Ab 2027 endet die Übergangsfrist : Elektronische Entgeltunterlagen
Die Digitalisierung der Entgeltabrechnung erreicht zum 01.01.2027 einen weiteren wichtigen Meilenstein. Ergänzende Unterlagen zu den Entgeltunterlagen sind grundsätzlich bereits elektronisch zu führen. Bis zum 31.12.2026 besteht für Arbeitgeber allerdings noch die Möglichkeit, sich auf Antrag von dieser Verpflichtung befreien zu lassen. Mit Beginn des Jahres 2027 endet diese Übergangsregelung. Dann müssen alle Arbeitgeber die betroffenen Entgeltunterlagen elektronisch führen.
Die Regelung steht auch im Zusammenhang mit der zunehmenden Digitalisierung der Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung. Arbeitgeber sollten die verbleibende Zeit deshalb nutzen, um ihre Prozesse zu überprüfen und gegebenenfalls von der bisherigen Papierablage auf eine rechtssichere elektronische Dokumentation umzustellen.
Welche Unterlagen müssen elektronisch geführt werden?
Welche ergänzenden Unterlagen betroffen sind, ergibt sich aus § 8 Abs. 2 Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Dazu gehören beispielsweise Anträge geringfügig Beschäftigter auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht, Erklärungen kurzfristig Beschäftigter zu weiteren kurzfristigen Beschäftigungen, Bescheide der Krankenkassen über die Feststellung der Versicherungspflicht, bestimmte Entscheidungen der Finanzbehörden sowie Nachweise zur Elterneigenschaft.
Die elektronische Führung beginnt dabei nicht zwingend erst beim Arbeitgeber. Die entsprechenden Unterlagen sollen dem Arbeitgeber bereits von den zuständigen Stellen oder den Beschäftigten elektronisch zur Verfügung gestellt werden. Eine Immatrikulationsbescheinigung kann beispielsweise unmittelbar als elektronische Datei eingereicht werden.
Für Arbeitgeber bedeutet dies, dass nicht nur die Ablage, sondern der gesamte Prozess von der Anforderung über den Eingang bis zur späteren Bereitstellung für eine Betriebsprüfung betrachtet werden sollte.
Welche Dateiformate sind zulässig?
Die elektronische Speicherung soll grundsätzlich in analoger Anwendung der GoBD (Grundsätze zur Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) erfolgen, soweit sozialversicherungsrechtliche Bestimmungen keine abweichenden Vorgaben enthalten.
Zulässig sind insbesondere PDF-Dateien sowie Bilddateien in den Formaten jpg, bmp, png oder tiff. Damit können auch ursprünglich in Papierform vorliegende Dokumente eingescannt und anschließend elektronisch zu den Entgeltunterlagen genommen werden.
Entscheidend ist, dass die Unterlagen im Bedarfsfall eindeutig dem jeweiligen Beschäftigten und dem entsprechenden Sachverhalt zugeordnet werden können.
Was gilt bei Dokumenten mit Unterschrift?
Besondere Anforderungen bestehen bei Unterlagen, für die eine Unterschrift beziehungsweise die Schriftform erforderlich ist. Ein Beispiel ist der Antrag eines geringfügig Beschäftigten auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht.
Soll ein solches Dokument unmittelbar elektronisch erstellt werden, ist bei bestehendem Schriftformerfordernis eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich. Sie kann die handschriftliche Unterschrift ersetzen.
Erhält der Arbeitgeber ein Dokument dagegen zunächst in Papierform, muss es für die elektronische Führung in ein zulässiges elektronisches Format umgewandelt werden. Zu beachten ist dabei, dass die Papieroriginale nicht automatisch unmittelbar nach dem Einscannen vernichtet werden dürfen. Sie sind bis zum bestandskräftigen Abschluss der Betriebsprüfung beziehungsweise entsprechend anderen für das Dokument geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften aufzubewahren.
Sprechende Dateinamen erleichtern die Betriebsprüfung
Eine elektronische Ablage ist nur dann wirklich hilfreich, wenn Dokumente später schnell wiedergefunden und eindeutig zugeordnet werden können. Die Dateien sollen deshalb mit einem sprechenden Dateinamen versehen werden.
Aus dem Dateinamen sollten möglichst die Art des Dokuments, die betroffene Person und eine zeitliche Zuordnung hervorgehen. Bei einer Immatrikulationsbescheinigung könnte der Dateiname beispielsweise Informationen zum Dokument, zum Beschäftigten und zum betreffenden Semester enthalten.
Dabei ist zu beachten, dass der Dateiname maximal 64 Zeichen umfassen darf und bestimmte Zeichen nicht verwendet werden dürfen.
Befreiung nur noch bis Ende 2026
Bis zum 31.12.2026 können Arbeitgeber beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung noch eine Befreiung von der elektronischen Führung der Unterlagen beantragen. Der Antrag kann formlos gestellt werden.
Diese Möglichkeit verschiebt die Verpflichtung allerdings nur. Spätestens ab dem 01.01.2027 müssen auch bislang befreite Arbeitgeber ihre ergänzenden Entgeltunterlagen elektronisch führen.
Damit sollte die verbleibende Übergangszeit nicht als Grund verstanden werden, die Umstellung weiter aufzuschieben.
Elektronische Entgeltunterlagen sind mehr als eine digitale Personalakte
Für die Entgeltabrechnung geht es bei der Umstellung nicht lediglich darum, vorhandene Papierunterlagen einzuscannen und in einer digitalen Personalakte abzulegen.
Entscheidend ist vielmehr, dass die sozialversicherungsrechtlich erforderlichen Entgeltunterlagen vollständig, eindeutig zuordenbar und in den vorgeschriebenen elektronischen Formaten verfügbar sind.
Gerade mit Blick auf die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung gewinnt ein strukturierter Prozess an Bedeutung. Arbeitgeber sollten deshalb festlegen, welche Unterlagen benötigt werden, wie Beschäftigte diese einreichen, wo sie elektronisch abgelegt werden, wie die eindeutige Zuordnung erfolgt und wer die Vollständigkeit kontrolliert.
Praxishinweis
Der 01.01.2027 ist für Arbeitgeber, die bislang von der Übergangsregelung Gebrauch machen, ein verbindlicher Umstellungstermin. Die verbleibenden Monate sollten genutzt werden, um bestehende Prozesse rund um die Entgeltunterlagen zu überprüfen. Dabei geht es nicht nur um die technische Ablage. Auch die Anforderung von Unterlagen bei Beschäftigten, zulässige Dateiformate, Unterschriftserfordernisse, Dateibenennung und die Aufbewahrung von Papieroriginalen müssen in den betrieblichen Ablauf integriert werden.
Wer erst zum Jahreswechsel damit beginnt, Papierordner durch elektronische Dateien zu ersetzen, greift deshalb zu kurz. Entscheidend ist ein durchgängiger digitaler Prozess für die Entgeltunterlagen.
Markus Stier