Advertorial : Projektbeschreibung AWO
Von der klassischen Personalverwaltung zur modernen, digitalen HR-Plattform – oder: Wie findet Personalarbeit in der Matrix statt?
In der Ausgabe der LOHN+GEHALT vom April 2019 hatten wir in einem ersten Vorbericht das Projekt des Bezirksverbands AWO Oberbayern angekündigt. Ein Projekt, bei dem das Unternehmen der freien Wohlfahrtspflege mit seinen 130 sozialen Einrichtungen und 3.600 Mitarbeitern den Weg von der klassischen Personalverwaltung zur modernen, digitalen HR-Plattform geht. Ein Projekt, das in mehreren Stufen neue Wege geht – und über diesen Weg wollen wir heute und in den nächsten Ausgaben berichten und das sich derzeit noch mitten in der Umsetzung befindet.
Wie alles begann
Der eigentliche Startschuss zu dem Projekt fiel bereits im Sommer 2016. Zu diesem Zeitpunkt hat sich die AWO Oberbayern erstmalig mit dem Thema Digitalisierung der Personalarbeit auseinandergesetzt. Und die Digitalisierung sollte mit dem Ende eines Prozesses beginnen – mit der Ablage. Bei 3.600 Mitarbeitern und 130 Einrichtungen ein Thema, das nicht zu unterschätzen ist. Denn bei einer solchen verstreuten Organisation konnte im Vorfeld nicht garantiert werden, dass alle Personalunterlagen wirklich an einem Ort in der Zentrale liegen, und den Führungskräften vor Ort muss es möglich sein, jederzeit auf die Unterlagen zuzugreifen, die sie benötigen – ohne dass Schattenakten geführt werden. Ziel war eine zentrale Ablage, die flexible Strukturen und Zugriffsmöglichkeiten bietet sowie den Usern einen schnellen Zugriff auf die entsprechenden Dokumente ermöglicht. Doch warum startete man ausgerechnet mit der Ablage und nicht sofort mit den Prozessen? Nun, im Rahmen eines Personalprozesses erfolgt in der Regel immer die Erstellung eines Dokuments – vom Arbeitsvertrag über die Versetzung bis hin zur Gehaltsänderung. Und da macht es wenig Sinn, wenn das Unternehmen den Prozess digital durchführt und am Ende ein digital erstelltes Dokument ausgedruckt und in einer Papierakte abgelegt wird. Das ist dann wirklich EDV zu Fuß. Daher gehen viele Unternehmen genau diesen Weg – erst die Digitalisierung der Ablage, dann die Digitalisierung der Prozesse.
Die Auswahl
Nachdem der Markt gründlich recherchiert wurde, ist die Wahl auf die EDIB-Akte der Firma BEGIS gefallen. Gründe dafür gab es mehrfach – das System ist einfach zu bedienen, sämtliche Aktenstrukturen können kundenindividuell angepasst werden und das Berechtigungssystem lässt keine Wünsche offen. Durch den modularen Aufbau können auch jederzeit einzelne Features dazugebucht werden, die das tägliche Arbeiten einfacher machen, und es besteht die Möglichkeit, mit weiteren Modulen die Personalarbeit auch prozessual zu unterstützen – von Workflows über die Dokumentenerstellung bis hin zu einem Zeugnisgenerator oder einer App zur Nutzung mit dem Smartphone oder Tablet. Dass das System auch noch eine enge Anbindung an das Payroll-Programm bietet, war dann noch ein weiterer Pluspunkt. Doch BEGIS konnte nicht nur ein stabiles System anbieten, sondern auch die komplette Digitalisierung der Papierakten durch das eigene Scanzentrum in Berlin übernehmen. Ein weiteres Kriterium war auch das fachliche Know-how, mit dem die Mitarbeiter von BEGIS auch bei verschiedenen Gremien im Haus überzeugen konnten. Und so war klar, dass 2017 das erste Pilotprojekt der Digitalisierung starten konnte.
Das Pilotprojekt
Anfang 2017 startete der erste Teil der digitalen Personalakte. Man hatte sich gemeinsam dazu entschieden, in einem ersten Schritt nur die Akten von ca. 250 Mitarbeitern einiger Einrichtungen zu digitalisieren und damit eine Pilotinstallation zu erstellen. Schließlich wollte man im Projekt sicherstellen, dass alles perfekt läuft und die Führungskräfte und Mitarbeiter langsam an das Thema Digitalisierung herangeführt werden. Schnell war das System eingerichtet, immer aber bereits mit dem Blick auf eine Ausweitung auf das ganze Unternehmen – denn zum Ende sollten alle 3.600 Akten im System sein und ca. 120 Führungskräfte darauf zugreifen können. Natürlich hatte die AWO Oberbayern in der Projektphase ein eigenes Testsystem jederzeit zur Verfügung und konnte darauf testen und die letzten Änderungen durchführen lassen. Bereits in dieser Testphase wurden auch schon einige Akten der AWO Oberbayern gescannt und im Testsystem hinterlegt, so dass an den eigenen Akten getestet werden konnte. Nach der Freigabe der EDIB-Akte holten Mitarbeiter von BEGIS die 250 Akten in München ab und bereits wenige Tage später waren sämtliche Dokumente in der digitalen Personalakte verfügbar und der Pilottest konnte produktiv starten.
Die Erweiterung
Nun arbeitete die AWO Oberbayern erst einmal in zwei Welten. Die „alte“ analoge Welt und die „neue“ digitale Welt – eine Parallelwelt wie in der Matrix. Man hatte sich ja bewusst zu diesem Schritt entschlossen, da mit Hilfe des Piloten Erfahrungswerte gesammelt werden sollten, bevor das ganze Unternehmen umgestellt wird. Schnell war aber klar, dass die Entscheidung für die EDIB-Akte die richtige war, und so begann Ende 2017 die Planung für die nächste Stufe. Die Anpassungen am System, die sich aus der Erfahrung der letzten Monate ergeben hatten, waren schnell umgesetzt. Denn durch die vernünftige Projektplanung für das Pilotprojekt und die langjährige Erfahrung von BEGIS waren nur ganz wenige Anpassungen nötig. Das System war bereits im Pilotbetrieb ideal für die Anforderungen der AWO Oberbayern. Im Hinblick auf die kommenden Akten und die Einbindung aller Mitarbeiter und Führungskräfte wurden weitere Automatismen eingerichtet. Künftig sollten zum Beispiel die Gehaltsabrechnungen automatisch ins System importiert werden, ohne dass noch ein Ausdruck erfolgt. Nachdem auch hier wieder die Änderungen getestet und freigegeben wurden, war innerhalb weniger Wochen das System bereit für die restlichen 3.200 Akten. Mit der Erfahrung der ersten 250 Akten konnte nun die Digitalisierung der restlichen Akten erfolgen. Diese wurde wieder durch das Scanzentrum von BEGIS erledigt, in dem jährlich mehr als sieben Millionen Personalbelege für Kunden digitalisiert und attribuiert werden, natürlich stets DSGVO-konform und durch langjährig erfahrene Mitarbeiter, die mit viel Professionalität Personalbelege jederzeit erkennen und richtig zuordnen können. So konnte nun bis Herbst 2018 das erste Projekt „Digitale Personalakte“ abgeschlossen werden. Sämtliche Akten der 3.600 Mitarbeiter der AWO Oberbayern sind digitalisiert und die detaillierten Berechtigungen sind eingerichtet. Somit können nun neben den Mitarbeitern der Personalabteilung auch jederzeit die entsprechenden Führungskräfte auf das System zugreifen, wobei jede Führungskraft genau die Daten im Zugriff hat, die sie benötigt. Und wenn ein Mitarbeiter seine eigene Akte einsehen will oder der Steuerprüfer Dokumente benötigt, kann der Zugriff mit wenigen Mausklicks von der Personalabteilung freigegeben werden. Somit war der erste Teil ein großer Erfolg und die AWO Oberbayern ist bereit für weitere Fortsetzungen; das Drehbuch dafür ist geschrieben und die Produktion läuft bereits. Doch dazu in den Fortsetzungen …
To be continued …