Payroll in der Transformation : Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung mit KI
Im Rahmen der Sozialversicherungsprüfung wird durch den Prüfdienst des zuständigen Rentenversicherungsträgers nach vorheriger schriftlicher Ankündigung eine Überprüfung der Richtigkeit des Gesamtsozialversicherungsbeitrags und der Erfüllung aller Arbeitgeberpflichten vorgenommen. Der Arbeitgeber ist hier regelmäßig für die Abführung der Sozialversicherungsbeiträge verantwortlich und im Übrigen alleiniger gesetzlicher Haftungsschuldner.
Die Prüfungen führen zu jährlichen Nachforderungen im hohen dreistelligen Millionenbereich. Eine Vollprüfung aller 3,4 Millionen Arbeitgeber mit weit über 30 Millionen Versicherungsverhältnissen und allen Abrechnungen würde sowohl die Prüfinstitutionen als auch die Arbeitgeber und Steuerberater immens belasten. Der gesetzliche Auftrag sieht daher eine Prüfung der Sozialabgaben eines Unternehmens alle vier Jahre vor.
Umfang und Häufigkeit der Betriebsprüfung
Die Rentenversicherungsträger prüfen jährlich rund 800.000 Betriebe, in rund einem Viertel der Prüfungen werden Beiträge nacherhoben. Die Träger der Rentenversicherung prüfen nach § 28p SGB IV bei den Arbeitgebern, ob diese ihre Meldepflichten und ihre sonstigen Pflichten nach dem Sozialgesetzbuch (SGB), die im Zusammenhang mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag (= Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung) und den Umlagen stehen, ordnungsgemäß erfüllen. Aufgabe des Betriebsprüfers ist es, alle mit der Beurteilung der Beschäftigungsverhältnisse sowie mit der Beitragsberechnung einschließlich der Erstattung nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) erfolgten Abrechnungen zu prüfen. Dabei sind die Arbeitgeber verpflichtet, auch die Bescheide und Prüfberichte der Finanzbehörden (Lohnsteuerhaftungsbescheide) vorzulegen, weil eine steuerrechtliche Nachforderung in aller Regel auch eine sozialversicherungsrechtliche Beitragsnachforderung nach sich zieht. Prüfungen erfolgen mindestens alle vier Jahre.
Die Prüfungen enden mit einem Bescheid. Wenn sich keinerlei Beanstandungen ergeben, wird eine Prüfmitteilung erstellt. Den Mitarbeitenden der Deutschen Rentenversicherung (DRV) Bund steht rechnerisch weniger als ein Tag je Betrieb zur Verfügung. Das ist wenig Zeit, um die vollständige Menge an Prüfunterlagen auf Unregelmäßigkeiten zu untersuchen. Die Mitarbeitenden des Prüfdienstes müssen folglich Schwerpunkte setzen und sich auf Stichproben beschränken. Der demografische Wandel und der zunehmende Fachkräftemangel werden diese Situation in den kommenden Jahren verstärken.
Prüfschwerpunkte | Risiken |
|---|---|
Personengruppen | Beitragsrisiken |
Flexibles Arbeiten | Haftungsrisiken |
Entgeltfortzahlung | Mindestlohn/Phantomlohn |
Statusfeststellung | Scheinselbstständigkeit |
Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)
Zur Durchführung einer Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV sind die notwendigen Arbeitgeberdaten aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm zu übermitteln. Die Einzelheiten des Verfahrens werden entsprechend § 28p Abs. 6a SGB IV in „Grundsätzen für die Übermittlung der Daten für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung“ der DRV Bund geregelt. Die Übersendung der Daten erfolgt im Online-Verfahren unter Nutzung des eXTra-Standards (einheitliches XML-basiertes Transportverfahren, www.extra-standard.de), der bereits in weiteren Verfahren innerhalb der Sozialversicherung (z. B. Sofortmeldung) verwendet wird. Anschließend werden die Daten des Arbeitgebers durch den Betriebsprüfer analysiert sowie auf Plausibilität und Richtigkeit der Beitragsbe- und abrechnung überprüft. Die Ergebnisse der Auswertungen werden durch den Prüfer gemeinsam mit dem Arbeitgeber bzw. Steuerberater besprochen.
Die prüfrelevanten Daten aus der Finanzbuchhaltung müssen seit 2025 elektronisch übermittelt werden. Ziel ist es, die Betriebsprüfung mit den Daten maschinell zu unterstützen und den Aufwand einer herkömmlichen Betriebsprüfung für alle Beteiligten zu verringern. Mit der elektronischen Übermittlung der Daten gibt man dem Prüfdienst alles an die Hand, was zur Prüfung benötigt wird. Umgekehrt stellt die Rentenversicherung dem Arbeitgeber Datensätze für die Meldekorrekturen sowie das Prüfergebnis elektronisch zur Verfügung. Dies bedeutet für beide Seiten eine enorme Arbeitserleichterung. Die überlassenen Daten werden nach Durchführung der Betriebsprüfung durch die DRV gelöscht.
Gegenstand der Betriebsprüfung
In erster Linie wird die Entgeltabrechnung geprüft. Im Rahmen der Entgeltabrechnung bezieht sich die Prüfung auf die Abrechnungsergebnisse und Entgeltunterlagen (Arbeitszeitnachweise, Entgeltabrechnungen, Reisekostenabrechnungen usw.), die Beitragsabrechnungen, die Beitragsnachweise, die Meldungen und sonstige versicherungs-, beitrags- und melderechtlich relevanten Unterlagen aus dem Bereich des Rechnungswesens sowie die Bescheide und Prüfberichte der Finanzbehörden. Außerhalb der Entgeltabrechnung wird die Finanzbuchhaltung als Teil des betrieblichen Rechnungswesens zur Prüfung herangezogen.
Die Betriebsprüfungen umfassen insbesondere die von den Arbeitgebern vorgenommenen Beurteilungen der Beschäftigungsverhältnisse (Versicherungspflicht bzw. Versicherungsfreiheit), die der Beitragsberechnung zugrunde liegenden Beurteilungen der Entgeltbestandteile und die Festlegung der Höhe des Arbeitsentgeltanspruchs, die zeitlichen Zuordnungen der Entgelte und Berechnungen der Beiträge, die abgegebenen Meldungen nach der Datenerfassungs- und übermittlungsverordnung (DEÜV), die Berechnungen der Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichgesetz (AAG), die Insolvenzgeldumlage sowie die zu führenden Entgeltunterlagen.
Die Prüfung erfolgt grundsätzlich stichprobenhaft. Die Prüfer sind gem. § 11 Abs. 2 Beitragsverfahrensverordnung (BVV) berechtigt, über den Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung hinaus auch den Bereich des Rechnungswesens in die Prüfung einzubeziehen. Zu den vorzuhaltenden Unterlagen gehören beispielsweise Geschäftsbücher, Summen- und Saldenlisten, Sachkonten und die dazugehörigen Belege. Hier ist insbesondere die Kreditorenbuchhaltung im Fokus, denn dort sind die Rechnungen für Fremdleistungen erfasst.
Elektronische Entgeltunterlagen
Der Arbeitgeber ist gemäß § 28f Abs. 1 Satz 1 SGB IV i.V. m. § 8 BVV zur Führung von Entgeltunterlagen verpflichtet. Diese sind so zu gestalten, dass sie innerhalb angemessener Zeit einen Überblick vermitteln können. Die Angaben sind vollständig, richtig und chronologisch geordnet zu dokumentieren. Entgeltunterlagen sind grundsätzlich in deutscher Sprache zu führen. Hinsichtlich der reinen sozialversicherungsrechtlichen Unterlagen sind aufgrund der prioritären Anwendung des EU-Rechts sämtliche EU-Amtssprachen ausreichend, solche Dokumente müssen daher nicht in die deutsche Sprache übersetzt werden. Sie können nach § 9 Abs. 5 BVV auch auf maschinell verwertbaren Datenträgern geführt werden. Seit dem 01.01.2022 müssen begleitende Entgeltunterlagen (beispielsweise Unterlagen zur Staatsangehörigkeit, zur Versicherungspflicht/ Versicherungsfreiheit, Entsendung, Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse) in elektronischer Form vorliegen. Der Arbeitgeber konnte sich auf Antrag beim zuständigen Betriebsprüfdienst bis zum 31.12.2026 von der Pflicht zur Führung der elektronischen Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 3 BVV befreien lassen.
Die wichtigsten dieser Unterlagen und Daten sind Unterlagen zur Staatsangehörigkeit, zu einer Versicherungsfreiheit oder Befreiung von der Versicherungspflicht, zu einer Entsendung, die Mitgliedsbescheinigung der gesetzlichen Krankenkasse, Daten zu den erstatteten Meldungen, Daten zu Rückmeldungen der Krankenkassen, Anträge von Minijobbern zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht (=Opt-out), die Niederschrift nach § 2 des Nachweisgesetzes, Erklärungen von kurzfristig Beschäftigten über weitere solche Beschäftigungen, Kopien von Anträgen auf ein Statusfeststellungsverfahren bei der Clearingstelle der DRV Bund, Bescheide von Krankenkassen über die Feststellung der gesetzlichen Versicherungspflicht, Entscheidungen der Finanzbehörden, dass Studiengebühren kein Arbeitsentgelt sind, Nachweis der Elterneigenschaft, Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz und dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz. Die Regelung steht im engen Zusammenhang mit der Verpflichtung zur elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) ab 2023.
Die Unterlagen müssen nun als Datei geführt werden, um sie auf elektronischem Wege übermitteln zu können. Dafür gelten gewisse technische Vorgaben.
Technische Voraussetzungen für Entgeltunterlagen
Eine Entgeltunterlage ist bei Anforderung in einer separaten Datei zur Verfügung zu stellen. Unzulässig sind zwei oder mehr Unterlagen in einer Datei. In dieser Datei müssen alle für die Darstellung der Unterlage notwendigen Inhalte (insbesondere Grafiken und Schriftarten) enthalten und lesbar sein. Der Dokumenteninhalt muss orts- und systemunabhängig darstellbar sein. Für PDF-Dateien ist das Einbinden von Online-Signaturen und Transfervermerken sowie Formularfeldern zulässig. Sie dürfen nachträglich allerdings nicht mehr veränderbar sein. Der Arbeitgeber trägt dabei die Verantwortung, dass die Entgeltunterlage vollständig und lesbar ist. Für die Digitalisierung sind nur die gängigen Formate (PDF-Dateien und Bilddateien im Format jpeg/jpg, bmp, png oder tiff) zulässig. Die angeforderte Entgeltunterlage ist als Datei mit einem sprechenden Namen (Art der Entgeltunterlage, namentliche und zeitliche Zuordnung zum Inhalt des Dokuments) zu versehen (z. B. immatrikulationsbescheinigung-mustermann_WS_ 2025-2026.pdf). Dabei darf der Name nicht mehr als 64 Zeichen betragen und keine Sonderzeichen beinhalten. Alternativ zu einem sprechenden Namen kann die angeforderte Entgeltunterlage durch andere Erläuterungen beschrieben werden, beispielsweise durch eine tabellarische Zuordnung oder durch eine textliche Beschreibung. Maßgeblich bleiben dieselben Kriterien über die Art der Entgeltunterlage, die namentliche und zeitliche Zuordnung zum Inhalt des Dokuments. Ein derartiges Zuordnungskriterium erspart vermeidbare Rückfragen, z. B. bei der Betriebsprüfung. Außerdem ist eine analoge Anwendung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zur Speicherung von Entgeltunterlagen zulässig, soweit keine Bestimmungen der Sozialgesetzbücher, der BVV oder der Gemeinsamen Grundsätze nach § 9a BVV dem entgegenstehen. Wo der Arbeitgeber die Entgeltunterlagen in elektronischer Form führt, bleibt ihm überlassen. In Betracht kommen z. B. professionelle Dokumentenablagen, Dateimanagementsysteme, zertifizierte Lohnabrechnungsprogramme, Ordnerverzeichnisse auf seinem Computer oder in einer Cloud.
Die neue Regelung gilt nur für alle neuen Tatbestände und Ereignisse, welche sich ab dem 01.01.2022 ergeben, wie beispielsweise die Vorlage einer aktuellen Studienbescheinigung. Eine rückwirkende Digitalisierung von bereits in Papier vorliegenden Entgeltunterlagen ist entbehrlich.
Sachverhalt (Auswahl) | Unterlage (Datei) |
|---|---|
Versicherungspflicht | Arbeitsvertrag, Fragebogen |
Entsendung | Entsendebescheinigung A1 |
Status | Antragskopie und Bescheid |
Arbeitszeit | Stundenaufzeichnungen |
Aufenthaltsrecht | Aufenthaltstitel |
Wertguthaben | Insolvenzsicherung |
Digitales Prüfergebnis
Auf Wunsch kann das Prüfergebnis digital zum Abruf bereitgestellt werden. Voraussetzung ist, dass die Betriebsprüfung mit euBP-Lohndaten durchgeführt und hierzu die Datensatzversion 3.4.0 oder höher verwendet wird. Nach Prüfabschluss wird das Prüfergebnis im Format eines PDF-Dokuments als Rückantwort auf die euBP-Datensendung im eXTra-Verfahren zum Abruf bereitgestellt. Über die Bereitstellung wird die abrufberechtigte Person mit einer E-Mail benachrichtigt. Für die Durchführung der Betriebsprüfung werden die geforderten euBP-Daten über ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm an die DRV übermittelt. Besteht der Wunsch, das Prüfergebnis elektronisch per Datenabruf zu erhalten, gibt der Absender dies zusätzlich mit an. Zusammen mit der Wunschäußerung ist die E-Mail-Adresse der abrufberechtigten Person anzugeben, an die die Benachrichtigung versendet wird, wenn das Prüfergebnis bereitgestellt wurde.
Um den erfolgreichen Empfang der Nachricht für die abrufberechtigte Person zu gewährleisten, ist darauf zu achten, dass eine gültige E-MailAdresse angegeben wird. PostkorbAdressen sollten deshalb nicht verwendet werden. Mit Übermittlung dieser Angaben willigt der Absender ein, dass ihm das Prüfergebnis als Rückmeldung auf die euBP-Datensendung bereitgestellt wird (Zugangseröffnung). Diese Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Abruf und die Anzeige des PDF-Dokuments erfolgen über das Entgeltabrechnungsprogramm oder das Programm, mit welchem die euBP-Daten zur Betriebsprüfung übertragen worden sind. Die DRV behält sich bei berechtigtem Zweifel an einer rechtssicheren elektronischen Bekanntgabe vor, das Prüfergebnis postalisch zu übermitteln.
KI in der Sozialversicherungsprüfung
Die DRV Bund setzt mit dem Projekt KIRA (Künstliche Intelligenz für risikoorientierte Arbeitgeberprüfungen) ein zukunftsweisendes Zeichen in der Digitalisierung ihrer Prozesse. KIRA unterstützt die Mitarbeitenden des Betriebsprüfdienstes bei der Auswahl von Prüfschwerpunkten. Dies steigert die Effizienz der Betriebsprüfungen bei weiterhin hoher Qualität.
Die finalen Entscheidungen bleiben in menschlicher Hand. KIRA arbeitet auf Basis eines maschinellen Lernmodells, das mit anonymisierten Daten aus früheren Prüfungen trainiert wurde. Grundlage dafür sind valide und maschinenlesbare Daten der Krankenkassen, Rentenversicherungsträger usw. sowie die Daten der euBP. Das System identifiziert auffällige Muster und hebt Bereiche hervor, die eine nähere Prüfung erfordern – wie beispielsweise ungewöhnlich hohe oder niedrige Beiträge. Die vorgeschlagene Kritikalität einer Prüfung wird dabei anhand eines Scores (Punktesystems) von 1 bis 10 bemessen. Dieser Score dient als eine Vorauswahl. Die Prüfenden entscheiden jedoch weiterhin eigenständig, ob und inwieweit sie den Hinweisen von KIRA folgen. Weder werden Entscheidungen automatisiert getroffen, noch werden rechtliche Würdigungen durch die KI übernommen.
Das Modell wird in Zukunft kontinuierlich optimiert: Rückmeldungen der Prüfenden fließen in den Trainingsprozess ein, wodurch das System aus den gemachten Erfahrungen lernt. So wird die Qualität der Hinweise stetig verbessert. KIRA ist kein selbstlernendes System, sondern wird von Menschen kontrolliert trainiert und weiterentwickelt. Damit wird Transparenz sichergestellt. Als erstes KIProjekt in der DRV Bund wird KIRA vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) als Leuchtturmprojekt gefördert. In diesem Zusammenhang werden die selbstverpflichtenden Leitlinien für den KI-Einsatz in der behördlichen Praxis angewendet und erprobt. Dadurch wird ermöglicht und explizit darauf geachtet, dass die KI menschenzentriert, transparent und mit besonderem Augenmerk auf Nichtdiskriminierung eingeführt wird. Als große Stärke hat sich erwiesen, dass die Nutzenden bei der Entwicklung von KIRA konsequent eingebunden sind und das Projekt auf vielen Ebenen in ein durchdachtes und ganzheitliches Konzept zur Etablierung und Skalierung von KI bei der DRV eingebettet ist. Im September 2024 wurde das Projekt daher beim eGovernment-Wettbewerb prämiert.
KIRA wird im gesamten Entwicklungsprozess nah an den Bedürfnissen, Fragen und Präferenzen der Nutzenden gestaltet. So ist eine Gruppe von acht Prüfenden der DRV Bund und der Regionalträger fortlaufend in die Entwicklung involviert und gibt hilfreiche Hintergrundinformationen und Feedback zum Entwicklungsfortschritt. Weiterhin werden Mitarbeitende der Deutschen Rentenversicherung in regelmäßigen Abschnitten über die neuesten Entwicklungen informiert und aufkommende Fragen werden frühzeitig adressiert. Die Prüfunterstützung durch KIRA ermöglicht eine schnellere Bearbeitung. Der persönliche Kontakt zu den Prüfenden bleibt weiterhin bestehen. Zusätzliche Kosten oder Verpflichtungen entstehen für den Arbeitgeber nicht. Das Projekt KIRA befand sich bis 2025 in der Pilotphase bei der DRV Bund und wurde den Prüfenden schrittweise zur Verfügung gestellt. Ziel der Pilotphase war es, erste Erfahrungen bei der Einführung eines KI-Modells zu sammeln. Zudem sollte das Modell verfeinert und die Applikation weiterentwickelt werden.
Die Prüfdienstmitarbeitenden wurden ebenfalls in die Nutzung von KI eingeführt. Der endgültige Einsatz ist im laufenden Jahr erfolgt.
Datenschutz und Sicherheit
Ein zentraler Aspekt des Projekts ist der Schutz sensibler Daten. Die Anonymisierung der Prüfdaten sowie die enge Zusammenarbeit mit den behördlichen Datenschutzverantwortlichen gewährleisten den Schutz der Daten. Die Daten verlassen zu keinem Zeitpunkt das Netzwerk der Rentenversicherungsträger. Das KI-Modell wird intern und ausschließlich auf Grundlage der Daten trainiert, die für eine Prüfung vorliegen.
Fazit
Die künstliche Intelligenz für risikoorientierte Arbeitgeberprüfungen (KIRA) unterstützt die Prüfenden mit einer Vorauswahl. Die Software scannt alle digital vorhandene Daten der Unternehmen, sucht nach Mustern und identifiziert Auffälligkeiten, wie ungewöhnlich hohe oder niedrige Beiträge oder fehlende Nachweise. KIRA kennzeichnet in den Unterlagen, wo die Auffälligkeiten zu finden sind. Mit diesen hilfreichen Informationen entscheiden die Prüfdienstmitarbeitenden, welche Fälle sie schnell bearbeiten können und wo sie die gewonnene Zeit für eine detaillierte Prüfung investieren.
Die menschliche Entscheidung ist dabei weiterhin unerlässlich und wertvoll. Die Unterstützung durch KIRA steigert die Effektivität des Prüfdienstes und hilft bei der Abfederung des Fachkräftemangels. Für Arbeitgeber bringt KIRA keine zusätzlichen Kosten oder Verpflichtungen mit sich. Der Prüfprozess bleibt weitgehend unverändert, der persönliche Kontakt zu den Prüfenden besteht weiterhin. Die Unterstützung durch KIRA führt jedoch zu einer schnelleren Bearbeitung und einer zielgerichteteren Prüfung.
Raschid Bouabba, MCGB GmbH