Auswärtstätigkeit : Essensgewährung durch den Arbeitgeber
Stellt der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit − etwa bei einer Dienstreise, Fortbildung, Einsatzwechseltätigkeit oder bei einer doppelten Haushaltsführung − unentgeltlich oder verbilligt eine Mahlzeit zur Verfügung, ist steuerlich und beitragsrechtlich zunächst zu prüfen, ob Arbeitslohn vorliegt, ob die Mahlzeit lediglich die Verpflegungspauschale kürzt oder ob eine Pauschalbesteuerung möglich ist. Praktisch bedeutsam ist die Abgrenzung, weil sie darüber entscheidet, ob Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge anfallen.
Maßgeblich sind vor allem § 8 Abs. 2 Satz 8 und 9 Einkommensteuergesetz (EStG), § 9 Abs. 4a EStG, § 3 Nr. 13 und Nr. 16 EStG sowie § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1a EStG. Für die Sozialversicherung knüpfen § 14 Sozialgesetzbuch (SGB) IV und die Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) daran an. Danach gehören geldwerte Vorteile grundsätzlich zum Arbeitsentgelt. Wird der Vorteil jedoch steuerfrei gewährt oder nach § 40 Abs. 2 EStG pauschal versteuert, bleibt er regelmäßig nach § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 SvEV beitragsfrei.
Übliche Mahlzeit und Sachbezugswert
Eine vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten gestellte Mahlzeit ist grundsätzlich ein Sachbezug. Bei Auswärtstätigkeiten wird eine „übliche Mahlzeit“ bis zu einem Wert von 60 Euro einschließlich Umsatzsteuer nach den amtlichen Sachbezugswerten bewertet (§ 8 Abs. 2 Satz 8 EStG). Für 2026 belaufen sich die Praxiswerte auf 2,37 Euro für ein Frühstück und je 4,57 Euro für ein Mittag- oder Abendessen. Zahlt der Arbeitnehmer etwas hinzu, mindert die Zuzahlung den geldwerten Vorteil höchstens bis auf null.
Die 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze des § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG ist für nach amtlichen Sachbezugswerten bewertete Mahlzeiten nicht anwendbar. Kostet die Mahlzeit mehr als 60 Euro, liegt keine übliche Mahlzeit vor; dann ist grundsätzlich der tatsächliche Wert als Arbeitslohn zu erfassen, soweit nicht ein überwiegend eigenbetriebliches Interesse des Arbeitgebers ausnahmsweise den Lohncharakter ausschließt.
Verpflegungspauschale statt Besteuerung
Hat der Arbeitnehmer dem Grunde nach Anspruch auf eine Verpflegungspauschale, wird die Mahlzeit nicht mit dem Sachbezugswert besteuert (§ 8 Abs. 2 Satz 9 EStG). Stattdessen ist die steuerfreie Reisekostenerstattung bzw. der Werbungskostenabzug zu kürzen: um 20 Prozent der Tagespauschale für ein Frühstück und um je 40 Prozent für Mittag- oder Abendessen. Für Inlandstage mit 24 Stunden Abwesenheit und einer Pauschale von 28 Euro entspricht dies 5,60 Euro für das Frühstück sowie je 11,20 Euro für Mittag- oder Abendessen. Die Kürzung darf die jeweilige Pauschale nicht übersteigen; gezahlte Entgelte des Arbeitnehmers mindern den Kürzungsbetrag.
Pauschalbesteuerung und Beiträge
Besteht kein Anspruch auf eine Verpflegungspauschale – etwa bei einer eintägigen Auswärtstätigkeit von höchstens acht Stunden oder nach Ablauf der Dreimonatsfrist, ist die Mahlzeit grundsätzlich als Arbeitslohn mit dem Sachbezugswert zu erfassen. Der Arbeitgeber kann diesen Vorteil jedoch nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1a EStG mit 25 Prozent pauschal versteuern. Sozialversicherungsrechtlich ist der Vorteil dann regelmäßig beitragsfrei (§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 SvEV). Erfolgt dagegen eine individuelle Versteuerung, gehört der Sachbezug zum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt (§ 14 SGB IV).
Rechtsprechung
Der Bundesfinanzhof (BFH) hat die Kürzungslogik deutlich bestätigt. Mit Urteil vom 07.07.2020 (VI R 16/18) entschied er, dass die Verpflegungspauschalen auch dann zu kürzen sind, wenn der Arbeitgeber Mahlzeiten bereitstellt, der Arbeitnehmer sie aber tatsächlich nicht einnimmt. Maßgeblich ist die Zurverfügungstellung, nicht der Verzehr. In einem Urteil vom 12.07.2021 (VI R 27/19) stellte der BFH außerdem klar, dass die Kürzung auch bei Arbeitnehmern ohne erste Tätigkeitsstätte gilt, etwa bei einem nautischen Offizier mit Bordverpflegung. Vorinstanzlich waren u. a. das Finanzgericht Baden-Württemberg (Urteil vom 12.12.2017, 5 K 432/17) und das Niedersächsische Finanzgericht (Urteil vom 01.07.2019, 15 K 266/16) beteiligt.
Sozialgerichtliche Spezialentscheidungen zur reinen Mahlzeitengestellung bei Auswärtstätigkeiten sind weniger prägend als die steuergerichtliche Rechtsprechung. Die Beitragsfolge ergibt sich in der Praxis vor allem aus der gesetzlichen Anknüpfung des Sozialversicherungsrechts an das steuerliche Arbeitsentgelt: Steuerfreie oder wirksam pauschal besteuerte Vorteile bleiben beitragsfrei, individuell steuerpflichtige Sachbezüge sind beitragspflichtig.
Beispiel 1: Tagesseminar mit Mittagessen. Ein Arbeitnehmer ist von 8:00 Uhr bis 17:30 Uhr auswärts tätig. Der Arbeitgeber bezahlt ein Mittagessen im Wert von 25 Euro. Da die Abwesenheit mehr als acht Stunden beträgt, besteht Anspruch auf eine Verpflegungspauschale. Das Mittagessen wird nicht als Sachbezug versteuert; die Pauschale wird um 40 Prozent der maßgebenden Tagespauschale gekürzt.
Beispiel 2: Kurze Fortbildung. Die Auswärtstätigkeit dauert nur sechs Stunden. Der Arbeitgeber stellt ein Mittagessen im Wert von 18 Euro. Eine Verpflegungspauschale entsteht nicht. Der geldwerte Vorteil ist mit dem Sachbezugswert anzusetzen. Der Arbeitgeber kann den Betrag mit 25 Prozent pauschal versteuern; dann fällt regelmäßig keine Sozialversicherung an.
Beispiel 3: Hotelübernachtung mit Frühstück. Bei einer zweitägigen Dienstreise ist das Frühstück im Hotelpreis enthalten und vom Arbeitgeber veranlasst. Für den Abreisetag besteht eine Verpflegungspauschale; diese ist wegen des Frühstücks um 20 Prozent der vollen Tagespauschale zu kürzen. Eine Besteuerung mit dem FrühstücksSachbezugswert unterbleibt.
Beispiel 4: Mahlzeit nach Ablauf der Dreimonatsfrist. Ein Arbeitnehmer ist längerfristig an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte eingesetzt. Nach Ablauf der Dreimonatsfrist entfällt die Verpflegungspauschale. Stellt der Arbeitgeber weiterhin ein Mittagessen, ist der Sachbezugswert steuerpflichtig; möglich bleibt die Pauschalbesteuerung nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1a EStG.
Praxishinweise
Arbeitgeber sollten in der Reisekostenabrechnung dokumentieren, welche Mahlzeiten gestellt wurden, ob sie „üblich“ waren, ob eine Zuzahlung geleistet wurde und ob ein Anspruch auf Verpflegungspauschalen bestand. Entscheidend ist nicht, ob der Arbeitnehmer die Mahlzeit tatsächlich gegessen hat, sondern ob sie ihm zur Verfügung gestellt wurde. Für Lohnabrechnung und Sozialversicherung ist die Entscheidung zwischen steuerfreier Kürzung, Pauschalbesteuerung und individueller Versteuerung sauber nachzuhalten.
Ulrich Frank, Sozialversicherungsfachwirt und Wirtschaftsjournalist