Neues Datenaustauschverfahren : Entsendungen in Abkommensstaaten
Auf Arbeitgeber, die Arbeitnehmer in Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums entsenden, kommt ab 2026 ein neues Datenaustauschverfahren zu. Der neue Datenaustausch gilt dann, wenn Deutschland mit dem Entsendestaat ein Sozialversicherungsabkommen abgeschlossen hat.
Nach mehrmaliger Verschiebung des Starttermins gilt ab Januar 2026, dass von Arbeitgebern Anträge bei Entsendungen in Abkommensstaaten per Datenübertragung aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm oder über das SV-Meldeportal zu übermitteln sind. Bislang sind die Anträge in Papierform zu stellen.
Das Verfahren basiert von der Ausgestaltung her auf dem A1-Verfahren, über das bereits seit 2019 Entsendebescheinigungen über das Entgeltabrechnungsprogramm oder über das SV-Meldeportal zu übermitteln sind.
Verfahrensablauf
Der Antrag bei einer Entsendung in einen Abkommensstaat ist von den Arbeitgebern ab dem 01.01.2026 über das systemgeprüfte Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal an folgende Stellen zu übermitteln:
- die gesetzliche Krankenkasse, an welche die Rentenversicherungsbeiträge abgeführt werden (Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag). Dies gilt unabhängig davon, ob bei dieser Krankenkasse eine Pflicht-, freiwillige oder Familienversicherung besteht oder ob der jeweilige Arbeitnehmer privat krankenversichert ist.
- Sind keine Rentenversicherungsbeiträge durch Arbeitgeber an eine gesetzliche Krankenkasse als Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag abzuführen, ist die Ausstellung der Bescheinigung elektronisch beim GKV-Spitzenverband (Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland – DVKA) zu beantragen.
- Anträge auf Abschluss einer Ausnahmevereinbarung aufgrund eines Sozialversicherungsabkommens sind immer elektronisch an den GKV-Spitzenverband (DVKA) zu richten.
Steht nach Auswertung der übermittelten Daten fest, dass die deutschen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit während der Entsendung gelten, erhält der Arbeitgeber innerhalb von drei Arbeitstagen von der zuständigen Stelle auf elektronischem Weg eine elektronische Mitteilung. Die Bescheinigung liegt dann als elektronisches Dokument bei. Das elektronische Dokument ist das Original der Bescheinigung, das unverändert dem jeweiligen Arbeitnehmer mit Blick auf den Auslandseinsatz auszuhändigen ist. Damit wird nachgewiesen, dass während des Auslandseinsatzes ein Sozialversicherungsschutz aufgrund eines Sozialversicherungsabkommens vorhanden ist.
Kann die zuständige Stelle eine Bescheinigung nicht oder nicht ohne Einschränkungen ausstellen, weil die Voraussetzungen zur Weitergeltung der deutschen Rechtsvorschriften aufgrund der Regelungen des Sozialversicherungsabkommens nicht oder nicht vollständig vorliegen, wird der Arbeitgeber hierüber künftig ebenfalls elektronisch informiert.
Keine Umsetzung als Pflichtmodul in den Entgeltabrechnungssystemen
Da die Praxisrelevanz von Entsendungen in Abkommensstaaten bei Arbeitgebern insgesamt betrachtet nicht so hoch ist und eine Implementierung des neuen Verfahrens in die Entgeltabrechnungsprogramme sehr aufwendig ist, wird das neue Datenaustauschverfahren kein Pflichtmodul, dass von den Softwareherstellern zwingend angeboten werden muss.
Für die Abgabe des elektronischen Antrags sind weder Entgeltdaten noch Beitragsberechnungsfaktoren erforderlich. Wenn das Entgeltabrechnungsprogramm eines Arbeitgebers die Funktionalität nicht beinhaltet, kann das SV-Meldeportal für die Beantragung genutzt werden.
Weiterführende Informationen:
- Gemeinsame Grundsätze für das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren nach § 106c SGB IV in der vom 01.01.2026 an geltenden Fassung
- Verfahrensbeschreibung für das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren nach § 106c SGB IV in der vom 01.01.2026 an geltenden Fassung
- Besprechung des GKV-Spitzenverbandes, der Deutschen Rentenversicherung Bund, der Bundesagentur für Arbeit und der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung zu Fragen des gemeinsamen Meldeverfahrens am 11.09.2025, TOP 2
Timo Geiger