Experteninterview mit Marin Bogdan : Gehaltsabrechnungen per Klick – ja, aber bitte verschlüsselt!
„Meine Gehaltsabrechnung geht niemanden etwas an“ – einverstanden? Wir auch. Darum sollte sie nur physisch verschickt werden. Auch hier d’accord? Wir nicht. Das digitale Versenden von HR-Dokumenten via E-Mail ist schnell, effizient und praktisch. Die Verschlüsselung solch vertraulicher E-Mails ist dabei unabdingbar. Im Interview erklärt Marin Bogdan, IncaMail-Experte der Schweizerischen Post, wie’s geht.
Herr Bogdan, der verschlüsselte E-Mail-Versand von Gehaltsabrechnungen ist doch mühselig. Warum sollten HR-Fachkräfte darauf umsteigen?
Dieser Mythos, dass das Verschlüsseln kompliziert ist, hält sich hartnäckig. Er findet seinen Ursprung in den 90er Jahren.
Die damaligen Verschlüsselungsverfahren waren zwar sicher, aber nicht wirklich benutzerfreundlich oder einfach handzuhaben. Deshalb setzten sie sich im typischen E-Mail-Verkehr zwischen Menschen nicht durch. Heute verfügt die Schweizerische Post mit der patentierten SAFE-Technologie von IncaMail über ein Verfahren, welches die Verschlüsselung und Entschlüsselung auf praktisch einen Mausklick reduziert und von mittlerweile 1,8 Millionen Anwenderinnen und Anwendern erfolgreich eingesetzt wird.
Warum ist die E-Mail-Verschlüsselung besonders im HR-Bereich wichtig?
HR-Abteilungen sind aus mehreren Gründen gefordert: Sie haben ständig mit personenbezogenen Daten zu tun, die besonders schützenswert sind. Weiter tauschen sie sich regelmäßig mit Mitarbeitenden per E-Mail aus. Und genau bei dieser Kombination greifen strikte Regulationen: Die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) gibt klar vor, dass der elektronische Versand von persönlichen oder personenbezogenen Daten nur in geschützter Form erfolgen darf. Wird dies nicht eingehalten, drohen erhebliche Sanktionen – und auch das Image kann darunter leiden.
Neben der sicheren Übermittlung – welche Vorteile hat der Versand von digitalen Gehaltsabrechnungen?
Der digitale Versand von Gehaltsabrechnungen mit IncaMail ist bis zu 80 Prozent günstiger als die traditionelle Vorgehensweise. Das Drucken, Kuvertieren und physische Versenden fallen nämlich weg. So kann das Unternehmen nicht nur sparen, sondern schont die Umwelt und kann frei gewordene Zeit anderweitig effizienter nutzen – beispielsweise für das Recruiting oder Talentmanagement.
Worauf sollten HR-Profis bei der Beschaffung eines E-Mail-Verschlüsselungsdienstes achten? Welche Muss-Kriterien sollte ein solcher Dienst erfüllen?
Wichtig ist, dass die Dokumente direkt aus dem verwendeten Lohnbuchhaltungssystem in wenigen Schritten versendet werden können. Für alle Mitarbeitenden müssen der Erhalt und das Öffnen von geschützten Dokumenten einfach, klar und verständlich sein. Weiter muss der Anbieter des E-Mail-Verschlüsselungsdienstes vertrauenswürdig und anerkannt sein, so wie es der Dienst IncaMail der Schweizerischen Post ist.
Warum lohnt es sich überhaupt, IncaMail in den bestehenden Lohnprozess zu integrieren?
IncaMail genießt bereits heute das Vertrauen der breiten Bevölkerung – deshalb nutzen auch Qualipet, Kärcher GmbH und viele weitere Unternehmen IncaMail für den Versand von Gehaltsabrechnungen.
IncaMail lässt sich einfach und schnell in die Business-Software, wie z. B. SAP oder Abacus, integrieren. Die Schweizerische Post unterstützt ihre Kunden zudem mit praxisgerechten Kommunikationstipps, Vorlagen und To-do-Listen. So steht dem effizienten und vor allem verschlüsselten Versand nichts mehr im Weg.