HR-Prozesse : Die Zukunft ist „smart digital“
Die Fachwelt redet regelmäßig der Optimierung von HR-Prozessen das Wort, gern im Zusammenhang mit den Begriffen Effizienz und Integration. Wie gestalten sich diese Abläufe heutzutage – und welches Verbesserungspotenzial gibt es tatsächlich?
HR-Prozesse laufen insbesondere in größeren Organisationen über verschiedene Ebenen, sind also stark dezentralisiert. Die Prozesse beginnen in der Regel bei den Mitarbeiter:innen und deren Arbeitgeber und gehen dann über verschiedene Verwaltungs- und Organisationsebenen bis zur zentralen Ebene, in der auch die Bezügestelle angesiedelt ist.
Viel Zeit und Mühe
In der zentralen Ebene wird eine Payroll-Software eingesetzt, in den Verwaltungsebenen eine Personalsoftware und beim Arbeitgeber selbst arbeiten meist einzelne und oftmals nicht integrierte Tools, etwa für die Reisekostenabwicklung oder den Mitarbeiter-Self-Service. Oberhalb der Payroll- und HR-Anwender gibt es folglich häufig ein Sammelsurium an Kommunikationsformen für Bewegungsdaten, welche für die unterschiedlichsten Aufgaben eingesetzt werden – und über aufwendige Schnittstellen mit der zentralen Software für die Entgeltabrechnung und Personalverwaltung verbunden werden müssen.
Diese Bewegungsdaten werden auch heutzutage oft noch via E-Mail, Telefon oder auch Papier übermittelt. Beantragt eine Beschäftigte zum Beispiel eine reduzierte Arbeitszeit, so wird dieser wichtige und entgeltrelevante Vorgang in vielen Unternehmen noch immer mit Papier über verschiedene Ebenen bis zur Bezügestelle geleitet. Im Laufe dieses Prozesses kommt es gezwungenermaßen zu fehleranfälligen und zeitaufwendigen Medienbrüchen. Dazu gesellen sich wiederholt längere Ablagezeiten, wenn ein Papier zum nächsten Beteiligten wie z. B. der Führungskraft oder einem Sachbearbeiter geschickt wurde und dort erst einmal im Eingangspostkorb lagert. Ein weiterer Nachteil ist die fehlende Übersichtlichkeit – die am Prozess Beteiligten wissen oftmals nicht, wo der Prozess sich befindet und wer bisher daran gearbeitet hat. All dies sorgt für Fehler, es kostet viel Zeit und Mühe.
Die Zukunft ist „smart digital“
All diese aufwendigen Prozesse müssen nicht sein. Sie können auf transparente Weise digital abgebildet und weitgehend standardisiert werden. Das Ergebnis ist ein integrierter und rollentransparenter Prozess, der mit hohem Tempo und ohne jeden Medienbruch arbeitet und dessen Verlauf und Status jederzeit einsehbar sind. Auf diesem Weg sind für die Unternehmen der öffentlichen Hand moderne Software-Angebote notwendig, welche in puncto Anwendungserlebnis, Standardisierung und Integration höchsten Ansprüchen genügen und die im Lichte der rasanten technischen Fortschritte permanent weiterentwickelt werden.
Gute Lösungen müssen alle Ebenen einer Organisation adressieren, das Ziel sollte stets ein integrierter und medienbruchfreier Gesamtprozess von der ersten bis zur letzten Ebene sein. Auf diese Weise werden große Teile der operativen Arbeit abgedeckt, zeit- und kostenintensive Fehler werden vermieden und es wird überhaupt viel Aufwand gespart.
„Das ist Gold wert!“
Wir sprachen mit Oliver Sohlenkamp, Leiter Customer Experience bei der GIP GmbH, über den vorgezeichneten Weg in eine digitale Zukunft des Personalwesens – und über die wachsende Bedeutung smarter digitaler Lösungen.
Herr Sohlenkamp, wo stehen die Organisationen des öffentlichen und sozialen Dienstes auf ihrem Weg in die digitale Welt?
Wir beobachten, dass die Pandemie neben allen entsetzlichen Auswirkungen auf die Menschen und die Gesellschaft mit Blick auf das Thema Digitalisierung einen Bewusstseinswandel eingeläutet hat. Getrieben durch die Notwendigkeit der Remote-Arbeit und durch die Erkenntnis, dass diese in geeigneter Kombination mit Präsenz im Büro die Arbeitseffizienz deutlich steigert, beschäftigen sich nahezu alle Organisationen mittlerweile mit dezentral nutzbaren digitalen Lösungen. Wir gehen daher fest davon aus, dass in den nächsten Jahren auch und gerade in den Einrichtungen des öffentlichen Dienstes durchgehend digitale Prozesse die Regel sein werden. Mit der Digitalisierung wird es eine enorme Prozessbeschleunigung geben, dazu eine erhöhte Prozesssicherheit und eine deutliche Entlastung für die Mitarbeiter: innen im HR-Bereich und auch für Führungskräfte. Integrierte, digitale und standardisierte HR-Prozesse bedeuten einen riesigen Effizienzgewinn für jede Einrichtung – was in Zeiten wachsenden Fachkräftemangels Gold wert ist.
Welche Ziele verfolgt Ihr Unternehmen mit Blick auf die digitale Zukunft für HR?
Es geht um das Anwendererlebnis und die durchgehende Prozessorientierung über alle Ebenen hinweg, das ist unser Ziel. Wir sind bekannt für die tiefe Durchdringung der fachlichen Anforderungen der Personalarbeit im öffentlichen Bereich und für das Angebot etablierter Standards, die bei Bedarf individuell ausgeprägt werden. Dieses Prinzip weiten wir gerade für die klassischen HR-Prozesse rollenübergreifend über alle Ebenen aus. Wir als Softwarehersteller sind Vorreiter und auch Garant für ein stets modernes und smartes digitales Angebot und dessen Ausbau. Apropos smart: Es ist wichtig, dass digitale Lösungen gut aussehen und sich gut anfühlen, smart eben. Man sollte sie mit Freude anwenden wollen – und sie müssen einfach und intuitiv bedienbar sein. Daran arbeitet die gesamte Anbieterszene, den genau hier liegt die Zukunft.
„Smarte Funktionen haben viele Anbieter. Aber transparente, smarte Prozesse über alle beteiligten Rollen und Ebenen hinweg sind die echten Effizienztreiber für große, dezentral organisierte öffentliche Einrichtungen.“
Wie sieht diese Zukunft den konkret aus?
Entscheidend sind die Transparenz des Prozesses und die intuitive Bedienbarkeit. Alle Anwender:innen sollten jederzeit sehen, welchen Stand ihre Prozesse haben und welche Aufgaben aktuell anstehen. Die Arbeit selbst wird dann über kleine, greifbare Dialoge erledigt, die im Kontext des Prozesses stehen. Die Dialoge sollten alle für den Prozess notwendigen Informationen enthalten, aber auch keine darüber hinausgehenden. Genau diese Art an Lösung ist auch unsere Philosophie – und wir arbeiten konsequent daran.
Können Sie diese Abläufe anhand eines konkreten Beispiels erklären?
Nehmen wir als Beispiel die Änderung des Beschäftigungsumfangs einer Mitarbeiterin. Sie startet den Prozess über ihr Dashboard, hat dann im folgenden Eingabedialog einige wenige Felder auszufüllen und klickt auf „Weiterleiten“. Der Workflow ist so eingestellt, dass die Mitarbeiterin genau versteht, was sie tun muss. Nach ihrer Beantragung geht der standardisierte Prozess weiter, zunächst zur Führungskraft, die den Eingang des Antrags auf ihrem eigenen Dashboard sieht und diesen nun prüfen und dann genehmigen oder rückfragen muss. Auch sie erledigt diese Aufgaben mit ein paar kleinen Dialogen im Kontext des Gesamtprozesses. Nach der Weiterleitung durchläuft der Workflow die verschiedenen Rollen und Ebenen: über die Personalstelle, die Organisationsabteilung, die Mitbestimmung bis zur Bezügestelle und zurück. Die Beteiligten erfüllen ihre Schritte und so läuft der integrierte und standardisierte Gesamtprozess weiter – jederzeit transparent und für jeden Beteiligten einsehbar. Und er läuft ohne unnötige Verzögerungen digital ab. Genau so muss es sein!
Welche Rolle spielen mobile Endgeräte in diesem Zusammenhang?
Gerade mit Blick auf die Mitarbeiter: innen und Führungskräfte ist die responsive Umsetzung eine bedeutsame Sache. Smarte Dialoge sind auf dem Smartphone auch smart zu bearbeiten (lacht). Das ist die Zukunft.
Oliver Sohlenkamp
Leiter Customer Experience bei der GIP GmbH