Elektronische Erfassung : Der Zeitfresser – Fahrtenbuch
Tatsächlich ist die Führung eines handschriftlichen Fahrtenbuchs mit viel Arbeit verbunden. Es ist zeitaufwendig, mühselig und sehr fehleranfällig. Dadurch verzichten viele auf das Fahrtenbuch als Nachweismethode. Demnach versteuern sie lieber das Fahrzeug nach der 1-Prozent-Regelung. Aber ist das immer vorteilhafter? Wäre ein elektronisches Fahrtenbuch nicht besser?
Ein elektronisches Fahrtenbuch erspart wertvolle Zeit. Der Aufwand für die Erfassung minimiert sich deutlich und außerdem könnten Verpflegungspauschalen für Auswärtstätigkeiten leichter berechnet werden. Denn durch die Uhrzeiten ist schneller feststellbar, wie lange die Fahrten tatsächlich dauern. Aber was muss beachtet werden, damit das elektronische Fahrtenbuch auch vom Finanzamt anerkannt wird? Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind zu beachten.
Sollten Angaben geändert werden, bedarf die geänderte Angabe einer eindeutigen Kennzeichnung, das heißt sowohl in der Anzeige des elektronischen Fahrtenbuchs am Bildschirm als auch beim Ausdruck. Nur dann wird das Fahrtenbuch anerkannt.
Des Weiteren muss sichergestellt werden, dass die Daten bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist für ein Fahrtenbuch unveränderlich aufbewahrt werden. Eine Änderungshistorie mit dem/den entsprechenden Änderungsdatum/-daten und dem jeweils ursprünglichen Inhalt muss ersichtlich sein. Natürlich darf die Änderungshistorie ebenso nicht nachträglich geändert werden.
Bei der elektronischen Erfassung sollten alle Fahrten automatisch bei der Beendigung jeder Fahrt mit dem Datum, dem Kilometerstand und der Fahrtzeit erfasst werden. Innerhalb eines Zeitraumes von bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt sollte vom Fahrer der dienstlichen Anlass, also Reisezweck und Geschäftspartner, in einem Webportal eingetragen werden. Die übrigen Fahrten sollten dem privaten Bereich zugeordnet werden.
Dabei müssen auch die Person und der Zeitpunkt der nachträglichen Eintragung im Webportal dokumentiert werden.
Die Vorteile eines elektronischen Fahrtenbuchs liegen demnach auf der Hand:
- Zeitersparnis und weniger Fehler
- lückenlose Aufzeichnung
- elektronische Auswertung der Daten
- Kostenersparnis im Vergleich zur 1-Prozent-Methode
Aber die richtige Wahl des elektronischen Fahrtenbuchs ist ebenfalls entscheidend. Denn es gibt unterschiedliche Typen: vom fest installierten Tachowellen-Gerät oder einem fest installierten GPS-Gerät bis zur Nutzung eines Smartphones ist vieles möglich. Doch Achtung beim Smartphone! Die Art der Führung ist kritisch zu sehen, vor allem, weil sie die Anforderungen des Finanzamts nicht erfüllen könnte.
Warum? Es kann passieren, dass das Smartphone zu Hause vergessen wird oder der Akku leer ist. Die Fahrt kann also nicht aufgezeichnet werden. Nachträgliche manuelle Aufzeichnungen sind notwendig. Teilweise speichern die Smartphones auch die Fahrdaten in einer Form, die sich nachträglich verändern lässt. Das wäre ein Verstoß gegen die wichtigste Vorschrift. Somit steht das gesamte Fahrtenbuch auf dem Spiel und könnte unter Umständen nicht anerkannt werden. Das Finanzamt würde dann die teure 1-Prozent-Methode anwenden, und das rückwirkend für alle betroffenen Jahre. Ein festes Fahrtenbuch, das im Pkw eingebaut wird, ist daher vorteilhafter
Grundsätzlich wichtig: Nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben müssen technisch ausgeschlossen sein.
Janette Rosenberg
