Advertorial : „WIR HABEN VOLLES VERTRAUEN!“
Das Diakonische Werk in Württemberg führte die KIDICAP.Personalakte ein
Viele Personalabteilungen führen Ihre Personalakten noch immer auf Papier und nehmen dafür hohe Kosten und einen enormen Zeit- und Platzbedarf in Kauf. Dabei gibt es innovative digitale Lösungen wie die KIDICAP.Personalakte, welche den HR-Managern im Unternehmen das Leben deutlich einfacher machen – und auch den Führungskräften neue Möglichkeiten bieten. Das Diakonische Werk der evangelischen Kirche in Württemberg e. V. ist diesen Weg als Personaldienstleister gemeinsam mit dem Kirchlichen Rechenzentrum Südwestdeutschland und dem Softwarehersteller GIP GmbH gegangen und hat die digitale Personalakte eingeführt. Wir sprachen mit Sascha Busch, Leiter Personalservice und IT, über dieses Projekt und die Vorzüge der Personalarbeit mit einer modernen Webanwendung. Herr Busch, Sie haben die KIDICAP.Personalakte eingeführt. Welche Lösung hatten Sie vor dieser Einführung?
Wir hatten zuvor eine reine Papierlösung, was bei insgesamt 40.000 abgerechneten Personalfällen eine echte Herausforderung bedeutete, zumal diese auf 380 Kunden (verteilt auf Mitglieder von 10 bis 8.000 Mitarbeitenden) verteilt waren. Der Aufwand war enorm, allein schon mit Blick auf den Platzbedarf und die langen Suchzeiten nach einzelnen Dokumenten. Hinzu kam ein immenser Papierverbrauch.
Aus welchen Gründen haben Sie sich für die Einführung einer elektronischen Akte entschieden?
Wir wollten auch in der Personalabteilung endlich den Weg in die digitale Transformation gehen und von den vielen Vorteilen smarter digitaler Lösungen profitieren. Unser Ziel war eine Prozessoptimierung und eine Prozessvereinheitlichung im Personalbereich. Konkret ging es natürlich auch darum, die riesigen Papierarchive aufzulösen und die entsprechenden Papierberge Stück um Stück abzubauen. Allein der Gewinn an Räumlichkeiten ist schon sagenhaft.
Wo sind aus Ihrer Sicht die entscheidenden Vorteile einer elektronischen Akte gegenüber der traditionellen Papierakte?
Die Kernargumente heißen eindeutig Ersparnis an Zeit, Geld, Raum und dem Rohstoff Papier. Jedes Dokument wird nun in Bruchteilen von Sekunden gefunden und die Mitarbeitenden sowie die Führungskräfte können von überall aus darauf zugreifen. Es ist kein aufwendiger Besuch des Archivs inklusiver zeitraubender Suche mehr nötig. Unser HR-Management hat nun mehr Kapazitäten für strategische Dinge, die Administration der Akten ist zu einem Kinderspiel geworden. Wir sind effizienter geworden. Mobiles Arbeiten mit der KIDICAP.Personalakte
Außerdem wird die zunehmend komplexe Entgeltabrechnung durch die Digitalisierung der Personalakten beherrschbarer, riskante und zeitaufwendige Medienbrüche gibt es nicht mehr und relevante Informationen aus den Akten können direkt der Entgeltabrechnung zugeliefert werden. Die HR-Prozesse werden mit dem Einsatz digitaler Lösungen „IKS-fähig“ und können eine Zertifizierung nach IDW PS 951 Typ 2 unterstützen. Ein weiteres Argument ist die Attraktivität der Arbeitsplätze. Diese werden durch digitale Lösungen natürlich erhöht, weil Dinge wie mobiles Arbeiten möglich sind.
Die Einführung einer elektronischen Personalakte ist keine triviale Sache, viele Prozesse müssen umgestellt werden, es muss geschult werden, Schnittstellen und Berechtigungssysteme müssen definiert werden und so weiter. Wie ist das Projekt gelaufen – und wie war und ist die Zusammenarbeit mit dem Softwareanbieter?
In der Tat muss alles gründlich durchdacht werden, um ein solch umfangreiches Vorhaben korrekt umsetzen zu können. Deshalb haben wir das Projekt intern in vier Teilprojekte gegliedert, um es gewissermaßen greifbarer zu machen. Die Aufteilung erfolgte in die Bereiche Scannen, Technik, Prozess sowie Roll Out, also Schulungen und Vertrieb. Die Unterstützung durch die GIP war dabei mehr als hilfreich, während des gesamten Projekts standen uns adäquate Ansprechpartner mit hohem fachlichen Know-how und dem nötigen Fingerspitzengefühl zur Verfügung, die bei allen anstehenden Problemen geholfen haben. Ebenfalls wertvoll waren die hohe Transparenz im Verfahren und die enge Einbindung in die Ausprägung der einzelnen Lösungen. Die GIP hat nicht nur ein sehr gutes Produkt, sondern auch exzellente Mitarbeiter – davon haben wir immer wieder profitiert.
Hat die Entscheidung für eine elektronische Personalakte in Ihrer Personalabteilung oder bei der Arbeitnehmervertretung zu Ängsten oder Bedenken geführt und wie sind Sie damit umgegangen?
Innerhalb der eigenen Service-Organisation waren kaum Bedenken zu spüren, da Motivation intrinsisch geschaffen werden konnte, erreicht durch maximale Beteiligung über alle Hierarchieebenen hinweg. So war das Projektteam in der Lage, die Entscheidungen genau dort zu treffen, wo sie getroffen werden konnten – also da, wo das jeweilige Know-how vorhanden ist. Bei den Kunden und angeschlossenen Mitgliedseinrichtungen sieht das teilweise anders aus, wobei dies auf verschiedene Gründe zurückzuführen ist, beispielsweise auf Personalveränderungen oder andere bereits begonnene digitale Projekte.
In Deutschland haben immer noch viele Unternehmen keine digitale Personalakte, obwohl die Vorteile offensichtlich sind. Woran kann das Ihrer Einschätzung nach liegen?
Meiner Beobachtung nach ist der Wunsch nach einer Digitalisierung der Personalakten in beinahe jeder Personalabteilung deutscher Unternehmen vorhanden, doch große Veränderungen benötigen schlichtweg Zeit – und jeder Betrieb hat hier seine eigene Kultur und somit auch sein eigenes Tempo. Zudem bedeutet die Einführung einer digitalen Personalakte nicht nur eine technische Veränderung, sondern auch eine enorme Prozessentwicklung durch die neuen digitalen Möglichkeiten – die Kultur eines Unternehmens muss sich an dieser Stelle mitentwickeln.
Abschließend eine Frage zum Produkt: Warum fiel Ihre Wahl auf die Personalakte von KIDICAP?
Ein maßgeblicher Entscheidungsgrund ist die gute Zusammenarbeit mit der GIP und das Vertrauen in das Kernprodukt. Das automatisierte Zusammenspiel mit dem gesamten Fachverfahren und im Besonderen den von uns intensiv genutzten Dokumentenvorlagen macht das DWW unabhängig von externen Schnittstellen und sorgt für einen fehlerfreien Datenfluss. Unser internes Kontrollsystem legt hohen Wert auf Revisionssicherheit. KIDICAP versioniert und archiviert alle Dokumente im PDF/A-Format direkt in der Datenbank. Besonders überzeugt hat uns die einfach auf den Personaler abgestimmte Bedienung und die Möglichkeit, den Dokumenten im Workflow Annotationen und Maskierungen mitgeben zu können, ohne das Dokument selbst zu verändern. Und wir können für jeden unserer 380 Kunden die Aktenstruktur anpassen.
Herr Busch, ich danke Ihnen für dieses Gespräch.