Essenszuschuss in der betrieblichen Praxis : 15 Zuschüsse – wann die Vereinfachung greift
Beim Essenszuschuss reicht es nicht, die Beträge zu kennen. Entscheidend sind die Voraussetzungen je Mitarbeiter und die verlässliche Übergabe der Daten zwischen HR, Verpflegung und Entgeltabrechnung.
Ein konstruiertes Beispiel: Ein Mitarbeiter bestellt sein Mittagessen für den Bürotag, wird krank und storniert. Die Küche berücksichtigt die Änderung, die monatliche Zuschussliste enthält weiter die ursprüngliche Bestellung.
Damit die Abrechnung stimmt, muss die Stornierung auch in den Abrechnungsdaten ankommen.
Kantine, Essensmarke und Belegerstattung sind zu unterscheiden
Die steuerliche Einordnung beginnt beim tatsächlichen Ablauf: Gibt der Arbeitgeber Mahlzeiten über eine Kantine ab, oder bezuschusst er den Erwerb über Essensmarken oder eine Belegerstattung?
Die bekannte Grenze von 7,67 Euro für 2026 gilt für den Zuschuss zu einem Mittag- oder Abendessen und nur bei Vorliegen der Voraussetzungen des R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 Lohnsteuer-Richtlinien (LStR); für ein Frühstück sind es 5,47 Euro.
Für Mittag- und Abendessen ergeben sich die 7,67 Euro aus dem Sachbezugswert von 4,57 Euro nach § 8 Abs. 2 Einkommensteuergesetz (EStG) in Verbindung mit der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) zuzüglich 3,10 Euro. Der Zuschuss darf den Mahlzeitenpreis nicht übersteigen, und es muss eine geeignete Mahl zeit erworben werden.
Der Eigenanteil entscheidet über den steuerpflichtigen Vorteil
Ein Rechenbeispiel bei erfüllten Voraussetzungen: Das Mittagessen kostet 8,50 Euro, der Arbeitgeber übernimmt 7,67 Euro, der Mitarbeiter zahlt 0,83 Euro. Es verbleibt ein geldwerter Vorteil von 3,74 Euro, also Sachbezugswert abzüglich Eigenanteil.
Diesen kann der Arbeitgeber nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EStG mit 25 Prozent pauschal versteuern, zuzüglich Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer.
Die genannten Zuschussbeträge sind nicht automatisch steuerfrei; entscheidend ist insbesondere der Eigenanteil des Mitarbeiters.
Die Vereinfachung setzt zwei Bedingungen voraus
Grundsätzlich hat der Arbeitgeber für jeden Mitarbeiter die Abwesenheitstage festzustellen und sicherzustellen, dass die Zahl der bezuschussten Tage im Kalenderjahr die vereinbarten Ar beitstage abzüglich der Abwesenheitstage nicht überschreitet.
Diese Pflicht zur Feststellung und Anpassung entfällt für Arbeitnehmer, die im Kalenderjahr durchschnittlich an nicht mehr als drei Arbeitstagen je Kalendermonat auswärts tätig sind, wenn keiner von ihnen im Kalendermonat mehr als 15 Zuschüsse erhält, Frühstück, Mittag- und Abendessen zusammengerechnet.
Beide Bedingungen müssen zusammen erfüllt sein, und die erste ist für jeden Mitarbeiter einzeln zu beurteilen, nicht als Durchschnitt über die Belegschaft.
Ein Außendienst kann sie verfehlen, während die Verwaltung sie einhält; dann sind in derselben Abrechnung unterschiedliche Prüfregeln anzuwenden.
Umgekehrt ist die 15 keine Förderobergrenze. Und der Nachweis der begünstigten Mahlzeit selbst entfällt nicht.
Homeoffice und kurze Arbeitstage sind begünstigungsfähig
Homeoffice schließt die begünstigte Bewertung nicht aus. Das BMF-Schreiben vom 18.01.2019 stellt dies ebenso für Arbeitnehmer klar, die nicht mehr als sechs Stunden täglich arbeiten, auch ohne vorgesehene Ruhepause.
Krankheits- und Urlaubstage, volle Freistellung und Kurzarbeit null sind ausgeschlossen, soweit die Vereinfachung nicht greift; Elternzeit ist kein Ausschluss, soweit sie Teilzeit umfasst.
Je Mahlzeit ist arbeitstäglich ein Zuschuss zulässig, nicht einer je Tag.
Reisekosten sind getrennt zu beurteilen
Bei einer Auswärtstätigkeit ist die begünstigte Bewertung in den ersten drei Monaten ausgeschlossen.
Ob für dieselben Tage eine Verpflegungspauschale nach § 9 Abs. 4a EStG zusteht und ob diese wegen einer Mahlzeitengestellung zu kürzen ist, sind eigene Fragen. Sie richten sich nach der tatsächlichen Gestaltung und sind getrennt zu beurteilen.
Bedeutung für die betriebliche Praxis
Wichtig sind die Zuständigkeiten, Nachweise und Korrekturen. Für jeden Mitarbeiter wird entschieden, ob die Vereinfachung greift, und die Begründung dokumentiert.
Soweit ein Abwesenheitsabgleich erforderlich ist, liefert die Zeitwirtschaft die Abwesenheiten in demselben Turnus, in dem die Zuschüsse abgerechnet werden. Arbeitstäglich wird nur ein Zuschuss je Mahlzeit zugelassen, sys
temseitig und nicht durch Nacharbeit.
Der Nachweis liegt als Einzelbeleg oder als elektronische Abrechnung mit gleichwertigem Informationsgehalt beim Lohnkonto, und der Sachbezugswert wird zum Jahreswechsel angepasst.
Wer diese Punkte klärt, hat zugleich den Maßstab, an dem sich eine externe Lösung messen lassen muss.
HR pflegt Anspruch und Änderungen, die Verpflegungsstelle liefert Preis, Zuschuss, Eigenanteil und Stornierungen, die Entgeltabrechnung legt Bewertung, Lohnart und Stichtag fest.
Vor dem Start zeigt ein Probelauf mit einer stornierten Mahlzeit, einem Homeoffice-Tag und einem wechselnden Eigenanteil, ob die Regeln ankommen.