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Bei jeder Auszahlung sind Auszahlungszeitpunkt, Bruttobetrag, Zuordnung zur Freistellungsphase und steuerliche Behandlung festzuhalten. Die Entnahme ist vom Guthaben abzuziehen; der verbleibende Saldo muss sich aus den Kontobewegungen ergeben.

Sachverhalt: Vom Gleitzeitguthaben zur längeren Auszeit

Wir sind ein Produktionsunternehmen mit rund 180 Beschäftigten. Bislang nutzen wir Gleitzeitkonten, auf denen Mehr- und Minderarbeitsstunden erfasst werden. Die monatliche Vergütung bleibt unverändert; angesammelte Stunden werden durch Freizeit ausgeglichen.

Mehrere Beschäftigte möchten künftig für ein Sabbatical oder eine Freistellung vor dem Ruhestand ansparen. Die Geschäftsführung plant deshalb, zusätzlich Zeitwertkonten einzuführen. Beschäftigte sollen einen Teil ihrer künftig fälligen Sonderzahlungen und der Vergütung für geleistete Mehrarbeit einbringen können.

Das Modell soll neben den bestehenden Gleitzeitkonten geführt werden. Vor der Einführung möchten wir die vertraglichen Voraussetzungen und die Behandlung in der Entgeltabrechnung klären. Außerdem fragen unsere dauerhaft geringfügig Beschäftigten und unser nicht am Unternehmen beteiligter Geschäftsführer, ob sie ebenfalls teilnehmen können.

• Wie unterscheiden sich Gleitzeitkonten und Zeitwertkonten, und können wir beide Modelle nebeneinander anbieten?
• Welche Voraussetzungen muss die Vereinbarung erfüllen?
• Wann werden die eingebrachten Entgeltbestandteile und die späteren Erträge besteuert, und welche sozialversicherungsrechtlichen Voraussetzungen sind zu beachten?
• Welche Bedeutung haben Zeitwertkontengarantie und Insolvenzsicherung?
• Können geringfügig Beschäftigte und unser Fremdgeschäftsführer teilnehmen?

Gleitzeit und langfristige Freistellung klar unterscheiden

Sie können beide Modelle nebeneinander führen. Allerdings müssen sie fachlich und vertraglich klar voneinander abgegrenzt werden.

Ihr bisheriges Gleitzeitkonto dient der flexiblen Gestaltung der täglichen oder wöchentlichen Arbeitszeit beziehungsweise dem Ausgleich betrieblicher Arbeitszeitschwankungen. Dabei werden Mehr- und Minderarbeitszeiten erfasst, während die vereinbarte Vergütung unverändert bleibt.

Bei einem Zeitwertkonto vereinbaren Sie dagegen mit den Beschäftigten, künftig fällig werdenden Arbeitslohn zunächst nicht auszuzahlen. Die Beträge werden angespart und später während einer Freistellung oder einer Verringerung der Arbeitszeit ausgezahlt. Das Dienstverhältnis besteht währenddessen fort.

Entscheidend ist die tatsächliche Gestaltung. Die Bezeichnung eines Kontos als „Gleitzeitkonto“ reicht nicht aus, wenn darüber tatsächlich Vergütungsbestandteile für langfristige Freistellungen angespart werden.

Vereinbarung vor der ersten Zuführung treffen

Eine Wertguthabenvereinbarung setzt eine vorherige schriftliche Vereinbarung voraus. Sie muss auf eine spätere Freistellung oder Verringerung der vertraglichen Arbeitszeit gerichtet sein. Der bloße Ausgleich von Produktions- oder Arbeitszeitzyklen genügt dafür nicht.

Eindeutig geregelt werden muss, dass künftig fälliges Arbeitsentgelt zunächst betragsmäßig erfasst und später zur Finanzierung der Freistellung ausgezahlt wird. Während der Freistellung vermindert sich das Guthaben um die gewährte Vergütung. Die Vereinbarung muss außerdem die erforderliche Zeitwertkontengarantie berücksichtigen. Hinzu kommt die Prüfung der Insolvenzsicherung.

Steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Behandlung getrennt prüfen

Bei einem steuerlich anerkannten Zeitwertkonto führt die Gutschrift eines künftig fälligen Arbeitslohns zunächst nicht zum steuerlichen Zufluss. Die Besteuerung erfolgt grundsätzlich erst bei Auszahlung während der Freistellungsphase. Zinsen und Wertsteigerungen, die auf das aus unversteuertem Arbeitslohn aufgebaute Guthaben entfallen, werden ebenfalls erst bei Auszahlung als Arbeitslohn erfasst.

Sozialversicherungsrechtlich müssen die Voraussetzungen einer Wertguthabenvereinbarung nach § 7b Sozialgesetzbuch (SGB) IV erfüllt sein. Das angesparte Arbeitsentgelt muss für die spätere Freistellung oder Arbeitszeitverringerung bestimmt sein. Für die Beschäftigung während der Freistellungsphase ist außerdem wesentlich, dass das ausgezahlte Entgelt nicht unangemessen vom Arbeitsentgelt der vorangegangenen zwölf Monate abweicht.

Die steuerliche Anerkennung allein beantwortet deshalb noch nicht sämtliche sozialversicherungsrechtlichen Fragen. Beide Bereiche sind bei der Gestaltung aufeinander abzustimmen.

Werterhalt und Insolvenzschutz auseinanderhalten

Die Zeitwertkontengarantie betrifft den Erhalt der eingebrachten Beträge. Zum Zeitpunkt der planmäßigen Inanspruchnahme muss mindestens der Rückfluss der zugeführten Bruttoarbeitslohnbeträge gewährleistet sein. Wertschwankungen oder Verwaltungskosten dürfen diesen garantierten Mindestbetrag nicht aufzehren. Kosten, die andernfalls zu einer Unterschreitung führen würden, muss der Arbeitgeber tragen.

Die Insolvenzsicherung schützt das Guthaben dagegen für den Fall einer Insolvenz des Arbeitgebers. Beide Anforderungen stehen miteinander in Verbindung, haben jedoch unterschiedliche Funktionen. Eine Zusage über den Werterhalt ersetzt daher nicht den erforderlichen Insolvenzschutz. Die jeweiligen Voraussetzungen müssen erfüllt und nachweisbar sein.

Teilnehmerkreis differenziert betrachten

Für geringfügig entlohnte Beschäftigte können grundsätzlich ebenfalls Zeitwertkonten eingerichtet werden. Dabei ist sorgfältig zu prüfen, ob die Gestaltung die Voraussetzungen der geringfügigen Beschäftigung wahrt. Die Wertguthabenbildung führt nicht automatisch zu einem Versicherungsschutz wie bei einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung.

Bei Ihrem nicht am Unternehmen beteiligten Geschäftsführer können Zeitwertkontenvereinbarungen steuerlich grundsätzlich anerkannt werden. Davon zu unterscheiden sind beteiligte Geschäftsführer: Bei einem nicht beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer ist eine verdeckte Gewinnausschüttung zu prüfen. Bei beherrschenden Anteilseignern werden Zeitwertkonten nach den dargestellten steuerlichen Grundsätzen nicht anerkannt.