Erfolgreiches Payroll-Management : Viertes Bürokratieentlastungsgesetz
Mit dem Gesetz zur Entlastung der Bürgerinnen und Bürger, der Wirtschaft sowie der Verwaltung von Bürokratie (viertes Bürokratieentlastungsgesetz bzw. BEG IV) sollen gleichzeitig in verschiedenen Bereichen Vorhaben zum Abbau von Bürokratie umgesetzt werden.
Das Gesetz enthält 62 Artikel mit Maßnahmen aus unterschiedlichsten Bereichen, angefangen bei Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege im Handels- und Steuerrecht über Maßnahmen im Arbeits- und Sozialrecht bis hin zu Maßnahmen im Umweltrecht. Damit wird eine deutliche Entlastung für alle Bereiche der Gesellschaft geschaffen.
Maßnahmen zur Bürokratieentlastung
Maßnahmen (Auszug) | Wirkungen |
|---|---|
Reduzieren der Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege | 8 Jahre (um 2 Jahre verkürzt) |
Einrichten einer digitalen Generalvollmacht für | Vollmachtsdatenbank mit Zugriff für Sozialversicherungsträger |
Abschaffen der Meldepflicht bei Übernachtungen im Hotel | Meldepflicht entfällt |
Herabstufen der Schriftformerfordernisse zur Textform | digitales Vertragsmanagement |
Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege
Der Referentenentwurf sieht eine Verkürzung der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege, Kontoauszüge, Lohn- und Gehaltslisten (§ 257 Abs. 4
Handelsgesetzbuch (HGB)-E, § 147 Abs. 3 Abgabenordnung (AO)-E) sowie für Rechnungen (§ 14b Abs. 1 Satz 1 Umsatzsteuergesetz (UstG)-E) von zehn auf acht Jahre vor. Mit 625 Millionen Euro ist das der größte Entlastungsfaktor. Die Unternehmen können die Belege daher früher vernichten und reduzieren somit ihre Aufbewahrungskosten, d. h. Raum- und Speicherkosten.
Digitale Generalvollmacht für Steuerberater
Mit einer Vollmachtsdatenbank für Steuerberater werden Vollmachten im Bereich der sozialen Sicherung eingeführt. Unternehmen müssen dadurch ihren Steuerberatern nicht mehr zahlreiche Vollmachten schriftlich für die jeweiligen Träger der sozialen Sicherung ausstellen. Eine Generalvollmacht, die in der Vollmachtsdatenbank elektronisch eingetragen ist und von allen Trägern der sozialen Sicherung abgerufen werden kann, genügt. Von dieser Rechtsänderung profitieren circa 1,9 Millionen der rund 3,2 Millionen Arbeitgeber in Deutschland, die ihre Entgeltabrechnung durch Steuerberater erledigen lassen.
Meldepflicht bei Übernachtungen
Die Hotelmeldepflicht wird abgeschafft und das lästige Ausfüllen von Meldescheinen für deutsche Staatsangehörige entfällt.
Schriftformerfordernisse zur Textform
Die Schriftformerfordernisse werden reduziert. Soweit möglich, sollen diese komplett abgeschafft werden, ansonsten werden sie auf die sogenannte Textform (z. B. E‑Mail, SMS oder allgemein eine Messanger-Nachricht) herabgestuft. Das entlastet nicht nur die Unternehmen, sondern zugleich die Bürgerinnen und Bürger und die Verwaltung. Dieses Gesetz hat Auswirkungen auf arbeitsrechtliche Regelungen und damit auch auf die Personalverwaltung. Folgende Erleichterungen sind geplant: Im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) will die Bundesregierung Schriftformerfordernisse vor allem im Vereins-, Schuld- und Mietrecht aufheben. Beispielsweise soll das Schriftformerfordernis für Mietverträge über Gewerberäume gestrichen werden. Auch im Wirtschaftsrecht sollen Erleichterungen geschaffen werden. Im GmbH-Recht soll zum Beispiel klargestellt werden, dass im Falle der Beschlussfassung der Gesellschafter außerhalb einer Versammlung eine Abgabe der Stimme in Textform genügt, wenn sämtliche Gesellschafter einverstanden sind.
Zudem sollen die Schriftformerfordernisse im Schuldverschreibungsgesetz sowie im Depotgesetz aufgehoben werden. Um den digitalen Rechtsverkehr zu fördern, soll im Allgemeinen Teil des BGB die elektronische Form oder – soweit geeignet – die Textform als Regelform ausgestaltet werden und an die Stelle der Schriftform treten. Die Schriftform soll umgekehrt nur noch als Ersatzform für die elektronische Form beibehalten werden. Dementsprechend sollen die allgemeinen Formvorschriften in den §§ 126 ff. BGB geändert werden. Soweit zivilrechtliche Schriftformerfordernisse fortgelten oder die Schriftform als Ersatzform gewählt wird, sollen digitale Technologien als Unterstützung und Brücken-Technologie eingesetzt werden können, soweit dies sachgerecht und angemessen ist. Künftig soll es möglich sein, zum Beispiel eine schriftliche Kündigung eines Mietverhältnisses mit einem Smartphone zu fotografieren und diese elektronische Kopie dem Erklärungsempfänger zu übersenden. Die besondere Beweisfunktion der Schriftform soll dadurch gewahrt werden, dass dem Erklärungsempfänger das Recht eingeräumt wird, die Übermittlung einer Originalurkunde nachträglich zu verlangen.
Besonderheiten des Arbeitsrechts im Blick
Unterrichtspflichten | Neuerungen |
|---|---|
Arbeitsbedingungen | elektronisch |
Arbeitnehmerüberlassung | elektronisch |
Arbeitszeitgesetz (ArbZG) | Intranet |
Arbeitszeugnisse | elektronisch |
Eltern(teil-)zeitantrag | E‑Mail |
Digitalisierung im Vertragsmanagement
Die Bundesregierung hat sich am 21.03.2024 darauf geeinigt, die Schriftform im Nachweisgesetz durch die Textform gem. § 126b BGB zu ersetzen. Arbeitsverträge können damit bald digital vereinbart werden, etwa durch eine E‑Mail. Eine eigenhändige Unterschrift auf Papier, wie es § 126 BGB fordert, ist dann nicht mehr nötig. Die Änderung soll nachträglich noch in den bereits am 13.03.2024 beschlossenen Regierungsentwurf für das BEG IV integriert werden.
Arbeitsbedingungen und Nachweispflichten
Der Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen nach dem Nachweisgesetz (NachwG) muss künftig nicht mehr schriftlich erfolgen, sondern kann elektronisch erbracht werden. Voraussetzung ist eine qualifizierte elektronische Signatur, § 126a BGB). Der Nachweis durch einfache E‑Mail bleibt dadurch weiterhin ausgeschlossen.
Im Nachweisgesetz soll dementsprechend eine Regelung geschaffen werden, wonach – wie bereits bisher bei schriftlichen Arbeitsverträgen – die Verpflichtung des Arbeitgebers, einen Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen zu erteilen, entfällt, wenn und soweit ein Arbeitsvertrag in einer die Schriftform ersetzenden gesetzlichen elektronischen Form geschlossen wurde. Entsprechendes soll für in elektronischer Form geschlossene Änderungsverträge bei Änderungen wesentlicher Vertragsbedingungen gelten. Ausgenommen werden sollen die Wirtschaftsbereiche und Wirtschaftszweige nach § 2a Absatz 1 Schwarzarbeitbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG). Konkret soll im Nachweisgesetz künftig der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen in Textform ermöglicht werden, sofern das Dokument für die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber einen Übermittlungs- und Empfangsnachweis erhält. Nur wenn Arbeitnehmer dies verlangten, müsse der Arbeitgeber ihnen einen schriftlichen Nachweis zur Verfügung stellen. Diese Möglichkeit soll es auch bei Arbeitnehmer-Überlassungsverträgen geben. Das Nachweisgesetz verpflichtet Arbeitgeber in § 2 Abs. 1 Satz 1 derzeit, die wesentlichen Bedingungen eines Arbeitsvertrags schriftlich niederzulegen. Es war erst zum 01.08.2022 geändert worden. Zwar betrifft das Formerfordernis theoretisch nicht die Arbeitsverträge selbst, sondern nur die im Nachweisgesetz gelisteten Bedingungen, doch werden die Nachweispflichten meist im Arbeitsvertrag erfüllt. Manche Unternehmen erfüllen die Nachweispflichten durch ein gesondertes Informationsschreiben, um Änderungen einfach und schnell zu bewerkstelligen. Die Gesetzesänderung war erfolgt, um die EU-Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen (2019/1152) umzusetzen. Die strenge Regelung wäre indes nicht notwendig gewesen, weil Art. 3 der Arbeitsbedingungenrichtlinie die elektronische Form ausdrücklich zulässt. Dem waren bis auf Deutschland auch alle anderen EU Mitgliedstaaten gefolgt. Zahlreiche Unternehmensverbände hatten sich seitdem gegen den deutschen Sonderweg positioniert und eine erneute Änderung gefordert.
Arbeitnehmerüberlassung und Befristung
Nach § 12 Absatz 1 Satz 1 Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) bedarf der Arbeitnehmerüberlassungsvertrag zwischen Zeitarbeitsunternehmen („Verleiher“) und dem Einsatzbetrieb („Entleiher“) der Schriftform. Der Vertrag ist von beiden Vertragsparteien also eigenhändig im Original zu unterzeichnen. Gekoppelt ist diese Vorschrift noch an eine weitere Norm, die besagt, dass der Vertrag zwischen Einsatzbetrieb und Zeitarbeitsunternehmen zwingend vor dem Einsatz einer Zeitarbeitskraft abgeschlossen werden muss. Ein Verstoß gegen diese sogenannte Kennzeichnungspflicht ist nach § 16 Abs. 1 Nr. 1c AÜG eine Ordnungswidrigkeit und kann mit einem Bußgeld von 30.000 Euro geahndet werden. Wiederholte Verstöße können den Bestand der Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung gefährden, die von der Bundesagentur für Arbeit erteilt wird und zwingende Voraussetzung dafür ist, legal in Deutschland als Zeitarbeitsunternehmen tätig zu werden (§ 1 Absatz 1 Satz 1 AÜG).
Aushang Arbeitszeitgesetz
Aktuell sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, u. a. das Arbeitszeitgesetz und die hiervon abweichenden Regelungen in Papierform im Betrieb auszuhängen. Die damit bezweckte Information der Arbeitnehmer soll künftig alternativ auch durch betriebsübliche Informations- und Kommunikationstechnologie (z. B. das Intranet) erfolgen dürfen.
Arbeitszeugnisse
Neben der bisherigen Schriftform soll hierfür künftig auch die elektronische Form zulässig sein. Die bestehende Regelung zur Erteilung von Arbeitszeugnissen (§ 630 BGB, § 109 Gewerbeordnung) soll zusätzlich für die gesetzliche elektronische Form geöffnet werden. Diese setzt eine qualifizierte elektronische Signatur voraus.
Eltern(teil-)zeitantrag
Elternzeitanträge und Elternteilzeitanträge sollen künftig auch in Textform, d. h. z. B. auch per E‑Mail wirksam gestellt werden können. Bislang ist hierfür die Schriftform vorgeschrieben, also ein eigenhändig unterzeichnetes Schreiben (§§ 15, 16 Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG)). Der Arbeitgeber darf Teilzeitbegehren künftig ebenfalls in Textform statt wie bislang in Schriftform ablehnen. Diese Formerleichterungen sollen allerdings erst ab dem 01.05.2025 und erst für ab dann geborene Kinder in Kraft treten. Die geplanten Änderungen gehen in die richtige Richtung und verschaffen Luft für Unternehmen, die sich konsequent für die Digitalisierung fit machen wollen.
Fazit
Das Bundesjustizministerium (BMJ) hat am 11.01.2024 einen Referentenentwurf für das vierte Bürokratieentlastungsgesetz veröffentlicht und damit die erste Phase des Gesetzgebungsverfahrens eingeleitet. Das BEG IV bewirkt eine jährliche Entlastung in Höhe von 944 Millionen Euro. Der Gesetzentwurf zum BEG IV wird voraussichtlich im Mai in den Bundestag eingebracht. Die Zustimmung des Bundesrates zum BEG IV ist notwendig. Das liegt unter anderem an der Verkürzung der Aufbewahrungsfrist von handels- und steuerrechtlichen Buchungsbelegen, welche Änderungen bei der Abgabenordnung (AO) und beim Umsatzsteuergesetz (UStG) erforderlich macht.