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Experteninterview mit Marin Bogdan : Gehaltsabrechnungen per Klick – ja, aber bitte verschlüsselt!

„Meine Gehaltsabrechnung geht niemanden etwas an“ – einverstanden? Wir auch. Darum sollte sie nur physisch verschickt werden. Auch hier d’accord? Wir nicht. Das digitale Versenden von HR-Dokumenten via E-Mail ist schnell, effizient und praktisch. Die Verschlüsselung solch vertraulicher E-Mails ist dabei unabdingbar. Im Interview erklärt Marin Bogdan, IncaMail-Experte der Schweizerischen Post, wie’s geht.

FokusRisikomanagement
Lesezeit 2 Min.

Herr Bogdan, der verschlüsselte E-Mail-Versand von Gehaltsabrech­nungen ist doch mühselig. Warum sollten HR-Fachkräfte darauf umsteigen?

Dieser Mythos, dass das Verschlüs­seln kompliziert ist, hält sich hart­näckig. Er findet seinen Ursprung in den 90er Jahren.

Gehaltsabrechnungen
Gehaltsabrechnungen

Die damaligen Ver­schlüsselungsverfahren waren zwar sicher, aber nicht wirklich benutzer­freundlich oder einfach handzuhaben. Deshalb setzten sie sich im typischen E-Mail-Verkehr zwischen Menschen nicht durch. Heute verfügt die Schwei­zerische Post mit der patentierten SAFE-Technologie von IncaMail über ein Verfahren, welches die Verschlüs­selung und Entschlüsselung auf prak­tisch einen Mausklick reduziert und von mittlerweile 1,8 Millionen Anwen­derinnen und Anwendern erfolgreich eingesetzt wird.

Warum ist die E-Mail-Verschlüs­selung besonders im HR-Bereich wichtig?

HR-Abteilungen sind aus mehreren Gründen gefordert: Sie haben stän­dig mit personenbezogenen Daten zu tun, die besonders schützenswert sind. Weiter tauschen sie sich regel­mäßig mit Mitarbeitenden per E-Mail aus. Und genau bei dieser Kombina­tion greifen strikte Regulationen: Die europäische Datenschutz-Grundver­ordnung (DS-GVO) gibt klar vor, dass der elektronische Versand von persön­lichen oder personenbezogenen Daten nur in geschützter Form erfolgen darf. Wird dies nicht eingehalten, drohen erhebliche Sanktionen – und auch das Image kann darunter leiden.

Neben der sicheren Übermittlung – welche Vorteile hat der Versand von digitalen Gehaltsabrechnungen?

Der digitale Versand von Gehaltsab­rechnungen mit IncaMail ist bis zu 80 Prozent günstiger als die traditio­nelle Vorgehensweise. Das Drucken, Kuvertieren und physische Versenden fallen nämlich weg. So kann das Un­ternehmen nicht nur sparen, sondern schont die Umwelt und kann frei ge­wordene Zeit anderweitig effizienter nutzen – beispielsweise für das Recruiting oder Talentmanagement.

Worauf sollten HR-Profis bei der Beschaffung eines E-Mail-Ver­schlüsselungsdienstes achten? Welche Muss-Kriterien sollte ein solcher Dienst erfüllen?

Wichtig ist, dass die Dokumente di­rekt aus dem verwendeten Lohnbuch­haltungssystem in wenigen Schritten versendet werden können. Für alle Mitarbeitenden müssen der Erhalt und das Öffnen von geschützten Do­kumenten einfach, klar und verständ­lich sein. Weiter muss der Anbieter des E-Mail-Verschlüsselungsdiens­tes vertrauenswürdig und anerkannt sein, so wie es der Dienst IncaMail der Schweizerischen Post ist.

Warum lohnt es sich überhaupt, IncaMail in den bestehenden Lohn­prozess zu integrieren?

IncaMail genießt bereits heute das Vertrauen der breiten Bevölkerung – deshalb nutzen auch Qualipet, Kärcher GmbH und viele weitere Unterneh­men IncaMail für den Versand von Gehaltsabrechnungen.

Das Bild zeigt Kontaktinformationen für Personalmanagement und Humanressourcen der Schweizerischen Post mit einer E-Mail-Adresse (support@incamail.de) und einer Website (post.ch/incamail-h).

IncaMail lässt sich einfach und schnell in die Busi­ness-Software, wie z. B. SAP oder Aba­cus, integrieren. Die Schweizerische Post unterstützt ihre Kunden zudem mit praxisgerechten Kommunikati­onstipps, Vorlagen und To-do-Listen. So steht dem effizienten und vor allem verschlüsselten Versand nichts mehr im Weg.

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