Studie: Jede fünfte Lohnabrechnung ist im ersten Anlauf fehlerhaft
Eine aktuelle Studie zeigt: Jede fünfte Lohnabrechnung in deutschen Unternehmen ist beim ersten Anlauf fehlerhaft. Die Korrekturen verursachen je nach Unternehmensgröße Kosten von bis zu 20.670 Euro jährlich.
Eine von Personio beauftragte Befragung unter 1.200 Payroll- und HR-Verantwortlichen sowie CFOs kommt zu dem Ergebnis, dass in deutschen Unternehmen durchschnittlich jede fünfte Lohnabrechnung beim ersten Anlauf fehlerhaft ist. Die Korrekturen binden demnach bis zu mehrere Arbeitstage pro Jahr und verursachen Kosten von bis zu 20.670 Euro.
Fehlerkorrekturen binden mehrere Arbeitsstunden im Monat
Nach Angaben der Befragten wenden Unternehmen durchschnittlich acht Stunden im Monat für die Korrektur fehlerhafter Lohnabrechnungen auf. In Unternehmen mit mehr als 2.000 Beschäftigten steigt dieser Aufwand laut Studie auf durchschnittlich 11,6 Stunden – das entspricht nahezu eineinhalb Arbeitstagen.
Bei fast jedem zweiten Fehler dauert es der Untersuchung zufolge länger als einen Arbeitstag, bis die Abrechnung vollständig korrigiert ist. Die damit verbundenen jährlichen Kosten liegen laut Personio – abhängig von der Unternehmensgröße – zwischen 11.220 und 20.670 Euro.
Besonders stark fällt die Belastung demnach bei kleinen Unternehmen ins Gewicht. Bei Unternehmen mit bis zu 50 Beschäftigten entfällt laut Studie auf jeden Euro, der in die Lohnabrechnung fließt, ein weiterer bis dritter Euro für die Beseitigung von Fehlern.
Datentransfers als mögliche Fehlerquelle
Die Befragung deutet darauf hin, dass Fehler insbesondere an den Übergängen zwischen verschiedenen Systemen entstehen können. Genannt werden unter anderem variable Vergütungsbestandteile, Ein- und Austritte sowie Datenexporte an externe Lösungen.
Auch Audits spielen in diesem Zusammenhang eine wichtige Rolle: Vier von fünf befragten Unternehmen gaben an, in den vergangenen zwölf Monaten geprüft worden zu sein. Bei knapp jedem vierten Audit wurden nach Angaben der Befragten gravierende Mängel festgestellt.
Für Unternehmen ist eine fehlerhafte Abrechnung nicht nur mit zusätzlichem Arbeitsaufwand und Kosten verbunden. Sie kann auch das Vertrauen der Beschäftigten beeinträchtigen. „Stimmt das Gehalt nicht, wird schnell die Verlässlichkeit des Arbeitgebers hinterfragt“, sagt Tu Nguyen, CFO von Personio.
KI setzt eine verlässliche Datenbasis voraus
Trotz der genannten Fehlerquellen wollen viele Unternehmen zunächst in Anwendungen mit Künstlicher Intelligenz investieren. 40 Prozent der Befragten nannten KI als geplante Investition.
Personio weist jedoch darauf hin, dass KI-Anwendungen fehlerhafte oder unvollständige Datenflüsse nicht grundsätzlich beheben. Werden bestehende Probleme an Schnittstellen nicht vorher gelöst, besteht die Gefahr, dass automatisierte Systeme fehlerhafte Prozesse lediglich schneller ausführen.
„Wer eine fehlerfreie Lohnabrechnung möchte, muss zunächst ein stabiles Fundament aus sauber fließenden Daten schaffen“, sagt Nguyen. Darauf aufbauend könnten digitale Lösungen und KI-Anwendungen HR-Teams entlasten – insbesondere vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels in der Lohnabrechnung.
Einordnung der Ergebnisse
Die genannten Werte beruhen auf den Einschätzungen der befragten Payroll- und HR-Verantwortlichen sowie CFOs. Die Untersuchung ist daher nicht mit einer unabhängigen Auswertung tatsächlicher Lohnabrechnungen gleichzusetzen. Für die Bewertung der Ergebnisse ist insbesondere relevant, wie die Studie eine „fehlerhafte Lohnabrechnung“ und einen „gravierenden Mangel“ definiert und wie die befragten Unternehmen nach Größe und Branche verteilt sind.
Methodik
Für den Payroll Benchmark Report 2026 befragte das Marktforschungsinstitut Censuswide im Auftrag von Personio vom 10. bis 16. April 2026 insgesamt 1.200 Payroll- und HR-Verantwortliche sowie CFOs in deutschen Unternehmen. Berücksichtigt wurden Unternehmen mit einem bis mehr als 2.000 Beschäftigten. Gegenstand der Befragung waren unter anderem Genauigkeit, Kosten und Risiken der Entgeltabrechnung.
>> Hier geht es zur Studie [PDF]
Quelle: Personio, Payroll Benchmark Report 2026
