Lohnsteuer-Außenprüfung : Von der Vorbereitung und den Mitwirkungswirkungspflichten bis zum Prüfungsbericht

Schwerpunkte

Bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung sind Sachverhalte von Interesse, die steuerfrei behandelt oder pauschal versteuert wurden. Allerdings werden auch besondere Lohnbestandteile von Prüfern genauer unter die Lupe ge­nommen. Prüfungsrelevante Schwer­punkte sind u. a.:

• Abgrenzung Arbeitnehmer und selbstständige Tätigkeit,
• korrekte Besteuerung der Bruttolöhne,
• Zahlungen von Nettolohn,
• Lohnzahlung von Dritten,
• Sachbezüge und geldwerte Vorteile (Beurteilung des Rabattfreibetrags und der 44-Eu­ro-Freigrenze (bis Ende 2021, seitdem 50-Euro-Freigrenze),
• Besteuerung von Firmenwagen und Fahrtkostenzuschüssen, pauschal versteuerte Lohnbestandteile,
• steuerfreie Lohnbestandteile (insbesondere Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit),
• Entgeltumwandlungen,
• Erstattungen (Reisekosten, Auslagenersatz),
• Aufmerksamkeiten,
• Annehmlichkeiten,
• Betriebsveranstaltungen,
• Gesundheitsförderung,
• Kinderbetreuungskosten,
• Kindergartenzuschüsse,
• Notstandsbeihilfen,
• Pauschalierung von Aushilfslöhnen.

Prüfungsablauf

Eine Lohnsteuer-Außenprüfung be­ginnt mit einer Festlegung zur Prüfungsanordnung (§ 196 Abgaben­ordnung (AO)). Darin bestimmt die Finanzbehörde den Umfang der Au­ßenprüfung. Die Prüfungsanordnung kann schriftlich oder elektronisch er­folgen und muss die Rechtsbehelfs­belehrung (§ 356 AO) enthalten. Die Rechtsbehelfsbelehrung beinhaltet eine Belehrung über die Möglichkeit des Einspruchs gegen den Verwal­tungsakt, die einzuhaltende Frist für den Einspruch und die zuständige Fi­nanzbehörde und deren Sitz.

Mit der Bekanntgabe der Prüfungsanordnung (§ 197 AO) werden auch der voraussichtliche Prüfungsbeginn und die Namen der Prüfer dem Arbeitgeber mitgeteilt, bei dem die Lohn­steuer-Außenprüfung durchgeführt wird. Dabei soll eine angemessene Zeit vor dem Beginn der Prüfung einge­halten werden. In der Regel kündigt die Finanzbehörde eine Lohnsteuer-Außenprüfung vier Wochen und in anderen Fällen zwei Wochen vor dem Termin an (§ 5 Abs. 4 BpO). Eine kür­zere Ankündigungsfrist ist möglich, wenn der Prüfungszweck gefähr­det ist. Der Arbeitgeber kann den Be­ginn der Lohnsteuer-Außenprüfung auf einen anderen Zeitpunkt verlegen, wenn er der Finanzbehörde die für die Verlegung wichtigen Gründe glaub­haft mitteilt. Ein wichtiger Grund für die Verschiebung einer Lohnsteu­er-Außenprüfung könnte z. B. die Er­krankung des Steuerpflichtigen, seines steuerlichen Beraters oder eine be­trächtliche Störung des Betriebs sein.

Die Prüfungsanordnung muss die je­weilige Rechtsgrundlage der Lohn­steuer-Außenprüfung nennen (§ 5 Abs. 2 BpO). Weitere Angaben sind:

• Ort der Prüfung,
• Prüfungszeitraum,
• Prüfungsumfang
• Name der Prüfer,
• Prüfungszeitpunkt.

Erhält der Arbeitgeber eine Prüfungs­anordnung, sollte er folgende Punkte beachten:

• umgehende Information aller Betei­ligten (Entgeltabrechnung, Dienst­leister, Steuerberater) über die Anordnung,
• Information der zuständigen Ar­beitnehmer im Bereich der Entgeltabrechnung, damit diese für den Zeitraum der Prüfung zur Verfügung stehen (wenn beim Arbeitgeber z. B. vorbereitende Tätigkeiten erfolgen),
• Überprüfung des in der Prüfungsan­ordnung genannten Termins. Unter Umständen muss eine Verschiebung beantragt werden.
• Kann die Prüfung beim Arbeitge­ber stattfinden oder muss ggf. beim Steuerberater geprüft werden?

Mitwirkungspflichten

Für einen reibungslosen Ablauf einer Lohnsteuer-Außenprüfung muss der Arbeitgeber (also der Steuerpflichtige) seine Mitwirkungspflichten erfül­len. Der Arbeitgeber muss den Prüfern das Betreten der jeweiligen Geschäfts­räume während der Arbeitszeit gestatten. Für die Erledigung der Prüfung muss der Arbeitgeber den Prüfern einen geeigneten Arbeits­platz zur Verfügung stellen. Hilfsmit­tel zur Durchführung der Prüfung (z. B. Kopierer) müssen für die Prü­fer zugänglich sein und bereitgestellt werden. Den Prüfern ist die Einsicht in alle lohnsteuerlichen Unterlagen (z. B. Lohnkonto, Entgeltabrechnun­gen, Arbeitsverträge, Aufzeichnungen, Belege) zu gewähren. Werden Unter­lagen in digitaler Form aufbewahrt, müssen diese auf Verlangen der Prü­fer mit einem Lesegerät lesbar oder in ausgedruckter Form vorgelegt wer­den. Werden Unterlagen mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt, muss den Prüfern Einsicht in die ge­speicherten Daten gewährt werden. Die Daten müssen nach Vorgabe ma­schinell ausgewertet oder auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden.

Arbeitnehmer, die mit der Erstellung der Entgeltabrechnung betraut sind, müssen über ihre Auskunftspflicht be­lehrt werden (§ 200 Abs. 1 Satz 3 AO). Dabei ist zu beachten, dass Prüfer auch weitere Arbeitnehmer um Auskunft ersuchen können. Der Prüfer muss den Arbeitgeber über diese Absicht rechtzeitig informieren und darf Ar­beitnehmer nicht ohne Kenntnis des Arbeitgebers befragen. Allerdings ist dabei von weiterer Bedeutung, dass der jeweilige Arbeitnehmer Steuer­schuldner der Lohnsteuerabzugs­beträge ist. Der Prüfer kann daher Arbeitnehmer zu ihren eigenen steu­erlichen Angelegenheiten unmittelbar um Aufklärung bitten.

Grundsätzlich ist der Prüfungsort die Geschäftsräume des Arbeitgebers. Nach der Prüfungsordnung ist es nur noch möglich, eine Prüfung in den Räumen des Steuerberaters durchzu­führen, wenn keine Möglichkeit zur Prüfung beim Arbeitgeber besteht.

Datenzugriff

Während einer Lohnsteuer-Außen­prüfung dürfen Prüfer auf die Lohn- und Bilanzbuchhaltung, die mit Datenverarbeitungsgeräten erstellt wurde, elektronisch zugreifen. Die Prüfer haben die Möglichkeit, wäh­rend der Lohnsteuer-Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen. Dazu dürfen sie das Daten­verarbeitungssystem des Arbeitge­bers nutzen. Eine weitere Möglichkeit für Prüfer ist es, die Daten durch den Arbeitgeber nach Vorgaben der Prüfer maschinell auswerten zu lassen. Auch dürfen Prüfer verlangen, die gespei­cherten Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Ver­fügung gestellt zu bekommen. Doch neben dem digitalen Datenzugriff haben Prüfer weiterhin die Möglich­keit, sich Unterlagen und Aufzeich­nungen vorlegen zu lassen.

Seit 2002 hat die Finanzverwaltung das Recht, im Rahmen einer Lohn­steuer-Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Lohndaten zu nehmen (§ 147 Abs. 6 AO). Dabei sind drei unter­schiedliche Zugriffsarten möglich:

• Z 1: Der Lohnsteuer-Außenprüfer er­hält einen direkten Lesezugriff auf das jeweilige Lohnprogramm.
• Z 2: Die abzurechnende Stelle/der Steuerberater stellt neben dem Lese­zugriff für den Prüfer eine weitere Person bereit, die Fragen zum Pro­gramm und der Steuerung beant­worten kann.
• Z 3: Der Lohnsteuer-Außenprüfer er­hält einen Datenträger, mit dem er die Daten extern auswerten kann.

Der Zugriff der Variante Z 3 wird in der Praxis bis heute am meisten an­gewandt. Aufbauend auf diese Art des Zugriffs wurde die digitale Lohn­schnittstelle eingeführt.

Wird der Datenzugriff nicht, nicht vollständig oder nicht zeitnah durch den Arbeitgeber eingeräumt, darf die Finanzbehörde ein Verzögerungsgeld von 2.500 Euro bis 250.000 Euro fest­setzen (§ 146 Abs. 2b AO). Ein solches Verzögerungsgeld darf auch verhängt werden, wenn Auskünfte oder Un­terlagen nicht, nicht vollständig oder nicht zeitnah vorgelegt werden.

Digitale Lohnschnittstelle

Mit dem Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens vom 18.07.2016 (BGBl. I 2016 S. 1679) und dem BMF-Schreiben vom 26.05.2017 hat der Gesetzgeber die Einführung der digitalen Lohnschnittstelle (DLS) verbindlich zum 01.01.2018 vorge­schrieben. Bereits im Jahr 2011 veröf­fentlichte die Finanzverwaltung die „Empfehlung zur Anwendung eines einheitlichen Standarddatensatzes als Schnittstelle für die Lohnsteuer-Au­ßenprüfung“. Die Empfehlung reichte allerdings nicht für die flächende­ckende Einführung der digitalen Lohnschnittstelle.

Nach § 41 Abs. 1 Satz 7 EStG in Ver­bindung mit § 4 Abs. 2a Lohnsteu­er-Durchführungsverordnung (LStDV) haben Arbeitgeber seit dem 01.01.2018 die aufzuzeichnenden lohnsteuerrele­vanten Daten der Finanzbehörde über eine amtlich vorgeschriebene digitale Schnittstelle in elektronischer Form bereitzustellen.

Dabei handelt es sich um einen Stan­darddatensatz mit einer einheitlichen Struktur und Bezeichnung von elek­tronischen Dateien und Datenfelder. Die jeweilige aktuelle Version der di­gitalen Schnittstelle steht auf der In­ternetseite des Bundeszentralamts für Steuern bereit.

Schlussbesprechung

Die Lohnsteuer-Außenprüfung schließt mit einer Schlussbesprechung ab. Auf dieses Abschlussgespräch hat der Arbeitgeber einen Rechtsan­spruch, wenn durch die Lohnsteu­er-Außenprüfung eine Änderung der Besteuerungsgrundlage erfolgt. Diese Schlussbesprechung gibt allen Betei­ligten die Möglichkeit, zu den jewei­ligen Prüfungsfeststellungen eine Stellungnahme abzugeben. In Zwei­felsfällen kann im Rahmen dieser Be­sprechung ein Kompromiss gefunden werden. An der Schlussbesprechung nehmen neben dem Arbeitgeber und den Prüfern z. B. auch der Steuerbe­rater oder Mitarbeiter der Entgeltab­rechnung teil, die mit der Erstellung der Unterlagen betraut waren.

Markus Stier