Lohnabrechnung : Das sollte eine Software mitbringen
Kurzarbeitergeld, Energiepreispauschale, Inflations- und Corona-Prämie: Seit 2020 dreht sich das Paragrafen-Karussell in Rekordgeschwindigkeit – vor allem für Lohnbuchhalter. Ständig bringt der Gesetzgeber Änderungen auf den Weg, die der Entgeltabrechner umgehend berücksichtigen muss. Wichtiger Partner an seiner Seite: sein Software-Hersteller. Ist das Abrechnungsprogramm auf dem neuesten Stand, bleibt zwar das Paragrafen-Labyrinth ein Dickicht, die Abrechnung selbst wird dann aber fast zum Kinderspiel.
Unternehmen verdienen mit der Entgeltabrechnung keinen Cent – dennoch ist sie im Alltag der Schlüssel dazu, dass jeder Mitarbeiter bekommt, was er verdient. Die Lohnabrechnung fehlerfrei und effizient zu erledigen, ist sowohl im Sinne der Produktivität als auch der Rechtssicherheit das Ziel eines jeden Unternehmens. Damit das gelingt, sollten Arbeitgeber bei der Wahl der richtigen Software einige Punkte beachten.
Punkt 1: Gesetzliche Updates
Der Wissensschatz des Engeltabrechners kann noch so groß sein: Ist die Software gesetzlich nicht up to date, wird der Lohnbuchhalter den Anforderungen des Fiskus nicht gerecht. Deswegen ist es wichtig, dass der Software-Hersteller Änderungen im Programm schnell umsetzt. Größere Software-Häuser wie Agenda implementieren diese in der Regel umgehend. Außerdem führen sie in ihrem Programm Schritt für Schritt durch die Abrechnung. So ermittelt die Software Abzüge, Zuschläge, Abgaben sowie Beiträge zur Altersvorsorge, geldwerte Vorteile und andere Leistungen automatisch.
Punkt 2: Rechtssicher abrechnen
Gesetzliche Updates sind das eine. Damit der Lohnbuchhalter auf der sicheren Seite agiert, muss das Programm weitere Bausteine mitbringen, zum Beispiel eine Mindestlohn-Kontrolle. Clevere Assistenten und Plausibilitätsprüfungen wie die Mindestlohn-Kontrolle machen den Entgeltabrechner sofort auf Unstimmigkeiten aufmerksam. Praktisch ist das vor allem, wenn Unternehmen es mit komplexeren Abrechnungsfällen zu tun haben – wie das oft im Baugewerbe der Fall ist.
Punkt 3: Spezialfälle leicht abwickeln
Apropos komplexe Abrechnungsfälle: Die zunehmenden Anforderungen der Sozialversicherung und des Gesetzgebers machen die Personalabrechnung, wie einleitend beschrieben, immer anspruchsvoller. Dementsprechend wichtig ist es, dass Entgeltabrechner mit einer Software arbeiten, die den Spezialfällen in ihrem Unternehmen gerecht wird – sei es bei der Berechnung des Mutterschaftsgeldes, bei der Abrechnung von Pflegeberufen, beim Zahlstellen-Meldeverfahren oder beim Baulohn. Hier sollten Unternehmen vorab prüfen: Welche Spezialfälle gibt es in ihrer jeweiligen Branche und welcher Anbieter deckt diese mit seinem Programm maximal smart ab?
Punkt 4: Abläufe digitalisieren
Software bietet die einmalige Chance, ganze Prozesse zu digitalisieren. Der Vorteil: Unternehmen machen sich unabhängig vom Papier und sparen durch effizientere Workflows jede Menge Zeit. Lohn- und Gehaltsdokumente stellen Betriebe beispielsweise mit dem richtigen Software-Anbieter bequem online zum Download bereit. Die Mitarbeiter holen sich ihre Abrechnungen über einen individuellen Login eigenständig im Cloud-Portal ab. Dieses fungiert zugleich als eine Art digitales Archiv: Die Unterlagen sind dort über einen längeren Zeitraum gespeichert, so hat der Angestellte eigenständig immer Zugriff auf seine Unterlagen, und das völlig zeit- und ortsunabhängig.
Punkt 5: Abrechnen ohne Medienbruch
Verfügt die Software über ein integriertes Melde- und Bescheinigungswesen, rechnen Payroll-Experten ohne Medienbruch ab. Konkret bedeutet das: Sie kommunizieren mit Behörden und Sozialversicherung direkt im System. Wie praktisch das ist, zeigt das Beispiel der A1-Bescheinigung. Beantragt der Entgeltabrechner diese über das staatliche Tool sv.net, muss er alle dafür notwendigen Formulare manuell ausfüllen. Die Daten stammen dabei aus verschiedenen Quellen – beispielsweise dem Lohnprogramm und der Personalakte.
Der Lohnbuchhalter muss diese mühsam zusammensuchen und dann per Hand eintippen. Das kostet Zeit und ist fehleranfällig. Mit einem integrierten Melde- und Bescheinigungswesen übermittelt der Personalabrechner die Formulare über Schnittstellen zu den verschiedenen Rechenzentren der Sozialversicherungen, Krankenkassen, der Rentenversicherung und der Arbeitsagentur direkt aus der Software heraus. Die benötigten Daten liegen in der Software zum Teil bereits vor und das System befüllt die entsprechenden Felder automatisch. Die Rückmeldungen der Sozialkassen erhält der Anwender ebenfalls direkt im Programm. Er muss sich nicht jedes Mal in einem externen Tool einloggen und dieses hinsichtlich empfangener Meldungen überprüfen.
Punkt 6: Sofort loslegen
Wer als Entgeltabrechner sofort loslegen möchte, sollte bei der Wahl des Programms darauf achten, dass es sich um eine Standard-Software handelt. Diese kann er umgehend – ohne aufwendiges Customizing – installieren. Das Programm sollte über vorinstallierte Stammdaten wie die von Finanzämtern und Krankenkassen verfügen. Außerdem sollte die Software genügend Lohnarten beinhalten, die der Anbieter noch dazu regelmäßig und automatisch aktualisiert.
Fazit: Komplexe Sachverhalte müssen nicht kompliziert sein
Langweilig wurde es Personalabrechnern in den vergangenen zwei Jahren nicht. Die zahlreichen Corona-bedingten gesetzlichen Änderungen sorgten bei Lohnbuchhaltern zunächst für viele Fragezeichen. Wie rechne ich einen Mitarbeiter in Quarantäne ab? Gibt es für die Energiepreispauschale eine eigene Lohnart? Wie gehe ich mit Kurzarbeit um? Mit dem richtigen Software-Anbieter finden Entgeltabrechner auf all diese Sachverhalte schnell eine Antwort. Denn wie im echten Leben gilt auch bei der Software-Wahl: Wer den richtigen Partner an seiner Seite hat, meistert auch Krisen souverän. Verfügt ein Programm über die beschriebenen sechs Punkte, sollte einer gelungenen Partnerschaft nichts im Wege stehen.
Josef Hofstetter, Leiter Vertrieb Neukunden bei Agenda
