Payroll in der Transformation : Globale Arbeit neu organisieren

Arbeitszeitrechtliche Bestimmungen

Hinsichtlich arbeitszeitrechtlicher Vorgaben gilt stets das Recht des jeweiligen in- und ausländischen Arbeitsortes. Je nach Land können verschiedene, von den inländischen Vorschriften abweichende Regeln – etwa zur täglichen oder wöchentlichen Höchstarbeitszeit, zu Überstunden und insbesondere zu Ruhepausen – gelten. Fällt etwa im Aufenthaltsstaat ein regionaler oder nationaler Feiertag, an dem eine Arbeitstätigkeit nach den örtlichen Vorschriften untersagt oder nur eingeschränkt erlaubt ist, auf einen in Deutschland regulären Arbeitstag, so hat sich der betroffene Mitarbeiter daran zu halten.

Hier bietet sich an, sofern dies nach dem Recht des ausländischen Staates zulässig ist, mit dem Arbeitnehmer zu vereinbaren, an solchen Tagen Urlaub zu nehmen oder die Arbeit an Tagen nachzuholen, an denen er in Deutschland nicht hätte arbeiten dürfen.

Entgelttransparenzvorgaben

Die EU-Richtlinie (EU) 2023/970 zur Entgelttransparenz muss bis spätestens Juni 2026 in nationales Recht umgesetzt werden. Die Richtlinie sieht umfassende Informations- und Berichtspflichten zur Vergütung sowie mögliche Entschädigungsansprüche bei geschlechterbedingter Benachteiligung (= Gender-Pay-Gap) vor.

Hierunter fallen für alle Betriebe neue Auskunftsrechte über Gehälter von Kollegen mit vergleichbarer Arbeit, Die Richtlinie sieht strengere Vorgaben als das Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) vor, u. a. einen umfassenden, individuellen Auskunftsanspruch (Art. 7 Abs. 1 der Richtlinie). Arbeitgeber haben Arbeitnehmer jährlich über diesen Auskunftsanspruch zu informieren (Art. 7 Abs. 3). Zudem werden Arbeitgeber mit mehr als 100 Beschäftigten gem. Art. 9 verpflichtet, Informationen zum geschlechtsspezifischen Lohngefälle einschließlich variabler Entgeltbestandteile zu veröffentlichen.

Dies muss in regelmäßigen Abständen in der Weise erfolgen, dass die Lohnstrukturen offengelegt und zu möglichen geschlechtsspezifischen Benachteiligungen gesonderte Berichte mit geeigneten Maßnahmen zu deren Beseitigung erstellt werden. Ergibt sich hierbei ein Lohngefälle von mindestens 5 Prozent, das nicht sachlich gerechtfertigt werden kann, ist gemeinsam mit der Arbeitnehmervertretung eine Entgeltbewertung durchzuführen (Art. 9 und 10). Darüber hinaus sieht die Richtlinie mit Zustimmung der betroffenen Person ein Verbandsklagerecht vor (Art. 15).

Pflichten bei digitaler Plattformarbeit

Bis zum 02.12.2026 müssen die Mitgliedstaaten die EU-Plattformarbeitsrichtlinie umsetzen. Die am 11.11.2024 veröffentlichte Richtlinie schafft einen neuen Rechtsrahmen für digitale Plattformarbeit, um Scheinselbstständigkeit zu bekämpfen. Plattformbeschäftigte erhalten dadurch potenziell mehr Schutz, während Unternehmen ihre Vertragsstrukturen anpassen müssen, um die Transparenz algorithmischer Arbeitssteuerung zu erhöhen. Zentrales Element ist dort eine widerlegbare Vermutung für das Bestehen eines Arbeitsverhältnisses bei Vorliegen von Kontrolle und Steuerung durch die Plattform. Für Plattformbetreiber ergibt sich daraus ein erheblicher Anpassungsbedarf, insbesondere im Arbeitsrecht, Datenschutz und bei Überwachungssystemen.

Sozialversicherungsrechtliche Arbeitgeberpflichten

Im Sozialversicherungsrecht gilt grundsätzlich das sogenannte Territorialprinzip. Dementsprechend findet das Sozialversicherungsrecht des Staates Anwendung, in welchem die Beschäftigung ausgeübt wird. Abhängig vom Beschäftigungsstaat und der Staatsangehörigkeit der Arbeitnehmer kann jedoch auch bei der Arbeit im Ausland das deutsche Sozialversicherungsrecht weiterhin gelten. Dabei muss insbesondere zwischen EU-Mitgliedstaaten und Drittstaaten unterschieden werden. Bei einer Beschäftigung innerhalb der EU, der Länder der Europäischen Freihandelsassoziation (Norwegen, Island, Lichtenstein) und der Schweiz sollte unbedingt eine sog. A1-Bescheinigung vorliegen. Die Spitzen der Sozialversicherung betrachten auch die auf Wunsch des Arbeitnehmers erfolgte befristete globale Beschäftigung als Entsendung, da dies nicht gegen den Willen des Arbeitgebers erfolgen kann und somit als einvernehmlich zu werten sei. Die einschlägigen Vorschriften hierzu sind nach Auffassung des GKV-Spitzenverbandes anzuwenden. Mit der A1-Bescheinigung wird für die Dauer von maximal 24 Monaten bestätigt, dass für den Beschäftigten weiter das deutsche Sozialversicherungsrecht anzuwenden ist. Bei Drittstaaten ist zu prüfen, ob mit diesen ein entsprechendes Sozialversicherungsabkommen besteht, mit denen Entsendezeiträume unter Anwendung des deutschen Sozialversicherungsrechts zwischen 12 bis 36 Monaten ermöglicht werden. Fehlt es an einem solchen Sozialversicherungsabkommen, so ist mit den vor Ort zuständigen nationalen Stellen für die Durchführung oder Koordinierung der sozialen Sicherheit Kontakt aufzunehmen, um eine rechtssichere Umsetzung zu gewährleisten.

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat im Urteil vom 11.12.2025 (Rs. C-743/23) für Mehrstaatentätigkeiten eine grundsätzliche Entscheidung getroffen, die Auswirkungen auf das anzuwendende Sozialversicherungsrecht haben kann. Bei der Prüfung, ob ein Arbeitnehmer einen „wesentlichen Teil“ seiner Tätigkeit im Wohnstaat ausübt, sind nun sämtliche unter dem Arbeitsvertrag erbrachten Tätigkeiten zu berücksichtigen – also auch Arbeitseinsätze in Drittstaaten. Damit wird die bisherige deutsche Verwaltungspraxis aufgegeben, die Zeiträume der Tätigkeit in Drittstaaten unbeachtet zu lassen. Für global tätige Unternehmen kann dies zu einer veränderten Festlegung des anwendbaren Sozialversicherungsrechts führen – insbesondere im Rahmen von A1-Verfahren und deren Verlängerung.

Digitale Entsendebescheinigungen beantragen

Innerhalb der EU, des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) sowie der Schweiz erfolgt die Antragstellung für A1-Bescheinigungen bereits seit einiger Zeit vollständig digital. Neu ist ab 2026, dass die digitale Antragspflicht nun auch für Entsendungen in Drittstaaten gilt, mit denen Deutschland ein Sozialversicherungsabkommen geschlossen hat. Gemäß § 106c Sozialgesetzbuch (SGB) IV sind Anträge auf die Ausstellung von Bescheinigungen über die anwendbaren Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit (sogenannte „SVA-Bescheinigungen“) durch eine gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung zu übermitteln. Dies erfolgt entweder über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal, analog zum etablierten A1-Verfahren für EU-/EWR-Staaten und der Schweiz. Das elektronische Verfahren gilt für verschiedene Fallkonstellationen: für Personen, die in einen Abkommensstaat entsandt werden, für Personen, bei denen aus anderen Gründen die Anwendung der deutschen Rechtsvorschriften bescheinigt wird (Ausnahmevereinbarung), für Selbstständige, die vorübergehend in einem Abkommensstaat tätig werden, sowie für Fälle, in denen eine Ausnahmevereinbarung beantragt wird. Der entsendete Mitarbeiter muss die Bescheinigung während des Auslandseinsatzes ständig in Papierform oder digital bei sich führen.

Prüfung der Pflicht zum Lohnsteuerabzug

Um Klarheit über das Bestehen der Arbeitgeberpflicht zum Lohnsteuerabzug in Deutschland zu erhalten, ist zu beurteilen, ob trotz der Entsendung noch die Arbeitgebereigenschaft im Inland gegeben ist. Danach ist gemäß § 38 Abs. 1 Satz 2 Einkommensteuergesetz (EstG) als Arbeitgeber anzusehen, wer die Lohnaufwendungen für den Arbeitnehmer wirtschaftlich trägt oder sie nach Drittvergleichsgrundsätzen zu tragen gehabt hätte. Trifft diese Definition trotz der Auslandsentsendung auf die inländische Gesellschaft zu und sind steuerpflichtige Einkünfte (Gehälter, steuerpflichtige Sachzuwendungen etc.) gegeben, so ist Lohnsteuer in Deutschland gemäß § 38 Abs. 1 EStG einzubehalten, abzuführen und es greift die Arbeitgeberhaftung nach § 42d Abs. 1 EStG. Ob die vom Arbeitgeber gezahlten Arbeitseinkünfte im Inland steuerpflichtig sind, bestimmt sich in diesem Zusammenhang nach der Frage der steuerlichen Ansässigkeit des Mitarbeiters, nach seinen Aufenthaltstagen in Deutschland und nach der Vorschrift des § 49 Abs. 1 Nr. 4 EStG bei beschränkter Steuerpflicht. Ob im auswärtigen Staat eine Pflicht zur Einbehaltung von Lohnsteuer besteht, ist nach den im Tätigkeitsstaat geltenden Steuergesetzen zu beurteilen, sofern der Staat das Gehalt überhaupt nach Abkommensrecht zur Besteuerung heranziehen darf. Die Lohnsteuerpflichten sind daher für jeden Tätigkeitsstaat und zwischenstaatlich gesondert zu beurteilen.

Erlaubnisrechtliche Bestimmungen

Regelmäßig fordern Länder, in denen einer Erwerbstätigkeit nachgegangen wird, eine (befristete) Arbeitserlaubnis bzw. ein entsprechendes Arbeitsvisum. Bei Beschäftigung innerhalb der EU dürfte ein Touristenvisum nur in den seltensten Fällen ausreichen.

Manche Länder (insgesamt 31 weltweit, u. a. Albanien, Mexiko und Thailand) bieten ein sogenanntes RemoteWorking-Visum (auch digital nomad visa) an. Da es für den Arbeitgeber ein unzumutbarer Aufwand wäre, für jedes potenzielle Reiseziel der Mitarbeiter die erforderlichen Einreisebestimmungen zu prüfen, bestehen zwei Möglichkeiten. Entweder die Mitarbeiter erfüllen die einwanderungsrechtlichen Bestimmungen im jeweiligen Staat selbst (z. B. die Beantragung eines Aufenthaltstitels und/oder einer Arbeitserlaubnis) oder der Arbeitgeber beauftragt einen der hierauf spezialisierten Dienstleister, die sich mit sämtliche Arbeitgeberpflichten wie A1-Bescheinigungen, erweiterte Meldepflichten innerhalb der EU und nicht zuletzt der einwohnerrechtlichen Meldepflichten am Ort der Beschäftigung befassen.

Zusammenfassung

Arbeitsmodelle, die eine ortsunabhängige (globale) und zeitautonome (flexible) Beschäftigung ermöglichen, stellen eine äußerst attraktive Möglichkeit dar, Arbeit und privates Leben zu verbinden, die insbesondere von der Generation Z geschätzt wird. Dies setzt eine gründliche Vorbereitung und einen bewussten Umgang mit den rechtlichen Risiken voraus. Vor allem bei ständig wechselnden Arbeitsorten ist dieses Modell mit einem enormen Verwaltungsaufwand verbunden. Arbeitgeber tun sich leichter, wenn sie die Wahl des Arbeitsortes auf EU- und EFTA-Staaten sowie die Schweiz beschränken, denn diese Staaten haben sich abkommensrechtlich zu einer kollisionsvermeidenden Verfahrensweise verpflichtet. Eine entsprechende Vereinbarung, mit der auch klare Verantwortlichkeiten zwischen Arbeitgeber und Beschäftigten benannt werden, ist unerlässlich und sollte zusätzlich von verständlichem Informationsmaterial begleitet werden. Die involvierten Fach- und Führungskräfte sind entsprechend zu sensibilisieren und in der betrieblichen Umsetzung zu unterstützen.

Raschid Bouabba, MCGB GmbH