Digitalisierung im öffentlichen Dienst : Vom Bremser zum Vorreiter …?

Vor diesem Hintergrund muss digitales Recht neu gedacht werden. Die Entwicklung hin zu einer immer stärkeren Einzelfallgerechtigkeit im Gesetzestext sollte wieder auf ein handhabbares Maß zurückgeführt werden. Gleichzeitig müssen rechtliche Grundlagen so gestaltet sein, dass sie den Einsatz von künstlicher Intelligenz von Beginn an ermöglichen und nicht erst im Nachhinein begrenzen.

Ein verlässlicher Rechtsrahmen sollte zudem die Vielfalt von Lösungsansätzen und die Mechanismen der freien Marktwirtschaft bewusst nutzen. Der Grundsatz „Konkurrenz belebt das Geschäft“ gilt nach wie vor. Die Rolle des Staates sollte daher vor allem darin liegen, verbindliche Schnittstellen, sichere Datentransfermechanismen sowie klare und nachhaltige Rahmenbedingungen festzulegen und verlässlich zu finanzieren. In einer föderalen Struktur gibt es keine Einheitslösung, die für alle Kommunengrößen und Regionen gleichermaßen passt.

In der praktischen Umsetzung werden Prozesse jedoch noch immer häufig unnötig komplex gedacht. Stattdessen sollten sie sich konsequent an der realen Arbeitspraxis orientieren und Mitarbeitende gezielt entlasten. Aus diesem Grund vertrete ich die Philosophie, Verwaltungsprozesse auf möglichst wenige, flexibel einsetzbare und grundsätzlich gleich aufgebaute Arbeitsschritte zu reduzieren – idealerweise auf maximal sechs. Das schafft Verständlichkeit, erleichtert die digitale Umsetzung und bildet eine tragfähige Grundlage für Automatisierung und KI-Unterstützung.

Auf diese Weise entsteht ein flexibler und zugleich stabiler Rahmen, der Innovation ermöglicht und gleichzeitig Sicherheit und Verlässlichkeit gewähr – leistet. Das ist eine zentrale Voraussetzung für eine zukunftsfähige, nutzerorientierte Verwaltung.

Die steigenden Budgets für Digitalisierung sind notwendig, um dem Fachkräftemangel zu begegnen und Verwaltungsarbeit zukunftsfähig zu organisieren. Gleichzeitig darf Digitalisierung nicht zu einem permanenten Wettlauf werden, bei dem jede Anpassung sofort ein neues IT-Projekt oder eine neue Beschaffung auslöst. Genau dieser Spagat bindet Ressourcen und verlangsamt den Wandel.

Entscheidend ist daher weniger mehr Geld, sondern ein anderer Umgang mit Strukturen, Lösungen und Verantwortung. Verwaltungen brauchen vielfältige, wettbewerbliche Lösungslandschaften statt weniger, dominanter Systeme. Monopole – egal ob technisch oder organisatorisch – führen langfristig zu Abhängigkeiten, steigenden Kosten und geringer Anpassungsfähigkeit.

Stattdessen sollten Lösungen bevorzugt werden, die es Fachbereichen erlauben, Prozesse innerhalb klarer Rahmenbedingungen selbst weiterzuentwickeln, zu variieren oder zu vereinfachen – ohne bei jeder fachlichen Änderung sofort neue Beschaffungs oder Projektzyklen auszulösen. Das entlastet IT-Abteilungen, spart Zeit und erhöht die Reaktionsfähigkeit gegenüber gesetzlichen oder gesellschaftlichen Veränderungen.

Voraussetzung dafür sind klare Standards, offene Schnittstellen und bewusst einfach gehaltene Prozesslogiken. Werden Abläufe von Beginn an modular, verständlich und wiederverwendbar gedacht, entsteht eine Struktur, die schrittweise erweiterbar ist – auch in Richtung Automatisierung und künstlicher Intelligenz –, ohne ständig alles neu bauen zu müssen.

Gerade Kommunen zeigen hier bereits heute eine große Kreativität. Unter finanziellen Einschränkungen entstehen oftmals besonders pragmatische Lösungen, die sich stark an der Praxis orientieren. Diese Fähigkeit, mit begrenzten Mitteln flexible und tragfähige Strukturen zu schaffen, ist etwas, wovon auch die Wirtschaft lernen kann. Digitalisierung wird so nicht zum Selbstzweck, sondern zu einem kontinuierlichen, beherrschbaren Entwicklungsprozess.

Wenn wir einen zukunftsfähigen Staat digital gestalten wollen, so sagen manche, die Verwaltung müsse dabei endlich geführt werden wie „ein modernes Ökosystem“. Und das nicht nur standardisiert oder datenbasiert, sondern wesentlich vernetzter. Denn wenn die Daten nicht fließen, bleibt die Verwaltung im Grunde „stehen“. Wie weit sind wir noch vom Once-OnlyPrinzip entfernt, wo Informationen einfach sicher geteilt werden können, statt ständig mehrfach abgefragt zu werden? Und wie gelangen wir Ihrer Ansicht nach am besten und schnellsten zu einheitlichen Prozessen und Schnittstellen sowie zu verbindlichen Standards über alle Ebenen hinweg? Wo gelingt das bereits beispielhaft und wo wäre (langfristig) die Gesamtverantwortung dafür anzusiedeln bzw. wo müsste man noch schneller und besser zusammenarbeiten?

Aus meiner Arbeit als Produktverantwortlicher weiß ich, wie entscheidend diese Fragen in der Praxis sind. Standardisierte Prozessschritte, modulare Strukturen und klare Verantwortlichkeiten sind keine theoretischen Ideale, sondern zentrale Voraussetzungen dafür, dass digitale Lösungen langfristig funktionieren und weiterentwickelt werden können. Genau diese Denkweise ist fest in der DNA der von mir verantworteten Produkte verankert – nicht mit dem Anspruch einer Einheitslösung, sondern mit dem Ziel, Gestaltungsspielraum innerhalb klarer Standards zu ermöglichen.

Gleichzeitig erfordert echte Vernetzung mehr als technische Konzepte. Sie verlangt den Mut, bestehende Zuständigkeiten und Silostrukturen zu hinterfragen, sowie die Bereitschaft, Verantwortung über Ebenen hinweg zu teilen. Langfristig braucht es eine klare Verortung der Gesamtverantwortung für Standards – bei gleichzeitiger Freiheit in der konkreten Umsetzung vor Ort.

Dort, wo Verwaltung, Wirtschaft und Kommunen partnerschaftlich zusammenarbeiten, lassen sich diese Ansätze bereits heute erfolgreich beobachten. Wird Vernetzung ernsthaft gelebt, profitieren nicht nur die Verwaltungen selbst, sondern auch Wirtschaft und Gesellschaft insgesamt.

Einige, denen die Digitalisierung der Verwaltung nach wie vor viel zu langsam voranschreitet, rufen nach noch mehr GovTech-Startups, da diese sofort einsetzbare Lösungen bieten würden. Halten Sie das für einen guten (ergänzenden) Ansatz oder sollten wir nicht weiter in die Stärken und in die Erfahrung etablierter Stellen und Institutionen investieren? Geht es nicht vielmehr darum, gezielt und konzentriert immer mehr gemeinsame IT-Strukturen und -Architekturen für eine konsequente und zukunftsfähige Nutzung zu schaffen, statt immer wieder neue und weitere „Inseln“?

GovTechStartups sind ein wichtiger Teil der Verwaltungsdigitalisierung, weil sie neue Perspektiven und innovative Ansätze einbringen. Entscheidend ist jedoch weniger die Frage „Start-up oder etablierter Anbieter“, sondern unter welchen Rahmenbedingungen Lösungen entstehen und eingesetzt werden.

Problematisch wird es dort, wo große Projekte faktisch auf wenige Anbieter zugeschnitten sind. Das widerspricht Wettbewerb, Vielfalt und langfristiger Anpassungsfähigkeit. Digitalisierung sollte nicht neue Abhängigkeiten schaffen, sondern auf offenen Strukturen, klaren Standards und einer Architektur basieren, die Weiterentwicklung ermöglicht.

Statt immer neue Insellösungen zu fördern, braucht es gemeinsame IT-Grundlagen, verbindliche Schnittstellen und klare Verantwortlichkeiten. So können unterschiedliche Lösungen nebeneinander bestehen, sich ergänzen und sinnvoll nachgenutzt werden.

In der Praxis zeigt sich, dass gerade die Kombination aus der Erfahrung etablierter Akteure und der Innovationskraft jüngerer Unternehmen besonders wirksam ist – vorausgesetzt, sie bewegt sich innerhalb gemeinsamer technischer und fachlicher Leitplanken. Das schafft Wettbewerb, vermeidet Monopole und bildet die Basis für eine zukunftsfähige Verwaltungsdigitalisierung.

Wie reduzieren wir in der rasant voranschreitenden Digitalisierungstransformation bestehende Sicherheitsbedenken, z. B. vor gefährlichen „Cloud-Abhängigkeiten“ oder vor dem Entstehen einer unkontrollierten Schatten-IT? Wie ist hier der öffentliche Sektor noch in viel größerem Maße gefragt als die freie Wirtschaft? Wo braucht es bei diesem Thema mehr Mut und ebenso bei aller Technisierung „viel mehr Mensch“, als viele vielleicht glauben?

Sicherheitsbedenken gehören zu den zentralen Herausforderungen der digitalen Transformation im öffentlichen Sektor. Risiken wie CloudAbhängigkeiten oder das Entstehen einer unkontrollierten Schatten-IT müssen ernst genommen werden, dürfen jedoch nicht zu Stillstand führen. Entscheidend ist ein bewusster und gestaltender Umgang mit diesen Risiken.

Dafür braucht es klare, verbindliche Sicherheitsstandards und nachvollziehbare GovernanceStrukturen, die den besonderen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung gerecht werden. Nur wenn Steuerung und Verantwortung eindeutig geregelt sind, lässt sich Wildwuchs vermeiden. Gleichzeitig können digitale Lösungen gezielt eingesetzt werden.

Ebenso wichtig ist der Faktor Mensch. IT-Sicherheit entsteht nicht allein durch Technik, sondern durch Wissen, Sensibilisierung und Vertrauen. Mitarbeitende müssen befähigt werden, sichere digitale Werkzeuge im Arbeitsalltag selbstverständlich zu nutzen, statt aus Unsicherheit auf informelle oder private Lösungen auszuweichen.

Der öffentliche Sektor trägt hier eine besondere Verantwortung – auch im Hinblick auf digitale Souveränität. Eine zu starke Abhängigkeit von einzelnen, häufig nicht europäischen Anbietern erhöht langfristig Sicherheits und Steuerungsrisiken. Offene Strukturen, Wettbewerb und Vielfalt sind daher nicht nur marktpolitisch, sondern auch sicherheitsstrategisch relevant.

Mehr Mut zur Gestaltung, klare Standards und ein bewusster Fokus auf den Menschen ermöglichen es, Sicherheit und Innovation miteinander zu verbinden, statt sie gegeneinander auszuspielen.

Glauben Sie daran, dass es irgend – wann in absehbarer Zukunft tat – sächlich „einen Zugang zu allen Diensten“ geben wird (wie ihn beispielsweise die Ukrainer kennen). Oder laufen wir aufgrund der historischen gewachsenen Strukturen trotzdem ständig wieder unabdingbar Gefahr, stets im „typisch deutschen Behördengestrüpp“ – auch durch das Pochen auf „Verwaltungshoheiten“ – stecken zu bleiben, was sich natürlich unweigerlich auf die Wirtschaft auswirken wird? Wie können wir nicht nur dieses Image, sondern auch den damit verbundenen Habitus erfolgreich ablegen, um zu einer echten modernen Verwaltung und zu wegweisenden Digitalisierungsstandards zu gelangen? Welchen Extra-Tipp haben Sie hier und wo werden aktuell die bis – her erzielten Erfolge der Kommunen bisher noch viel zu wenig gesehen und gewürdigt? Worauf können wir hier bei allem „Digitalisierungsstau“ sogar schon richtig stolz sein?

Ein einheitlicher Zugang zu allen digitalen Verwaltungsdiensten ist in Deutschland grundsätzlich erreichbar. Die eigentliche Herausforderung liegt weniger in der Technik als in historisch gewachsenen Strukturen, unterschiedlichen Zuständigkeiten und dem zu zögerlichen Umgang mit gemeinsamer Verantwortung. Viel zu oft verfolgen alle Beteiligten ähnliche Ziele, arbeiten aber nicht konsequent genug in eine gemeinsame Richtung.

Wer das Image des „Behördengestrüpps“ überwinden will, muss bereit sein, einfacher zu denken, Verantwortung zu teilen und das Gemeinwohl stärker in den Mittelpunkt zu stellen als Einzelinteressen oder Zuständigkeitslogiken. Digitale Verwaltung darf nicht aus der Perspektive von Organisationseinheiten heraus gestaltet werden, sondern muss sich konsequent daran messen lassen, wie gut sie den Alltag von Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen tatsächlich erleichtert.

Problematisch ist dabei nicht die Vielfalt der Akteure, sondern die fehlende Verbindlichkeit bei Standards und gemeinsamen Leitplanken. Wo Parallelstrukturen öffentlich finanziert nebeneinander entstehen, Architekturen abgeschottet betrieben werden oder Vergleichbarkeit fehlt, gehen Transparenz, Nachnutzung und effizienter Wettbewerb verloren. Genau hier verschenken wir wertvolles Potenzial.

Gleichzeitig gibt es viele Gründe, selbstbewusst nach vorn zu blicken. Vor allem auf kommunaler Ebene entstehen mit großem Engagement Lösungen, die pragmatisch, nutzerorientiert und wirkungsvoll sind. Diese Erfolge verdienen deutlich mehr Sichtbarkeit und Anerkennung. Wenn es gelingt, funktionierende Ansätze konsequenter zu teilen und weiterzuentwickeln, kann daraus mehr entstehen als einzelne Leuchttürme – nämlich ein modernes, gemeinsames Verständnis von Verwaltung.

Trotz aller Herausforderungen gibt es deshalb guten Grund, auf das bislang Erreichte stolz zu sein. Jetzt kommt es darauf an, diesen Mut und diese Erfahrung zu bündeln und daraus verbindliche Strukturen zu entwickeln – damit aus vielen guten Einzelbeispielen ein verlässlicher Zugang für alle wird.

Vielen Dank für das Gespräch.

Fazit

Deutschland fehlt es bei der Verwaltungsdigitalisierung offenbar weniger an Technologie als an Konsequenz, Verbindlichkeit und gemeinsamer strategischer Führung. Während Kommunen vielerorts bereits pragmatische Lösungen entwickeln, bremsen komplexe Zuständigkeiten, Insellösungen und langwierige Strukturen den Fortschritt weiterhin aus. Der öffentliche Dienst könnte jedoch gerade durch seine Nähe zur Praxis zum Vorreiter werden, wenn Digitalisierung nicht länger verwaltet, sondern aktiv gestaltet wird.

Das Interview führte Dr. Silvija Franjic, Jobcoach und Fachredakteurin