Travel Management im öffentlichen Dienst : Die hohe Schule der Reisekostenverwaltung
Die Verwaltung von Dienstreisen ist eine komplexe Angelegenheit. Viele gesetzliche, branchenbezogene und innerbetriebliche Regeln sind von allen Prozessbeteiligten einzuhalten. Im öffentlichen Dienst kommen weitere Vorschriften hinzu. Eine intuitive und leistungsfähige Lösung für das Reisekostenmanagement ist folglich gerade in diesem Umfeld von hoher Bedeutung. KIDICAP.Travel setzt hier neue Maßstäbe.
Achillesferse Reisekostenabrechnung
Das Thema Reisekosten ist auch in den Einrichtungen des öffentlichen, kirchlichen und sozialen Dienstes eine Achillesferse und bei den Betriebsprüfern sehr beliebt. Viele Reisekostenabrechnungen sind fehlerhaft und werden beanstandet. Jede Einrichtung ist also gut beraten, ihr Dienstreisemanagement effektiv zu organisieren. Am besten geht das mit einem erfahrenen und zuverlässigen Partner wie KIDICAP.
Die perfekte Lösung
Der Einsatz von KIDICAP.Travel unterstützt die Personalabteilung durch intuitive Workflows und erlaubt den Reisenden eine sehr komfortable Beantragung und Einreichung. Die anschließende Reisekostenabrechnung erfolgt rasch und unkompliziert. Alle Arbeitsabläufe werden auf diese Art standardisiert und verschlankt. Sämtliche Funktionen zur optimierten, elektronischen und medienbruchfreien Vorgangsbearbeitung – von der Reiseplanung bis zur Archivierung – sind in der Basisversion bereits enthalten.
Die moderne Web-Technologie von KIDICAP ermöglicht neben der Installation auf den Rechnern des Unternehmens auch eine Software-as-a-Service-Nutzung (SaaS) als Dienstleistung über das Internet. Der Software-Betrieb und die Wartung verbleiben in diesem Fall beim Anbieter – Software aus der Cloud.
360°-Workflow
Die webbasierte Lösung bildet alle Bereiche des Dienstreisemanagements ab und bietet einen Rundum-Service für Anwender:innen: Vom Reiseantrag über das Genehmigungsverfahren bis zur Abrechnung der Reisekosten mitsamt der Verbuchung im Finanzwesen werden alle notwendigen Schritte über einen Workflow abgebildet. Es kann also nichts vergessen werden.
Der Workflow kann auch auf individuell definierte Bearbeitungsinstanzen und Arbeitsabläufe eingestellt werden. Alle beteiligten Personen von den Reisenden über die Sachbearbeitung bis zum Controlling können in die elektronischen Abläufe integriert und während des Prozesses per E-Mail auf dem Laufenden gehalten oder zum Handeln aufgefordert werden.
Unschlagbar im öffentlichen Dienst
KIDICAP.Travel ist uneingeschränkt mandantenfähig und lässt keinen Wunsch offen. Das Tool erfüllt alle Anforderungen öffentlicher, sozialer und kirchlicher Verwaltungen. Auch die Bedürfnisse überregional organisierter Institutionen mit verteilten Standorten und heterogenen Systemwelten werden komplett abgebildet. Zudem werden selbstverständlich alle gesetzlichen, tariflichen und internen Bestimmungen für die Reisekostenabrechnung berücksichtigt.
Absolut sicher
Das Thema Sicherheit ist im Bereich der Reisekosten auf dreifache Weise von elementarer Bedeutung. Erstens müssen Reisekosten stets auf Basis der aktuellen rechtlichen Bestimmungen abgerechnet werden, zweitens ist eine hundertprozentige rechnerische Sicherheit notwendig und drittens müssen höchste Sicherheitsansprüche an den Datenschutz gewährleistet sein, auch mit Blick auf eine zuverlässige Verschlüsselung nach SSL-Bankenstandard. KIDICAP.Travel ist dreifach absolut sicher – das garantieren wir!
Mobile Nutzung
Die Erfassung von Dienstreisen ist selbstredend auch von unterwegs aus möglich, die App korrespondiert mit jedem Tablet oder Smartphone. Eingegebene Daten werden automatisch an die zentrale Datenhaltung übermittelt und dort abgeglichen. Wer häufig oder über längere Zeiträume hinweg im Außendienst tätig ist und nur selten ins Büro kommt, kann nun trotzdem ohne zeitlichen Verzug seine Reisekosten abrechnen.
Integration von KIDICAP
KIDICAP.Travel kann gemeinsam mit weiteren KIDICAP.APPs genutzt werden.
Diese Integration in einen größeren Systemverbund ermöglicht unter anderem die Verwendung gemeinsamer Stamm- und Bewegungsdaten. Außerdem kann die komplette Reisekostenerstattung über die APP KIDICAP.Entgelt abgewickelt werden.
„Komplexität ist eine schöne Herausforderung!“
Ein Gespräch mit Doreen Reinshaus, Managing Product Owner für den Bereich Travel-Management bei der GIP.
Frau Reinshaus, der GIP eilt der Ruf einer besonders ausgeprägten Kundenorientierung voraus. Wie vertragen sich individuelle Lösungen mit den notwendigen Standards?
Die Kundenorientierung der GIP ist legendär, das stimmt! Das gilt selbstverständlich auch für den im öffentlichen Dienst überaus komplexen Bereich der Reisekostenabrechnung. Wir sind immer bereit, auf spezifische Anforderungen unserer Kunden einzugehen. Unsere ausgeprägten Standards sind die Basis, individuelle Wünsche kommen on top.
Im öffentlichen Bereich ist das Reisekostenmanagement besonders komplex. Welche Antworten gibt Ihr Produkt K.Travel auf diese speziellen Anforderungen?
Wie erwähnt bieten wir einen breiten Standard, der speziell auf die Bedürfnisse des öffentlichen und sozialen Dienstes ausgerichtet ist. Darin ist das Bundesreisekostenrecht ebenso abgebildet wie diverse Reisekostenrechte der Länder, sodass alle zugehörigen Tagegelder, Wegstreckenpauschalen usw. mit der App bereitgestellt werden. Zusammengefasst haben wir alles, was sich von Gesetzes wegen auf die Reisekostenabrechnung auswirkt, in stets aktueller Version integriert. Jede Änderung wird im Programm sofort angepasst, unsere Kunden müssen sich diesbezüglich um nichts kümmern.
Darüber hinaus bietet K.Travel viele individuelle Gestaltungsmöglichkeiten für die Anwender:innen im öffentlichen Bereich. Und schließlich spricht unsere Lösung auch die Sprache des öffentlichen Dienstes, viele spezifische Begrifflichkeiten erleichtern das Reisemanagement.
Im öffentlichen Dienst ist das Thema Barrierefreiheit besonders wichtig. Findet sich das in K.Travel wieder?
Hier erfüllen wir alle wichtigen Kriterien. Es muss einfach möglich sein, dass auch Menschen mit Sehbehinderungen und anderen Einschränkungen diese Anwendung genauso nutzen können wie Menschen ohne Benachteiligungen.
Sie sehen, wir haben viele Aufgaben, doch wir begegnen diesen mit Elan und Freude. Komplexität ist eine schöne Herausforderung.