Serie : Haftungsrisiken in der Entgeltabrechnung Teil 1
Mit dieser kleinen Serie möchten wir den Kolleginnen und Kollegen in der Entgeltabrechnung Hinweise geben auf offene und dennoch oftmals unerkannte Haftungsrisiken bei ihrer täglichen Arbeit. Aber auch auf eher nicht so bekannte Haftungsprobleme eingehen, die aus Unachtsamkeit relevant werden können. Und diese Hinweise sind in gleicher Weise interessant für die Kolleginnen und Kollegen in der Buchhaltung bzw. im Finanzwesen, damit relevante Sachverhalte nicht erst durch den nächsten Prüfer dort aufgedeckt werden.
Es sei vorab gleich darauf hingewiesen, dass es sich bei diesem und den folgenden Beiträgen nicht um eine juristisch fundierte Darstellung handelt, sondern um langjährige, auch eigene Praxiserfahrungen sowie um für jeden frei zugängliche gesetzliche und rechtliche Vorschriften. Deshalb sollte im tatsächlichen Haftungsfall unbedingt rechtlicher Beistand wahrgenommen werden.
Und noch etwas soll gleich von Beginn an klargestellt werden — die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BGSG) werden hier keine vorrangige Rolle spielen.
Einerseits ist dieses Thema in den vergangenen Jahren in den Betrieben (hoffentlich) intensiv geschult und diskutiert worden, andererseits regeln die DS-GVO und das BDSG die rein automatisierte Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten. Zwar wird auch dort mit massiven Haftungen gedroht, und zum Teil bereits vollzogen, aber wir haben in der Entgeltabrechnung und umgebenden Gebieten noch ganz andere Haftungsnormen, die unsere ebenfalls ungeteilte Aufmerksamkeit erfordern.
Wobei die letztliche Haftung aus der jeweiligen Tätigkeit in der Entgeltabrechnung i. d. R. von der „Tat“ selbst, der persönlichen Beteiligung an der „Tat“ und der hierarchischen Eingliederung im Unternehmen abhängen wird. Wenn z. B. die normalen Sachbearbeiter vorsätzlich oder auch grob fahrlässig bei der Bearbeitung steuerlicher Merkmale der Arbeitnehmer den Arbeitnehmern zu ungerechtfertigten lohnsteuerlichen Vorteilen verhelfen, dann trifft die ggf. eintretende finanzielle Haftung zunächst den nach § 33 Abgabenordnung (AO) „Steuerpflichtigen“, das wäre hier der Arbeitgeber bzw. dessen rechtliche Vertreter.
Dieser wiederum wird sich in einem solchen Haftungsfall aber intern auf die Suche nach den Schuldigen machen und diese ggf. mithaften lassen. Das kann rein arbeitsrechtlich bis hin zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses gehen. Dabei kann aber auch ein finanzieller Rückgriff bei den verschuldenden Arbeitnehmern zulässig sein. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat dazu bereits Urteile gesprochen. In jedem Fall ist das dann die selbst erlebte Haftung, ganz ohne Bußgeld.
Und je weiter die „Schuldigen“ in der Unternehmenshierarchie aufgestiegen sind, umso größer und direkter werden die intern und extern relevanten Haftungsrisiken, bis hin zur seltenen, aber doch angewendeten Durchgriffshaftung auf den Einzelnen, beispielsweise durch die Steuerverwaltung. Und da wir in den betrieblichen Entgeltabrechnungsabteilungen zunehmend feststellen, dass gerade in der Leitungsebene der fachlich inhaltliche „Payroll“-Sachverstand der quer- und berufsfremd einsteigenden Manager oftmals nur rudimentär vorhanden ist, oder auch gänzlich fehlt, wird das Haftungsrisiko dann auch in den darunter angesiedelten Tätigkeiten nochmals höher. Dazu sollte man sich als „Payroller“ mal so seine ganz eigenen Gedanken machen.
Dazu ein ganz einfaches, wahrscheinlich praxisnahes Beispiel auf der möglichen auslösenden Haftungsgrundlage des § 42 AO — nämlich der „Missbrauch von steuerlichen Gestaltungsmöglichkeiten“: Der Geschäftsführer der ruft Personalleiter zu sich und teilt diesem mit, dass Mitarbeiterin A sich in einer großen unverschuldeten privaten Notlage mit der Bitte um finanzielle Hilfe an ihn gewendet hat. Der Geschäftsführer möchte ausnahmsweise 15.000 Euro gewähren und beauftragt den Personalleiter mit: „Von dem Betrag soll die Mitarbeiterin möglichst viel Netto erhalten, ohne dass uns das noch zusätzlich was kostet. Schauen Sie mal, was Sie da tun können.“ Der Personalleiter ruft den Abrechnungsleiter zu sich, erklärt seinen Auftrag und beauftragt den Abrechnungsleiter mit: „Da können Sie als Fachmann doch bestimmt was möglich machen oder hinbiegen, richtig? Wir wollen unseren Geschäftsführer doch nicht enttäuschen. Machen Sie mal, lassen Sie sich was einfallen und berichten Sie mir anschließend.“
Der Abrechnungsleiter bespricht das Thema mit seinen Sachbearbeiterinnen und — Sie ahnen es schon — man kommt gemeinsam auf eine Lösung, die jedenfalls so nicht so richtig mit der Gesetzgebung übereinstimmt, und die Sache bekommt einfach einen anderen Namen und Sachverhalt verpasst. Und schon passt es, alle sind zufrieden — bis der nächste Steuerprüfer diese Sache dann doch findet. So oder so ähnlich haben wir das alle schon erlebt und damit wahrscheinlich gegen § 42 AO — Gestaltungsmissbrauch — verstoßen oder gar vorsätzlich bis hin zu grob fahrlässig Steuern und Beiträge „für die Firma“ hinterzogen. Oder? Nein. So etwas machen wir natürlich nie. Und außerdem: Wir haben im Zweifelsfall ja im ausdrücklichen Auftrag und Interesse der Firma gehandelt. Aber: Ob das dann im Ernstfall die Auftraggeber aus der Firma auch noch so sehen?
Der Geschäftsführer ist in der Regel ohnehin niemals schuld und allein schon die Bedingungen seiner Directors and Officers (D&O)-Versicherung verbieten ihm erstmal jegliches Schuldeingeständnis. Möglicherweise hat der Personalleiter auch so eine Versicherung, aber eigentlich wollte er ja nur eine im Nachhinein selbstverständlich rechtlich einwandfreie Gestaltung sehen — das kennen wir doch zur Genüge.
Und so schauen alle den Leiter der Entgeltabrechnung und dessen daran mitwirkende Mitarbeiter an. Den weiteren Fortgang dieser Sache kennen wir auch oder können ihn uns gut denken. Denn durch diese steuer- und abgabevermeidende Gestaltung ist der Regelungszweck des § 42 AO verletzt und wirkt dann auf die in den jeweiligen Gesetzen dafür vorgesehenen Sanktionen. Und damit wären wir in diesem Beispielsfall eigentlich direkt bei der vollendeten Steuerhinterziehung.
Und wenn der Steuerprüfer, der diesen Sachverhalt aufgedeckt hat, seine BuStra, also die Bußgeld- und Strafsachenstelle seines Finanzamtes, einschaltet, dann kann deren Ergebnis sehr schnell sehr persönlich für die „Täter“ werden. Tatsächliche Ergebnisse dieser Art gibt es durchaus, nur redet so offen kaum jemand darüber.
In der Regel haftet der Arbeitnehmer gegenüber seinem Arbeitgeber aber nur eingeschränkt. Jedenfalls wird der- oder diejenige, dem bzw. der im Rahmen der sonst einwandfrei verrichteten Tätigkeit mal einen Fehler unterläuft, sich in der daraus u. U. entstehenden Außenwirkung auf einen gewissen Schutz durch seinen Arbeitgeber berufen und verlassen können. Das Schadenereignis ist zwar ärgerlich für alle Beteiligten, aber so etwas kommt bei der Arbeit nun mal vor, derartige Fälle sind vielfältig von der Rechtsprechung entschieden. Dieses dann in den allermeisten Fällen unter dem Gesichtspunkt, dass gemäß Bürgerlichem Gesetzbuch — BGB — hier der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine Schuld oder Mitschuld ausdrücklich nachweisen muss. Und selbst wenn dann der Arbeitnehmer einen finanziellen Schadenbeitrag an den Arbeitgeber zu leisten hat, dann wird dieser generell nur auf den Rahmen seiner eigenen Vergütung begrenzt sein. Wirtschaftlicher Totalschaden beim Arbeitnehmer ist in solchen Fällen eher ausgeschlossen.
Anders sieht es im Fall von grober Fahrlässigkeit oder gar Vorsatz aus — wie in dem oben geschilderten Praxis-Beispiel. Doch dazu und zu vielen anderen Haftungsfallen lesen Sie mehr in den folgenden Ausgaben von LOHN+GEHALT. Bleiben Sie gespannt — und denken Sie schon mal nach.
