Mehr als nur digitale Entgeltabrechnung : Die voll in SAP integrierte Centric Payslip Box Plus bietet das Plus an Mitarbeiterbindung - ohne teure Lizenzkosten
Dokumente aller Art können nun – auch für gewerbliche Mitarbeitende ohne Unternehmens-PC – als Self-Service zur Verfügung gestellt werden – revisionssicher archiviert und ohne neue SAP-Benutzer lizenzieren zu müssen. Dies ist im SAP-Standard nicht möglich. Auch für den sicheren Zugriff durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fallen keine hohen Kosten für Microsoft- oder SAP-Lizenzen an.
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Sie arbeiten in der Produktion, in der Pflege, an der Kasse, in der Gastronomie, auf der Baustelle oder im Transportgewerbe: Rund 80 Prozent der Beschäftigten sitzen nicht am Schreibtisch. Die meisten digitalen Anwendungen sind jedoch auf Firmenhardware und komplexe Zugriffs- und Berechtigungsmechanismen wie Active Directory angewiesen. Die Folge: Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bleiben außen vor, denn ihre Einbindung in das Unternehmensnetzwerk ist aufgrund hoher Lizenzkosten, etwa für SAP- oder Microsoft-Dienste, oft teuer. Viele Unternehmen verzichten daher darauf, diese Anwendungen unterschiedslos für alle Mitarbeiter zu lizenzieren.
Gewerbliche Arbeitnehmer stellen in vielen Unternehmen einen wichtigen, oft sogar den größten Teil der Belegschaft dar. Daher versuchen Arbeitgeber zunehmend, auch diesen Beschäftigtengruppen den Zugang zu digitalen Diensten zu ermöglichen. Das Stichwort hierfür lautet „Digital Employee Experience“ (DEX). Es bezeichnet die Summe der Erfahrungen, die Beschäftigte mit den IT-Lösungen eines Unternehmens machen. Unterstützen sie die Arbeit oder erschweren sie sie? Da sich die Mitarbeiterzufriedenheit durch geeignete Softwarelösungen enorm steigern lässt, hat die Digital Employee Experience auch Einfluss auf Faktoren wie Fluktuation und Mitarbeiterbindung.
Digital Employee Experience durch den Supercomputer in der Hand
Doch wie erreichen Unternehmen Menschen, die nicht ständig Computerbildschirm und Intranet vor sich haben? Die Antwort liegt buchstäblich auf der Hand: über das Smartphone. Über dieses Gerät – eine Art Supercomputer in der Hand – lässt sich eine direkte Kommunikationslinie zu allen Mitarbeitenden aufbauen – unabhängig von Zeit, Ort und Arbeitsplatz. Voraussetzung dafür sind Anwendungen, die so sicher sind, dass sensible Informationen aus der Arbeitswelt auch über private Handys oder PCs sicher zur Verfügung gestellt werden können.
Centric Payslip Box Plus: Digitale HR-Kommunikation neu denken
Eine solche Anwendung ist die Centric Payslip Box Plus. Mit dieser Lösung können Arbeitnehmer jederzeit und überall auf ihre Gehaltsabrechnungen, Steuerunterlagen und andere Dokumente wie Bescheinigungen, Einladungen oder Anweisungen zugreifen. Diese Dokumente sind in einem digitalen Mitarbeiter-Safe verfügbar, auf den der Arbeitgeber keinen Zugriff hat.
Die Payslip Box wird bereits von Unternehmen wie dem Multimetall-Anbieter Aurubis oder sozialen Organisationen wie der Diakonie Stetten genutzt, um sensible Gehaltsinformationen sicher an die Mitarbeiter zu übermitteln. Nun entdecken weitere Unternehmen die Lösung für ein Plus an Mitarbeiterbindung.
Centric Payslip Box Plus basiert zu 100 Prozent auf SAP-Technologie und ist vollständig in das SAP-System des Anwenderunternehmens integriert. Das hat den Vorteil, dass die Bereitstellung der HR-Dokumente für die Personalabteilung denkbar einfach ist. Die Vorgaben aus dem Active Directory und die Rollen und Berechtigungen aus der sicheren SAP-Umgebung werden bei der Erstellung und Bereitstellung der Dokumente durch die Personalabteilung automatisch berücksichtigt.
SAP-Integration ohne neue SAP-Lizenzen
Dokumente aller Art können nun als Self-Service zur Verfügung gestellt werden – revisionssicher archiviert und ohne neue SAP-Benutzer lizenzieren zu müssen. Dies ist im SAP-Standard nicht möglich. Auch für den sicheren Zugriff durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fallen keine hohen Kosten für Microsoft- oder SAP-Lizenzen an.
Durch die digitale Bereitstellung von Entgelt- und Lohnsteuerbescheinigungen, DEÜV-Meldungen oder anderen Dokumenten im digitalen Mitarbeiter-Safe spart der Arbeitgeber Kosten und erleichtert den Mitarbeitern das Leben – auch wenn diese als gewerbliche Mitarbeiter keinen Zugriff auf einen Firmen-PC haben.
Vertrauliches bleibt vertraulich
Für Mitarbeiter bietet diese Lösung viele Vorteile. Sie erhalten rund um die Uhr einen intuitiven und ortsunabhängigen Zugriff auf ihre Dateien, auch ohne Büro-PC. Die Dokumente lassen sich durchsuchen und filtern, wenn ein neues Dokument eingeht, wird man benachrichtigt. Dabei spielt es keine Rolle, über welches Gerät man sich mit der privaten E-Mail-Adresse einwählt. Alle Inhalte dieses digitalen Mitarbeiter-Safes bleiben vertraulich. Der Nutzer kann selbst nach dem Unternehmensaustritt auf sie zugreifen – wobei das Unternehmen definieren kann, ob man selbst die weitere Pflege der Anwendung übernimmt oder diese an Centric übergibt.
Ein Plus in Zeiten des Fachkräftemangels
Für die Mitarbeiter bedeutet eine solche Lösung eine erhebliche Erleichterung im Arbeitsalltag. Für Unternehmen wiederum bietet sich die Chance, einen attraktiven Self-Service anzubieten, der die Digital Employee Experience steigert – auch für gewerbliche Mitarbeiter.
Unternehmen müssen dafür keine zusätzlichen SAP- oder Microsoft-Lizenzen erwerben und gleichzeitig wichtige Dokumente nachweislich revisionssicher bereitstellen. Im SAP-Standard ist dies nicht möglich – mit Centric Payslip Box Plus schon. Dieses Tool erweitert SAP SuccessFactors HCM genau dort, wo der Nutzen am größten ist – wie alle anderen voll in SAP integrierten Add-ons von Centric.
