Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Grundlagen : Reisekostenrecht
Reisekosten entstehen, wenn ein Arbeitnehmer für seinen Arbeitgeber beruflich auswärts tätig wird, also eine Dienst- oder Geschäftsreise unternimmt. Dazu gehören Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Steuerlich ist entscheidend, ob der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte tätig wird.
Eine Dienstreise liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und nicht an seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird, etwa beim Kunden, auf einer Messe, bei einer Schulung, auf einer Baustelle oder in einer anderen Niederlassung. Die erste Tätigkeitsstätte ist nach § 9 Abs. 4 Einkommensteuergesetz (EStG) eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Dauerhaft bedeutet insbesondere unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder für mehr als 48 Monate. Fehlt eine eindeutige Zuordnung, greifen quantitative Kriterien, etwa eine regelmäßige Tätigkeit an zwei vollen Arbeitstagen je Woche oder zu mindestens einem Drittel der Arbeitszeit. Je Dienstverhältnis kann es höchstens eine erste Tätigkeitsstätte geben.
Fahrtkosten, Sammelpunkt und weiträumiges Arbeitsgebiet
Fahrtkosten sind die Aufwendungen für beruflich veranlasste Fahrten. Bei öffentlichen Verkehrsmitteln zählt der tatsächliche Fahrpreis einschließlich Zuschlägen. Bei Nutzung eines privaten Pkw können die tatsächlichen Kosten oder regelmäßig pauschale Kilometersätze angesetzt bzw. steuerfrei erstattet werden. Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte unterliegen dagegen nur der Entfernungspauschale nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG.
Ein Sammelpunkt ist ein vom Arbeitgeber dauerhaft festgelegter Ort, den der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich aufsuchen muss, um von dort die Tätigkeit aufzunehmen, etwa ein Busdepot, Betriebshof oder Treffpunkt für Montagekolonnen. Obwohl dort keine erste Tätigkeitsstätte vorliegen muss, werden die Fahrten dorthin steuerlich wie Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte behandelt.
Verpflegung, Übernachtung und Nebenkosten
Verpflegungsmehraufwendungen sind nicht die tatsächlich bezahlten Mahlzeiten, sondern gesetzliche Pauschalen. Sie sollen den Mehrbedarf ausgleichen, der durch eine auswärtige Tätigkeit entsteht. Im Inland gelten Pauschalen je nach Abwesenheitsdauer, insbesondere bei mehr als acht Stunden sowie für An- und Abreisetage mehrtägiger Reisen. Bei vom Arbeitgeber gestellten Mahlzeiten sind die Pauschalen zu kürzen. Nach drei Monaten an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte endet grundsätzlich die steuerliche Berücksichtigung der Verpflegungspauschalen.
Beispiel: Verpflegungsmehraufwendungen
Ein Arbeitnehmer fährt morgens um 7:00 Uhr zu einem auswärtigen Kundentermin und kehrt um 18:30 Uhr zurück. Da er mehr als acht Stunden von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte abwesend ist, kann die gesetzliche Verpflegungspauschale für einen eintägigen Auswärtseinsatz steuerfrei erstattet oder als Werbungskosten berücksichtigt werden; die tatsächlich bezahlten Restaurantkosten sind dafür nicht maßgeblich.
Übernachtungskosten sind Aufwendungen für eine Unterkunft während der Auswärtstätigkeit, etwa Hotelkosten. Erstattungsfähig sind regelmäßig die tatsächlichen beruflich veranlassten Kosten; private Zusatzleistungen, beispielsweise Minibar oder Pay-TV, gehören nicht dazu. Reisenebenkosten sind weitere notwendige Kosten der Reise, zum Beispiel Parkgebühren, Gepäckaufbewahrung, berufliche Telefonate, Maut, Taxi zum Termin oder Stornokosten bei beruflicher Veranlassung.
Beispiel: Übernachtungskosten
Ein Arbeitnehmer nimmt an einer zweitägigen Fachmesse in Hamburg teil und übernachtet dort im Hotel, weil eine Rückreise am selben Abend nicht zumutbar ist. Der Arbeitgeber kann die beruflich veranlassten Hotelkosten steuerfrei erstatten; private Zusatzkosten wie Minibar, Wellnessangebote oder private Telefonate gehören dagegen nicht zu den steuerlich begünstigten Übernachtungskosten.
Beispiel: Reisenebenkosten
Ein Arbeitnehmer reist zu einer dreitägigen Projektbesprechung mit der Bahn an. Zusätzlich zum Bahnticket entstehen Parkgebühren am Heimatbahnhof, Kosten für die Gepäckaufbewahrung und Taxikosten vom Bahnhof zum Besprechungsort. Diese beruflich veranlassten Zusatzkosten können als Reisenebenkosten steuerfrei erstattet oder als Werbungskosten berücksichtigt werden, soweit sie nachgewiesen werden.
Rechtsgrundlagen im Steuer- und Sozialversicherungsrecht
Zentrale steuerliche Vorschriften sind § 3 Nr. 13 und Nr. 16 EStG für steuerfreie Reisekostenerstattungen, § 8 EStG für Arbeitslohn und Mahlzeiten, § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4, Nr. 4a und Abs. 4a EStG für Entfernungspauschale, Fahrtkosten und Verpflegungspauschalen sowie § 9 Abs. 4 EStG zur ersten Tätigkeitsstätte. Sozialversicherungsrechtlich sind insbesondere § 14 Sozialgesetzbuch (SGB) IV zum Arbeitsentgelt und § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) wichtig: Steuerfreie Reisekostenerstattungen gehören regelmäßig nicht zum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt.
Rechtsprechung und Beispiele
Die Rechtsprechung präzisiert die Abgrenzung. Der Bundesfinanzhof (BFH) entschied am 11.04.2019 (VI R 12/17), dass auch bestimmte großflächige, organisatorisch zusammenhängende betriebliche Einrichtungen eine erste Tätigkeitsstätte sein können.
Am 30.09.2020 (VI R 10/19) erkannte der BFH den Zustellpunkt eines Postzustellers als erste Tätigkeitsstätte an, wenn dort arbeitstäglich wesentliche Vor- und Nacharbeiten erfolgen. Im Urteil vom 15.02.2023 (VI R 4/21) stellte der BFH klar, dass ein weiträumiges Tätigkeitsgebiet voraussetzt, dass die Arbeitsleistung auf einer festgelegten Fläche und nicht innerhalb ortsfester betrieblicher Einrichtungen erbracht wird. Am 14.09.2023 (VI R 27/21) betonte der BFH, dass eine nur gelegentlich aufgesuchte Einrichtung nicht ohne Weiteres eine dauerhafte Zuordnung begründet.
Beispiel: Eine Angestellte fährt für zwei Tage zu einer Schulung in eine andere Stadt. Bahnkosten, Hotelrechnung und Taxikosten zum Seminar sind Reisekosten; die Verpflegung wird nur mit Pauschalen berücksichtigt.
Beispiel: Ein Monteur trifft sich arbeitstäglich am Betriebshof und fährt von dort zur Baustelle. Der Betriebshof kann Sammelpunkt sein; die Fahrt dorthin ist nur mit der Entfernungspauschale begünstigt, die Weiterfahrt zur Baustelle dagegen Reisekosten.
Beispiel: Ein Außendienstmitarbeiter ohne erste Tätigkeitsstätte besucht Kunden direkt von zu Hause. Die Fahrten zu den Kunden sind berufliche Auswärtstätigkeit und können als Reisekosten behandelt werden.
Ulrich Frank, Sozialversicherungsfachwirt und Wirtschaftsjournalist