Die Latte liegt bei 2,45 Meter : Risikomanagement in der Entgeltabrechnung
Payroll ist Leistungssport — zumindest gemessen an den Ansprüchen, die der Gesetzgeber daran geknüpft hat und stetig verfeinert. Dementsprechend häufig sind Abweichungen von der verpflichtenden Theorie und damit verbunden vielstellige Nachforderungen. Abhilfe sollen Risikomanagementsysteme schaffen, die die wichtigsten Schwachstellen adressieren.
Fällt sie — oder fällt sie nicht? Die Latte, die Payroller jeden Monat neu überspringen müssen, liegt gefühlt weiter oben denn je. Hochspringer haben ihre Techniken, die ihnen erlauben, Höhen zu überwinden, die weit über ihrer Körpergröße liegen. Wer aber hilft der Lohnbuchhaltung über den gefühlten 2,45-Meter-Vorschriftenberg? Zwar nimmt Software mittlerweile einiges ab, die Sachverhaltsprüfung des Einzelfalls aber nicht. Und ein kleiner Fehler kann die gesamte Lohnabrechnung hinfällig machen.
Payroll ist in Deutschland von einer Fülle von Gesetzen und Verordnungen reglementiert; hinzu kommen BMF-Schreiben und Urteile des Bundesfinanzhofs. Neben den Lohnsteuerrichtlinien und der Sozialversicherungsentgeltverordnung hat in den vergangenen Jahren der Datenschutz an Gewicht gewonnen: Zugriffs- und Zugangskontrollen und eine Reihe weiterer Kontrollpflichten müssen qua Gesetz garantieren, dass Daten immer so gesammelt, verarbeitet und gespeichert werden, dass Missbrauch — zumindest theoretisch — ausgeschlossen ist.
Haftbar für fehlerhaft berechneten Lohn und in der Folge möglicherweise zu geringe Steuern und Sozialabgaben ist immer der Payroller respektive das Unternehmen. Denn Arbeitnehmer sind nicht verpflichtet, ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen inhaltlich zu überprüfen.
Persönlich haftbar werden Payroller aber nur dann gemacht, wenn ihnen grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz nachgewiesen werden kann. Wurde zu viel Lohn bezahlt und fällt dies später auf, muss die Überzahlung laut Gesetz binnen drei Jahren zurückverlangt werden, sofern Tarifverträge diese Frist nicht verkürzen.
Compliance — und dann?
Um das Fehlerrisiko zu reduzieren, sind Compliance-Regeln vonnöten. Größere und auch etliche kleinere Betriebe haben bereits ein entsprechendes System, zumeist durch externe Unterstützung, ins Leben gerufen. Herzstück davon ist die Risikoanalyse und die Ableitung eines entsprechenden Regulariums für den Umgang damit. Die Implementierung und Überprüfung der Einhaltung der Regeln bleibt für die meisten schwierig und ist in jedem Fall Daueraufgabe — unabhängig davon, ob es einen einzelnen Compliance-Beauftragten oder eine ganze Abteilung für diesen Job gibt.
Dass Fehler trotzdem weiterhin geschehen, zeigt der Blick auf eine internationale Studie des HR-Outsourcing-Dienstleisters SD Worx. Demnach gehen zwar 24 Prozent aller Fehler bei der Payroll auf das Konto mangelnder Sachkenntnis der lokalen Gesetzgebung; an zweiter Stelle mit ebenfalls über 20 Prozent steht aber Unverständnis der internen Prozesse und Compliance-Regeln.
Ein Hauptübel, das die Studie ausmacht, ist ein ungenügender Informationsfluss von der Geschäftsleitung zur Payroll; wichtige Details werden zu spät mitgeteilt. Ebenfalls ein Problem sei die zu schwache Verknüpfung von HR-Prozessen mit der eingesetzten Software. Auch Unternehmen, die ihre Payroll outsourcen, sind davor nicht gefeit: Sie leiden darunter, dass bei ihren Dienstleistern Informationen außer der Reihe nur schwer ankommen oder Flexibilität mit exorbitant hohen Kosten erkauft werden muss.
Die Folge sind Fehler: in 21 Prozent der Fälle in Form von Unter- oder Überzahlungen, ebenso häufig als Nichtbeachtung der internen Regularien. Und auch das kann empfindlich teuer werden. Denn der Staat wittert zusätzliche Einnahmen — und die Hoffnungen sind berechtigt.
Darum prüft, wer Geld braucht
Die letzte veröffentlichte Statistik des Bundesfinanzministeriums betrifft das Jahr 2016. Damals wurden knapp 14.000 Prüfer eingesetzt, die für den Staat 14 Milliarden Euro herausholten. Insgesamt wurden fast 200.000 Betriebe geprüft. Das entspricht 2,4 Prozent aller Unternehmen in Deutschland. Dabei hängt die Wahrscheinlichkeit einer Prüfung stark von der Größe ab; die Finanzverwaltung kennt Größenklassen, die je nach Branche variieren. Die größten Firmen — im Handel sind das beispielsweise solche mit über 8 Millionen Euro Jahresumsatz oder mehr als 310.000 Euro Gewinn, in der Fertigung 4,8 Millionen oder 280.000 — haben die höchste Wahrscheinlichkeit, geprüft zu werden. Sie liegt bei über 20 Prozent.
2,2 Milliarden Euro nachträglich aus Einkommensteuer
Dabei hat zwar die Gewerbesteuer mit 3,4 Milliarden Nacheinnahmen für den Staat den größten Anteil am Mehrergebnis, aber auch die Einkommensteuer trägt 16,4 Prozent dazu bei. Das entspricht 2,2 Milliarden Euro; damit liegt diese Steuerart noch vor der Umsatzsteuer mit 1,3 Milliarden Euro.
Um einfacher an die Einkommensteuermehreinnahmen zu kommen, hat sich der Gesetzgeber zuletzt die Möglichkeit der Lohnsteuer-Nachschau eröffnet. Diese findet im Gegensatz zur klassischen Lohnsteuerprüfung unangekündigt statt. Prüfer dürfen dabei unmittelbar Grundstücke und Geschäftsräume betreten und Lohn- und Gehaltsunterlagen, Aufzeichnungen oder Bücher verlangen sowie um Auskunft bitten.
Auf dem Schirm der Prüfer stehen insbesondere nicht versteuerte Löhne, sonstige Leistungen oder etwaige Fälle von Scheinselbstständigkeit. Werden die Prüfer fündig, kann aus der Nachschau schnell eine vollständige Lohnsteuer-Außenprüfung werden — und zwar ohne die sonst übliche schriftliche Ankündigung 14 Tage zuvor.
Für die Lohnsteuer-Außenprüfung gewappnet
Die regulären Außenprüfungen finden meist alle vier Jahre statt; dabei wird nur geprüft, was in der Prüfungsanordnung festgelegt worden ist. Wer sich anschaut, auf was die Prüfer in aller Regel achten, weiß, wie er sein Compliance-System aufbauen oder modifizieren muss. Zunächst einmal ist schlicht zu klären, ob die Steuerbeträge auf den Lohnkonten denen auf der Lohnsteuer-Anmeldung entsprechen — dafür gilt es eine Prüfroutine zu schaffen. Selbiges gilt für die Frage, ob alle Löhne entsprechend den individuellen Besteuerungsmerkmalen korrekt versteuert wurden.
Was wird geprüft?
Auf den Dauerprüfstand gehören außerdem alle Leistungen, die steuerfrei oder pauschal versteuert gewährt werden. Ist dies weiterhin korrekt? Sind die Voraussetzungen für Steuerfreiheit oder Pauschale auch aktuell noch erfüllt? Etwa bei der pauschalen Lohnsteuer von Minijobbern?
Fehleranfällig und daher strittig ist häufig auch der Sachbezug. Hält das Unternehmen hier die betreffenden Freigrenzen ein? Sind sämtliche aktuellen Anpassungen und Änderungen der Beträge berücksichtigt? Zum Beispiel das jeweils aktuellste BMF-Schreiben in der Software hinterlegt? Ebenfalls ein gängiger Streitpunkt ist die private Nutzung des Dienstwagens. Wurde diese korrekt per 1-Prozent-Regelung versteuert? Oder alternativ ein — beanstandungssicheres — Fahrtenbuch geführt?
All dies im Blick zu behalten, ist eine Daueraufgabe, die nur innerhalb eines strukturierten Risikomanagementsystems bewältigt werden kann. Dieses weiterzuentwickeln und an den aktuellen Stand der Gesetzgebung anzupassen, beschäftigt Payroller ebenfalls kontinuierlich. Und damit springen sie dann gezwungenermaßen noch höher als die Top-Athleten: Denn der Weltrekord im Hochsprung liegt seit 1993 unverändert bei 2,45 Metern — Stillstand aber kennt der Gesetzgeber nicht.
