Jahresabschluss ohne Chaos : Alle Jahre wieder – der Jahreswechsel steht vor der Tür!
Geordneter Schreibtisch, das Ablagesystem ist aufgeräumt, selbst das überfüllte E-Mail-Postfach ist sortiert. Das wäre doch super, wenn wir das zum Ende des Jahres sagen könnten.
Doch leider sieht die Realität anders aus. Der Jahreswechsel in der Lohnabrechnung beschert uns alle Jahre wieder zusätzlichen Aufwand. Die Hektik steigt und die Nerven liegen blank.
Aber nichtsdestotrotz müssen eine ganze Reihe von Jahresabschlussarbeiten bis zu einem bestimmten Stichtag fertig werden. Neben einer Vielzahl von Meldungen und wiederkehrenden Aufgaben in dieser Zeit treten auch viele Gesetzesänderungen und Verordnungen in Kraft. Doch wo ist der Fahrplan, der einem zeigt, welche Dinge wir zu erledigen haben?
Einen genauen und perfekten Plan gibt es leider nicht. Natürlich können uns Checklisten dabei helfen, einen Überblick zu behalten, und dafür sorgen, dass wir nichts vergessen. Doch eines ist klar: Auch wenn die meisten Aufgaben nicht neu sind, müssen wir doch darüber nachdenken, wie wir es im letzten Jahr gemacht haben bzw. gibt es nun Neuerungen, die die bisherige Prüfung verändern.
Nehmen wir beispielsweise die Prüfung der Jahresarbeitsentgeltgrenze. Die sogenannte Versicherungspflichtgrenze wird einmal jährlich neu festgelegt, was zur Folge hat, dass wir prüfen müssen, ob eine Versicherungspflicht in der Kranken- und Pflegeversicherung vorliegt.
Oder die Umlagepflichtprüfung der U1. Ebenso eine Jahresabschlussarbeit, denn die Feststellung der Umlagepflicht liegt bei dem Arbeitgeber*innen. Tatsächlich denken einige Unternehmen, dass es die Aufgabe der Krankenkasse ist, aber dem ist nicht so. Das ist nur teilweise korrekt. Die Krankenkasse selbst sind zuständig für das Umlageverfahren, doch nicht für die Feststellung selbst. Hier liegt die Verantwortung bei Arbeitgebern und Arbeitgeberinnen.
Als letztes Beispiel einer typischen Jahresabschlussarbeit, die ebenfalls nicht vergessen werden sollte, ist die Schwerbehindertenanzeige zu nennen, die immer bis spätestens 31. März des Folgejahres erfolgen muss. Warum? Ab einer gewissen Anzahl von Arbeitnehmern haben die Arbeitgeber*innen die Pflicht, einen bestimmen Anteil schwerbehinderten Menschen zu beschäftigen. Wenn Arbeitgeber*innen die Vorgaben der Pflichtquote nicht erfüllt, müssen diese für jeden unbesetzten Pflichtarbeitsplatz eine monatliche Ausgleichsabgabe zahlen.
Also Augen auf bei vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig erstattet, handelt es sich um eine Ordnungswidrigkeit, die mit einem Bußgeld in Höhe von bis zu 10.000 Euro geahndet werden kann (§ 238 Absatz 1 Nummer 3 Sozialgesetzbuch (SGB) IX).
Die Beispiele sind aber nur ein Bruchteil an Aufgaben, die wir zum Jahreswechsel zu erledigen haben. Darum haben wir als Hilfe die wichtigen Jahresabschlussarbeiten in einer Checkliste auf den nachfolgenden Seiten für Sie zusammengestellt.
Janette Rosenberg