Stark – Flexibel – Individuell : Human Resources – Die Zugmaschine für Ihren Erfolg

Gute Personaler/-innen sind Mangelware, und fast jedes Unternehmen ist auf der Suche nach HR-Spezialisten. Erschwerend kommt hinzu, dass sich nach Meinung führender Wirtschaftsfachleute der Fachkräftemangel in jedem Bereich eher noch verschlechtern denn verbessern wird. Gerade die größeren Unternehmen haben diese Problematik und ihre Auswirkungen erkannt und handeln; aber immer unter der Prämisse, dass nur eine gemeinsame Ausrichtung der HR-Ziele und der Unternehmensziele den Erfolg für alle Beteiligten sicherstellt. Danach beginnt die Suche nach einem passenden HR-Lösungspartner und dessen Auswahl.

Welche Anbieter kommen in Frage? Welcher Anbieter hat eine praxiserprobte und bezahlbare Lösung im Angebot?

Meiner Meinung nach gibt es nur wenige professionelle Anbieter, die aufgrund ihrer Erfahrung und der jahrelangen Beobachtung des Marktes diese Entwicklung frühzeitig erkannt und ihre Strategie und ihr Leistungsportfolio darauf ausgerichtet haben.

Sie haben sich die Frage gestellt, welche zusätzlichen bzw. neuen Aufgaben auf die Personalabteilungen zukommen werden. Und sie haben erkannt, dass nur ausgereifte Prozesslösungen den vorhandenen HR-Mitarbeitenden überhaupt den nötigen Freiraum verschaffen können, ihre zukünftigen HR-Aufgaben zielgerichtet und effizient abzuwickeln.

Einer der wichtigsten Punkte innerhalb des Unternehmens ist die Erkenntnis, dass es sich um eine komplette Neuausrichtung des gesamten HR-Bereichs handelt und nicht nur um den Kauf einer neuen Software. Aus diesem Grund ist es empfehlenswert, sich die Unterstützung eines versierten HR-Partners zu sichern. Schauen Sie nicht nach bunten Werbeprospekten, sondern sehen Sie sich Anwenderberichte und Fachartikel zu diesem Themenkomplex in Fachzeitschriften an. Fordern Sie die von Ihnen ausgewählten Anbieter auf, Ihnen Praxisberichte und Ablaufbeschreibungen zukommen zu lassen.

Als nächsten Schritt empfehlen wir unseren Interessenten, eine einfache IST-Analyse zur internen Vorbereitung im HR-Bereich vorzunehmen.

Hier gilt es festzuhalten, welche Software welche Aufgabe übernimmt, wie diese Programme miteinander verbunden sind und welche manuellen Eingriffe im täglichen Arbeitsumfeld anfallen.

Anschließend halten Sie fest, welche Personalressourcen mit welchen Qualifikationen zur Verfügung stehen und welche Aufgabenbereiche diese Mitarbeitenden heute abdecken. Danach überprüfen Sie, über welche Schnittstellen Daten zwischen den Programmen ausgetauscht werden. Ein Negativbeispiel hierfür ist, dass ein neuer Mitarbeitender sowohl in der Entgeltabrechnung als auch in der Zeitwirtschaft manuell angelegt werden muss und somit unnötige Mehrarbeit verursacht.

Diese Erstanalyse gibt Ihnen schon einmal einen ersten Überblick, wie und ob die vorhandenen Programme miteinander im Verbund arbeiten und welche manuellen Arbeiten noch erforderlich sind. Diese Erkenntnisse sind auch für den zukünftigen Partner eine wichtige Grundlage, um sich einen ersten Überblick zu verschaffen. Aufgrund seiner Erfahrung und seiner Produktkenntnisse, auch über Wettbewerbsprodukte, kann er erste Rückschlüsse ziehen und sein Lösungsportfolio bzw. seine Prozessvorschläge besser auf Ihren Bedarf ausrichten.

In späteren Präsentationen können Sie sich, basierend auf diesen Informationen, auch persönlich ein besseres Bild machen, ob der Anbieter nur seine Software verkaufen will oder ob er bereits einen ersten Vorschlag für eine integrierte Prozesslösung auf Ihren Bedarf hin vorstellt. Ebenfalls erkennen Sie das Know-how Ihres zukünftigen Partners und seine Bereitschaft, auf vorhandene und im Praxiseinsatz bewährte Prozesslösungen zurückzugreifen.

Für Ihr Umstellungsprojekt bedeutet dies, neben einer kürzeren Einführungsphase und einer höheren Erfolgsquote, natürlich auch geringere Einführungskosten.

Aber es geht nicht nur um die Optimierung der vorhandenen Arbeitsabläufe. Es geht darum, wie Sie Ihr Unternehmen im Markt und im „War for Talents“ platzieren können. Um dies zu verdeutlichen, nehmen wir den Recruitment-Bereich.

Auf der Homepage werden zwar neue Stellen aufgeführt, aber spätestens, wenn Bewerbende aufgefordert werden, die Bewerbung per E-Mail zuzustellen, wird jedem Außenstehenden, von Bewerbenden bis zu Geschäftspartnern, deutlich, wie der Stand der Digitalisierung in Ihrem Unternehmen ist. Gerade für jüngere Fachkräfte ein „No-Go“.

Aber auch innerhalb des Unternehmens werden Sie schnell feststellen, dass es sinnvoll sein kann, bestimmte Prozesse wie z. B. die Entgeltabrechnung, auf der jahrelang das Hauptaugenmerk der Personaler/-innen lag, an einen Dienstleister auszulagern. Ohne Frage ist die Entgeltabrechnung ein wichtiger Bereich, der aber keinerlei strategische Bedeutung innerhalb der Wertschöpfungskette hat.

Das Wissen und die Kompetenz der HR-Mitarbeitenden wird an anderer Stelle, nämlich bei der wertschöpfenden Personalarbeit wie Mitarbeiterbindung, Personalentwicklung, Weiterbildung oder Rekrutierung, dringend benötigt. Daher auch zu Anfang die Frage, worin die Schwerpunkte des vorhandenen Personals liegen und ob Sie bereit sind, sich den neuen Herausforderungen und Aufgaben zu stellen.

Doch bleiben wir noch bei den vorhandenen Programmen. Bei vielen Unternehmen gibt es neben der Lohnabrechnung eine klassische Personalzeitwirtschaft (PZW).

Hier gilt es, den Integrationsgrad zu klären. Welche Schnittstellen zwischen den Programmen gibt es, welche Daten müssen mehrfach gepflegt werden, wann und wie zeitnah werden die Daten ausgetauscht usw. Gerade mit Blick auf die neue eAU (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) ist der Integrationsgrad hier von hoher Bedeutung. Denn der Abruf erfolgt über das Entgeltsystem und die „Krankmeldungen“ sollten schnellstmöglich an die Zeitwirtschaft übergeben werden.

Denn ohne diese Informationen kann keine vernünftige Mitarbeiterplanung bzw. Personaleinsatzplanung erfolgen. Gerade mit den Möglichkeiten moderner Programme können diese Informationen zeitnah zur Verfügung stehen.

Besonders die jüngere Generation ist es gewohnt, digital zu agieren. Dies beginnt z. B. mit einem Self-Service-Portal für die Mitarbeitenden. Hierüber erfolgt neben der Kommunikation mit der HR-Abteilung ein gesicherter Austausch von Daten. Über dieses Portal werden, vom Urlaubsantrag über die Mitteilung zum Umzug oder der neuen Bankverbindung, die notwendigen Informationen ausgetauscht. Als Standardfunktion wird mittlerweile die Möglichkeit gesehen, die Lohnabrechnung oder auch die Arbeitszeitprotokolle aus der PZW auf Knopfdruck herunterzuladen.

Wie bereits oben erwähnt, rückt auch das Recruitment immer mehr in den Fokus der strategischen Personalarbeit. Denn ohne qualifizierte Fachkräfte für die Umsetzung sind die innovativsten Ideen Ihres Unternehmens nutzlos.