Experten antworten 3/2023
Nachträglicher Lohnsteuereinbehalt für Firmenwagen
Ein Arbeitnehmer hat im Dezember 2022 einen Firmenwagen erhalten. In der Entgeltabrechnung haben wir davon erst im April erfahren. Müssen/dürfen wir jetzt eine Rückrechnung durchführen?
Für die Monate Januar bis März 2023 müssen steuer- und sozialversicherungsrechtlich Rückrechnungen durchgeführt werden.
Für den Monat Dezember 2022 haben wir steuer- und sozialversicherungsrechtlich eine unterschiedliche Vorgehensweise.
Steuerrechtlich dürfen Sie im April keine Rückrechnung auf den Dezember vornehmen, da das alte Jahr steuerrechtlich abgeschlossen ist. Die Lohnsteuerbescheinigung für das Jahr 2022 musste bis spätestens 28.02.2023 übermittelt werden. Anschließende steuerliche Rückrechnungen für das Vorjahr sind danach nicht mehr zulässig. D. h. durch Rückrechnungen dürfen der Bruttolohn und die Steuern für das Vorjahr nicht mehr geändert werden.
Der Firmenwagen führt aber rückwirkend ab Dezember zu einer Änderung des Bruttolohns und der Steuern. Da im April keine Rückrechnung mehr auf den Dezember vorgenommen werden darf und somit die Lohnsteuer nicht nachträglich einbehalten werden kann, hat der Arbeitgeber nach § 41c Abs. 4 Einkommensteuergesetz (EStG) diese Fälle dem Betriebsstättenfinanzamt unverzüglich anzuzeigen (Brief an das Betriebsstättenfinanzamt). Die Korrektur der Lohnsteuer erfolgt dann in der persönlichen Einkommensteuererklärung des Arbeitnehmers. Die Mitteilung des Arbeitgebers an das Betriebsstättenfinanzamt befreit den Arbeitgeber von der Haftung (§ 42d Abs. 2 EStG). Der Arbeitgeber sollte den Arbeitnehmer darüber informieren, dass das Finanzamt die zu wenig erhobene Lohnsteuer bei ihm nachfordern wird.
Sozialversicherungsrechtlich würde im April eine Korrektur für den Dezember 2022 erfolgen. Die Sozialversicherungsbeiträge laufen in die Lohnsteuerbescheinigung des aktuellen Jahres.
Einmalzuzahlung Firmenwagen
Was könnte passieren, wenn wir eine zeitraumbezogene Einmalzuzahlung zu einem Firmenwagen nicht auf die vereinbarte Zeit verteilen, sondern den monatlichen geldwerten Vorteil so lange reduzieren, bis die Einmalzahlung aufgebraucht ist (Anwendung der „alten“ Regelung)?
Ein Problem könnte z. B. entstehen, wenn der Arbeitnehmer während des vereinbarten Zeitraums der Zuzahlung ausscheidet. In diesem Fall hätte der Arbeitnehmer in den ersten Monaten zu wenig versteuert (und verbeitragt), da der geldwerte Vorteil für den Firmenwagen auf null gesetzt wurde. Das könnte der Betriebsprüfer monieren und im Rahmen der Lohnsteuerprüfung Steuern nachfordern. In der Sozialversicherung würden ggf. nachträglich Beiträge erhoben.
Geringfügig entlohnte Beschäftigung und unvorhersehbares Überschreiten
Wir haben zum 01.11.2022 einen geringfügig Beschäftigten mit einem monatlichen Arbeitsentgelt von 480 Euro eingestellt. Aufgrund von einigen krankheitsbedingten Ausfällen musste dieser Arbeitnehmer im Januar und Februar 2023 unvorhersehbar Mehrarbeit leisten. Im Januar hat er 600 Euro und im Februar 680 Euro erhalten. Ist damit das zulässige zweimalige unvorhersehbare Überschreiten ausgeschöpft?
Die Regelung zum unvorhersehbaren Überschreiten hat sich seit dem 01.10.2022 verändert. Solange die Jahresentgeltgrenze von 6.240 Euro (= 12 × 520 Euro) in dem vom Arbeitgeber für die Ermittlung des regelmäßigen monatlichen Arbeitsentgelts gewählten Prognosezeitraum (12 Monate) nicht überschritten wird, sind Überschreitungen der Geringfügigkeitsgrenze in einzelnen Kalendermonaten generell unschädlich. Das würde nur dann nicht gelten, wenn die Beschäftigung erheblichen Schwankungen unterliegen würde und aufgrund dessen eine geringfügig entlohnte Beschäftigung ausgeschlossen wäre.
Ein darüber hinausgehendes unvorhersehbares Überschreiten der Geringfügigkeitsgrenze ist bis zum Doppelten der Geringfügigkeitsgrenze (1.040 Euro) in maximal zwei Kalendermonaten innerhalb eines Zeitjahres zulässig. Dabei wird vom letzten Tag des zu beurteilenden Beschäftigungsmonats 12 Monate zurückgerechnet.
Auf Ihren Fall übertragen, würde sich folgende Situation ergeben:
Zu Beginn der Beschäftigung gehen Sie in der Prognose von monatlich 480 Euro aus. Damit ergibt sich ein Jahreswert von 12 × 480 Euro = 5.760 Euro. Im Januar erhält der Arbeitnehmer 600 Euro. Damit ergibt sich in der Prognose ein Wert von 11 × 480 Euro plus 600 Euro = 5.880 Euro. Im Februar erhält der Arbeitnehmer nochmals unvorhersehbar ein höheres Entgelt in Höhe von 680 Euro. Die Prognose im Februar ergibt einen Jahresbetrag in Höhe von 10 × 480 Euro plus 600 Euro plus 680 Euro = 6.080 Euro. Damit ist die Jahresgrenze von 6.240 Euro noch nicht überschritten und damit ist das bisherige Überschreiten der monatlichen Geringfügigkeitsgrenze unschädlich. Erst wenn die 6.240 Euro überschritten werden, liegt ein unvorhersehbares Überschreiten vor. Wenn der Arbeitnehmer z. B. im Mai nochmals wegen Krankheitsvertretung ein Entgelt von 700 Euro bekommen würde, ergibt sich aufgrund der Prognose ein Jahresbetrag von 9 × 480 Euro plus 600 Euro plus 680 Euro plus 700 Euro = 6.300 Euro. Im Mai würde die Jahresgrenze von 6.240 Euro überschritten und damit das erstmalige unvorhersehbare Überschreiten vorliegen.
Anzeige nach §41c Abs. 4 EStG
Wir haben im März festgestellt, dass wir einigen Arbeitnehmern im November 2022 zu viel Lohnsteuer abgezogen haben. Ist der Arbeitgeber auch in diesem Fall zur unverzüglichen Anzeige beim Betriebsstättenfinanzamt verpflichtet?
Arbeitnehmer, die wegen Erhöhung der Jahresarbeitsentgeltgrenze krankenversicherungspflichtig werden, können sich von der eintretenden Versicherungspflicht befreien lassen (§ 8 Abs. 1 Sozialgesetzbuch (SGB) V). Die Befreiung wirkt tatbestandsbezogen auf das jeweilige Versicherungsverhältnis, das zur Befreiung geführt hat. Die Befreiung gilt für die derzeit aktuelle Beschäftigung, für die die Befreiung ausgesprochen wurde (Hinweisschreiben vom GKV-Spitzenverband vom 20.03.2019, Seite 22 unter Punkt 7.2). Für die Dauer der Beschäftigung bleibt in diesen Fällen die Versicherungsfreiheit bestehen, sodass bei einem späteren Wechsel in Teilzeit ein von der Versicherungspflicht befreiter Arbeitnehmer nicht krankenversicherungspflichtig würde. Der Befreiungsbescheid behält seine Gültigkeit bis zum Ende der Beschäftigung. Somit tritt zum 01.04.2023 in Ihrem Beispiel keine Versicherungspflicht ein.
Der Befreiungsbescheid verliert grundsätzlich seine Gültigkeit bei einem Arbeitgeberwechsel oder bei Arbeitslosigkeit. Die Befreiung würde allerdings fortgelten, wenn in unmittelbarem Anschluss an die vorherige Beschäftigung oder nach einer kurzfristigen Unterbrechung (Zeitraum von bis zu einem Monat, in dem kein anderer Versicherungspflichttatbestand vorliegt) eine neue Beschäftigung aufgenommen wird, die grundsätzlich nach § 5 Abs. 1 Nr. 1 SGB V versicherungspflichtig wäre.
Sabine Törppe-Scholand
Leiterin der alga-Akademie und
Mitglied des alga-Competence-Centers