Digitale Personalakte: Warum Aufschieben keine Option ist

Wenn „irgendwann“ zum Projekt wird

Die Abrechnung steht an, neue Mitarbeitende werden eingestellt, Verträge geändert und Bescheinigungen gesucht: Alltag in Personalabteilungen. Die Personalakten sind dabei häufig über Jahre gewachsen, auf Papier und auf diverse Systeme verteilt. So zeigen sich Probleme meist erst, wenn es schnell gehen muss, im Prüfungsfall oder wenn die Person fehlt, die weiß, wo ein Dokument liegt.

Ab dem 01.01.2027 steigt der Druck zusätzlich. Bestimmte lohn- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen müssen elektronisch vorgehalten werden, und für alle Abrechnungsfälle wird die Übermittlung von euBP-Daten verpflichtend. Zwar gibt es (noch) keine Pflicht, die komplette Personalakte digital zu führen, doch Unternehmen mit Papierakten und verteilten Ablagen sollten spätestens jetzt umsteigen, Vorteile inklusive. Denn dass die digitale Personalakte mehr als ein digitaler Aktenschrank ist, liegt auf der Hand: Sie bündelt nicht nur Dokumente, sondern unterstützt bei Aufbewahrungs- und Löschfristen, erleichtert Analysen und Prognosen und sorgt für klare Zugriffsrechte.

Der erste Schritt  ist nicht die Software

Doch wie und wo starten? Die erste Frage sollte erfahrungsgemäß nicht lauten: Welche Software nehmen wir? Sondern: Wie arbeiten wir heute? Und wie wollen wir in Zukunft arbeiten? Am Anfang steht damit eine solide Bestandsaufnahme: Wo liegen welche Dokumente? Was existiert auf Papier, was digital? Wer greift worauf zu? Wie laufen Prozesse? Welche Systeme sind im Einsatz? Und wo gibt es doppelte Ablagen oder Medienbrüche?

Früh miteinander reden spart später Zeit

Eine digitale Personalakte betrifft nicht nur HR. Je nach Unternehmen sind auch IT, Datenschutz und Betriebsrat beteiligt. Wer sie erst einbindet, wenn wichtige Entscheidungen bereits gefallen sind, riskiert Verzögerungen. Deshalb sollten einige Fragen früh auf den Tisch:

• Mitbestimmung: Wann und wie wird der Betriebsrat eingebunden?
• Datenschutz und Zugriffsrechte: Welche Daten werden verarbeitet, und wer darf worauf zugreifen?
• Technik: Welche Systeme und Schnittstellen sind betroffen?
• Verantwortlichkeiten: Wer übernimmt welche Aufgaben?
• Kommunikation: Wie werden die späteren Anwender:innen vorbereitet?

Je klarer Rollen und Erwartungen zu Beginn sind, desto weniger Reibung entsteht später. Auch im HR-Team selbst gilt: Wer den Nutzen versteht und früh einbezogen wird, geht den Wandel leichter mit.

Der Aktenschrank verschwindet nicht von allein

Während über Funktionen und Schnittstellen gesprochen wird, wartet oft die größte praktische Aufgabe: der Altbestand. Welche Unterlagen müssen übernommen werden? Müssen alle Altakten digitalisiert werden oder nur bestimmte Dokumentenarten und Jahrgänge? Wie werden Unterlagen gescannt, indexiert und der richtigen Akte zugeordnet?

Gerade bei größeren Beständen kann ein spezialisierter Scandienstleister entlasten, denn tausende gescannte PDFs sind noch keine digitale Personalakte: Die Dokumente müssen verlässlich auffindbar und sinnvoll strukturiert sein.

Auch hier kann ein erfahrener Partner unterstützen – von der Aufwandsschätzung über die Auswahl des Scandienstleisters bis zur Datenübernahme. Die Digitalisierung des Altbestands sollte deshalb von Anfang an als eigener Projektschritt mitgedacht werden.

Dienstleister: Wie finde ich den Richtigen?

Ein guter Dienstleister versteht Ihre HR-Systemlandschaft, berät bei Aktenstruktur, Schnittstellen und Datenübernahme und begleitet den Roll-out.

Für die Software gilt: Für manche Unternehmen reicht eine schlanke Aktenlösung, andere wollen die digitale Personalakte eng mit vorhandenen Systemen verzahnen und Prozesse automatisieren. Ein Beispiel ist die digitale Personalakte auf Basis von enaio®. Sie ermöglicht eine strukturierte Dokumentenablage, Rollen- und Berechtigungskonzepte, Versionierung sowie die Abbildung von Aufbewahrungs- und Löschfristen.

Die Personalakte ist keine digitale Insel

Der wirkliche Nutzen entsteht dort, wo Systeme zusammenspielen. Dokumente und Daten entstehen schließlich auch in Payroll, Recruiting, Onboarding, Zeitwirtschaft oder Personalmanagement.

Deshalb sollte bereits in der Vorbereitung geklärt werden:

• Welche Systeme sollen angebunden werden?
• Welche Daten und Dokumente sollen automatisch übernommen werden?
• Welche Prozesse sollen künftig systemübergreifend funktionieren?

Im besten Fall werden Daten ohne Mehrfacheingaben weitergegeben und Prozesse durchgängig gestaltet. So lässt sich die digitale Personalakte beispielsweise an HR-Lösungen wie SAP, DATEV, Sage oder PROVIA HR anbinden. Denn Ziel ist nicht, Papier durch PDF zu ersetzen, sondern Informationen dort verfügbar zu machen, wo sie gebraucht werden.

Nicht perfekt anfangen.  Aber anfangen.

Natürlich gelingt am ersten Tag vielleicht nicht jeder Ablauf perfekt. Deshalb hat sich ein kontrollierter Einstieg bewährt: Pilotanwender:innen testen Prozesse und geben Feedback, danach folgen Schulung und Roll-out.

Was sich nicht beliebig verschieben lässt, ist der Start. Wer zum 01.01.2027 gut vorbereitet sein möchte, sollte das Thema nicht bis zum Jahresende vertagen. Bestandsaufnahme, interne Abstimmungen, Altakten, Auswahl der Lösung und technische Einführung brauchen Zeit. Gut also, rechtzeitig einen versierten Dienstleister an der Seite zu haben. Die VRG GmbH etwa ist seit vielen Jahren am Markt und begleitet Unternehmen von der Anforderungsanalyse über die Einführung bis zur Anbindung bestehender HR-Systeme und zum Umgang mit Bestandsakten. Ein kostenloses, unverbindliches Beratungsgespräch klärt die nächsten Schritte.

Die wichtigste Erkenntnis: Die digitale Personalakte beginnt nicht mit dem Go-live, sondern mit der Entscheidung, heutige Prozesse zu hinterfragen und die HR-Arbeit von morgen zu gestalten.

Sie möchten wissen, wo Sie am besten mit der digitalen Personalakte starten?