Mehr Zeit für Bedürfnisse: „Die Rolle von HR verändert sich“
Corina Mews, Personalreferentin der OPTIMAL SYSTEMS GmbH, erklärt im Interview, wie die digitale Personalakte neue Freiräume schafft.
Welche Auswirkungen hat die digitale Personalakte auf die Arbeit der Personalabteilung?
Corinna Mews: Bislang waren die Personalabteilungen eher administrativ geprägt. Wenn es um Urlaubsanträge ging, stand immer ein aufwändiges Prüf- und Genehmigungsprozedere an, das Zeit und Energie kostet – und nicht zuletzt auch Papier. Da reichen dann die Mitarbeiter ihren Antrag in zweifacher Ausfertigung ein, der anschließend abgetippt wird.
Das ist umständlich und fehleranfällig. Eingehende Nachrichten, schriftliche Beurteilungen, Nachweise über Beförderungen und mitarbeiterspezifische Korrespondenz – all das musste vorher umständlich abgeheftet werden oder lag in unterschiedlichen Formaten vor, was zusätzlich für Medienbrüche gesorgt hat. Vieles ist in einer analogen Personalführung auch doppelt vorhanden. Was da an wertvoller Zeit verloren geht, kann man sich gar nicht ausrechnen. Die Personalabteilung hat buchstäblich nur verwaltet. Das ist inzwischen anders: Heute muss HR die digitale Transformation im Unternehmen vorantreiben. Das Aufgabenspektrum hat sich dadurch entscheidend verändert.
Was ändert sich durch die digitale Transformation im HR-Bereich?
Mews: Mit der digitalen Personalakte liegen alle Informationen über unsere Mitarbeiter an einem Ort und nicht mehr verteilt an verschiedenen Stellen. So können wir jederzeit auf die gewünschten Dokumente zugreifen, egal wann und wo. Der komfortable Datenaustausch durch flexible HR-Systemschnittstellen erleichtert die Workflows, also Urlaubsfreigaben oder das Bewerbermanagement, inklusive Posteingang und -ausgang. Unsere Arbeit wird effizienter, schneller und ressourcensparender.
Und das hat direkten Einfluss auf Ihre Funktion innerhalb des Unternehmens?
Mews: Wir in der Personalabteilung haben mehr Zeit, uns um das zu kümmern, was wirklich wichtig ist: um die Mitarbeiter. Wir sind viel näher dran an ihren Bedürfnissen und können uns so mit all den anderen Dingen beschäftigen, die unsere Mitarbeiter brauchen. Dazu gehören auch individuelle Weiterbildungen oder die interne Kommunikation. Durch Checklisten für Wiedervorlagen können wir Onboarding- und Offboarding-Gespräche viel effizienter und detaillierter vorbereiten und durchführen. Das hilft bei der Einarbeitung oder Jobübergabe. Aber auch die Unterstützung des Managements steht viel mehr im Fokus. Wir können so eine agile Arbeitsorganisation bei der Unternehmensentwicklung einbringen und haben mehr Zeit für strategische Entscheidungen.
Wenn so viele Informationen gespeichert werden, stellt sich da nicht auch die Frage nach dem Datenschutz?
Mews: Ein konfigurierbares Rollen- und Rechtesystem ermöglicht kontrollierten Zugriff auf alle sensiblen Informationen. Damit haben beispielsweise nur der Personalchef und der betreffende Mitarbeiter Zugriff auf die Inhalte, die in der Personalakte gespeichert sind. Aber Datenschutz fängt natürlich schon viel früher an: In der Bewerbungsphase werden die Daten der Bewerber in einem Personalschrank erfasst und verwaltet. Kommt ein Bewerber infrage, kann ein Workflow gestartet werden, der die Einstellung des Bewerbers vom ersten Vorstellungsgespräch bis zum Arbeitsvertrag unterstützt. Und wenn der Bewerber nicht für den Job infrage kommt, können wir all diese Daten mit einem Knopfdruck löschen. Das wird übrigens auch so vom Gesetzgeber verlangt.
Worin liegt für Sie der wesentliche Vorteil der täglichen Arbeit mit digitalen Personalakten?
Mews: Die Zeitersparnis – besonders, wenn ich wissen will, wo ein Mitarbeiter gerade ist. Da ist dann bei der Frage „Was macht eigentlich Herr Schmidt?“ die Antwort nur noch einen Knopfdruck entfernt. Und wir sehen, ob er im Urlaub ist oder Überstunden abbaut oder ein Sabbatical macht. Oder einfach krank ist.
Frau Mews, wir danken Ihnen für das Gespräch.