Keine Gehaltshistorie abfragen, transparente Karrierewege aufzeigen
Danach dürfen Bewerbende künftig nicht mehr nach ihrer Gehaltshistorie gefragt werden, Unternehmen sollten das heute schon lassen, so Niessenruenzi, denn junge Nachwuchskräften reagierten hier sensibel und würden sehr darauf achten, wie Firmen mit ihnen umgingen. Das gelte etwa auch für die Streichung von DEI-Programmen für Vielfalt, Chancengerechtigkeit und Inklusion auf US-amerikanischen Druck hin. Grundsätzlich empfiehlt die Professorin HR-Abteilungen, nicht nur die Gehaltslevel transparent zu machen, sondern auch die Kriterien, die jeweils als Grundlage dafür dienen. Das sei im Hinblick auf das Recruiting wichtig, aber auch für die bestehende Belegschaft von zentraler Bedeutung. Damit schließe man die Tür für Spekulationen, wer warum welchen Job und welche Entlohnung bekommen habe.
Gleich an zweiter Stelle hinter dem Faktor Geld und damit potenziell Neid rangiert die Sorge um den eigenen Job und mit ihr die vor Überwachung am Arbeitsplatz. Insbesondere mit neuen KI- und Controlling-Anwendungen wird die Sorge nach einem Ausspähen und Messen der jeweiligen Arbeitsergebnisse verbunden. Auch hier ist die Rechtslage klar: Die Datenschutzgrundverordnung und das deutsche Arbeitsrecht, insbesondere das Betriebsverfassungsgesetz, verbieten genau solche lückenlosen Verhaltens- oder Leistungskontrollen strikt.
Datenschutz- und KI-Einsatz genau erklären
Deshalb ist auch an dieser Stelle proaktive, genaue und vor allem verständliche Kommunikation wichtig: Welche Daten werden erhoben? In welcher Weise? Wie werden sie gespeichert? Und auch: Was kann man damit machen und was kann man damit nicht machen? Letzterer Punkt geht über die gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz und seiner Kommunikation hinaus, holt aber die Mitarbeitenden bei ihrem Kenntnisstand ab. Denn die wenigsten können einschätzen, was KI- und Data-Governance-Richtlinien ganz konkret für sie bedeuten. Hilfreich ist auch die klare Ansage: Einzelne Bildschirme werden nicht komplett überwacht.
Das betrifft auch und insbesondere die Mitarbeitenden im Homeoffice – hier drängt sich zumindest für manchen in der Produktion oder im Büro gelegentlich der Verdacht auf, es bestünden Lücken in der Kontrolle der Arbeitszeit, und dies würde ausgenutzt. Da die Ausprägung der Präsenzkultur generell ein stark emotional besetztes Thema ist, empfiehlt es sich auch hier, eher mehr als weniger zu kommunizieren. Das betrifft vor allem die genauen Regelungen und Konditionen für die Nutzung von Homeoffice, aber auch die geplante Zukunft dieses Konzepts in der mittelfristigen Unternehmensstrategie. Steht es auf dem Prüfstand? Wie sind die Erfahrungen? Ist die Geschäftsleitung mit der Performance zufrieden? Ist eine Ausweitung oder gar eine Pflicht geplant?
Homeoffice-Regelungen und Steueränderungen glasklar kommunizieren
Da das Thema permanent in der Öffentlichkeit eine Rolle spielt, sind auch die Mitarbeitenden immer wieder mit diesen Fragen konfrontiert. Hilfreich ist daher nicht nur eine klare Strategie „Homeoffice und mobiles Arbeiten“, sondern auch die transparente Darlegung. Defizite finden sich hier häufig nicht im Verständnis der Mitarbeitenden, sondern in der fehlenden Kontextualisierung dieser einzelnen Maßnahme.
Das sieht beim Thema „Steuern“ noch einmal ganz anders aus. Hier ist HR quasi als Übersetzungsbüro gefragt: Bei der Aufgabe, aus dem steuerlichen Behördendeutsch eine für Mitarbeitende verständliche Information zu machen, kann heute bereits KI unterstützen. Am Ende sollte es eher lauten: „Gute Nachrichten: Ab diesem Monat packen wir dir 50 Euro steuerfrei obendrauf – netto wie brutto, ohne Abzüge“ als „Wir setzen ab sofort § 8 Abs. 2 Satz 11 Einkommensteuergesetz (EStG) um“.
Gehaltserhöhungen und Fiskuseingriffe sichtbar machen
Beim Stichwort „Brutto-Netto“ sollte noch bedacht werden, dass klassische Gehaltserhöhungen in Deutschland oft im progressiven Steuertarif verpuffen. Setzen die Geschäftsleitung und HR daher auf steuerfreie oder pauschal versteuerte Gehaltsbestandteile, sollten sie diese Lohnoptimierung auch unbedingt offensiv als solche kommunizieren. Umgekehrt gilt dasselbe:
„Warum ist mein Netto diesen Monat weniger?“ ist selten eine superangenehme Frage, deshalb hilft es, etwa veränderte Lohnsteuerklassen bei Heirat oder der Veränderung des Faktors im Lohnsteuerabzugsverfahren proaktiv zu kommunizieren. Außerdem geht eine Vielzahl der Mitarbeitenden reflexartig davon aus, dass die Firma einen Fehler gemacht hat. Ein standardisiertes Info-Blatt direkt beim Onboarding oder bei Steuerklassenwechseln kann Abhilfe schaffen.
Auch die Neuregelung zu Sachbezugskarten und das Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) erfordern Kommunikation: Die Tatsache, dass steuerfreie Gutscheine und Sachbezugskarten nur noch rechtssicher ausgestellt werden können, wenn sie ein extrem begrenztes Akzeptanznetz haben, beispielsweise eine geschlossene regionale Händlerkarte, irritiert viele. Hier bedarf es der Aufklärung, dass der Gesetzgeber verantwortlich ist und nicht Firmeninteressen die Auswahl bestimmt haben.
IT-Unsicherheit deutlich machen
Ein letzter Aspekt, bei dem Falschinformationen und Gerüchte zu ernsthaften Folgeproblemen führen können, ist die Firmen-IT: Viele Mitarbeitende sind heute überzeugt davon, dass sie Phishingmails und andere Bedrohungen an der schlechten Qualität, an Rechtschreibfehlern und anderen Mängeln erkennen können. Das ist aber nicht der Fall, ebenso verhält es sich mit der Sanktionierung. Solange Mitarbeitende Sorge haben, bei Fehlern in diesem Bereich Ärger zu bekommen, werden kritische Klicks nicht gemeldet. Hier muss HR in der Kommunikation klar Position beziehen: IT-Sicherheit ist eine unterschätzte Gefahr und niemand, dem ein Lapsus passiert, wird mit Konsequenzen bedroht, so er dieses unmittelbar meldet.
Alexandra Buba, M. A., Wirtschaftsredakteurin