Strategien für eine erfolgreiche Umsetzung : Personalwesen in Zeiten des Umbruchs

Ein Bündel von Aufgaben und Anforderungen, die einer strategischen Vorbereitung und Planung bedürfen.

Wie sieht der Ablauf aus?

In Step 1 erstellen Sie im Unternehmen eine Aufstellung, welche Softwarepakete im HR-Bereich vorhanden sind und wie diese miteinander kommunizieren. Aus vielen Umstellungsprojekten haben wir die Erfahrung gesammelt, dass hier aufgrund von „Insellösungen“ häufig wertvolle Arbeitszeit verloren geht. Der Hintergrund sind fehlende oder nicht ausgereifte Schnittstellen. Um den benötigten Datenaustausch trotzdem zu erreichen, erfolgt die Kommunikation z. B. zwischen der Zeitwirtschaft und der Entgeltsoftware sehr häufig über CSV-Dateien oder über die manuelle Dateneingabe. Das kostet viel Zeit; Zeit, die Sie woanders dringend benötigen und viel effektiver einsetzen können.

Im nächsten Step definieren Sie detailliert das Ziel, das es mit der Neuausrichtung zu erreichen gilt. Zusätzlich hilft eine genaue Zieldefinition Ihnen und dem HR-Partner bei der eigenen Ausrichtung und dient mit gesetzten Milestones zusätzlich der Projektüberwachung bzw. der Projektkontrolle. Nicht zu vergessen sind die involvierten Mitarbeiter. Neben den Mitarbeitern der HR-Abteilung ist es auch für die Führungskräfte oder die Geschäftsführung selbst von unschätzbarem Wert, alle Beteiligten früh mit einzubeziehen. Wenn Sie deren Erfahrung und Anforderungen von Beginn an berücksichtigen, werden sie später gern als „Botschafter“ für die neue Lösung im Unternehmen tätig werden.

Wenn die Ist-Aufnahme durchgeführt wurde, haben Sie die erste Hürde erfolgreich gemeistert und beginnen mit Step 3: der Suche nach einem zukünftigen HR-Strategiepartner.

Und hier, ich muss es leider immer wieder wiederholen, beginnt eine der schwierigsten Aufgaben. Leider ist die Anzahl der leeren Versprechungen, der „Alles kein Problem“-Aussagen und der marktschreierischen Darstellungen auch im HR-Umfeld extrem gestiegen. Sie benötigen aber keine bunten Bilder etc., sondern erfahrene HR-Partner, die ein ausgereiftes Prozessverständnis mitbringen und in vielen nachprüfbaren Projekten gezeigt haben, was sie zu einem vernünftigen Preis leisten können. Schauen Sie in Fachzeitschriften nach, recherchieren Sie im Internet und lesen Sie Anwenderberichte. Bereits auf den Anbieterseiten erkennen Sie schnell, wie detailliert der Anbieter seine Lösung vorstellt, welche Kunden er bedient und wie strukturiert er seine Lösung darstellt. Der Fokus liegt klar auf einer gesamtheitlichen Lösung, egal welche Aufgabenbereiche später von Ihnen selbst oder von Ihrem HR-Partner übernommen werden.

Sehr häufig erscheint als Lösungsvariante ein Mix aus ASP (Application Service Providing) und FSP (Full Service Providing), auf die wir zu einem späteren Zeitpunkt noch genauer eingehen werden.

Als nächster Schritt ist eine erste Präsentation der ausgewählten HR-Partner sinnvoll. Hier erkennen Sie bereits sehr früh, inwieweit Sie eine „Standardpräsentation“ vorgestellt bekommen oder ob die Vorstellung anhand des von Ihnen im Vorfeld abgestimmten Zielkorridors erfolgt.

Nach dieser ersten Sichtung haben Sie bereits gute Vergleichsmöglichkeiten in Bezug auf wichtige Themen wie Hotline-Struktur, Datenhaltung (eigenes Rechenzentrum (RZ) oder Cloud), Verfügbarkeit der Hotline (in Deutschland ansässig oder sitzt die Hotline im Ausland) usw.

Die sicherste Variante in Bezug auf die Datensicherheit ist die Nutzung des eigenen Rechenzentrums Ihres HR-Partners mit Sitz in Deutschland. Diese Variante stellt sicher, dass Ihre Daten Deutschland nicht verlassen und die sehr strengen deutschen Datenschutzrichtlinien umgesetzt werden müssen. Hier ist eine Prüfung relativ einfach, da Sie, angefangen von vorliegenden Wirtschaftsprüferzertifikaten bis hin zum Zertifikat des Bundesverbandes der Datenschützer (Geprüfter Auftragsverarbeiter) oder dem Zertifikat des Bundesverbandes IT Mittelstand e. V. „Hosted in Germany“, diese bei den Herstellern anfordern können.

Im nächsten Step laden Sie Ihre zwei Favoriten zu einer weiteren Präsentation ein, bei der Sie sich detailliert die für Sie passenden Lösungen zeigen und danach diese in einem ausführlichen Angebot preislich vorstellen lassen. Gerade für mittelständische Unternehmen gibt es etablierte Lösungen. Dies ist für Sie von großer Bedeutung, da Sie bzw. der neue Partner das Rad nicht neu erfinden muss. Aus der Praxis setzt sich immer mehr die Lösung einer Arbeitsteilung durch. Innerhalb einer gesamtheitlichen Lösung übernimmt der Anbieter z. B. im Full Service die Entgeltabrechnung, damit sich die eigenen Personaler zu 100 Prozent auf die wertschöpfende Personalarbeit konzentrieren können. Der Hintergrund für eine solche Auslagerung ist vielschichtig. Immer schneller ändern sich die gesetzlichen Vorgaben.

Die Anforderungen an die Datensicherheit wachsen aufgrund der immer häufiger auftretenden Cyberattacken und auch die Verfügbarkeit von gut ausgebildeten Abrechnern wird nicht einfacher. Der wichtigste Punkt ist, die dringend benötigte Zeit für die wertschöpfenden Arbeiten zu nutzen, d.h. die eigenen Mitarbeiter weiterzuentwickeln und zu coachen. Denn nur durch eine an die neuen Anforderungen ausgerichtete Personalarbeit können Sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter im Unternehmen bleiben und Sie durch einen ansprechenden Karriereseitenauftritt neue Fachkräfte finden. Zusätzlich kommen Punkte wie das veränderte Werteempfinden, die Reduzierung der Arbeitszeit etc. erschwerend hinzu.

Für diese Aufgaben benötigen Sie softwaretechnische Unterstützung, und hier sind wir in dem zweiten Teilbereich einer integrierten HR-Lösung angelangt, dem Personalmanagement und dem Recruiting. Eine professionelle Personalmanagement-Lösung bietet Ihnen hier nicht nur softwareseitige, sondern auch prozesstechnische Unterstützung an. Bestandteile einer professionellen HR-Lösung sind neben einer digitalen Personalakte sowie einer Onboard-, Workflow- und Self-Service-Funktion Bausteine für die Organigramm-Darstellung, für die Personalentwicklung oder die Ausbildungsverwaltung. Last but not least gehört eine ausgereifte Recruitment-Lösung natürlich ebenfalls zum Standardportfolio einer gesamtheitlichen Lösung.

Wie könnte der Ablauf der HR-Umstellung in der Praxis aussehen?

Wir beginnen grundsätzlich mit der Umstellung der Entgeltsoftware in unsere Lösung und starten mit einem gemeinsamen Workshop. Für die Migration bedienen wir uns einer eigenen Migrationssoftware, die die Personaldaten etc. von der alten in die neue Entgeltumgebung transferiert. Danach schauen wir uns den Bereich der Lohnarten an und parametrieren diese auf den gewünschten aktuellen Stand. Im nächsten Schritt richten wir die Schnittstelle zu Ihrer Finanzbuchhaltung ein und schulen die Mitarbeiter in den verschiedenen Bereichen.

Der Schulungsumfang ist abhängig von der Lösungsvariante ASP oder FSP. Auch im FSP hat der Kunde bei uns komplette Lese- bzw. Auswertungsrechte und kann auf Wusch auf die Simulationsumgebung der Entgeltsoftware zugreifen.

Nach erfolgter Prüfung der Mitarbeiter- Daten im Entgelt übergeben wir diese in den Personalmanagement-Bereich. Hier erstellen wir erstmalig ein Organigramm über die vorhandenen Mandanten, Stellen und Mitarbeiter. Die Organigramm-Lösung dient als Basis für viele andere Bereiche und umfasst neben der Darstellung der Stellen und Jobfamilien auch die Möglichkeit einer Simulation von Stellenveränderungen bzw. Stellenbesetzungen.

An das Recruitment liefern wir aus dem Organigramm auf Knopfdruck die unbesetzten Stellen, damit diese nahtlos weiterverarbeitet werden können. Nach dem Übertrag sehen wir im Stellenstammblatt alle relevanten Informationen, ausgehend von dem Start der Stellenbesetzung
über die Karrierestufe bis hin zur Übersicht über den Verlauf der Bewerbungen und die beteiligten Personen, wie z. B. den Fachvorgesetzten oder die gewünschten Publizierungsbörsen. Im Anzeigenbereich kreieren wir schnell und intuitiv bedienbar die gewünschte Stelle, nutzen bereits vorhandene Texte, Logos etc. und definieren z. B. Pflichtfelder bzw. offene Zusatzfelder für die Außendarstellung. Wichtig dabei ist, dass die Stellenausschreibungen für Suchmaschinen optimiert sind (SEO – Search Engine Optimization), um die Sichtbarkeit in den Ergebnislisten von Suchmaschinen zu verbessern. Denn nur so werden sie von externer Seite gefunden. Wichtig ist, dass Ihr HR-Partner Ihnen nicht nur bei der Erstellung der Webseite hilft, sondern diesen Bereich für Sie hostet und sich somit um die Datensicherheit und die Erreichbarkeit kümmert. Ihre IT-Abteilung muss lediglich den Karrierebutton auf Ihrer eigenen Homepage auf die neue Karriereseite beim HR-Partner verlinken. Egal ob die Bewerbungen von der Homepage selbst kommen, über LinkedIn oder …, die Recruitment-Lösung liest diese aus und stellt sie den beteiligten Personen automatisiert in der gewünschten Form zur Verfügung. Das System prüft vorab über „Bewerber-Vergleichsparameter“, inwieweit die Bewerbung Ihren Vorgaben entspricht. Nach dem üblichen Prozess, natürlich in allen Varianten softwaretechnisch unterstützt, kommt es hoffentlich zu einer Einstellung und die Daten werden per Knopfdruck zur Erstellung des Arbeitsvertrags, des Onboarding- Workflows etc. in den HR-Manager-Bereich übertragen. Hier erfolgt die Hinterlegung z. B. von Workflows zur Arbeitssicherheitsunterweisung und zur Freigabe der Benutzerberechtigung durch die IT bis hin zum zukünftigen Probezeitgespräch oder der Erinnerung und Erstellung einer Beurteilung zum Ende der Probezeit. Natürlich automatisiert und mit Wiedervorlagefunktion bei den beteiligten Personen.

Im nächsten Schritt werden die bereits vorhandenen Bewerberdaten an das Entgelt übergeben und fehlende Daten analog oder digital beim neuen Mitarbeiter angefordert. Vom Entgelt aus erfolgt die Übertragung an die Personalzeitwirtschaftslösung, sodass der Mitarbeiter von der Kommt-/ Geht Buchung über den Urlaubsantrag bis hin zur Arbeitsunfähigkeitsmeldung (eAU) alle Aufgaben systemseitig erfüllen kann.

Gerade bei den bestehenden Mitarbeitern werden Führung und Coaching immer wichtiger. Den technischen Part übernehmen vorhandene Personal-, Veranstaltungs- oder Weiterbildungsmodule, bis hin zur Anbindung an Learning-Management-Systeme (LMS). Wichtig ist aber umso mehr, dass auch die Führungskräfte in der neuen Software geschult werden. Auf Wunsch vieler Kunden haben wir ergänzend zur reinen Softwareschulung einen eigenen Bereich gegründet, der sich mit dem Coaching der Führungskräfte und natürlich bei Bedarf auch der HR-Mitarbeiter kümmert und Ihnen mit Rat und Tat zur Seite steht.

Fazit

Ihr HR-Bereich ist einer der wichtigsten Wachstums- und Innovationsmotoren für den Erfolg Ihres Unternehmens geworden, nicht nur im Markt, sondern auch bei Bewerbern und bei Ihren Mitarbeitern. Die Märkte, vom Bewerber- bis hin zum Fachkräftemarkt, zeigen mehr als deutlich, wo die Reise hingehen muss, um morgen weiterhin die Marktposition zu halten bzw. weiter auszubauen.