Lohnsteuer – KOMPAKT für die Personalpraxis : Die Zeit der Betriebsveranstaltungen naht

Jedoch sind die Aufwendungen für die Gäste nicht nach den Regelungen der Betriebsveranstaltung steuerlich zu behandeln. Hier sind die Regelungen des Betriebsausgabenabzugs nach § 4 Abs. 5 EStG und ggf. eine Pauschalversteuerung nach § 7b EStG zu beachten. Im BMF-Schreiben ist der Begriff „überwiegend“ nicht weiter definiert.

In den Diskussionen wurde allerdings ein Anteil von über 50 Prozent an Arbeitnehmern angesprochen.

Zu den Arbeitnehmern zählen nach Tz. 3 des BMF-Schreibens alle aktiven Arbeitnehmer, ehemalige Arbeitnehmer und Praktikanten, Referendare, ähnliche Personen sowie Begleitpersonen. Zudem beanstandet es die Finanzverwaltung nicht, wenn auch Leiharbeitnehmer bei Betriebsveranstaltungen des Entleihers sowie Arbeitnehmer anderer konzernangehöriger Unternehmen einbezogen werden.

Wichtig ist aber dabei, dass alle Mitarbeiter des verbundenen Unternehmens eingeladen werden und nicht nur einzelne.

Sachzuwendungen im Rahmen der Betriebsveranstaltung

Liegt eine Betriebsveranstaltung vor, so sind nach dem Gesetzeswortlaut und dem BMF-Schreiben in Tz. 2 alle Aufwendungen für Zuwendungen des Arbeitgebers anlässlich dieser einschl. Umsatzsteuer steuerlich zu beachten. Es ist gleichgültig, ob die Zuwendungen einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind.

Das BMF-Schreiben zählt in Tz. 3 zu den Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung insb.:

• Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten,
• die Übernahme von Übernachtungs- und Fahrtkosten (hierzu folgen noch Ausführungen zu den Reisekosten),
• Musik, künstlerische Darbietungen sowie Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen. Die Veranstaltung darf sich nicht im Besuch der kulturellen oder sportlichen Veranstaltung erschöpfen. Der alleinige Besuch einer Theateraufführung oder eines Fußballspiels ist keine Betriebsveranstaltung.
• Geschenke (unabhängig vom Wert),
• Zuwendungen an Begleitpersonen des Arbeitnehmers,
• Barzuwendungen, bei denen statt Speisen und Getränken etc. Reisekosten und Musik etc. gewährt werden, wenn ihre zweckentsprechende Verwendung sichergestellt ist,
• Aufwendungen für den äußeren Rahmen, z. B. für Räume, Beleuchtung oder Event-Manager. Hierunter fallen auch die Kosten für anwesende Sanitäter für die Erfüllung behördlicher Auflagen, Stornokosten oder Trinkgelder.

Nach Auffassung der Finanzverwaltung und der Rechtsprechung sind auch sog. Leerkosten oder No-Show Kosten des Arbeitgebers, z. B. für Stornierungen von Teilnehmern, in die Berechnung des Freibetrags einzubeziehen. Nicht zu den Zuwendungen zählen die Aufwendungen für sog. Selbstkosten des Arbeitgebers, wenn dieser die Betriebsveranstaltung selbst organisiert. Dazu zählen z. B. die anteiligen Kosten der Lohnbuchhaltung für die Erfassung des geldwerten Vorteils der Betriebsveranstaltung oder die anteilige Absetzung für Abnutzung (AfA) sowie Kosten für Energie- und Wasserverbrauch bei Nutzung eigener Räumlichkeiten.

Ermittlung des Freibetrags

Nicht alle Sachzuwendungen für Betriebsveranstaltungen sind steuerpflichtiger Arbeitslohn. Die ermittelten Zuwendungen der Betriebsveranstaltung zählen nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 3 EStG nicht zum steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn, soweit sie den Betrag von 110 Euro je Betriebsveranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer nicht übersteigen. Dies gilt für jeweils zwei Betriebsveranstaltungen im Kalenderjahr. Somit gilt ein Freibetrag. Dies bedeutet, dass der übersteigende Betrag steuerpflichtig ist, aber nach § 40 Abs. 2 EStG pauschal vom Arbeitgeber versteuert werden kann. Für die Ermittlung des Freibetrags sind nach Tz. 4a des BMF-Schreibens alle zu berücksichtigenden Aufwendungen zu gleichen Teilen auf alle bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmer aufzuteilen.

Diese Auffassung wurde durch den BFH mit Urteil vom 29.04.2021 – VI R 31/18 – bestätigt. Absagen oder nicht teilnehmende Arbeitnehmer haben keine Auswirkung auf die Gesamtkosten. Diese sind nicht zu mindern, sondern auf die anwesenden Teilnehmer umzulegen. Das BMF-Schreiben gibt keine Auskünfte über den Nachweis der Anzahl der Teilnehmer. Insoweit sollte es in der Praxis weiter genügen, wenn Teilnehmerlisten vorgelegt werden. Auch die konkrete Angabe der Teilnehmer in einer Rechnung sollte als Glaubhaftmachung ausreichen.

Das Abstellen auf die Teilnehmer wird in der Praxis jedoch dann zu Problemen führen, wenn eine Betriebsveranstaltung z. B. für 1.000 Arbeitnehmer geplant wurde und aufgrund eines besonderen Umstandes nur 500 Arbeitnehmer teilgenommen haben. Nach Ansicht der Finanzverwaltung und der BFH-Rechtsprechung sind aber die gesamten Kosten auf die 500 Arbeitnehmer aufzuteilen, auch wenn die Leistungen nicht doppelt in Anspruch genommen wurden.

Offenstehen der Betriebsveranstaltung

Der Freibetrag von 110 Euro je teilnehmenden Arbeitnehmer ist nur für Betriebsveranstaltungen anwendbar, wenn diese allen Arbeitnehmern des Betriebs oder eines Betriebsteils offenstehen. So sieht es § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 3 EStG und das BMF-Schreiben Tz. 4b ausdrücklich vor. Dies ist auch für Leiharbeitnehmer und Arbeitnehmer anderer konzernangehöriger Unternehmen Voraussetzung. Es dürfen folglich nicht nur einzelne Personen einer Personengruppe eingeladen sein. Veranstaltungen, die nur für einen beschränkten Kreis der Arbeitnehmer von Interesse sind (z. B. ein Betriebsteil), sind eine begünstigte Betriebsveranstaltung mit dem Freibetrag, wenn sich die Begrenzung des Teilnehmerkreises nicht als eine Bevorzugung bestimmter Arbeitnehmergruppen darstellt.

Im BMF-Schreiben werden ausdrücklich als begünstigte Betriebsveranstaltungen mit Freibetrag solche Veranstaltungen genannt, die z. B.

• jeweils nur für eine Organisationseinheit des Betriebs, z. B. eine gesamte Abteilung oder Betriebsstätte, durchgeführt werden, und wenn alle Arbeitnehmer dieser Organisationseinheit an der Veranstaltung teilnehmen können,
• nur für alle im Ruhestand befindlichen früheren Arbeitnehmer des Unternehmens veranstaltet werden (Pensionärstreffen),
• nur für solche Arbeitnehmer durchgeführt werden, die bereits im Unternehmen ein rundes (10-, 20-, 25-, 30-, 40-, 50-, 60-jähriges) Arbeitnehmerjubiläum gefeiert haben oder i.V. m. der Betriebsveranstaltung feiern (Jubilarfeiern).

Dabei ist es unschädlich, wenn neben den Jubilaren auch ein begrenzter Kreis anderer Arbeitnehmer, wie z. B. die engeren Mitarbeiter und Abteilungsleiter des Jubilars, Betriebsrats-/ Personalratsvertreter oder auch die Familienangehörigen des Jubilars, eingeladen werden.

Der Freibetrag gilt nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 3 EStG und Tz. 4c des BMF-Schreibens für jeden Arbeitnehmer für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich. Nimmt der Arbeitnehmer an mehr als zwei Betriebsveranstaltungen teil, können die beiden Veranstaltungen, für die der Freibetrag gelten soll, ausgewählt werden.

Pauschalierung der Lohnsteuer mit 25 Prozent

Richtet der Arbeitgeber Betriebsveranstaltungen aus, die den Freibetrag von 110 Euro pro teilnehmendem Arbeitnehmer übersteigen, so ist der übersteigende Betrag des Freibetrags von 110 Euro steuerpflichtig und kann nach § 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG mit 25 Prozent pauschal versteuert werden (Tz. 5 des BMF-Schreibens). Dies gilt ebenso für die 3., 4. oder 5. und weitere Veranstaltungen.

Das gilt für alle steuerpflichtigen Zuwendungen an Arbeitnehmer aus Anlass – nicht nur bei Gelegenheit – einer Betriebsveranstaltung. Eine solche Pauschalierung der Lohnsteuer kommt nicht in Betracht, wenn es sich bei der Veranstaltung nicht um eine Betriebsveranstaltung handelt. Die Finanzverwaltung eröffnet in Tz. 5 des BMF-Schreibens ein Wahlrecht für die Besteuerung von Zuwendungen aus Anlass von Betriebsveranstaltungen an Arbeitnehmer von anderen Unternehmen im Konzernverbund sowie an Leiharbeitnehmer durch den Entleiher. Der Veranstalter der Betriebsveranstaltung kann die Zuwendungen ebenso besteuern wie der Arbeitgeber. Wendet der Zuwendende die Freibetragsregelung an, muss aber sichergestellt werden, dass der Arbeitnehmer nicht schon zwei Freibeträge in Anspruch genommen hat.

Bei mehreren Betriebsveranstaltungen im Jahr kann der Arbeitgeber entscheiden, welche Veranstaltung er pauschaliert und welche Veranstaltung er steuerfrei innerhalb des Freibetrags behandelt. Die Pauschalierung ist nicht separat im Vorfeld zu beantragen. Der Arbeitgeber entscheidet dies mit seiner Anmeldung und Abführung der pauschalen Lohnsteuer. Eine Genehmigung des Finanzamts ist nicht notwendig. Das Offenstehen der Betriebsveranstaltung ist für die Pauschalierung mit 25 Prozent nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG bisher noch nicht erforderlich (siehe oben Artikel zum Steueränderungsgesetz).

§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 3 EStG und Tz. 4b des BMF-Schreibens stellen nur beim Freibetrag auf das Offenstehen ab. Für das Vorliegen einer Betriebsveranstaltung nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 1 EStG ist hingegen das Offenstehen noch nicht nötig. Der BFH hat mit Urteil vom 27.03.2024 entschieden, dass die Pauschalversteuerung von Betriebsveranstaltungen nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG mit 25 Prozent auch dann zulässig ist, wenn nicht alle Arbeitnehmer eines Betriebes oder Betriebsteils zur Veranstaltung eingeladen sind. Ob es bei der Regelung bleibt, ist abzuwarten.

Sozialversicherungsrechtliche Behandlung

Der 28.02. des Folgejahres ist in der Lohnsteuerabrechnung ein zentraler Stichtag: Bis dahin muss die Jahreslohnsteuerbescheinigung übermittelt sein (§ 41b Abs. 1 S. 2 EStG). Spätestens zu diesem Zeitpunkt sollte feststehen, ob der Arbeitgeber für bestimmte Vorgänge eine Pauschalversteuerung nach § 40 Abs. 2 EStG nutzt oder ob eine individuelle Besteuerung erfolgt.

Seit 22.04.2015 reicht die Pauschalversteuerung allein nicht mehr für die Beitragsfreiheit aus. Nach § 1 Abs. 1 S. 2 SvEV sind pauschalversteuerte Bezüge nur dann beitragsfrei, wenn die Pauschalsteuer zeitgleich im jeweiligen Abrechnungszeitraum anfällt. Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung haben 2016 den Begriff Abrechnungszeitraum entsprechend einheitlich definiert.

Dem Besprechungsergebnis zufolge gehören grundsätzlich alle laufenden und einmaligen Einnahmen zum Arbeitsentgelt – unabhängig von Anspruch, Form oder Bezeichnung. Nicht zum Arbeitsentgelt zählen Zuwendungen, wenn sie im jeweiligen Abrechnungszeitraum lohnsteuerfrei oder pauschal versteuert werden. Für die Beitragsfreiheit ist also die rechtlich zulässige und tatsächlich vorgenommene Steuererhebung im jeweiligen Entgeltmonat ausschlaggebend.

Die Gesetzesbegründung verdeutlicht: Eine nachträglich geltend gemachte Steuerfreiheit oder Pauschalversteuerung darf nicht dazu führen, bereits verbeitragte Entgeltbestandteile rückwirkend beitragsfrei zu stellen, wenn die lohnsteuerliche Behandlung nicht mehr änderbar ist.

Mit Urteil vom 23.04.2024 (B 12 BA 3/22 R) entschied das BSG, dass eine Betriebsveranstaltung oberhalb des 110-Euro-Freibetrags im Monat der Veranstaltung Entgelt darstellt. Die Pauschalversteuerung des übersteigenden Betrags muss ebenfalls in diesem Monat erfolgen – nur dann tritt Sozialversicherungsfreiheit ein. Erfolgt die Pauschalversteuerung später, liegt beitragspflichtiges Entgelt vor, selbst wenn pauschal versteuert wurde.

Die Sozialversicherungsträger wenden in der Praxis jedoch weiterhin ihre 2015 abgestimmte Linie an: Eine Sozialversicherungspflicht entsteht erst nach Ablauf des 28. Februar des Folgejahres. Eine Anpassung dieser Verwaltungspraxis wurde bislang nicht vorgenommen.

Daniela Karbe-Geßler