Ein Erfahrungsbericht - Interne Kontrollsysteme (IKS) : Gute Informationen! : Neuer Praxistag sorgt in der Arbeitsgemeinschaft IKS für großes Interesse
Die frühe Erkenntnis des Philosophen und Politikers Niccolò di Bernardo dei Machiavelli (1469 bis 1527) konnten auch wir in unserer diesjährigen FrühjahrsARGE erfahren.
Machiavelli brachte den Wert von Informationen seinerzeit wie folgt auf den Punkt:
“Wer will, dass ihm die anderen sagen, was sie wissen, der muss ihnen sagen, was er selbst weiß. Das beste Mittel, Informationen zu erhalten, ist, Informationen zu geben”.
Diese Feststellung ist für jedermann nachvollziehbar. Aber — wie gehen wir mit dieser Erkenntnis um? Wie leben, wie erleben wir diese Weisheit? Seit 13 Jahren lebt die ARGE nicht nur von einzelnen Beiträgen der jeweiligen Referenten, sondern immer mehr vom Informations- und Erfahrungsaustausch ihrer Mitglieder. Auf Wunsch aller Teilnehmer haben wir es gewagt, dem gegenseitigen Informationsaustausch mehr Raum zu geben.
Der Praxistag
An unserem ersten „Praxistag“, wie wir ihn nannten und auch künftig nennen werden, stellte uns Carsten Baum von der Landeshauptstadt München das „interne Kontrollsystem“ aus dem Blickwinkel der Personalabrechnung vor.
Herr Baum ist seit Jahren Mitglied der Arbeitsgemeinschaft (ARGE). Ihm ist immer sehr an einem Erfahrungsaustausch mit anderen Teilnehmern gelegen.
Dieser erstreckt sich nicht nur auf die jeweiligen Frühjahrs- und Herbsttagungen, sondern auch auf den telefonischen Austausch sowie auf die mittlerweile auch regelmäßig stattfindenden Telefonkonferenzen.
„Der Erfahrungsaustausch wird zudem durch neue/wechselnde Mitglieder der ARGE bereichert. Diese bringen neue Ideen und Impulse aus verschiedenen Unternehmensbereichen und Branchen mit“, findet Carsten Baum. Auch dass der regelmäßige Austausch sich nicht nur auf IKS-Themen erstreckt, sondern alle Bereiche des Personalwesens (z. B. rechtliche, organisatorische, IT-Themen) betrifft, ermöglicht nach Auffassung von Herrn Baum immer wieder den Blick über den sog. Tellerrand hinaus.
Neben Wissenswertem zur Stadt München sowie zur Struktur der Verwaltung konnten die Teilnehmer einen guten Einblick in die Aufbauorganisation des HR-Umfeldes und die jeweiligen Zuständigkeiten innerhalb des Personalwesens gewinnen. Carsten Baum verstand es, anschaulich die Entwicklung des internen Kontrollsystems — von den Anfängen bis heute — darzustellen. Risikoanalyse, Funktionstrennung und Berechtigungsmanagement seien aus seiner Sicht die tragenden Säulen des dort gelebten internen Kontrollsystems.
Immer wieder ging er auch auf die erforderlichen manuellen Prüfungen ein, die aber derzeit durch IT-gestützte Prüfprozesse abgelöst werden, getreu dem Motto: Das Abrechnungsprogramm sollte (bei einem entsprechenden Customizing) intelligent genug sein, um Auffälligkeiten selbst zu entdecken. Manuelle Kontrollen durch die Sachbearbeitungen bei ungewöhnlich erscheinende Abrechnungsergebnissen oder Fehlern sollten sich auf Sonderfälle bzw. bestimmte Themengebiete beschränken. Dies sind im Regelfall auffällig oder ungewöhnlich erscheinenden Abrechnungsergebnisse. Zum Ende des Praxistages konnten die Mitglieder noch einiges zum Thema Programmänderungen und Testmanagement erfahren. Seit 2018 befindet sich ein stadtweites TAX Compliance Management System (TCMS) in der Entwicklung, welches sich auch mit dem Bereich Lohnsteuer befasst. Hierbei geht es u. a. auch um die Prüfung von Lohnarten aus steuerrechtlicher Sicht sowie um den Prozess der Lohnsteueranmeldung.
Für Maik Gross von der NordLB ist das interne Kontrollsystem in der Entgeltabrechnung ein Thema, dem man ständig auf der Spur sein muss. Dazu gehören vor allem die Betrachtung des Themas und die damit verbundenen Herausforderungen aus unterschiedlichen Blickwinkeln.
In jedem Unternehmen gibt es verschiedene Anforderungen an ein IKS. Aufgrund der permanenten Veränderungen (sei es durch prozessuale Veränderungen im Unternehmen oder durch den Gesetzgeber) ist auch das IKS ständig anzupassen.
Dabei ist der Erfahrungsaustausch zwischen den ARGE-Mitgliedern für mich auch nach 13-jähriger Mitgliedschaft immer wieder spannend sowie bereichernd für mich und unser Unternehmen“, erklärt Maik Gross in einem Gespräch mit der ARGE-Leitung.
Auszug aus der Agenda der Herbst-ARGE IKS am 5. und 6.11.2019
- Systemlandkarte — Einflüsse auf und durch SAP-HCM
- Prüfungsmaßnahmen aus Abrechnungssicht
- IKS Prüfreport
- Ticket System
- Wissensdatenbanken
So urteilet ein begeisterter Teilnehmer:
Der qualitative Erfahrungsaustausch in der ARGE IKS hat einen hohen Stellenwert in der Agenda. Die Bereitschaft aller Teilnehmer, Erfahrungen auszutauschen, ist sehr hoch und die Essenz sehr aufschlussreich. Es werden in der Gruppe neue und erweiterte Kontrollerfordernisse (z. B. basierend auf Gesetzesvorgaben/-anpassungen), Ablaufprozesse, Erhebungs- und Dokumentationstechniken, eingesetzte Medien genauso besprochen wie der Umgang und die Akzeptanz der Kontrollmechanismen bei den betroffenen Stakeholdern. Der Erfahrungsaustausch findet auch außerhalb der ARGE-Termine statt. Wir haben schon häufig Kontakt mit anderen Teilnehmern aus der ARGE aufgenommen, um einen Lösungsansatz oder die Interpretation von Texten auszutauschen
Anmeldung zur ARGE IKS Herbstrunde 2019 Telefonisch: 02234-9894940 Mail: tagungen@datakontext.com
