#digitaltransformation – Zukunftstreiber Payroll : Digitale Personalakte im Wandel
Die Globalisierung führt zu erhöhten Flexibilitäts- und Mobilitätsanforderungen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. So hat sich nicht nur die EU mit dem Abbau von Mobilitätshindernissen befasst, wenn etwa Mitarbeiter mit Grenzberührung den Arbeitgeber wechseln (EU-Mobilitäts-Richtlinie). Welches sind nun die Herausforderungen für die Personaladministration? Steht dieser Bereich doch aufgrund der schon sehr weit entwickelten Digitalisierung besonders im Fokus.
Geschäftsprozesse und HR 4.0
Der Arbeitgeber ist zunehmend in der Lage, die Arbeitnehmer innerhalb der betrieblichen Sphäre umfassend zu kontrollieren (Videoüberwachung, Dokumentenmanagementsysteme, Biometrie, Wearables etc.). Eine Erweiterung der Überwachung zeichnet sich im Zuge von Industrie 4.0 ab, wenn in der Smart Factory durch die Interaktion der Arbeitnehmer mit technischen Systemen und den zunehmenden Einsatz von Assistenzsystemen zur Steuerung von Geschäftsprozessen automatisch eine immer größere Menge an personenbezogenen Daten anfällt. Gleichzeitig kann das Kommunikationsverhalten von Arbeitnehmern (mobil- und webbasiert) erfasst und ausgewertet werden, wenn die Arbeitnehmer für ihre Kommunikation nur die vorhandene betriebliche IT- und Kommunikationsinfrastruktur nutzen. Das gilt ebenso für Ortungssysteme (Location Based Services), etwa beim Fuhrparkmanagement oder dem Tracking von Bestell- und Lieferprozessen, etwa bei KEP-Diensten (Kurier-, Express- und Paketdienste).
Im Zentrum dessen stehen sowohl die Einführung wie auch die weitere Entwicklung der digitalen Personalakte. Arbeitsverträge, Versetzungen und Zeugnisse, Abmahnungen sowie Kündigungen und Personalfragebögen stehen dabei genauso im Fokus wie das Anfordern fehlender Unterlagen, die gesetzlich vorgeschriebenen Formalitäten bei Auslandseinsätzen (A1-Bescheinigung, weitere melderechtliche Vorgaben innerhalb der EU) oder das Abrechnen von Dienstreisen.
Dienstreisen abrechnen
Die Abrechnung von Dienstreisen treibt viele Verantwortliche zur Verzweiflung. Die Vielfalt an gesetzlichen Regelungen sowie die betrieblichen Ausprägungen in Form von Kostenstellen, Belegarten, Pauschalen, Kilometergeld oder Dauer der Dienstreise (Auswärtstätigkeit) führen dazu, dass trotz digitaler Prozesse noch eine Unmenge an Belegen in Papierform bewegt wird. Der entstehende Zeitaufwand auf Seiten der dienstreisenden Fach- und Führungskräfte bei der Erfassung aller für die Reisekostenabrechnung relevanten Zeiten – für An- und Abreise, Besprechungen, Führungen oder Schulungen – wird noch von den Beauftragten im Personalmanagement getoppt, die häufig unter sehr hohem Druck agieren, um die Zahlbarmachung der Erstattungen umzusetzen. Nicht zu vergessen sind die Kreditorenbuchhalter – oft nicht im Blick des Personalmanagements –, die mit der umsatz- und ertragssteuerlichen Brille auf die Prozesse schauen. Dienstleister nehmen den Kunden die Arbeit der Reisekostenabrechnung gern ab – von A wie Antragstellung bis Z wie Zahlungsverkehr. Dabei konzentrieren sie sich darauf, die Belege in der vom Kunden bevorzugten Form (Papier oder elektronisches Dokument) anzunehmen. Sodann werden die anfallenden Reisekosten auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen und vor dem Hintergrund der betrieblichen Vorgaben berechnet. Dies geschieht nicht ohne eine intensive Betreuung und Beratung. Gleichwohl lässt sich die Verantwortung für gesetzliche Nachweispflichten nicht einfach outsourcen.
Aufbewahrungs- und Nachweispflichten erfüllen
Unternehmen kommunizieren zunehmend elektronisch. Und so erreichen eben auch Personalunterlagen durch Online-Bewerbungen den Empfänger im elektronischen Format. Wer sich dem entzieht und weiterhin auf papierbezogene Bewerbungen besteht, verliert den Anschluss. Die Online-Bewerbung ist längst zur Normalität geworden. Zur Sicherstellung der Unveränderbarkeit muss der Arbeitgeber auf eine ordnungsgemäße, nachvollziehbare und elektronische Aufbewahrung achten. Dabei sind Daten nur so lange aufzubewahren, wie das zur Erfüllung arbeitsvertraglicher oder gesetzlicher Pflichten notwendig ist.
Einkauf und Personalmanagement
Dienstreisen abrechnen
Die Abrechnung von Dienstreisen treibt viele Verantwortliche zur Verzweiflung. Die Vielfalt an gesetzlichen Regelungen sowie die betrieblichen Ausprägungen in Form von Kostenstellen, Belegarten, Pauschalen, Kilometergeld oder Dauer der Dienstreise (Auswärtstätigkeit) führen dazu, dass trotz digitaler Prozesse noch eine Unmenge an Belegen in Papierform bewegt wird. Der entstehende Zeitaufwand auf Seiten der dienstreisenden Fach- und Führungskräfte bei der Erfassung aller für die Reisekostenabrechnung relevanten Zeiten – für An- und Abreise, Besprechungen, Führungen oder Schulungen – wird noch von den Beauftragten im Personalmanagement getoppt, die häufig unter sehr hohem Druck agieren, um die Zahlbarmachung der Erstattungen umzusetzen. Nicht zu vergessen sind die Kreditorenbuchhalter – oft nicht im Blick des Personalmanagements –, die mit der umsatz- und ertragssteuerlichen Brille auf die Prozesse schauen. Dienstleister nehmen den Kunden die Arbeit der Reisekostenabrechnung gern ab – von A wie Antragstellung bis Z wie Zahlungsverkehr. Dabei konzentrieren sie sich darauf, die Belege in der vom Kunden bevorzugten Form (Papier oder elektronisches Dokument) anzunehmen. Sodann werden die anfallenden Reisekosten auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen und vor dem Hintergrund der betrieblichen Vorgaben berechnet. Dies geschieht nicht ohne eine intensive Betreuung und Beratung. Gleichwohl lässt sich die Verantwortung für gesetzliche Nachweispflichten nicht einfach outsourcen.
Aufbewahrungs- und Nachweispflichten erfüllen
Unternehmen kommunizieren zunehmend elektronisch. Und so erreichen eben auch Personalunterlagen durch Online-Bewerbungen den Empfänger im elektronischen Format. Wer sich dem entzieht und weiterhin auf papierbezogene Bewerbungen besteht, verliert den Anschluss. Die Online-Bewerbung ist längst zur Normalität geworden. Zur Sicherstellung der Unveränderbarkeit muss der Arbeitgeber auf eine ordnungsgemäße, nachvollziehbare und elektronische Aufbewahrung achten. Dabei sind Daten nur so lange aufzubewahren, wie das zur Erfüllung arbeitsvertraglicher oder gesetzlicher Pflichten notwendig ist.
Einkauf und Personalmanagement
Bislang ist in den meisten Unternehmen die Fremdvergabe von Aufträgen strikt getrennt von der Beschäftigung von Arbeitnehmern. Die Fremdvergabe wird vom Einkauf abgewickelt und im Rechnungswesen von der Kreditorenbuchhaltung verarbeitet. Die Aufgaben im Zusammenhang mit der Beschäftigung von Arbeitnehmern werden vom Personalmanagement erledigt. Hieraus erwachsen Schnittstellenprobleme, und diese Trennung ist aus heutiger Sicht nicht mehr zeitgemäß. Während sich diese Erkenntnis erst langsam in den Konzernen durchsetzt, so werden bereits von strategisch agierenden Personalvorständen genau solche Forderungen beschrieben. Damit sind die Grundsatzabteilungen (Policy) und die mit der Mitbestimmung (Industrial Relations) befassten Manager und Mitarbeiter im Personalmanagement gleichermaßen einzubinden. Im Übrigen berührt die Fremdvergabe von Aufträgen den Datenschutz sowie die kundenschutzbezogenen Regelungen.
Beschäftigtendatenschutz gewährleisten
Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen rückt seit Einführung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DS-GVO) und durch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) verstärkt in den Mittelpunkt. Dies gilt umso mehr, seit sehr hohe Geldbußen im Fall von Regelverstößen verhängt wurden, die sich an der gesetzlichen Vorgabe von bis zu vier Prozent des konsolidierten Weltumsatzes orientieren. Wenn auch die gesetzlichen Regelungen für den Beschäftigtendatenschutz immer stringenter werden, so geben die Menschen immer noch ihre persönlichen Daten freiwillig an Online-Betreiber (Apple, Google etc.) weiter. Das gilt zunehmend auch für so sensible Daten wie Finanzen und vor allem Gesundheit. Wie können Unternehmen sich gegen mögliche Risiken absichern? Und wie werden Unternehmen künftig agieren? Das sind Fragen, die sehr stark in den Vordergrund dringen werden, und zwar dann, wenn die Bereitschaft vorhersehbar abnehmen wird, persönliche Daten nonchalant wie oben beschrieben zu liefern.
Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung
Eine beständig wachsende Zahl von Arbeitgebern nutzt bereits die Möglichkeit einer elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) auf freiwilliger Basis. Seit dem Jahr 2022 ist daher die Führung elektronischer Entgeltunterlagen gesetzlich vorgeschrieben und sie wird nach einer Übergangszeit von nur fünf Jahren betrieblich umgesetzt sein müssen.
Entsendungen digital steuern
Entsenden Arbeitgeber ihre Fach- und Führungskräfte vorübergehend ins Ausland, gilt die A1-Bescheinigung im EU-Ausland und in anderen Abkommensstaaten als Nachweis darüber, dass für den Arbeitnehmer in Deutschland ein Sozialversicherungsschutz besteht. Die Bindungswirkung solcher A1-Bescheinigungen wurde vom Europäischen Gerichtshof schon vor geraumer Zeit bestätigt (EuGH, Urteil vom 06.02.2018 – C-359/16, Bindungswirkung ausgestellter Sozialversicherungsbescheinigungen bei EU-Mitgliedstaaten). Der Arbeitnehmer muss sich dann nicht bei der Sozialversicherung des ausländischen Staates anmelden. Das gilt analog auch für selbstständige Mitarbeiter, wenngleich diese die A1-Bescheinigung selbst beantragen müssen. Und so ist es folgerichtig, dass mittlerweile die digitale Beantragung dieser Bescheinigungen verpflichtend ist und im Rahmen des elektronischen Austauschs von Dokumenten (EESSI) ein europaweit einzigartiges System der elektronischen Kommunikation für mehrere tausend Träger der Sozialversicherung etabliert wurde.
Durch das EU-Projekt „Electronic Exchange of Social Security Information“ (EESSI) wurde eine gemeinsame IT-Architektur entwickelt, die für alle Sektoren der sozialen Sicherheit den europaweiten, gesicherten elektronischen Austausch zwischen den beteiligten ca. 8.500 Institutionen ermöglicht. Durch diesen papierlosen Datenaustausch können schon heute Anfragen von Versicherten schneller bearbeitet werden, und das Verfahren spart Kosten für Material und Versand. Zusätzlich werden die Mitarbeiter der Sozialversicherungsträger entlastet und die wird Datenqualität erhöht, da kein Medienbruch stattfindet und deswegen keine Übertragungsfehler entstehen können.
Globale Personaladministration
Die Personaladministration muss den steinigen Weg beschreiten, hin zu digitalen Prozessen. Auf diesem Weg darf die Stärkung des Beschäftigtendatenschutzes nicht außer Acht gelassen werden. Dies wird auch durch weitere europaweit geltende Grundsätze zu einer großen Herausforderung werden, denn ein Verstoß ist schon jetzt mit sehr hohen Bußgeldern behaftet. Arbeitgeber werden künftig in der Lage sein müssen, bei personellen Veränderungen die personenbezogenen Daten auf Wunsch der Arbeitnehmer automatisch mit einem Klick vom ehemaligen Arbeitgeber zum neuen Arbeitgeber zu portieren. Eine solche Forderung würde derzeit noch für einiges Kopfzerbrechen sorgen.
Raschid Bouabba
