Erfolgreich Betriebsprüfungen bestehen

Lohnsteuer-Außenprüfung

Aktuelle Prüfungsschwerpunkte und Steuerfallen

Der Phantasie eines Außenprüfers beim Einsatz der Prüfsoftware IDEA sind keine Grenzen gesetzt. Einige Prüfungsfelder und Prüfungsschritte kehren, so zeigt die Erfahrung, jedoch regelmäßig wieder. Die Prüfungsschwerpunkte der Finanzverwaltung sind einem ständigen Wandel unterzogen. Neben den klassischen Schwerpunkten bestehen Steuerfallen, die nachfolgend dargelegt werden:

Steuerfallen durch Wahlrecht nach § 37b EStG

Im Jahressteuergesetz 2007 wurde § 37b EStG eingeführt. Zwar sollten sich daraus keine erweiterten Aufzeichnungspflichten ergeben. Was sich aber geändert hat, ist der Umgang beim Thema Geschenke bis 35 Euro. Die Lohnsteueraußenprüfer haben hier ein neues Prüffeld entdeckt, was entsprechende Kontrollmitteilungen für Ertrag- und Umsatzsteuer auslöst. Nach § 37b EStG können Sie die Einkommensteuer auf Sachzuwendungen an Arbeitnehmer oder Geschäftsfreunde mit einem Steuersatz von pauschal 30 Prozent (zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) für den Zuwendungsempfänger übernehmen. Das Wahlrecht gilt immer für das gesamte Wirtschaftsjahr. Sie können entscheiden, ob Sie § 37b EStG für Zuwendungen an Dritte oder an Arbeitnehmer jeweils gesondert anwenden. Aber achten Sie darauf, dass pauschalbesteuerte Sachleistungen an eigene Arbeitnehmer des Zuwendenden (§ 37b Abs. 2 EStG) sozialversicherungsrechtlich ohne Wenn und Aber zum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt gehören.

Steuerfalle: Streuwerbeartikel

Sachzuwendungen, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten 10 Euro nicht übersteigen (z. B. Kugelschreiber und Kalender), sind Streuwerbeartikel und müssen bei Anwendung des § 37b EStG nicht pauschal versteuert werden. Diese Regelung wendet das BMF (trotz entgegenstehender Auffassung des BFH (Az. VI R 52/11)) weiter an. Aber: Streuwerbeartikel an Arbeitnehmer sind bei der Prüfung der 44-Euro-Freigrenze mitzuzählen, wenn sie nicht in die Pauschalierungsvorschrift des § 37b EStG einbezogen werden.

Steuerfalle Sachzuwendungen: Aufmerksamkeit oder Geschenk?

Das Problem: Die Überwachung von Wertgrenzen ist zwar für ein einzelnes Geschenk nicht schwierig, aber die Überwachung über einen längeren Zeitraum erzwingt individualisierte Aufzeichnungen und führt damit zu einem erhöhten Aufwand. Aus ertragsteuerlicher Sicht muss hier im Regelfall eine Vielzahl von Belegen auf ihre Abziehbarkeit geprüft (betrieblicher Aufwand, Geschenk, Bewirtung) und individualisiert (35-Euro-Grenze, Sozialversicherung im Konzern) werden. „Aufmerksamkeiten“ zu persönlichen Anlässen von Geschäftspartnern sind Geschenke mit einem Wert von maximal 60 Euro. Diese müssen nicht nach § 37b Abs. 1 EStG pauschal versteuert werden. Ertragsteuerlich liegt aber ein Geschenk vor. § 4 Abs. 5 EStG kennt hier keine Anlässe, sondern nur die Wertgrenze von 35 Euro!

Steuerfalle: Zuwendungen von Dritten

Um keine Probleme mit der Gewährung geldwerter Vorteile durch Dritte zu bekommen, sollte ein Unternehmen alle Mitarbeiter, die mit der Außenwelt betrieblich in Berührung kommen, schriftlich zu folgenden Punkten belehren:

• Es gilt ein Verbot der Teilnahme an Kundenbindungsprogrammen (Bonuspunkte, Prämien oder Gutscheine) bei betrieblichen Zahlungen (z. B. bei Tankstellenabrechnungen). Es sollte mit den jeweiligen Unternehmen vereinbart werden, dass solche Vergünstigungen nur dem Unternehmen zugutekommen.
• Bei der Annahme größerer Geschenke müssen sich die Mitarbeiter die pauschale Versteuerung durch das schenkende Unternehmen bestätigen lassen. Ansonsten muss sich der Mitarbeiter zur Versteuerung bei seiner eigenen Steuererklärung verpflichten — oder nimmt das Geschenk nicht an.
• Jeder Mitarbeiter hat einen Vorteil, der ihm von seinem betrieblichen bzw. geschäftlichen Umfeld zugutekommt, unverzüglich und schriftlich seinem betrieblichen Vorgesetzten zu melden.
• Bei Zuwiderhandlung ist festzulegen, dass der Mitarbeiter für mögliche Nachzahlungen (Lohnsteuern und Sozialversicherungsbeiträge) des Unternehmens im Anschluss an eine Betriebsprüfung haftet.

Steuerfalle: Incentive-Reise mit Firmenfremden

Nach Auffassung der Finanzverwaltung gehören die Bewirtungskosten in die Bemessungsgrundlage gemäß § 37b EStG. Ertragsteuerlich liegt aber eine geschäftlich veranlasste Bewirtung (§ 4 Abs. 5 EStG) vor. Und diese fällt nicht unter die Pauschalierungsvorschrift des § 37b EStG. Denn Bewirtungskosten führen beim Teilnehmer nicht zu einer Einnahme. Was viele Arbeitgeber aber nicht wissen ist, dass es hiervon zwei Ausnahmen gibt:

1. Die Bewirtung ist Teil einer Gesamtleistung, die insgesamt als Zuwendung nach § 37b EStG besteuert wird — z. B. Bewirtung im Rahmen einer Incentive-Reise.
2. Die Bewirtung findet im Rahmen von Repräsentationsveranstaltungen — z. B. Einladung zu einem Golfturnier (§ 4 Abs. 5 EStG) statt.

Aber berücksichtigen Sie, dass Sie zutreffend unterscheiden, ob es sich um eine Incentive-Reise oder eine Incentive-Tagesveranstaltung handelt. Denn bei einer Tagesveranstaltung gehören die Bewirtungskosten nicht in die Bemessungsgrundlage nach § 37b EStG.

Sozialversicherungsprüfung

Mindestens alle vier Jahre steht eine Sozialversicherungsprüfung an. Gerade beim Einsatz von Aushilfen (z. B. geringfügig oder kurzfristig Beschäftigte), dem Einsatz von Praktikanten oder der Beschäftigung von Studenten gibt es häufig Probleme. Wir zeigen Ihnen anhand von zehn Prüfungsschwerpunkten, worauf Prüfer wirklich achten, sodass Sie sich effektiv vorbereiten können.

Prüfungsschwerpunkte

Wenn Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern steuerfreie oder pauschal versteuerte Leistungen gewähren, stellt sich die Frage: Müssen sämtliche steuerfreien Zuwendungen (Sachleistungen bis 44 Euro monatlich) und Erstattungen (z. B. Reisekosten) über die monatliche Lohnabrechnung gesteuert werden, damit die Beitragsfreiheit nicht gefährdet wird? Die Lösung lautet: Es genügt, die gesetzlichen Vorgaben der Dokumentation für den einfachen Nachvollzug einzuhalten (§ 8 Abs.1 Nr. 10 BVV, § 4 Abs. 3 Satz 2 LStDV).

Zehn Prüfungsschwerpunkte im Brennpunkt

1. Abhängige Beschäftigung versus selbstständige Tätigkeit

Viele Unternehmen bevorzugen freie Mitarbeiter, weil diese keine Personalkosten verursachen. Eine falsche Einstufung als selbstständige Tätigkeit kann aber hohe Nachforderungen verursachen. Allein deshalb, und weil sie rechtlich dazu verpflichtet sind, müssen Auftraggeber vor Beginn der Tätigkeit die Kriterien prüfen, die für oder gegen eine Beschäftigung sprechen.

2. Beschäftigung von Studenten

Arbeitgeber können Studenten in der gesetzlichen Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung versicherungsfrei behandeln. Die Rentenversicherungspflicht bleibt bestehen. Das Werkstudentenprivileg greift nur, wenn das Studium im Vordergrund steht! Der Student darf nicht mehr als 20 Wochenstunden (und unbegrenzt im Rahmen der arbeitszeitrechtlichen Vorgaben in der vorlesungsfreien Zeit) arbeiten (§ 6 Abs. 1 Nr. 3 SGB V, § 27 Abs. 4 Nr. 2 SGB III).

3. Beschäftigung von Praktikanten

Sie müssen unterscheiden: Vorgeschriebenes oder nicht vorgeschriebenes Vor-, Zwischen- oder Nachpraktikum. Nur bei einem vorgeschriebenen Zwischenpraktikum fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an. Bei allen anderen Fällen sind Spezialregelungen zu beachten. Selbst unentgeltliche Praktika können Mindestbeiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung auslösen. Bemessungsgrundlage ist hier 1 Prozent der Bezugsgröße in der Sozialversicherung. Beachten Sie zusätzlich die nachfolgenden Regelungen für geringfügige oder kurzfristige Beschäftigungen. Für versicherungsfreie Praktikanten besteht gem. § 2 Abs. 1a NachwG (Nachweisgesetz) die Pflicht zur Aufzeichnung der wesentlichen Vertragsbedingungen. Der Praktikantenvertrag zwischen der Hochschule und dem Arbeitgeber ist daher zu den Lohnunterlagen zu nehmen. Fehlt der Vertrag bei der Prüfung, drohen Nachforderungen.

4. Geringfügige Beschäftigung (Minijob)

Arbeitnehmer mit einem monatlichen Verdienst von bis zu 450 Euro sind zwar versicherungsfrei. Jedoch müssen Sie 30 Prozent Pauschalbeiträge an die Minijobzentrale abführen. Diese setzen sich wie folgt zusammen: 13 Prozent zur gesetzlichen Krankenversicherung (GKV) für alle GKV-versicherten Minijobber (auch für freiwillig in der GKV Versicherte oder mitversicherte Angehörige) und 15 Prozent zur gesetzlichen Rentenversicherung (RV) sowie 2 Prozent Pauschsteuer. Die Prüfer nehmen insbesondere folgende Punkte ins Visier: Wurde die Entgeltgrenze von 5.400 Euro/Jahr eingehalten? Die Grenze darf bei unvorhersehbaren Ereignissen maximal dreimal überschritten werden. Beachten Sie: Es ist notwendig, das unvorhersehbare Ereignis zeitnah zu dokumentieren, um bei Nachfragen gewappnet zu sein. Stellt ein Prüfer mehrere Minijobs fest, droht Versicherungspflicht. Hier muss der Arbeitgeber unbedingt die richtigen und vollständigen Angaben des Minijobbers im Personalfragebogen beachten, diese sind vom Arbeitnehmer eigenhändig zu unterzeichnen und entfalten dadurch einen Vertrauensschutz für den Arbeitgeber.

TIPPS Für privat krankenversicherte Minijobber fallen keine Pauschalbeiträge an. Dazu ist im Lohnkonto ein Nachweis zu führen (hier genügt eine einfache Bestätigung des privaten Krankenversicherungsunternehmens). Bei der RV müssen Sie darauf achten, dass ein Befreiungsantrag des Arbeitnehmers nur bei rechtzeitiger Übermittlung wirksam wird. Entscheidet sich der Minijobber für die RV-Pflicht, muss der Arbeitgeber die Beiträge aus einem Arbeitsentgelt von mindestens 175 Euro monatlich entrichten.

5. Kurzfristig Beschäftigte

Kurzfristig Beschäftigte sind versicherungsfrei, wenn sie von vornherein bei einer Fünf-Tage-Woche nicht länger als drei Monate oder nicht länger als 70 Tage arbeiten sollen (§ 8 SGB IV). Wenn kurzfristig Beschäftigte über 450 Euro verdienen, wird geprüft, ob die Mitarbeiter „berufsmäßig tätig“ sind. Dann wäre die Versicherungsfreiheit gefährdet. Dies ist z. B. der Fall, wenn die Beschäftigten unmittelbar vor Beschäftigungsbeginn arbeitslos (z. B. Bezug von ALG I oder ALG II) waren. Berufsmäßigkeit liegt immer dann vor, wenn die Beschäftigung für die jeweilige Person von höherer wirtschaftlicher Bedeutung ist. Lassen Sie sich schriftlich bestätigen, was der Bewerber vor Aufnahme der Tätigkeit beruflich getan hat, und verlangen Sie entsprechende Nachweise.

6. Familienangehörige

Ehegatten haben die Wahl, ob sie im Rahmen der familiären Mithilfe (ohne Vergütung) im Betrieb des Ehegatten arbeiten oder ob dies mit finanziellen Zahlungen geschehen soll, also im Rahmen einer Beschäftigung oder einer selbstständigen Tätigkeit. Beides ist möglich. Aber egal, ob ein Ehegatte auf selbständiger Basis oder sozialversicherungspflichtig im Betrieb mitarbeiten soll, die Betriebsprüfer werden immer kontrollieren, ob nicht ein Gestaltungsmissbrauch vorliegt — entweder um eine über die gesetzliche Versicherung gewünschte günstige Absicherung zu verhindern oder um Beiträge für einen nicht angemeldeten Ehegatten nachzufordern. Sicherheit bringt auch hier nur ein Statusfeststellungsverfahren. Bei der sozialversicherungsrechtlichen Anmeldung eines Ehegatten oder eines Kindes ist dieses obligatorisch gem. § 7a Abs. 1 S. 2 SGB IV.

7. Gesellschafter-Geschäftsführer

Bei angestellten Gesellschaftern ist oft nicht klar, ob diese eine abhängige, sozialversicherungspflichtige Beschäftigung oder eine selbstständige, sozialversicherungsfreie Tätigkeit ausüben. Eine falsche Einschätzung kostet entweder unnötige Sozialbeiträge (ohne Versicherungsschutz zu erhalten) oder man ist mit Beitragsnachforderungen konfrontiert, wenn etwa im Rahmen einer Betriebsprüfung zu einem späteren Zeitpunkt die Versicherungspflicht festgestellt wird. Im Grundsatz gilt, dass Fremdgeschäftsführer (das sind Geschäftsführer ohne Gesellschaftsanteile) sozialversicherungspflichtig zu beurteilen sind. Anders ist das bei Gesellschafter-Geschäftsführern. Hier wird infolge der neueren Rechtsprechung des Bundessozialgerichts (BSG) seit 2012 nur noch auf die sogenannte Rechtsmacht abgestellt. Hierbei handelt es sich zum einen um Fälle, die im Rahmen der Gesellschafterversammlung Mehrheitsbeschlüsse (Stimmenmehrheit) herbeiführen können, und zum anderen um Fälle, die solche Beschlüsse verhindern können (Sperrminorität). Bei einem geschäftsführenden Gesellschafter einer GmbH gilt ebenfalls ein obligatorisches Statusfeststellungsverfahren nach § 7a Abs. 1 S. 2 SGB IV.

8. Beschäftigung von Rentnern

Arbeitgeber sind oft der Auffassung, dass sie für geringfügig angestellte Rentner keine Pauschalbeiträge zur RV abführen müssten, weil diese bereits Rente beziehen. Dem ist nicht so! Die Folge ist: Es kommt zu Beitragsnachforderungen. Beachten Sie die Neuregelung durch das Flexirentengesetz: Werden Bezieher einer Altersvollrente mit einem Lohn über 450 Euro monatlich beschäftigt, fallen seit 01.01.2017 Pflichtbeiträge zur RV so lange an, bis der Rentner sein individuelles gesetzliches Rentenregelalter (65 plus) erreicht hat. Dieses Rentenregelalter steigt derzeit in Abhängigkeit vom Geburtsjahr von 65 bis 67. Für alle ab 1964 Geborenen gilt dann ab 2031 das Rentenregelalter von 67.

9. Phantomlohn

In der Sozialversicherung besteht abweichend vom Steuerrecht eine wichtige Unterscheidung zur Fälligkeit von Beitragszahlungen. So gilt für laufende Arbeitsentgelte das Entstehungsprinzip und für Einmalzahlungen das Zuflussprinzip. Somit fallen Beiträge auch auf arbeitsrechtlich geschuldeten, aber nicht gezahlten laufenden Lohn an. Das führt über Beitragsnachforderungen bis hin zum Verlust der Versicherungsfreiheit für Minijobs, wenn der Arbeitgeber den geltenden Tariflohn oder den gesetzlichen Mindestlohn nicht einhält. Auf einmalige Sonderzahlungen werden Sozialbeiträge nur fällig, wenn diese tatsächlich gewährt wurden (§ 22 Abs. 1 S. 2 SGB IV).

10. Umlagen bei laufend gezahlten Sonderzahlungen

Die Umlagebeiträge — U1 für Krankheit und U2 für Mutterschaft – sind nur von laufendem Arbeitsentgelt zu berechnen. Für einmalig gezahltes Entgelt fallen keine Umlagen an (§ 7 Abs. 2 AAG). Zahlen Arbeitgeber z. B. Weihnachts- oder Urlaubsgeld mit einem Zwölftel monatlich aus, verlieren diese Sonderzahlungen ihren Charakter als Einmalzahlung und werden laufendes Entgelt. Anders verhält es sich, wenn laufendes Arbeitsentgelt für flexible Arbeitszeiten (z. B. Mehrarbeit, Überstunden) über mehrere Monate gesammelt und dann als Einmalzahlung verbeitragt wird. In diesem Fall sind nach Auffassung der Sozialversicherungsträger weiterhin Umlagebeiträge abzuführen.

BSG macht strenge Vorgaben für Säumniszuschläge

Bei Säumniszuschlägen (§ 24 Abs. 1 SGB IV) rettet Sie nur die „unverschuldete Unkenntnis von der Zahlungspflicht“ (§ 24 Abs. 2 SGB IV). Die Rechtsprechung des Bundessozialgerichts (BSG) hat dafür einen eigenen Verschuldensmaßstab definiert (BSG-Urteil vom 12.12.18, Az. B 12 R 15/18 R). Dort heißt es: „Kenntnis ist das sichere Wissen … zur Beitragszahlung verpflichtet zu sein. Ob ihr Fehlen unverschuldet ist, bestimmt sich nicht nach § 276 BGB … Verschulden im Sinne des § 24 Abs. 2 SGB IV setzt wenigstens bedingten Vorsatz voraus.“ Der Erlass von Säumniszuschlägen kommt daher grundsätzlich in Betracht bei unabwendbaren Ereignissen, bisher pünktlichen Beitragszahlern, Zahlungsunfähigkeit infolge Überschuldung sowie bei Gefährdung der wirtschaftlichen Existenz. Nicht rücknehmbar ist der Bescheid, wenn der betroffene Arbeitgeber vorsätzlich falsche Angaben gemacht hat — was in der Praxis kaum vorkommt. Beantragen Sie bei der Deutschen Rentenversicherung unverzüglich eine Überprüfung nach § 44 SGB X. Die Zuschläge werden längstens für einen Zeitraum von bis zu vier Jahren erstattet. Derzeit stimmen sich die Träger der Sozialversicherung über die Verfahrensweise ab.

Handlungsempfehlungen

Die Kenntnis der jeweiligen gesetzlichen Bestimmungen ist regelmäßig und mindestens jährlich abzusichern. Der aus einer Simulation resultierende Änderungsbedarf ist in die laufenden Prozesse einzupflegen. Durch praxisbezogene Schulungen sind die betroffenen Führungskräfte zu sensibilisieren. Die operativ befassten Mitarbeiter sind durch standardisierte Checklisten und Prüfhilfen in die Lage zu versetzen, die gesetzlich vorgeschriebenen Arbeiten zu erfüllen und die vorgeschriebenen Aufzeichnungen und Dokumentationen für Prüfzwecke zu gewährleisten.