Die Betriebsprüfung will gut vorbereitet sein : Wenn der Prüfer kommt

Prüfer sind nie gern gesehen, auch wenn man eigentlich ein gutes Gewissen hat. Bei den Prüfern des Finanzamtes ist die Angst besonders groß, aber dafür kommen die in den meisten Betrieben nicht so oft (bei kleinen manchmal gar nicht). Anders die Rentenversicherung — die muss spätestens alle vier Jahre die Beitragsabrechnung für die Sozialversicherungsbeiträge überprüfen. Und diese Aufgabe nehmen deren Prüfer auch mit großem Engagement wahr. Bei manchen Unternehmen tauchen zusätzlich noch Prüfer der Krankenkasse auf — nämlich dann, wenn sie sogenannte Versorgungsbezüge (z. B. Betriebsrenten) zahlen.

Vorbereitung

Von wenigen Ausnahmen abgesehen, melden sich die Prüfer rechtzeitig an. Sollte der avisierte Termin einmal gar nicht passen (weil z. B. der Buchhalter in Urlaub ist), kann man ihn normalerweise einfach per Anruf verlegen. Eine Ausnahme stellen sogenannte Verdachtsprüfungen dar, also wenn die Sozialversicherungsträger eine absichtliche Beitragshinterziehung oder Schwarzarbeit vermuten. Oft erscheinen die Prüfer dann allerdings auch zusammen mit der Steuerfahndung – aber über solche Besonderheiten wollen wir hier gar nicht nachdenken.

Die Ankündigung gibt dem Unternehmen die Möglichkeit, im Vorfeld selbst noch einmal zu überprüfen, ob wirklich alle Unterlagen — insbesondere notwendige Erklärungen der Beschäftigten — vollzählig sind und alle Meldungen erstellt wurden. In der Regel ergibt sich aus der Ankündigung, welche Unterlagen speziell geprüft werden sollen. Diese sollten Sie dann vollständig heraussuchen und für den Prüfer bereitstellen.

Man sollte immer daran denken: Prüfer sind auch Menschen (doch, wirklich!). Wenn Sie einen „geordneten Haushalt“ vorfinden, die Unterlagen gut sortiert und vollständig sind, fällt die Prüfung in der Regel kürzer aus und beschränkt sich auf einige Stichproben. Wird der Prüfer allerdings an einer Stelle fündig, geht er davon aus, dass es noch weitere Beanstandungen geben wird, und steigt intensiver in die Prüfung ein — menschlich eben.

Nach der Terminankündigung sollten Sie als Erstes prüfen, ob die zuständigen, auskunftsfähigen Kollegen an diesem Tag anwesend sind. Außerdem sollten Sie einen PC-Arbeitsplatz und die nötigen Zugangsberechtigungen für den Prüfer einrichten, damit dieser online auf die Abrechnungsdaten zugreifen kann.

Das wird geprüft

Grundsätzlich wird vom Prüfer die ordnungsgemäße Beitragsabführung überprüft. Dazu gehört natürlich zunächst die zutreffende Beurteilung von Versicherungspflicht und -freiheit. Diese ist ja Basis für den Beitragsabzug. Dabei kommt es besonders auf die Vollständigkeit der Nachweise an, wenn keine Beiträge gezahlt wurden — denn das ist ja die Ausnahme. Kann die Besonderheit, die zur Versicherungs- oder Beitragsfreiheit führt, nicht nachgewiesen werden, wird der Prüfer im Zweifel die Beiträge nachfordern.

Wichtig ist zudem die richtige Beurteilung der einzelnen Gehaltsbestandteile und Vergütungen. Zwar gilt der Grundsatz, was steuerfrei ist, ist auch sozialversicherungsfrei, aber Ausnahmen bestätigen die Regel. Problematisch ist darüber hinaus eine fehlerhafte Beurteilung der Steuerpflicht als — unzutreffende – Basis für die Beitragsberechnung. Der Prüfer lässt sich meistens als Allererstes den Bericht der letzten Lohnsteuer-Außenprüfung vorlegen. Gab es dabei Beanstandungen mit Nachforderungen, führt das in aller Regel auch zu einer Beitragsnachforderung.

Ansehen wird sich der Prüfer die Erklärungen der Beschäftigten im Übergangsbereich (früher Gleitzone), der Minijobber und Werkstudenten. Bei Letzteren sollten zudem die Immatrikulationsbescheinigungen für den Beschäftigungszeitraum vollständig vorliegen. Der Prüfer ist berechtigt, auch über den Bereich der Gehaltsabrechnung hinaus einen Blick in die Buchführung des Unternehmens zu werfen. Nur so kann er nämlich Zahlungen feststellen, die vom Betrieb — unzutreffend — nicht als Entgeltbestandteil angesehen wurden, aber der Beitragspflicht unterliegen. Eine solche Nachschau wird insbesondere dann vorgenommen, wenn es keinen Lohnsteuerhaftungsbescheid gibt.

Die elektronische Betriebsprüfung

Eine elektronische Betriebsprüfung ist bisher auf freiwilliger Basis vorgesehen. Dazu übermittelt das Unternehmen die Abrechnungsdaten aus dem Gehaltsprogramm heraus im Vorwege an die Rentenversicherung. Der Prüfer gleicht dann die übermittelten Daten mit den dort vorliegenden Daten ab. Durch das elektronische Verfahren kann die Prüfzeit im Unternehmen erheblich verkürzt werden. Manchmal verzichten die Prüfer sogar ganz auf einen Besuch — natürlich nur, wenn alles in Ordnung ist. Sonst wird sich der Prüfer auf die Klärung der Unstimmigkeiten konzentrieren.

Nach der Prüfung

Was Sie nach der Prüfung unternehmen müssen, hängt in erster Linie von dem Ergebnis ab. Gibt es keine Beanstandungen, tun Sie nichts, außer den Prüfbericht zu den Unterlagen zu nehmen — bis zur nächsten Prüfung in vier Jahren.

Bei Beanstandungen kann Sie der Prüfer auffordern, beispielsweise Meldungen zu korrigieren oder bestimmte Dokumente nachzureichen (beispielsweise fehlende Erklärungen bei Werkstudentenbeschäftigungen). Dies sollten Sie unbedingt innerhalb der gesetzten Frist erledigen. Sonst kann es doch noch zu Beitragsnachforderungen oder sogar — je nach Art der Verfehlung — zu einem Bußgeldverfahren kommen. Bei einer Beitragsnachforderung müssen Sie prüfen, ob diese aus Ihrer Sicht zu Recht besteht. Wenn ja, hilft nur bezahlen. Ist die Summe zu hoch und kann nicht sofort beglichen werden, können Sie mit der Einzugsstelle (also der Krankenkasse) eine Ratenzahlungsvereinbarung treffen. Das sollten Sie dann sofort tun, bevor Sie durch Nichtzahlung zum säumigen Zahler werden.

Besteht die Forderung aus Ihrer Sicht zu Unrecht, können Sie gegen den Bescheid Widerspruch einlegen. Wird dem Widerspruch nicht abgeholfen, steht Ihnen der Weg zu den Sozialgerichten offen. Allerdings dauern diese Verfahren leider sehr lange. Und: Weder der Widerspruch noch die Klage haben eine aufschiebende Wirkung. Sie müssen also erst einmal zahlen. Zwar gibt es theoretisch die Möglichkeit des Verzichts auf die sofortige Vollstreckbarkeit der Forderung durch die Rentenversicherung, aber die wird in der Praxis nur sehr selten gewährt. Bessere Alternative wäre auch hier eine Ratenzahlungsvereinbarung mit der Einzugsstelle. Ganz gleich, welcher Art die Beanstandungen im Rahmen der Prüfung sind und ob es mit oder ohne Nachzahlung ausgeht, sollten Sie die festgestellten Fehler ernst nehmen und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um diese künftig abzustellen. Denn Sie können sicher sein, dass sich der nächste Prüfer als Allererstes die Beanstandungen der letzten Prüfung anschauen wird — und das ganz genau.

Die Zahlstellenprüfung

Zahlen Sie sogenannte Versorgungsbezüge, also beispielsweise Betriebsrenten, müssen Sie die Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge hierfür berechnen und abführen. Auch diese Beitragszahlungen werden überwacht, allerdings nicht von der Rentenversicherung, sondern von den Krankenkassen. Dabei haben sich die Kassen die Zahlstellen aufgeteilt und eine Kasse prüft stellvertretend für alle anderen die richtigen Meldungen und die Berechnung und Abführung der Beiträge. Eine elektronische Prüfung gibt es hierfür nicht.

Schwerpunkt dieser Prüfung ist die vollständige und zutreffende Meldung aller Versorgungsbezüge und die richtige Berechnung und Abführung der Beiträge.

Gemeinsame Prüfung auf Antrag

Sie wollen möglichst selten Prüfer im Hause haben? Dann können Sie bei der Ankündigung einer Prüfung — vom Finanzamt oder von der Rentenversicherung — bei dieser Stelle eine gemeinsame Prüfung beantragen. In den meisten Fällen klappt das ganz gut und Sie haben nur einmal den „Prüfungsstress“. Ein Rechtsanspruch auf die gemeinsame Prüfung besteht allerdings nicht.

Rechtsgrundlagen

Rechtliche Grundlage für die Betriebsprüfung durch die Rentenversicherungsträger ist § 28p des SGB IV. Die Details sind in der Beitragsverfahrensverordnung festgelegt, zu deren Erlass die Bundesregierung durch § 28n SGB IV ermächtigt ist. In dieser Verordnung sind neben den Beitragsberechnungsgrundsätzen und der Beitragszahlung eben auch die Grundsätze für die Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung geregelt. Die Überwachung der Beiträge aus Versorgungsbezügen durch die Krankenkassen ist in § 256 Abs. 3 SGB V geregelt. Die Vorschrift die Krankenkassen, diese Beiträge selbst zu überprüfen. Da die meisten Unternehmen mit mehreren Krankenkassen zu tun haben, ist zugleich vorgeschrieben, dass nur eine Krankenkasse — stellvertretend für alle anderen — die Prüfung vorzunehmen hat. So soll eine zu starke Belastung der Betriebe vermieden werden.

Sie müssen ihn nicht reinlassen …

Grundsätzlich soll die Prüfung in den Räumen des Unternehmens stattfinden. Sie können aber auch mit den — vollständigen — Unterlagen zum Prüfdienst hinfahren und die Prüfung dort durchführen lassen. Natürlich nach vorheriger Terminabsprache mit dem Prüfer. Ob das allerdings sinnvoll ist, sei dahingestellt. Wird die Gehaltsabrechnung nicht im Unternehmen sondern, bei einem Steuerberater oder einem Dienstleister vorgenommen, sollte die Prüfung natürlich am besten in den dortigen Räumlichkeiten durchgeführt werden. Darüber sollten Sie den Prüfer und den Steuerberater natürlich frühzeitig informieren. Die dadurch ggf. entstehenden Kosten für den Berater oder Dienstleister müssen Sie allerdings tragen.