Payroll in der Transformation : Entgelttransparenz 2026

Arbeitgeberpflichten nach der ETRL

Folgerichtig ist am 06.06.2023 die neue europäische Entgelttransparenzrichtlinie 2023/970/EU (ETRL) in Kraft getreten, die bis zum 07.06.2026 in nationales Recht umgesetzt werden muss. Und obwohl der deutsche Gesetzgeber diese Frist hat verstreichen lassen, schafft sie erheblichen Handlungsbedarf für Unternehmen und nimmt die Arbeitgeberseite deutlich in die Pflicht. Die neuen Vorgaben gelten grundsätzlich für alle Arbeitgeber, unabhängig von deren Unternehmensgröße. Die Anzahl der Arbeitnehmer wirkt sich lediglich im Hinblick auf den Startpunkt und die Häufigkeit der neuen Berichtspflichten aus, die dort vorgeschrieben sind, wo Entgeltbenachteiligungen wegen des Geschlechts festgestellt werden.

Die Entgelttransparenzrichtlinie (ETRL) geht in vielen Bereichen deutlich über die bisherigen Regelungen des nationalen EntgTranspG hinaus und lässt schon heute einen erheblichen Umsetzungsbedarf für Unternehmen erkennen. Denn sie beinhaltet umfangreiche Maßnahmen, die bereits vor Beschäftigungsbeginn greifen. Dies sind Regelungen im Bewerbungsverfahren, ein individueller Auskunftsanspruch für Arbeitnehmer, Informations- und Berichtspflichten für Arbeitgeber sowie eine gemeinsame Entgeltbewertungspflicht („Joint Pay Assessment“). Verstöße der Arbeitgeber sind folgerichtig mit erheblichen Sanktionen beaufschlagt.

Neue Informationspflicht im Bewerbungsverfahren

Arbeitgeber müssen nach Art. 5 ETRL nun auch Bewerber über das auf objektiven und geschlechtsneutralen Kriterien beruhende Einstiegsgehalt sowie dessen Spanne proaktiv informieren. Diese Informationen sind in der Weise bereitzustellen, dass faire und transparente Verhandlungen über das Einstiegsgehalt gewährleistet werden. Das soll schon in der Stellenausschreibung und in jedem Fall rechtzeitig vor dem Vorstellungsgespräch erfolgen. Arbeitgebern ist es grundsätzlich untersagt, Bewerber nach ihrer Entgeltentwicklung zu befragen, und zwar weder im laufenden noch in früheren Beschäftigungsverhältnissen. Damit soll verhindert werden, dass sich bestehende Gehaltsunterschiede im neuen Arbeitsverhältnis fortsetzen.

Verschärfter Auskunftsanspruch nach neuem Recht

Mitarbeiter aller Betriebe können nun entsprechende Auskünfte fordern. Die Anzahl der maximal zu beauskunftenden Entgeltbestandteile oder die Häufigkeit von Auskunftsverlangen sind nicht begrenzt. Eine Vergleichsgruppe ist nicht mehr hinreichend, denn auch ein Paarvergleich ist nach der neuesten Rechtsprechung ausreichend, um als Indiz für eine geschlechtsspezifische Ungleichbehandlung zu dienen. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat mit seinem richtungsweisenden Urteil vom 23.10.2025 (Az. 8 AZR 300/24) die Hürden für Entgeltgleichheitsklagen erheblich gesenkt. Für den Nachweis einer geschlechtsbedingten Benachteiligung reicht der direkte Vergleich mit einem einzigen, besser bezahlten Kollegen des anderen Geschlechts aus. Der Arbeitgeber muss – aufgeschlüsselt nach Geschlecht und für Arbeitnehmer (Arbeitnehmergruppen), die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten – das Gehalt für den Paarvergleich oder das durchschnittliche Gehalt (sogenanntes arithmetisches Mittel) der Vergleichsgruppe innerhalb von zwei Monaten mitteilen. Arbeitgeber sind nun auch verpflichtet, alle Arbeitnehmer jährlich auf ihr Auskunftsrecht sowie die dafür notwendigen Schritte hinzuweisen. Ferner ist es ihnen untersagt, den Arbeitnehmern im Rahmen von Verschwiegenheitsklauseln zu verbieten, sich untereinander über Gehaltshöhen auszutauschen.

Berichterstattung über Entgeltbenachteiligungen

Der Art. 9 ETRL sieht bereits für Unternehmen mit 100 oder mehr Mitarbeitern bei sachlich nicht begründeten Entgeltunterschieden umfassende Berichtspflichten vor. So sind künftig Informationen über das geschlechtsspezifische (mittlere) Entgeltgefälle bei der Grundvergütung sowie bei ergänzenden oder variablen Vergütungsbestandteilen zu berichten. Ebenso gilt das für den Anteil derjenigen Mitarbeiter, die überhaupt ergänzende oder variable Vergütungsbestandteile erhalten. Diese sind zu bewerten und in den Bericht aufzunehmen. Für die Berichte sind nach Unternehmensgröße gestaffelte Fristen vorgesehen. Arbeitgeber mit mindestens 100 Arbeitnehmern müssen regelmäßig über den Gender-Pay-Gap berichten, Unternehmen mit mindestens 250 Arbeitnehmern ab dem 07.06.2027 jährlich, solche mit 150 bis 249 Arbeitnehmern ab dem 07.06.2027 alle drei Jahre, Unternehmen mit 100 bis 149 Arbeitnehmern ab dem 07.06.2031 alle drei Jahre. Die Berichte sind den Arbeitnehmern, den Arbeitnehmervertretungen sowie den von der Bundesregierung zu bestimmenden Aufsichtsbehörden zur Verfügung zu stellen und werden dann von diesen veröffentlicht.

Gemeinsame Entgeltbewertung

Sofern aus der Berichterstattung eine nicht gerechtfertigte Ungleichbehandlung durch ein geschlechtsspezifisches Entgeltgefälle von mindestens fünf Prozent für Beschäftigte – die eine gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten – hervorgeht, hat eine verpflichtende gemeinsame Entgeltbewertung zusammen mit der Arbeitnehmervertretung (Betriebs- oder Personalrat) zu erfolgen, wenn dieses Entgeltgefälle nicht innerhalb von sechs Monaten ausgeglichen werden kann. Die Gründe müssen mit den Arbeitnehmervertretern analysiert und ein Maßnahmenplan erstellt werden. Dieses sogenannte „Joint Pay Assessment“ umfasst zunächst die Analyse des Anteils der Arbeitnehmer in jeder Vergleichsgruppe, Informationen über die durchschnittlichen Entgelthöhen und die variablen Entgeltbestandteile, Unterschiede bei den durchschnittlichen Entgelthöhen zwischen den Gruppen, Gründe für Entgeltunterschiede, die auf objektiven und geschlechtsneutralen Kriterien beruhen, den Anteil der Arbeitnehmer mit Entgeltverbesserungen nach familiären Auszeiten, Maßnahmen zur Beseitigung ungerechtfertigter Entgeltunterschiede sowie die Bewertung der Wirksamkeit vorheriger Maßnahmen. Diese Bewertungen müssen Arbeitnehmern, den Arbeitnehmervertretungen und den Arbeitsaufsichtsbehörden zur Verfügung gestellt werden.

Rechtsfolgen bei Verstößen durch die Arbeitgeber

Bei Verstößen gegen das Gebot der Entgeltgleichheit oder gegen die Transparenzpflichten sind bislang keinerlei Sanktionen für die betreffenden Unternehmen vorgesehen, weder in Form von Bußgeldern, noch ist ausdrücklich ein Schadensersatzanspruch für betroffene Mitarbeiter vorgesehen. Dies wird sich mit der Richtlinie ändern. Bei geschlechtsspezifischer Benachteiligung in der Vergütung haben Arbeitnehmer nun einen Anspruch auf Schadensersatz sowie auf Entschädigung, einschließlich der Nachzahlung von Entgelt und variabler Vergütung. Zur Verbesserung der Rechtsdurchsetzung sieht die EU-Entgelttransparenzrichtlinie eine Verlagerung der Beweislast zugunsten der Arbeitnehmer (sog. Beweislastumkehr) vor. Es soll genügen, dass der (vermeintlich) betroffene Mitarbeiter Tatsachen glaubhaft macht, die eine Entgeltdiskriminierung vermuten lassen; der beklagte Arbeitgeber muss sodann nachweisen, dass keine Benachteiligung aufgrund des Geschlechts vorliegt, sondern der Entgeltunterschied sachlich begründet ist. Darüber hinaus können Sanktionen, einschließlich Geldbußen, verhängt werden. Arbeitgeber sollten daher angesichts der kurzen Reaktionszeiten umgehend Maßnahmen ergreifen.

Rechtliche Vorgaben (Compliance)

Die rechtlichen Vorgaben für den Vergütungsbereich umfassen die Einhaltung von Gesetzen, Richtlinien, Verträgen sowie ethische Standards bei der Gestaltung und Umsetzung von Vergütungssystemen. Dies beinhaltet die Sicherstellung von Fairness, Transparenz und Risikominimierung, um rechtliche Konsequenzen und Reputationsschäden für die Unternehmen zu vermeiden. Die mitbestimmungskonforme Änderung von Vergütungsbedingungen ist zeitaufwendig. Dies gilt insbesondere für Branchen mit einem regulierten Vergütungsumfeld wie Financial Services (Banken, Versicherungen etc.). Die erforderlichen Prozesse und Strukturen zu schaffen sowie alle relevanten Stakeholder ordnungsgemäß zu beteiligen, ist erfahrungsgemäß sehr zeitraubend. Ebenfalls ist die Festlegung von Gruppen nach gleicher oder gleichwertiger Arbeit ein komplexes und sich dynamisch veränderndes Feld. Das gilt ebenso im Rahmen der Professionalisierung für die Erstellung von Leitfäden und Checklisten zur Durchführung diskriminierungsfreier Einstellungsverfahren sowie für Standardschreiben zur jährlichen Information an die Arbeitnehmer. Dies erfordert betriebliche Kriterien zur Bestimmung des Entgelts und der Entgelthöhe durch Arbeitsbewertungsverfahren sowie deren Entwicklung, sowie eine nachvollziehbare Dokumentation der individuellen Entgelthöhe und der Entgelte vergleichbarer Beschäftigter oder Beschäftigtengruppen, die gleiche oder gleichwertige Arbeit leisten. Die betriebliche Umsetzung ist komplex und langwierig, weshalb die Zeit hier drängt.

Handlungsbedarf für das Personalmanagement

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (ETRL) verlangt von Arbeitgebern die Schaffung einer umfassenden Transparenz bei Löhnen und Gehältern sowie den Abbau des Gender-Pay-Gap. Folglich muss eine rechtskonforme Datengrundlage erstellt und laufend aktualisiert werden, um Auskunfts- und Berichtspflichten rechtssicher zu erfüllen. Die Prozesse im Rahmen von Mitarbeiteranfragen sind zu untersuchen und Maßnahmen zu deren Anpassung einzuleiten. Hierunter fällt die konkrete Erhebung des Entgelts der Arbeitnehmer einschließlich aller Sonder- und Einmalzahlungen inklusive von Sachbezügen, die Evaluation der vergütungsrelevanten Rechtsgrundlagen (Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung, Arbeitsvertrag etc.), die Bildung und Fortschreibung von Vergleichsfällen zur Bestimmung, welche Arbeitnehmer gleiche oder gleichwertige Arbeit leisten, die Prüfung des Gender-Pay-Gap, die Anpassung der Entgeltstruktur unter Beachtung der Beteiligungsrechte der Arbeitnehmervertretung (Betriebsrat, Personalrat) und die Erstellung von Standarddokumenten (Informationsschreiben an Arbeitnehmer hinsichtlich der Auskunftspflichten, Schreiben an Aufsichtsbehörden zur Erfüllung der Berichtspflichten sowie Standardvorlagen für die gemeinsame Entgeltbewertung). Es müssen Leitlinien zur Durchführung eines „Joint Pay Assessment“ erstellt werden. Die Verhandlungen mit Betriebsräten und Tarifpartnern bei der Einführung von Entgeltsystemen müssen gesteuert werden. In vielen Fällen werden eine externe Beratung und Begleitung hinsichtlich der Erfüllung von Berichtspflichten und natürlich zur Abwehr von Vorwürfen vermeintlicher Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften sowie Compliance-Trainings für das Personalmanagement im Hinblick auf die diskriminierungsfreie Bewertung von Arbeit und Leistung erforderlich sein.

Fazit

Unternehmen sollten umgehend nicht nur die Vorgaben der Richtlinie einhalten, sondern auch einen etwaig bestehenden Gender-PayGap zumindest reduziert haben, um nicht zur Veröffentlichung bestehender Defizite gezwungen zu sein. Die Umsetzung wird medial begleitet und erzeugt damit eine anhaltend große Aufmerksamkeit. Handlungsdruck entsteht auch durch Employer Branding sowie die gesetzlich vorgeschriebene Unternehmensberichterstattung in Sachen Environment, Social and Governance (ESG).

Der Fachkräftemangel ist auch in der derzeitigen gesamtwirtschaftlichen Lage für die Hälfte der Unternehmen nach wie vor die mit Abstand größte Herausforderung, die durch die demografische Entwicklung noch beschleunigt wird. Insofern ist klar, dass Unternehmen die gesetzlichen Vorgaben einhalten müssen. Sie gewinnen damit Vertrauen und erzielen einen Wettbewerbsvorteil bei der Gewinnung von Fach- und Führungskräften.

Raschid Bouabba, MCGB GmbH