Elektronische Entgeltunterlagen: Ab 2027 wird es für alle Arbeitgeber ernst

Die Digitalisierung der Entgeltabrechnung schreitet weiter voran. Ein wichtiger Termin rückt dabei näher: Ab dem 01.01.2027 müssen alle Arbeitgeber die vorgeschriebenen ergänzenden Entgeltunterlagen elektronisch führen. Die bislang bestehende Möglichkeit, sich von dieser Verpflichtung befreien zu lassen, endet mit Ablauf des Jahres 2026.

Damit bleibt Arbeitgebern nur noch wenig Zeit, bestehende Ablage- und Dokumentationsprozesse auf den Prüfstand zu stellen. Denn bei den elektronischen Entgeltunterlagen geht es um deutlich mehr als darum, Papierdokumente einzuscannen und irgendwo digital abzulegen.

Welche Unterlagen sind betroffen?

Welche ergänzenden Unterlagen elektronisch geführt werden müssen, ergibt sich aus § 8 Abs. 2 BVV. Dazu gehören beispielsweise Anträge von Minijobbern auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht, Erklärungen kurzfristig Beschäftigter über weitere kurzfristige Beschäftigungen, Bescheide der Krankenkassen zur Versicherungspflicht oder Nachweise zur Elterneigenschaft.

Grundsätzlich sollen die Unterlagen dem Arbeitgeber bereits elektronisch zur Verfügung gestellt werden. Reicht beispielsweise ein Studierender eine Immatrikulationsbescheinigung ein, sollte dies unmittelbar in elektronischer Form erfolgen.

Erhält der Arbeitgeber ein Dokument weiterhin auf Papier, muss er es in ein elektronisches Format umwandeln. Zulässig sind insbesondere PDF-Dateien sowie Bilddateien in den Formaten jpg, bmp, png oder tiff.

Vorsicht bei Unterschriftserfordernissen

Besondere Aufmerksamkeit ist erforderlich, wenn für eine Erklärung oder einen Antrag die Schriftform vorgeschrieben ist. Dies betrifft beispielsweise den Antrag eines geringfügig Beschäftigten auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht.

Wird ein solches Dokument elektronisch erstellt, kann das Schriftformerfordernis durch eine qualifizierte elektronische Signatur erfüllt werden. Geht das Dokument dagegen unterschrieben in Papierform ein, kann es anschließend digitalisiert werden. Das Original darf jedoch nicht ohne Weiteres vernichtet werden. Es ist bis zum bestandskräftigen Abschluss der Betriebsprüfung beziehungsweise entsprechend anderer geltender gesetzlicher Aufbewahrungsvorschriften aufzubewahren.

Auch die Ablage muss stimmen

Elektronisch vorhanden bedeutet noch nicht automatisch ordnungsgemäß elektronisch geführt. Die Unterlagen müssen bei einer späteren Prüfung schnell und eindeutig zugeordnet werden können. Deshalb sind sprechende Dateinamen erforderlich, aus denen möglichst die Art des Dokuments, die betroffene Person und die zeitliche Zuordnung hervorgehen.

Für die Payroll bedeutet dies: Nicht nur die technische Ablage muss funktionieren. Auch die Prozesse rund um Anforderung, Eingang, Prüfung, Benennung und Aufbewahrung der Unterlagen sollten klar geregelt sein.

Übergangsfrist endet am 31. Dezember 2026

Noch können Arbeitgeber beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung eine Befreiung von der elektronischen Führung beantragen. Diese Möglichkeit besteht allerdings nur noch bis zum 31.12.2026.

Spätestens ab dem 01.01.2027 müssen auch bislang befreite Arbeitgeber die betroffenen Entgeltunterlagen elektronisch führen. Die Umstellung sollte daher nicht erst mit der ersten Abrechnung im Januar beginnen.

Unser Tipp: Jetzt handeln

Prüfen Sie noch vor dem Jahreswechsel, welche Entgeltunterlagen in Ihrem Unternehmen betroffen sind und wie diese heute eingehen, geprüft und aufbewahrt werden. Beziehen Sie dabei auch Beschäftigte und andere Stellen ein, die entsprechende Nachweise liefern. Wer erst 2027 damit beginnt, Papierordner durch digitale Dateien zu ersetzen, ist zu spät dran. Entscheidend ist ein funktionierender und durchgängiger elektronischer Prozess.

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