Interview elektronisch unterstützte Betriebsprüfung : Knackpunkt Datenqualität
Die Neuerung bei der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) verbindet Lohndaten und Daten der Finanzbuchhaltung (Fibu-Daten). Dabei kommt es gelegentlich zu Unstimmigkeiten, die dann auf dem Tisch der Payroll-Mitarbeitenden landen. Wie lässt sich dies vermeiden? Was ist generell beim Verfahren wichtig? Wer hat welche Pflichten? Wirtschaftsinformatikerin Claudia Leuthner, Softwareentwicklerin und euBP-Expertin bei der DATEV eG, hat Antworten auf diese Fragen.
Frau Leuthner, die euBP ist seit 2023 verpflichtend, wurde aber zuletzt um Finanzbuchhaltungsdaten erweitert – wie verändert das konkret die Anforderungen an die Payroll?
Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung hat das Verfahren in vielen Unternehmen bereits stark vereinfacht, ganz einfach deshalb, weil keine Infrastruktur mehr für den Prüfer zur Verfügung gestellt werden muss. Idealerweise funktioniert alles per Knopfdruck, ohne dass jemand ins Haus kommt, wie es früher der Fall war. Das führt auch psychologisch zu einem entspannteren Ablauf. Was die neuen Pflichten angeht – und hier ist davon auszugehen, dass die Deutsche Rentenversicherung diesmal keinen Aufschub über den Jahreswechsel hinaus gewähren wird –, so betrifft das die Unternehmen vor allem im Hinblick auf die Qualität ihrer Daten.
Welche Rolle spielt ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm bei der Vorbereitung – und woran erkennen Unternehmen, ob ihre Software den Anforderungen genügt?
Die Unternehmen haben an dieser Stelle kein Problem, denn die Software, die auf dem Markt angeboten wird, muss entsprechend von der ITSG zertifiziert sein. Schwierig wird es lediglich mit Lösungen, die zum Beispiel auf Excel-Basis selbst gebastelt sind – das wird in Zukunft nicht mehr funktionieren. Viele schrecken derzeit noch zurück, halten den eXTRA-Standard für komplex. Diese Sorge ist jedoch unbegründet, denn es wird alles versteckt im Hintergrund laufen, und die Softwarehersteller sind es, die dafür sorgen müssen, dass es funktioniert.
Welche typischen Fehler treten bei der elektronischen Übermittlung von Entgelt- und Finanzdaten auf, die später zu Rückfragen oder Beanstandungen führen?
Auf technischer Seite, wie gesagt, keine, denn das Verfahren ist mittlerweile sehr ausgereift und etabliert, hier hat sich sehr viel im Vergleich zu den Anfängen getan. Die Herausforderung liegt im Bereich der Daten: Die häufigste Schwierigkeit ist, dass bestimmte Daten gar nicht vorhanden sind und demzufolge nicht übermittelt werden können. Wenn aber Pflichtangaben fehlen, lehnt die Deutsche Rentenversicherung die Prüfung komplett ab, das ist tatsächlich der gängigste Fehler.
Außerdem ist der Umgang mit Stornos ein wenig tricky. Hier muss man wissen, dass man nicht einfach die Daten für ein eventuell zunächst fehlendes Jahr nachschieben kann. Es ist vielmehr erforderlich, die gesamte Prüfung zu stornieren und den gesamten Prüfungszeitraum nochmals komplett neu zu übertragen. Das ist nicht weiter tragisch, aber man muss es eben wissen. Im Übrigen hat es keine Rechtsfolgen, wenn die Daten erneut gesendet werden müssen, auch das ist vielleicht eine hilfreiche Information.
Was führt dazu, dass Pflichtangaben fehlen, und wie lässt sich das vermeiden?
Ein typischer Fall ist, dass in den Daten Mitarbeiter angelegt sind, die vielleicht nie tätig waren – Stichwort „Testmitarbeiter“, der Name sagt es bereits. Oftmals fehlt das Eintrittsdatum oder die SV-Nummer, was dann ausreicht, damit, wie beschrieben, die komplette Prüfung zurückgeschickt wird. Hier ist das Verfahren wirklich sehr exakt, es rächt sich an keiner anderen Stelle in dieser Weise, wenn Datenunstimmigkeiten vorhanden sind, wie bei der euBP. Das wird jetzt noch einmal virulenter, wenn durch die neu hinzugekommene Verpflichtung hinsichtlich der Fibu-Daten nun die beiden Datenpools quasi miteinander verheiratet werden. Letztlich muss man sich vor Augen führen, dass es hier um zu 100 Prozent korrekte Daten aller Mitarbeitenden für jeden Monat über einen Zeitraum von vier oder fünf Jahren geht.
Helfen interne Vorprüfungen oder Plausibilitätschecks, bevor die Unternehmen ihre Daten an die Rentenversicherung übermitteln?
Ja, genau dies empfehle ich. Am wichtigsten ist der Abgleich zwischen Fibuund Lohndaten. Denn dabei fällt zum Beispiel auf, wenn die Daten aus dem Gehaltskonto in der Finanzbuchhaltung abweichen von den Daten aus dem Lohnprogramm. Dafür kann es gute Gründe geben, Unternehmen sollten daher die Abweichungen dokumentieren und erklären. Denn anders als im analogen Verfahren lässt sich kein gelber Notizzettel an die betreffende Seite kleben.
Deshalb ist diese Arbeit im Vorfeld so wichtig. Die allermeisten Nachfragen resultieren nämlich nicht aus einer böswilligen Falschdarstellung, sondern entstehen aufgrund solcher Ungenauigkeiten. In der Praxis ist es auch häufig hilfreich, sich mit dem Steuerberater oder der Steuerberaterin kurzzuschließen und den Vorab-Plausibilitätscheck gemeinsam durchzuführen.
Wie beurteilen Sie als Expertin des Verfahren generell?
Ich bin ein großer Fan, das bekenne ich sehr gern. Auch viele Unternehmen freuen sich, hier hat sogar mal ein Anwender angerufen und sich persönlich bedankt.
Wie sollten Unternehmen organisatorisch und strategisch vorgehen, um die euBP nicht nur als Pflicht, sondern als Chance zur Digitalisierung und Prozessoptimierung zu nutzen?
Claudia Leuthner ist Wirtschaftsinformatikerin, hat in der Entwicklung
bei DATEV die Lösung für die euBP
vor 14 Jahren maßgeblich mitgestaltet und beschäftigt sich seitdem mit
deren Weiterentwicklung.
Wichtig ist, bei der Datenoptimierung zu beginnen. Dabei fällt auf, wo Unstimmigkeiten sind. Diesen kann man dann auf den Grund gehen und vielleicht dabei feststellen, dass eine bestimmte Lohnart schon immer falsch verbucht wurde. Auch die Gesamtverwaltung steht damit auf dem Prüfstand, denn eventuell gibt es Prozesse, die unnötigerweise doppelt ablaufen? Oder werden bestimmte Daten systematisch falsch oder gar nicht erfasst? Am Ende ist es immer ein Gewinn, mit exakten Daten arbeiten zu können.
Vielen Dank für das Gespräch.
Das Interview führte Alexandra Buba, M. A., Wirtschaftsredakteurin