KI und HR – der große Praxistest : Erstellung von Arbeitsverträgen – inwieweit wird die Personalarbeit erleichtert?

Die Anwendung von KI kann bei der Erstellung von Arbeitsverträgen in unterschiedlicher Weise erfolgen. Der Idealfall könnte wie folgt aussehen:

Datensammlung und -analyse: KI-Systeme sammeln und analysieren relevante Daten, einschließlich gesetzlicher Vorschriften und branchenspezifischer Best Practices.

Automatisierte Vertragserstellung: Auf Basis dieser Daten generiert das KI-System einen Entwurf des Arbeitsvertrags. Dieser Prozess beinhaltet die Auswahl passender Klauseln und die Angleichung an spezifische Anforderungen des Einzelfalls.

Überprüfung und Anpassung: Während das KI-System einen ersten Entwurf erstellt, bleibt die finale Überprüfung und Anpassung des Vertrags eine Aufgabe für die Personalabteilung und bei komplexeren Regelungen gegebenenfalls für die Rechtsabteilung.

Die diesbezüglichen Vorteile liegen auf der Hand:

Effizienzsteigerung: KI kann den Prozess der Vertragserstellung beschleunigen, indem Routineaufgaben automatisiert werden.

Konsistenz und Fehlerreduktion: KI-Systeme können helfen, konsistente und fehlerfreie Verträge zu erstellen.

Personalisierte Verträge: KI kann dabei helfen, Verträge auf die spezifischen Bedürfnisse von Unternehmen und Mitarbeitern zuzuschneiden.

Jedoch gibt es auch Herausforderungen:

Rechtliche Komplexität: KI-Systeme müssen ständig aktualisiert werden, um mit den sich ändernden rechtlichen Rahmenbedingungen Schritt zu halten.

Vertrauen und Akzeptanz: Es bedarf einer gewissen Vertrauensbasis in die Technologie sowie Schulungen für Mitarbeiter, um KI effektiv zu nutzen.

Der KI-HR-Praxistest

Die erste Frage und Antwort

Um festzustellen, inwieweit KI brauchbare Vertragsmuster liefert, bitten wir ChatGPT – stellvertretend für die am Markt verfügbaren KI-Tools – uns einen Standardarbeitsvertrag für einen kaufmännischen Sachbearbeiter zu erstellen, und machen noch einige wenige Angaben (Arbeitsort = Berlin in einem „Shared Office“; Vergütung = 3.500 Euro im Monat; Arbeitszeit = 40 h/Woche; gelegentliche Reise in das Headquarter nach München zu Schulungszwecken, Reportings).

Folgendes liefert uns ChatGPT:

„Arbeitsvertrag **Zwischen [Name des Unternehmens], vertreten durch [Name und Position des Vertreters des Unternehmens], im Folgenden als „Arbeitgeber“ bezeichnet, und [Name des Mitarbeiters], geboren am [Geburtsdatum des Mitarbeiters], im Folgenden als „Mitarbeiter“ bezeichnet, wird folgender Arbeitsvertrag geschlossen:

1. Arbeitsort

Der Arbeitsort des Mitarbeiters ist [Adresse des Shared Office in Berlin].

2. Position und Aufgaben

Der Mitarbeiter wird in der Position eines kaufmännischen Sachbearbeiters eingestellt. Seine Hauptaufgaben umfassen [Beschreibung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten].

3. Vergütung

Der Mitarbeiter erhält eine monatliche Vergütung von 3.500 Euro brutto. Die Zahlung erfolgt am [Zahlungstag, z. B. letzten Arbeitstag des Monats].

4. Arbeitszeit

Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 40 Stunden. Die genauen Arbeitszeiten werden in Absprache mit dem Vorgesetzten festgelegt.

5. Dienstreisen

Der Mitarbeiter kann gelegentlich zu Schulungszwecken und Reportings in das Headquarter des Unternehmens in München reisen. Die Kosten für die Reisen werden vom Arbeitgeber übernommen, und der Mitarbeiter erhält eine angemessene Vorankündigung für solche Reisen.

6. Vertragsdauer

Dieser Arbeitsvertrag wird auf unbestimmte Zeit abgeschlossen.

7. Kündigungsfrist

Die Kündigungsfrist beträgt [Anzahl der Wochen oder Monate, z. B. drei Monate] beiderseits zum Monatsende.

8. Probezeit

Die ersten [Anzahl der Monate, z. B. sechs Monate] gelten als Probezeit. Während dieser Zeit kann das Arbeitsverhältnis von beiden Parteien mit einer Kündigungsfrist von [Anzahl der Wochen oder Monate, z. B. zwei Wochen] ohne Angabe von Gründen beendet werden.

9. Vertraulichkeit

Der Mitarbeiter verpflichtet sich zur Wahrung der Vertraulichkeit in Bezug auf alle Informationen und Geschäftsgeheimnisse des Unternehmens, zu denen er im Rahmen seiner Tätigkeit Zugang hat.

10. Schlussbestimmungen

Dieser Vertrag unterliegt dem deutschen Arbeitsrecht. Änderungen oder Ergänzungen bedürfen der Schriftform. Ort, Datum: [Ort], den [Datum]“

Learning: ein guter Anfang

Das vorstehende ChatGPT-Ergebnis zeigt einen sehr schlanken Vertrag, der alle Angaben richtig umgesetzt hat – aber sicherlich nicht dem Standard entspricht, den man von einer Rechtsanwaltskanzlei erhalten würde. So fehlen beispielsweise einige Angaben, über die Arbeitgeber nach derzeitigem Rechtsstand noch einen Nachweis erbringen müssen (zum Beispiel: Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs, für alle Entgeltbestandteile deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung, vereinbarte Ruhepausen und das bei Kündigung einzuhaltende Verfahren, zumindest das Schriftformerfordernis, die Kündigungsfrist und die Frist zu Erhebung einer Kündigungsschutzklage).

Wir erinnern uns, dass der Gesetzgeber den diesbezüglichen Katalog zum 01.08.2022 erweitert hatte. Diese Angaben erfüllt der Vertrag nicht. Auch eine Ausschlussklausel, die in jedem Standardvertrag inkludiert ist, fehlt.

Die zweite Frage und Antwort

Wir können uns vorstellen, dass die kostenlose ChatGPT-Funktion damit an ihre Grenzen gelangt ist und bitten Legal Aid – eine Sonderfunktion, die Nutzer des Upgrades von ChatGPT verwenden können – um eine Analyse des vorstehenden Vertrags.

Lesen Sie selbst:

„Als A.I. Paralegal werde ich die wesentlichen Punkte dieses Vertrags überprüfen und mögliche rechtliche Bedenken oder Aspekte hervorheben, die einer weiteren Klärung bedürfen. Beachten Sie, dass diese Prüfung keine rechtliche Beratung ersetzt und es immer ratsam ist, einen qualifizierten Anwalt zu konsultieren, insbesondere bei komplexen oder spezifischen Rechtsfragen.

Arbeitsort: Die Angabe eines Shared Office in Berlin ist klar definiert. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass dieser Ort für den Mitarbeiter zumutbar ist.

Position und Aufgaben: Eine klare Beschreibung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten ist entscheidend, um Missverständnisse zu vermeiden. Es sollte darauf geachtet werden, dass diese Beschreibungen präzise und realistisch sind.

Vergütung: Die Vergütung von 3.500 Euro brutto monatlich ist festgelegt. Es sollte sichergestellt sein, dass dieser Betrag den geltenden Mindestlohn- und Branchenstandards entspricht. Auch die Zahlungsmodalitäten sind wichtig, insbesondere der festgelegte Zahlungstag.

Arbeitszeit: Die wöchentliche Arbeitszeit von 40 Stunden ist standardmäßig. Wichtig ist, dass die tatsächlichen Arbeitszeiten und mögliche Überstunden klar definiert und im Einklang mit dem Arbeitszeitgesetz sind.

Dienstreisen: Die Regelung zu Dienstreisen erscheint angemessen, jedoch sollte konkretisiert werden, was unter ‚angemessener Vorankündigung‘ verstanden wird.

Vertragsdauer: Ein unbefristeter Vertrag ist positiv, da er dem Mitarbeiter mehr Sicherheit gibt.

Kündigungsfrist: Die Kündigungsfrist sollte klar spezifiziert sein. Es ist wichtig, dass diese Fristen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Probezeit: Die Probezeit und die verkürzte Kündigungsfrist in dieser Zeit sind üblich. Jedoch muss auch hier darauf geachtet werden, dass diese den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.

Vertraulichkeit: Die Verpflichtung zur Wahrung der Vertraulichkeit ist ein Standardbestandteil in Arbeitsverträgen. Hier sollte darauf geachtet werden, dass die Definition der vertraulichen Informationen und Geschäftsgeheimnisse klar und realistisch ist.

Schlussbestimmungen Die Anforderung, dass Änderungen schriftlich erfolgen müssen, ist wichtig für die Rechtssicherheit. Die Anwendung des deutschen Arbeitsrechts ist angemessen.

Zusammenfassend scheint der Vertrag die wichtigsten Aspekte eines Arbeitsverhältnisses abzudecken. Es wäre jedoch ratsam, den Vertrag durch einen Anwalt überprüfen zu lassen, um sicherzustellen, dass alle Klauseln den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen und dass keine wichtigen Aspekte übersehen wurden.

Learning: hilfreiche Hinweise

Das Ergebnis liefert viele wichtige Hinweise, die inhaltlich alle richtig sind. Dennoch fällt auch dieser KI nicht auf, dass der Vertrag nicht dem aktuellen Rechtsstand entspricht. Wir fragen nach, welche Aspekte durch einen Rechtsanwalt überprüft werden sollten, und erhalten nachfolgende Antworten:

„Bei der Erstellung eines Arbeitsvertrags in Deutschland ist es ratsam, sich in verschiedenen Aspekten rechtlich beraten zu lassen, um sicherzustellen, dass der Vertrag den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entspricht und sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer angemessen schützt.

Besonders wichtig ist eine Rechtsberatung in den folgenden Bereichen:

Gesetzliche Übereinstimmung: Sicherstellung, dass der Vertrag im Einklang mit den aktuellen deutschen Arbeitsgesetzen, einschließlich des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB), des Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG), des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG), des Entgeltfortzahlungsgesetzes (EFZG) und anderer relevanter Vorschriften, steht.

Befristung und Probezeit: Beratung zur rechtlichen Zulässigkeit und Gestaltung von Befristungen und Probezeiten, einschließlich der maximalen Dauer und der Bedingungen für eine Verlängerung oder Festanstellung.

Arbeitszeiten und Überstunden: Klärung der gesetzlichen Vorschriften bezüglich Arbeitszeiten, Pausenregelungen, Überstunden und deren Vergütung.

Vergütung und Lohnnebenleistungen: Überprüfung der Angemessenheit der Vergütung, einschließlich Gehalt, Boni, Zulagen, und deren Übereinstimmung mit dem Mindestlohn sowie Regelungen zu Lohnnebenleistungen.

Urlaubsanspruch und Krankheit: Beratung zu Urlaubsansprüchen, gesetzlichem Mindesturlaub, Regelungen bei Krankheit und zur Entgeltfortzahlung.

Datenschutz und Vertraulichkeit: Sicherstellung, dass der Vertrag Datenschutzbestimmungen einhält und angemessene Vertraulichkeitsklauseln enthält.

Kündigungsfristen und -bedingungen: Beratung zu gesetzlichen und vertraglichen Kündigungsfristen und -bedingungen, einschließlich der Berücksichtigung von Sonderkündigungsschutz.

Gleichbehandlung und Diskriminierungsverbote: Sicherstellen, dass der Vertrag den Grundsätzen der Gleichbehandlung entspricht und keine diskriminierenden Bedingungen enthält.

Sonderfälle und Zusatzvereinbarungen: Unterstützung bei der Formulierung von Klauseln zu Themen wie Verschwiegenheitspflichten, Wettbewerbsverboten, geistigem Eigentum und anderen spezifischen Vereinbarungen.“

Learning: Es bleibt dabei – gute Inspirationsquelle, aber keine Compliance-Garantie

Auch dieses Mal stellen wir fest: Selbst die KI geht davon aus, dass es bei vielen Fragestellungen nicht damit getan ist, kurz ChatGPT um Hilfe zu bitten. Dennoch bietet die Integration von KI in die tägliche Arbeit vielversprechende Möglichkeiten, die Effizienz und Qualität der Personalarbeit zu verbessern. Nur wie? In einem ersten Schritt ist es notwendig, dass man sich von den bisherigen Standards löst. Schauen wir uns dazu den vielfach verbreiteten Status quo an.

Status quo vs. was 2024 mit KI möglich ist

Unternehmen sollten sich klar machen, dass Stellenausschreibungen und Arbeitsverträge im Jahr 2024 nicht mehr aussehen sollten wie bisher, sondern neu gedacht werden sollten.

Verbesserungspotenziale Stellenausschreibung

Klassische Stellenausschreibungen haben den gleichen Aufbau und teilweise die gleichen Inhalte für alle Positionen:

• Zu Beginn liest man stets eine konservative Beschreibung des Unternehmens. Dies lässt sich künftig besser machen!
• Anschließend folgt eine möglichst konkrete Aufgabenbeschreibung, die der Wunschkandidat übernehmen soll. Raum für Innovation wird dabei oft vernachlässigt. Standardisierung an dieser Stelle halten wir für veraltet.
• Klassischerweise beinhaltet eine Stellenanzeige danach oftmals utopische Anforderungen an die Bewerber. Hiervon sollten Unternehmen künftig Abstand nehmen. Gleiches gilt für vermeintliche „Benefits“, die bei näherer Betrachtung keine sind. Konkret heißt das, verzichten Sie auf Floskeln.

Künftig sollten Unternehmen bei der Erstellung von Stellenausschreibungen auf einen möglichst hohen Individualisierungsgrad und realistische Anforderungen setzen.

Learning: individuelle Stellenanzeige dank KI

Es dürfte klar sein, dass ein Vertriebler anders tickt als ein Buchhalter und der Buchhalter anders als der Azubi und der Azubi wiederum anders als der Abteilungsleiter und dieser wiederum anders als die Reinigungskraft. Warum also immer die gleiche Unternehmensvorstellung?

Aus unserer Sicht wäre es ideal, wenn HR-Abteilungen beispielsweise bei der Erstellung einer Stellenanzeige bereits bei der Unternehmensdarstellung wie folgt unterscheiden würden, da für jede Zielgruppe unterschiedliche Aspekte relevant sind:

• Vertriebler: Größe des Vertriebsgebiets, Anzahl der Kunden, Umsätze etc.
• Buchhalter: Angaben zu einer etwaigen internationalen Buchhaltung sowie zu Dienstleistern, Anzahl der Buchungskreise etc.
• Azubi: Azubi-Werkstatt, Anzahl der anderen Azubis, Entwicklung eines Prototyps, Gestaltung des Pausenraums (Kicker) etc.

Anstatt der Aufgabenbeschreibung sollten künftig Ziele aufgenommen werden, kombiniert mit der Einladung, dass sich jeder darauf bewirbt, der dem Unternehmen helfen kann, diese Ziele zu erreichen. Dies könnte beispielsweise wie folgt aussehen:

• Vertriebler: zwei Neukunden pro Monat,
• Buchhalter: Verantwortung für eine eigene Abteilung.

Anschließend sollten ausschließlich tatsächliche Benefits aufgenommen werden. D. h. Formulierungen, in denen Obstkörbe oder kostenloses klares Wasser vorkommen, sollten ersatzlos gestrichen werden.

Veraltete Formulierungen streichen und Potenziale erkennen

Aus unserer Praxis wissen wir, dass wenig ansprechende Stellenanzeigen oft erfolglos bleiben. Auch dies kann man künftig besser machen. Erfahrungsgemäß sollten folgende Formulierungen nicht bzw. nur mit weiteren Angaben verwenden werden:

• „familiäres Umfeld“,
• „faires Gehalt“/„leistungsgerechtes Gehalt“,
• „Homeoffice“/„mobiles Arbeiten“,
• „flexible Arbeitszeiten“.

Streichen Sie veraltete Plattitüden wie „familiäres Umfeld“ oder „faires Gehalt“. Bewerber erwarten so konkrete Stellenausschreibungen wie möglich. Gibt es ein Gehaltsband, dann nennen Sie dieses künftig in der Stellenausschreibung. Gleiches gilt für die konkreten Arbeitsbedingungen, die für die Erstellung des Arbeitsvertrags ohnehin benötigt werden.

Sollten Unternehmen mit „Homeoffice“ (= fest eingerichteter Telearbeitsplatz beim Bewerber zu Hause) werben, aber eigentlich „mobiles Arbeiten“ (= Laptop am Küchentisch) meinen, kann dies zu Enttäuschungen potenzieller Kandidaten führen. Gleiches gilt für das Werben mit „flexiblen Arbeitszeiten“, wenn es solche nicht zu 100 Prozent gibt, sondern das Unternehmen feste Kernarbeitszeiten hat.

Bislang sieht man folgende Aspekte in Stellenausschreibungen hingegen selten:

• Gehalt (schon in der Stellenausschreibung),
• Arbeitszeit,
• Arbeitszeitmodelle,
• Urlaub kaufen,

Diese Aspekte erwarten Bewerber im Übrigen auch in Arbeitsverträgen, daher könnten sie bereits in der Stellenausschreibung so klar und konkret wie möglich formuliert werden.

Dr. Michaela Felisiak, Rechtsanwältin, Eversheds Sutherland (Germany) Rechtsanwälte

Dr. Dominik Sorber, Rechtsanwalt, P+P Pöllath + Partners Rechtsanwälte und Steuerberater mbB