Neue Rechengrößen und neue Prüfpflichten für die Payroll – Teil 3 : GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz

Mit dem GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz nimmt der Gesetzgeber einen der tiefgreifendsten Eingriffe in das deutsche Arbeitsunfähigkeitsrecht seit Einführung des Entgeltfortzahlungsgesetzes vor. Kernstück der Reform ist die Einführung einer ärztlich festzustellenden Teilarbeitsunfähigkeit ab 01.01.2028 nach dem neuen § 44c SGB V sowie des daran anknüpfenden Teilkrankengeldes nach § 44 Abs. 1a SGB V. Damit wird das bisherige System, das ausschließlich zwischen vollständiger Arbeitsfähigkeit und vollständiger Arbeitsunfähigkeit unterschied, erstmals durch eine gesetzliche Zwischenstufe ergänzt.

Für Arbeitgeber, Personalabteilungen und insbesondere die Entgeltabrechnung bedeutet dies einen erheblichen Umbruch. Während bislang entweder der Arbeitgeber Entgeltfortzahlung nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz oder die Krankenkasse Krankengeld nach den §§ 44 ff. SGB V leistete, werden künftig beide Leistungssysteme parallel nebeneinander bestehen. Die Entgeltabrechnung muss dadurch erstmals gleichzeitig Arbeitsentgelt und Sozialleistungen berücksichtigen.

Das bisherige System wird grundlegend erweitert

Bislang galt im deutschen Arbeitsunfähigkeitsrecht ein einfaches Grundprinzip. War ein Arbeitnehmer arbeitsunfähig, bestand zunächst für maximal sechs Wochen ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung nach § 3 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG). Anschließend übernahm die Krankenkasse die Zahlung des Krankengeldes nach § 44 SGB V.

Eine teilweise Arbeitsfähigkeit während einer bestehenden Arbeitsunfähigkeit kannte das Gesetz bisher nicht.

Zwar ermöglichte das sogenannte Hamburger Modell bereits eine stufenweise Wiedereingliederung in den Betrieb. Der Beschäftigte blieb während dieser Maßnahme jedoch weiterhin vollständig arbeitsunfähig. Er erhielt Krankengeld von seiner Krankenkasse, während der Arbeitgeber grundsätzlich keine Vergütung schuldete.

Mit Einführung des neuen § 44c SGB V wird dieses Prinzip erstmals aufgegeben.

Arbeitnehmer können künftig trotz bestehender Erkrankung einen Teil ihrer arbeitsvertraglichen Tätigkeit wieder aufnehmen und gleichzeitig wegen des verbleibenden krankheitsbedingten Arbeitsausfalls Teilkrankengeld beziehen.

Voraussetzungen einer Teilarbeitsunfähigkeit

Die Voraussetzungen für die neue Teilarbeitsunfähigkeit regelt der neu eingefügte § 44c SGB V.

Danach kommt eine Teilarbeitsunfähigkeit nur bei Erkrankungen in Betracht, bei denen nach ärztlicher Einschätzung aufgrund der Art, Schwere oder voraussichtlichen Dauer der Erkrankung eine Arbeitsunfähigkeit von mehr als vier Wochen zu erwarten ist. Kurzfristige Erkrankungen sollen von der Neuregelung ausdrücklich nicht erfasst werden.

Der behandelnde Arzt stellt mit Zustimmung des Versicherten fest, dass dieser seine arbeitsvertraglich geschuldete Tätigkeit teilweise wieder ausüben kann. Gleichzeitig wird der Umfang der Teilarbeitsunfähigkeit festgelegt.

Der Gesetzesentwurf sieht hierfür ausschließlich drei feste Stufen vor. Die teilweise Arbeitsunfähigkeit kann 25 Prozent, 50 Prozent oder 75 Prozent der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit betragen. Die medizinischen Voraussetzungen für diese Einstufungen wird der Gemeinsame Bundesausschuss durch entsprechende Änderungen der Arbeitsunfähigkeitsrichtlinie konkretisieren.

Für die Entgeltabrechnung entsteht damit erstmals die Notwendigkeit, nicht nur Beginn und Ende einer Arbeitsunfähigkeit zu berücksichtigen, sondern auch deren konkreten Umfang.

Zustimmung des Arbeitgebers als weitere Voraussetzung

Anders als bei der bisherigen Arbeitsunfähigkeit genügt künftig die ärztliche Feststellung allein nicht.

Nach § 44c SGB V muss der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber zunächst mitteilen, dass er seine Tätigkeit teilweise wieder aufnehmen möchte. Gleichzeitig sind der festgestellte Umfang der Teilarbeitsunfähigkeit sowie der ärztlich attestierte Zeitraum anzugeben.

Der Arbeitgeber entscheidet anschließend, ob er der teilweisen Beschäftigung zustimmt. Für diese Entscheidung sieht das Gesetz eine Frist von sieben Kalendertagen vor. Lehnt der Arbeitgeber die teilweise Beschäftigung ab oder reagiert er innerhalb dieser Frist nicht, gilt der Beschäftigte während des gesamten attestierten Zeitraums weiterhin als vollständig arbeitsunfähig.

Erst wenn der Arbeitgeber seine Zustimmung erklärt und den Zeitpunkt der Arbeitsaufnahme mitteilt, beginnt die teilweise Beschäftigung.

Damit erhält der Arbeitgeber erstmals ein eigenes Mitentscheidungsrecht über die Durchführung einer ärztlich festgestellten Teilarbeitsunfähigkeit.

Neue Anforderungen an die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Mit der Einführung der Teilarbeitsunfähigkeit verändern sich auch die Anforderungen an die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung.

Während bislang im Wesentlichen Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit übermittelt wurden, müssen künftig zusätzlich Angaben zum Umfang der Teilarbeitsunfähigkeit elektronisch verarbeitet werden.

Der Gesetzgeber ergänzt hierzu insbesondere § 295 SGB V sowie die elektronischen Kommunikationsverfahren zwischen Ärzten, Krankenkassen und Arbeitgebern.

Die behandelnden Ärzte sollen die entsprechenden Daten künftig unmittelbar über die Telematikinfrastruktur an die Krankenkassen übermitteln. Die notwendigen technischen Voraussetzungen hierfür sollen bis zum 01.07.2027 geschaffen werden.

Anspruch auf Teilkrankengeld

Der neue Anspruch auf Teilkrankengeld ergibt sich aus § 44 Abs. 1a SGB V.

Danach erhalten Versicherte während einer ärztlich festgestellten Teilarbeitsunfähigkeit Teilkrankengeld in dem Umfang, in dem ihre Arbeitsfähigkeit eingeschränkt ist.

Gleichzeitig verpflichtet das Gesetz den Arbeitgeber ausdrücklich, den tatsächlich geleisteten Beschäftigungsanteil anteilig zu vergüten.

Damit entstehen erstmals parallele Leistungsansprüche.

Für den tatsächlich geleisteten Beschäftigungsumfang zahlt der Arbeitgeber Arbeitsentgelt.

Für den krankheitsbedingt verbleibenden Arbeitsausfall zahlt die Krankenkasse Teilkrankengeld.

Diese Kombination stellt einen grundlegenden Systemwechsel gegenüber dem bisherigen Krankengeldrecht dar.

Berechnung des Teilkrankengeldes

Die Berechnung des Teilkrankengeldes wird künftig durch den neuen § 47 Abs. 1a SGB V geregelt. Ausgangspunkt bleibt weiterhin das nach den allgemeinen Vorschriften zu ermittelnde Regelentgelt. Dieses wird jedoch um den Anteil des Arbeitsentgelts vermindert, den der Arbeitgeber für die tatsächlich geleistete Arbeitszeit zahlt.

Maßgeblich hierfür ist der Umfang der ärztlich festgestellten Teilarbeitsunfähigkeit nach § 44c SGB V. Das Teilkrankengeld ersetzt somit ausschließlich den krankheitsbedingt verbleibenden Verdienstausfall.

Für die Entgeltabrechnung bedeutet dies, dass künftig der tatsächlich vergütete Beschäftigungsumfang eindeutig dokumentiert werden muss. Gleichzeitig müssen Arbeitgeber und Krankenkassen ihre Berechnungen eng aufeinander abstimmen.

Entgeltfortzahlung und Teilkrankengeld greifen ineinander

Auch das Entgeltfortzahlungsrecht wird durch die Reform erheblich verändert.

Leistet ein Arbeitnehmer während einer Teilarbeitsunfähigkeit Arbeitsleistungen, erhält er hierfür Arbeitsentgelt.

Für den krankheitsbedingt ausfallenden Beschäftigungsumfang besteht zunächst weiterhin Anspruch auf Entgeltfortzahlung nach § 3 EFZG.

Erst nach Ablauf des sechswöchigen Entgeltfortzahlungszeitraums tritt für diesen Beschäftigungsanteil das Teilkrankengeld nach § 44 Abs. 1a SGB V an die Stelle der Entgeltfortzahlung.

Die Entgeltabrechnung muss künftig deshalb gleichzeitig prüfen,

• welcher Beschäftigungsumfang tatsächlich gearbeitet wurde,
• welcher Anteil weiterhin unter die Entgeltfortzahlung fällt,
• ab wann Teilkrankengeld zu berücksichtigen ist.

Gerade bei wechselnden Arbeitszeiten oder mehrfachen Änderungen innerhalb eines Monats entstehen dadurch deutlich komplexere Abrechnungssachverhalte.

Vorzeitige Beendigung jederzeit möglich

Eine weitere Besonderheit enthält § 44c SGB V. Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber können eine bereits vereinbarte Teilarbeitsunfähigkeit vorzeitig beenden.

Der Arbeitnehmer erklärt gegenüber dem Arbeitgeber in Textform, dass er die teilweise Arbeitsleistung nicht mehr oder nicht mehr im vereinbarten Umfang erbringen kann. Der Arbeitgeber kann seine Zustimmung ebenfalls jederzeit durch Mitteilung in Textform widerrufen.

Mit diesem Zeitpunkt gilt der Arbeitnehmer wieder als vollständig arbeitsunfähig.

Für die Payroll bedeutet dies zusätzliche Statuswechsel innerhalb eines laufenden Abrechnungszeitraums.

Änderungen beim Ruhen des Krankengeldanspruchs

Parallel hierzu passt der Gesetzgeber die Ruhensvorschriften des § 49 SGB V an.

Bislang ruhte der Anspruch auf Krankengeld grundsätzlich, soweit beitragspflichtiges Arbeitsentgelt bezogen wurde.

Diese Regelung hätte die Einführung des Teilkrankengeldes praktisch unmöglich gemacht. Deshalb stellt § 49 SGB V künftig ausdrücklich klar, dass der Anspruch auf Krankengeld nicht ruht, wenn lediglich das anteilige Arbeitsentgelt nach § 44c Abs. 4 SGB V gezahlt wird.

Darüber hinaus enthält die Vorschrift neue Sonderregelungen für Elternzeit sowie für verspätete Meldungen der Arbeitsunfähigkeit.

Neue Krankengeldberechnung nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses

Eine weitere Änderung betrifft § 47 Abs. 2a SGB V. Endet ein Beschäftigungsverhältnis während einer bestehenden Arbeitsunfähigkeit, beträgt das Krankengeld künftig grundsätzlich nur noch 60 Prozent des Nettoarbeitsentgelts.

Versicherte mit mindestens einem Kind erhalten dagegen weiterhin 67 Prozent des Nettoarbeitsentgelts.

Auch wenn diese Änderung regelmäßig erst nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses Bedeutung erlangt, gewinnt die ordnungsgemäße Entgeltabrechnung nochmals an Bedeutung, da sie Grundlage für die spätere Krankengeldberechnung ist.

Erweiterung des elektronischen Meldeverfahrens

Auch das elektronische Meldeverfahren nach § 109 SGB IV wird umfassend erweitert.

Ab dem 01.07.2028 müssen Arbeitgeber

• die Daten zur Teilarbeitsunfähigkeit elektronisch abrufen,
• ihre Zustimmung zur teilweisen Beschäftigung elektronisch an die Krankenkasse übermitteln,
• den Zeitpunkt der Arbeitsaufnahme melden,
• eine vorzeitige Beendigung der Teilarbeitsunfähigkeit unverzüglich elektronisch anzeigen.

Die konkreten Datensätze und Kommunikationsverfahren wird der GKV-Spitzenverband in Grundsätzen festlegen.

Für nahezu alle Entgeltabrechnungsprogramme werden deshalb umfangreiche Softwareanpassungen erforderlich.

Neue Herausforderungen für die Entgeltabrechnung

Mit der Einführung der Teilarbeitsunfähigkeit entstehen völlig neue Anforderungen an die Entgeltabrechnung.

Künftig müssen unter anderem

• anteiliges Arbeitsentgelt,
• Entgeltfortzahlung,
• Teilkrankengeld,
• sozialversicherungsrechtliche Besonderheiten,
• elektronische Meldeverfahren sowie
• kurzfristige Statuswechsel

parallel verarbeitet werden.

Hinzu kommt eine deutlich intensivere Abstimmung mit Krankenkassen, Ärzten und Softwareherstellern.

Gerade kleinere Arbeitgeber dürften hierbei auf leistungsfähige Entgeltabrechnungsprogramme angewiesen sein, da eine manuelle Bearbeitung der neuen Fallkonstellationen kaum noch praktikabel sein wird.

Für die Praxis wichtig:

Mit den neuen §§ 44 Abs. 1a, 44c, 47 Abs. 1a und 2a sowie den Änderungen der §§ 49 und 295 SGB V schafft der Gesetzgeber erstmals die rechtlichen Voraussetzungen für eine teilweise Arbeitsfähigkeit während einer bestehenden Arbeitsunfähigkeit. Gleichzeitig werden die elektronischen Meldeverfahren nach § 109 SGB IV grundlegend erweitert.

Für die betriebliche Praxis bedeutet dies einen tiefgreifenden Systemwechsel.

Arbeitsentgelt, Entgeltfortzahlung und Teilkrankengeld müssen künftig parallel berücksichtigt werden. Arbeitgeber erhalten neue Mitwirkungspflichten, Krankenkassen übernehmen zusätzliche Berechnungsaufgaben und Entgeltabrechnungsprogramme müssen vollständig neue Fallkonstellationen verarbeiten können.

Unternehmen sollten die Zeit bis zum Inkrafttreten der neuen Regelungen nutzen, um ihre internen Prozesse, Zuständigkeiten und Softwarelösungen frühzeitig anzupassen, denn bereits heute ist absehbar, dass die Einführung der Teilarbeitsunfähigkeit zu den größten Veränderungen der Entgeltabrechnung der vergangenen Jahre gehören wird.

Beitragszuschlag für bestimmte familienversicherte Ehegatten und Lebenspartner

Neue Finanzierung der Familienversicherung verändert das Beitragsrecht

Mit dem GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz nimmt der Gesetzgeber einen grundlegenden Eingriff in eines der tragenden Prinzipien der gesetzlichen Krankenversicherung vor. Seit ihrer Einführung gehört die beitragsfreie Familienversicherung zu den wesentlichen Merkmalen des Solidarprinzips. Ehegatten, Lebenspartner und Kinder konnten bislang unter den Voraussetzungen des § 10 SGB V ohne eigene Beitragszahlung in der gesetzlichen Krankenversicherung mitversichert werden. Dieses Grundprinzip bleibt zwar auch künftig erhalten, wird jedoch erstmals für einen Teil der Familienversicherten eingeschränkt.

Ab dem 01.01.2028 wird für bestimmte familienversicherte Ehegatten und Lebenspartner ein Beitragszuschlag eingeführt. Kinder bleiben dagegen weiterhin uneingeschränkt beitragsfrei familienversichert. Der Gesetzgeber verfolgt mit dieser Neuregelung das Ziel, zusätzliche Einnahmen für die gesetzliche Krankenversicherung zu generieren, ohne das bewährte System der Familienversicherung insgesamt aufzugeben. Nach der Gesetzesbegründung sollen hierdurch jährliche Mehreinnahmen von rund 1,5 Milliarden Euro erzielt werden.

Für Arbeitgeber und Entgeltabrechnung bedeutet diese Änderung jedoch weit mehr als die Einführung eines neuen Beitragsbestandteils. Erstmals entstehen zusätzliche Melde- und Informationsverfahren zwischen Krankenkassen, Mitgliedern und den zur Beitragszahlung Verpflichteten. Gleichzeitig werden die Mitwirkungspflichten der Versicherten erheblich erweitert.

Der neue § 242b SGB V schafft die gesetzliche Grundlage

Die rechtliche Grundlage für den Beitragszuschlag bildet der neu eingefügte § 242b SGB V. Danach erheben die Krankenkassen von ihren Mitgliedern einen Zuschlag auf den jeweiligen Krankenversicherungsbeitrag, wenn ein Ehegatte oder Lebenspartner nach § 10 SGB V familienversichert ist und keiner der gesetzlich geregelten Ausnahmetatbestände vorliegt.

Der Zuschlag beträgt 2,5 Beitragssatzpunkte und wird ausschließlich vom Mitglied getragen. Der familienversicherte Ehegatte oder Lebenspartner wird dagegen nicht selbst beitragspflichtig. Der Gesetzgeber hält damit bewusst am Grundsatz fest, dass die Familienversicherung weiterhin über das Mitglied der Krankenkasse vermittelt wird. Es entsteht also kein eigenständiger Krankenversicherungsbeitrag des familienversicherten Angehörigen.

Für die Entgeltabrechnung bedeutet dies, dass sich ausschließlich der Krankenversicherungsbeitrag des Mitglieds erhöht. Die Beitragszuordnung bleibt unverändert bestehen. Lediglich die Höhe des vom Mitglied zu tragenden Krankenversicherungsbeitrags verändert sich.

Kinder bleiben weiterhin beitragsfrei

Trotz der Einführung des Beitragszuschlags hält der Gesetzgeber ausdrücklich an der beitragsfreien Familienversicherung von Kindern fest. Dies wird bereits in § 3 SGB V klargestellt. Während für familienversicherte Ehegatten und Lebenspartner künftig Zuschläge nach § 242b SGB V erhoben werden können, bleiben familienversicherte Kinder weiterhin vollständig beitragsfrei.

Damit wird deutlich, dass sich die Neuregelung ausschließlich auf Ehegatten und eingetragene Lebenspartner beschränkt. Familien mit Kindern sollen durch den Beitragszuschlag gerade nicht zusätzlich belastet werden.

Umfangreiche gesetzliche Ausnahmeregelungen

Der Gesetzgeber hat gleichzeitig zahlreiche Fallkonstellationen geschaffen, in denen trotz einer Familienversicherung kein Beitragszuschlag erhoben wird.

So entfällt der Zuschlag insbesondere dann, wenn im Haushalt des familienversicherten Ehegatten oder Lebenspartners ein Kind lebt, das das zwölfte Lebensjahr noch nicht vollendet hat. Gleiches gilt für Kinder, die aufgrund einer Behinderung außerstande sind, sich selbst zu unterhalten.

Darüber hinaus berücksichtigt das Gesetz verschiedene Pflege- und Betreuungssituationen. Kein Zuschlag wird erhoben, wenn der familienversicherte Ehegatte oder Lebenspartner einen Angehörigen mit mindestens Pflegegrad 2 nicht erwerbsmäßig mindestens zehn Stunden wöchentlich an regelmäßig zwei Tagen in dessen häuslicher Umgebung pflegt oder eine vollständige Freistellung nach dem Pflegezeitgesetz in Anspruch nimmt.

Auch ältere oder gesundheitlich besonders belastete Personen werden ausdrücklich geschützt. So entfällt der Beitragszuschlag ebenfalls, wenn der familienversicherte Ehegatte oder Lebenspartner bereits die Regelaltersgrenze erreicht hat, mindestens Pflegegrad 3 besitzt, Anspruch auf eine Rente wegen voller Erwerbsminderung hat oder Grundsicherung nach dem Zweiten Buch Sozialgesetzbuch bezieht.

Schließlich sieht § 242b SGB V auch für Menschen mit erheblichen gesundheitlichen Einschränkungen Ausnahmen vor. Kein Zuschlag wird erhoben, wenn ein Grad der Behinderung oder ein Grad der Schädigungsfolgen von mindestens 60 beziehungsweise eine Minderung der Erwerbsfähigkeit von mindestens 60 Prozent festgestellt wurde.

Diese Vielzahl gesetzlicher Ausnahmeregelungen verdeutlicht, dass der Gesetzgeber den Beitragszuschlag bewusst auf diejenigen Fälle beschränken möchte, in denen keine besonderen familiären, sozialen oder gesundheitlichen Belastungen vorliegen.

Kinderbegriff wird ausdrücklich erweitert

Bemerkenswert ist, dass der Gesetzgeber den Kinderbegriff in § 242b SGB V ausdrücklich erweitert. Berücksichtigt werden nicht nur leibliche Kinder. Als Kinder gelten ebenfalls Stiefkinder und Enkelkinder, sofern sie in den Haushalt aufgenommen wurden. Auch Pflegekinder im Sinne des Sozialgesetzbuches sowie Kinder, die mit dem Ziel einer Adoption aufgenommen wurden und für die bereits die erforderliche Einwilligung der Eltern vorliegt, werden den leiblichen Kindern gleichgestellt.

Dadurch wird verhindert, dass Familien aufgrund unterschiedlicher familiärer Konstellationen benachteiligt werden.

Beginn und Ende des Beitragszuschlags

Der Gesetzgeber regelt auch den zeitlichen Anwendungsbereich eindeutig. Der Beitragszuschlag ist ab dem Beginn des Monats zu erheben, in dem sämtliche gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Entfallen die Voraussetzungen später wieder, endet die Zuschlagspflicht mit Ablauf des entsprechenden Kalendermonats.

Für die Entgeltabrechnung bedeutet dies, dass Änderungen der persönlichen Verhältnisse künftig unmittelbar Auswirkungen auf die Höhe des Krankenversicherungsbeitrags haben können. Rückwirkende Korrekturen werden deshalb deutlich häufiger auftreten als bislang.

Mitwirkungspflichten der Mitglieder werden deutlich erweitert

Mit der Einführung des Beitragszuschlags beschränkt sich das GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz nicht auf die Schaffung einer neuen Beitragsregelung. Gleichzeitig erweitert der Gesetzgeber die Verfahrensvorschriften zur Familienversicherung und schafft die Grundlage für ein vollständig neues Verwaltungsverfahren zwischen Krankenkassen, Mitgliedern und den zur Beitragszahlung Verpflichteten.

Hierzu wird insbesondere § 10 Abs. 6 SGB V angepasst. Bereits bislang waren Mitglieder verpflichtet, der Krankenkasse diejenigen Angaben mitzuteilen, die für die Durchführung der Familienversicherung erforderlich sind. Künftig werden diese Mitwirkungspflichten ausdrücklich auf die Prüfung des neuen § 242b SGB V ausgeweitet.

Mitglieder müssen der Krankenkasse künftig sämtliche Tatsachen mitteilen, die sowohl für die Familienversicherung als auch für die Entscheidung über einen möglichen Beitragszuschlag von Bedeutung sind. Ebenso sind Änderungen der persönlichen Verhältnisse unverzüglich anzuzeigen.

Dies betrifft beispielsweise Veränderungen der familiären Situation, der Pflegeverhältnisse oder sonstige Umstände, die Einfluss auf die gesetzlichen Ausnahmetatbestände haben können.

Für die Krankenkassen entsteht dadurch erstmals die Möglichkeit, regelmäßig zu überprüfen, ob die Voraussetzungen für den Beitragszuschlag weiterhin vorliegen oder ob zwischenzeitlich eine der gesetzlichen Ausnahmen eingreift.

Krankenkassen entscheiden allein über den Beitragszuschlag

Für Arbeitgeber und Entgeltabrechnung ist ein Punkt von besonderer Bedeutung: Die Entscheidung über die Erhebung des Beitragszuschlags trifft ausschließlich die zuständige Krankenkasse.

Sie prüft sowohl das Vorliegen einer Familienversicherung nach § 10 SGB V als auch sämtliche Voraussetzungen und Ausnahmetatbestände des § 242b SGB V. Arbeitgeber sind weder verpflichtet noch berechtigt, diese Sachverhalte eigenständig zu beurteilen.

Der Gesetzgeber stellt zudem klar, dass die Krankenkassen gesetzliche Ausnahmetatbestände auch ohne besonderen Nachweis des Mitglieds berücksichtigen müssen, sofern ihnen die entsprechenden Tatsachen bereits bekannt sind. Dadurch sollen unnötige Nachfragen und Verwaltungsaufwand vermieden werden.

Für die betriebliche Praxis bedeutet dies eine klare Aufgabenverteilung. Während die rechtliche Prüfung ausschließlich bei den Krankenkassen verbleibt, besteht die Aufgabe der Arbeitgeber darin, die übermittelten Daten korrekt in der Entgeltabrechnung umzusetzen.

Neue elektronische Datenübermittlung

Von erheblicher Bedeutung ist der neue § 242b Abs. 5 SGB V. Danach stellen die Krankenkassen nicht nur fest, ob ein Beitragszuschlag zu erheben ist, sondern übermitteln den jeweils zur Beitragszahlung Verpflichteten auch sämtliche Daten, die für den Einbehalt und die Abführung des Zuschlags erforderlich sind.

Diese Datenübermittlung erfolgt künftig ausschließlich auf elektronischem Weg.

Damit entstehen neue elektronische Rückmeldungen der Krankenkassen, die künftig von sämtlichen Entgeltabrechnungsprogrammen verarbeitet werden müssen. Die Einführung eines vollständig digitalisierten Verfahrens soll sicherstellen, dass Änderungen der Beitragspflicht zeitnah in den Entgeltabrechnungen berücksichtigt werden können.

Für Softwarehersteller bedeutet dies umfangreiche Anpassungen der bestehenden Melde- und Abrechnungsverfahren. Neue Datensätze, Prüfmechanismen und Plausibilitätskontrollen werden erforderlich sein, um die Vorgaben des § 242b SGB V vollständig umzusetzen.

Übergangsregelungen erleichtern die Einführung

Dem Gesetzgeber ist bewusst, dass die Einführung eines völlig neuen Beitragsbestandteils nicht von Beginn an reibungslos funktionieren wird. Deshalb enthält § 242b SGB V mehrere Übergangsregelungen.

So wird der Beitragszuschlag bis einschließlich 30.06.2028 nicht auf Renten der gesetzlichen Rentenversicherung sowie auf bestimmte Versorgungsbezüge erhoben. Hierdurch erhalten insbesondere Rentenversicherungsträger und Zahlstellen zusätzliche Zeit, ihre Verfahren technisch anzupassen.

Auch für Arbeitgeber sieht das Gesetz Erleichterungen vor. Nach § 242b Abs. 2 SGB V findet § 28g Satz 3 SGB IV im Zeitraum vom 01.01. bis zum 31.07.2028 keine Anwendung. Unterbleibt in dieser Einführungsphase der Einbehalt des Beitragszuschlags, führt dies daher zunächst nicht zu den sonst geltenden Rechtsfolgen.

Darüber hinaus werden für diesen Zeitraum auch keine Säumniszuschläge nach § 24 SGB IV erhoben, sofern die Zuschläge nicht fristgerecht gezahlt werden. Der Gesetzgeber trägt damit den zu erwartenden technischen und organisatorischen Anlaufschwierigkeiten ausdrücklich Rechnung.

Auswirkungen auf die Entgeltabrechnung

Obwohl die eigentliche Entscheidung über den Beitragszuschlag ausschließlich durch die Krankenkassen erfolgt, entstehen für die Entgeltabrechnung zahlreiche neue Aufgaben. Entgeltabrechnungsprogramme müssen künftig neue elektronische Rückmeldungen der Krankenkassen verarbeiten, geänderte Krankenversicherungsbeiträge automatisch übernehmen und rückwirkende Änderungen korrekt abrechnen können. Gleichzeitig sind neue Lohnarten, Beitragsbestandteile sowie Anpassungen der Beitragsnachweise erforderlich.

Besonders anspruchsvoll werden rückwirkende Änderungen. Werden persönliche Veränderungen der Krankenkasse erst verspätet mitgeteilt oder stellt sich nachträglich heraus, dass eine gesetzliche Ausnahme vorlag oder weggefallen ist, können umfangreiche Korrekturabrechnungen erforderlich werden. Damit steigt sowohl der administrative Aufwand als auch die Fehleranfälligkeit der Entgeltabrechnung.

Kommunikation mit den Beschäftigten gewinnt an Bedeutung

Erfahrungsgemäß wenden sich Beschäftigte bei Änderungen ihrer Sozialversicherungsbeiträge zunächst an die Personalabteilung oder die Entgeltabrechnung. Dies wird sich durch die Einführung des Beitragszuschlags nochmals verstärken.

Typische Fragen werden künftig sein, weshalb sich der Krankenversicherungsbeitrag erhöht hat, warum trotz bestehender Familienversicherung ein Zuschlag erhoben wird oder welche Angaben gegenüber der Krankenkasse erforderlich sind. Auch Fragen zu den gesetzlichen Ausnahmen oder zu möglichen rückwirkenden Änderungen werden zunehmen.

Obwohl die Personalabteilung diese Fragen häufig nicht selbst entscheiden kann, wird sie in der betrieblichen Praxis regelmäßig erster Ansprechpartner sein. Eine frühzeitige Information der Beschäftigten über die neuen gesetzlichen Regelungen kann daher viele Rückfragen vermeiden und die Akzeptanz der Neuregelung erhöhen.

Für die Praxis wichtig:

Mit dem neuen § 242b SGB V führt der Gesetzgeber erstmals einen Beitragszuschlag für bestimmte familienversicherte Ehegatten und Lebenspartner ein und durchbricht damit einen wesentlichen Grundsatz der bisherigen beitragsfreien Familienversicherung.

Gleichzeitig bleibt das Solidarprinzip erhalten, da Kinder weiterhin uneingeschränkt beitragsfrei mitversichert werden und zahlreiche soziale Ausnahmetatbestände den Zuschlag ausschließen.

Für die Entgeltabrechnung liegt die größte Herausforderung weniger in der eigentlichen Beitragsberechnung als vielmehr in den neuen Verwaltungs- und Meldeverfahren. Erweiterte Mitwirkungspflichten der Mitglieder, elektronische Datenübermittlungen der Krankenkassen, zusätzliche Rückmeldungen sowie häufigere Korrekturabrechnungen werden den administrativen Aufwand deutlich erhöhen. Arbeitgeber sollten deshalb ihre Entgeltabrechnungsprogramme rechtzeitig aktualisieren, interne Prozesse überprüfen und ihre Mitarbeitenden frühzeitig auf die neuen Abläufe vorbereiten. Nur so lassen sich Fehler bei der Beitragsabrechnung und spätere Beanstandungen im Rahmen von Betriebsprüfungen vermeiden.

Zusammenfassung

GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz bringt erheblichen Handlungsbedarf für die Entgeltabrechnung

Das GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz zählt zu den umfangreichsten Reformen des Krankenversicherungsrechts der vergangenen Jahre. Die Änderungen reichen weit über die Anpassung einzelner Beitragssätze hinaus und betreffen zahlreiche Bereiche der Entgeltabrechnung. Neben einer neuen Finanzierung der Familienversicherung werden die Beitragsbemessungsgrenzen und Jahresarbeitsentgeltgrenzen grundlegend neu geregelt. Hinzu kommen neue Leistungen wie die Teilarbeitsunfähigkeit mit Teilkrankengeld sowie umfangreiche Änderungen bei der Teilrente. Gleichzeitig steigen durch die Neuregelung des Arbeitgeberbeitrags für Minijobs die Lohnnebenkosten vieler Unternehmen erheblich.

Für die betriebliche Praxis bedeutet dies vor allem eines: Die Entgeltabrechnung wird komplexer. Zahlreiche Abrechnungsprogramme müssen angepasst, neue Meldeverfahren eingeführt und bestehende Personalprozesse überprüft werden. Besonders die Einführung des Beitragszuschlags für bestimmte familienversicherte Ehegatten und Lebenspartner führt zu zusätzlichen elektronischen Rückmeldungen der Krankenkassen und erweitert die Mitwirkungspflichten der Versicherten. Arbeitgeber sind zwar nicht für die Prüfung der Voraussetzungen verantwortlich, müssen die Rückmeldungen der Krankenkassen jedoch fehlerfrei in der Entgeltabrechnung umsetzen.

Auch die Einführung der Teilarbeitsunfähigkeit stellt Payroll und Personalabteilungen vor neue Herausforderungen. Erstmals müssen Zeiten einer teilweisen Arbeitsunfähigkeit, Teilkrankengeld und anteilige Entgeltzahlungen gemeinsam berücksichtigt werden. Dadurch entstehen neue Anforderungen an die Abrechnungssysteme sowie an die Zusammenarbeit zwischen Personalabteilung, Krankenkassen und behandelnden Ärzten.

Nicht zu unterschätzen sind außerdem die finanziellen Auswirkungen der Reform. Die höheren Beitragsbemessungsgrenzen erhöhen die Sozialversicherungsbeiträge vieler Beschäftigter. Gleichzeitig steigen durch die Dynamisierung des Krankenversicherungsbeitrags für Minijobs die Arbeitgeberkosten dauerhaft an.

Unternehmen sollten diese Mehrbelastungen deshalb frühzeitig in ihre Budget- und Personalplanung einbeziehen.

Ein weiterer Aspekt sollte bei der Bewertung der Gesetzesänderungen nicht außer Acht gelassen werden: Zahlreiche Neuregelungen enthalten derzeit lediglich den gesetzlichen Rahmen, lassen jedoch noch viele Fragen der praktischen Umsetzung offen. Dies gilt insbesondere für die neuen Meldeverfahren, die Einführung der Teilarbeitsunfähigkeit mit Teilkrankengeld, den Beitragszuschlag für bestimmte familienversicherte Ehegatten und Lebenspartner sowie die technischen Anforderungen an die Entgeltabrechnung. Wie die einzelnen Verfahren im Detail auszugestalten sind, wird sich erst in den kommenden Monaten konkretisieren. Zu erwarten sind insbesondere Verfahrensbeschreibungen des GKV-Spitzenverbandes, gemeinsame Besprechungsergebnisse der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung, Rundschreiben der beteiligten Sozialversicherungsträger sowie technische Vorgaben für die Entgeltabrechnungsprogramme. Erst diese untergesetzlichen Regelungen werden in vielen Bereichen die notwendige Rechtssicherheit schaffen und den Unternehmen eine verlässliche Grundlage für die praktische Umsetzung bieten.

Arbeitgeber, Entgeltabrechnungsstellen und Softwarehersteller sind daher gut beraten, die weitere Entwicklung aufmerksam zu verfolgen und ihre Prozesse sowie Systeme fortlaufend an die konkretisierten Vorgaben anzupassen.

Insgesamt zeigt sich, dass das GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz weit mehr ist als eine reine Beitragsreform. Es verändert zahlreiche etablierte Prozesse der Entgeltabrechnung und macht eine frühzeitige Vorbereitung unerlässlich. Neben der technischen Umsetzung in den Entgeltabrechnungsprogrammen gewinnen insbesondere Schulungen der Payroll-Mitarbeitenden, die Information der Beschäftigten sowie eine enge Abstimmung mit den Softwareherstellern an Bedeutung.

Kompakte Checkliste für die Praxis (für Teil 1 bis Teil 3)

• Entgeltabrechnungssoftware auf die neuen gesetzlichen Regelungen aktualisieren.
• Umsetzung der neuen Beitragsbemessungsgrenzen und Jahresarbeitsentgeltgrenzen prüfen.
• Neue Prüfroutinen zur Versicherungspflicht bei Überschreiten der Jahresarbeitsentgeltgrenzen einführen.
• Elektronische Rückmeldungen der Krankenkassen zum neuen Beitragszuschlag für familienversicherte Ehegatten technisch umsetzen.
• Mitarbeitende über die erweiterten Mitwirkungspflichten bei der Familienversicherung informieren.
• Interne Prozesse zur Bearbeitung von Krankenkassenrückmeldungen überprüfen.
• Verfahren zur Abrechnung von Teilarbeitsunfähigkeit und Teilkrankengeld gemeinsam mit Krankenkassen und Softwareherstellern abstimmen.
• Arbeitsanweisungen für die neue versicherungsrechtliche Behandlung von Teilrenten aktualisieren.
• Höhere Arbeitgeberbeiträge bei Minijobs in der Budget- und Personalkostenplanung berücksichtigen.
• Wirtschaftlichkeit bestehender Minijobmodelle überprüfen.
• Schnittstellen zwischen Zeitwirtschaft, HR-Systemen und Entgeltabrechnung auf die neuen Anforderungen testen.
• Lohnarten, Beitragsnachweise und Plausibilitätsprüfungen in der Abrechnungssoftware anpassen.
• Payroll-Mitarbeitende rechtzeitig zu den neuen gesetzlichen Regelungen schulen.
• Beschäftigte frühzeitig über die Auswirkungen der Reform auf ihre Entgeltabrechnung informieren.
• Gesetzliche Folgeänderungen sowie spätere Rundschreiben des GKV-Spitzenverbandes und der Sozialversicherungsträger beobachten und zeitnah umsetzen.

Markus Stier