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Aufnahme in Betriebserholungsheime
Die Mitarbeiter unserer Firma haben die Möglichkeit, in einem von uns betriebenen Erholungsheim zur Erholung und zur Wiederherstellung ihrer Arbeitsfähigkeit untergebracht zu werden. Dies ist für die Mitarbeiter ein attraktives Angebot, insbesondere da das Erholungsheim zu einem reduzierten Preis zur Verfügung gestellt wird. Einige Mitarbeiter benötigen aufgrund gesundheitlicher Beschwerden (wie z. B. Rückenprobleme oder Stresssymptome) diese Kur, um ihre Arbeitsfähigkeit zu erhalten.
Allerdings stellt sich die Frage, wie die steuerliche Behandlung dieser Unterbringung aussieht. Insbesondere muss bei uns geklärt werden, in welchen Fällen die Kosten steuerfrei oder steuerpflichtig sind und ob es eine Möglichkeit gibt, diese Kosten pauschal zu versteuern.
Die steuerliche Behandlung der Aufnahme in ein Betriebserholungsheim hängt von verschiedenen Faktoren ab. Grundsätzlich ist die Aufnahme in ein Betriebserholungsheim dann steuerfrei, wenn sich der Mitarbeiter dort zur Wiederherstellung seiner Arbeitsfähigkeit einer Kur unterzieht. Diese Steuerfreiheit gilt bis zu einem Betrag von 600 Euro jährlich, sofern alle allgemeinen Voraussetzungen für die Steuerfreiheit von Unterstützungsleistungen erfüllt sind (z. B. Zustimmung des Betriebsrats).
Wenn die Aufnahme im Erholungsheim notwendig wird, um drohende oder bereits eingetretene Gesundheitsschäden zu verhindern, die auf typische Berufskrankheiten zurückzuführen sind (wie etwa eine „Staublunge“), bleibt der geldwerte Vorteil ebenfalls steuerfrei. In diesem Fall wird die Unterstützung des Arbeitgebers zur Erhaltung der Arbeitsfähigkeit gewährt, und auch hier gelten die oben genannten Voraussetzungen.
Im Gegensatz dazu ist die unentgeltliche oder verbilligte Unterbringung in einem Erholungsheim im Allgemeinen – etwa im Rahmen des regulären Urlaubs oder zur allgemeinen Gesundheitsförderung – steuerpflichtiger Arbeitslohn. Hierbei wird der geldwerte Vorteil, der durch die Ermäßigung des Preises für die Unterkunft entsteht, als steuerpflichtiger Arbeitslohn behandelt. Die Höhe des steuerpflichtigen Betrags ergibt sich aus der Differenz zwischen dem Preis, den der Arbeitnehmer als regulärer Gast zahlen müsste, und dem tatsächlich berechneten Preis. Dabei können Preisabschläge berücksichtigt werden, wenn der Arbeitnehmer etwa an bestimmte Hausordnungsbedingungen gebunden ist, die für reguläre Hotelgäste nicht gelten.
Sollte der Arbeitgeber die Lohnsteuer pauschal mit 25 Prozent berechnen, wie es in bestimmten Fällen zulässig ist, dann führt dies dazu, dass diese Zahlungen von der Sozialversicherungspflicht befreit sind, was den Vorteil für den Arbeitnehmer noch erhöht.
Die Bewertung der Unterkunft und Verpflegung erfolgt dabei nicht nach den amtlichen Sachbezugswerten, sondern gemäß dem tatsächlichen Preis, der für die vergleichbare Leistung an einem ähnlichen Standort verlangt wird.
Insgesamt empfiehlt es sich, die konkreten Umstände und die individuellen Gesundheitsbedürfnisse der Mitarbeiter zu prüfen, um die richtige steuerliche Behandlung sicherzustellen.
Einführung einer Einkaufs-App im Unternehmen
Wir haben kürzlich eine Einkaufs-App eingeführt, die es unseren Mitarbeitern ermöglicht, Waren des täglichen Bedarfs wie Lebensmittel und Drogerieprodukte direkt an ihren Arbeitsplatz liefern zu lassen. Die App ist mit einem lokalen Einzelhändler verbunden, bei dem die Mitarbeiter online bestellen können. Die bestellten Waren werden dann zu einer speziellen Pick-up-Station auf unserem Betriebsgelände geliefert, wo die Mitarbeiter sie abholen können.
Unsere Mitarbeiter bezahlen die Waren zu den regulären Preisen des Händlers, ohne Rabatte oder Sonderaktionen. Die Lieferung der Waren ist kostenpflichtig, und die Zustellpauschale wird je nach Bestellwert berechnet und direkt vom Mitarbeiter übernommen. Der Arbeitgeber zahlt dem Anbieter der App eine feste Gebühr, unabhängig vom Bestellvolumen der Mitarbeiter. Die Nutzung der App ist freiwillig und wird allen Mitarbeitern angeboten, ohne dass eine Verpflichtung zur Nutzung besteht.
Nun haben wir einige Fragen bezüglich der steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Auswirkungen dieses Angebots. Insbesondere möchten wir wissen, ob die Nutzung der App oder die Gebühr, die wir als Arbeitgeber an den Anbieter zahlen, als geldwerter Vorteil für unsere Mitarbeiter betrachtet werden könnte, der in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden muss.
Die Lieferung der Waren zum Arbeitsplatz und die Zustellpauschale führen nicht zu einem geldwerten Vorteil, da die Waren zum Marktpreis verkauft werden und die Zustellpauschale direkt vom Mitarbeiter getragen wird. Ein geldwerter Vorteil entsteht nur, wenn der Arbeitgeber den Preis für die Waren oder die Lieferung subventioniert oder vergünstigt. Da hier der Marktpreis gilt und die Zustellkosten vom Arbeitnehmer übernommen werden, gibt es keinen steuerpflichtigen Vorteil für die Mitarbeiter.
Die Gebühr, die der Arbeitgeber an den Anbieter der App zahlt, hat auch keine Auswirkungen auf die Lohnabrechnung der Mitarbeiter. Diese Gebühr stellt eine betriebliche Ausgabe des Arbeitgebers dar und zählt zu den Kosten, die im ganz überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse des Unternehmens liegen. Sie führt zu keinem steuer- oder sozialversicherungsrechtlich relevanten Vorteil für die Mitarbeiter.
Die Bereitstellung der App für alle Mitarbeiter hat ebenso keine steuerlichen Auswirkungen, solange die Nutzung freiwillig ist und keine besonderen Vorteile wie Rabatte oder Sonderkonditionen für die Mitarbeiter angeboten werden. Es handelt sich hierbei um eine allgemeine Verbesserung der Arbeitsbedingungen, die im Rahmen der unternehmerischen Fürsorgepflicht erfolgt und nicht zu steuerpflichtigen Sachbezügen führt. Es gibt keine geldwerten Vorteile, da alle Mitarbeiter die gleiche Möglichkeit haben, ohne Verpflichtung auf die App zuzugreifen.
Es gibt keine spezifischen steuerlichen oder rechtlichen Probleme, die das Unternehmen bei der Einführung dieser App berücksichtigen muss, solange die App allen Mitarbeitern freiwillig zur Verfügung steht und keine Preisnachlässe oder verbilligten Angebote gemacht werden. Wichtig ist, dass die Zustellgebühren transparent und klar geregelt sind, damit keine Missverständnisse über etwaige versteckte Vorteile entstehen. Darüber hinaus sollte das Unternehmen sicherstellen, dass alle Mitarbeiter die gleichen Bedingungen und Zugangsmöglichkeiten zur App haben, um Diskriminierung zu vermeiden.
Vorsorgekuren/-untersuchungen
Wir planen, verschiedene Gesundheitsförderungsmaßnahmen für unsere Mitarbeiter anzubieten, um deren Wohlbefinden zu steigern und Krankheitsrisiken vorzubeugen. Diese Maßnahmen sollen sowohl Vorsorgeuntersuchungen als auch Vorsorgekuren umfassen. Wir haben auch schon darüber nachgedacht eine Aktivwoche zu gestalten (z. B. für unsere Schichtmitarbeiter), also als freiwillige Maßnahme. Uns stellt sich nun die Frage, inwieweit die finanziellen Aufwendungen für diese Maßnahmen steuer- und sozialversicherungsfrei sind. Insbesondere haben wir auch Fragen, ob die Kostenübernahme durch unser Unternehmen in bestimmten Fällen steuerpflichtig werden kann und unter welchen Bedingungen solche Maßnahmen als steuerfreie Zuwendung gelten
Die steuerfreie Kostenübernahme für Vorsorgekuren ist nur dann möglich, wenn die Kur durch einen Arzt verordnet wurde und unter ärztlicher Aufsicht durchgeführt wird. Die Zuwendung muss darauf abzielen, eine Erkrankung zu verhindern. Die Kosten dürfen nur die unmittelbaren Kurkosten umfassen, nicht aber Ausgaben für Kleidung oder andere nicht kurbezogene Kosten. Die Freigrenze von 600 Euro jährlich pro Mitarbeiter darf nicht überschritten werden. Ebenfalls ist eine ärztliche Bescheinigung über die Notwendigkeit der Kur erforderlich, um die steuerliche Begünstigung zu gewährleisten.
Vorsorgeuntersuchungen sind steuerfrei, wenn sie überwiegend aus eigenbetrieblichen Interessen des Arbeitgebers durchgeführt werden, etwa wenn sie für eine bestimmte Mitarbeitergruppe (z. B. Führungskräfte) verpflichtend sind, um arbeitsbedingte Gesundheitsrisiken frühzeitig zu erkennen. Wenn eine Vorsorgeuntersuchung jedoch freiwillig allen Mitarbeitern angeboten wird und keine zusätzlichen Kosten für die Mitarbeiter entstehen (da diese durch die gesetzliche Krankenkasse übernommen werden), ist die Maßnahme ebenfalls steuerfrei. Sollte die Untersuchung jedoch zusätzliche Leistungen umfassen, die nicht von der Krankenkasse übernommen werden (z. B. bestimmte Screenings), sind diese zusätzlichen Kosten steuerpflichtig.
Falls Sie als Unternehmen freiwillige Gesundheitsmaßnahmen wie eine Aktivwoche für Schichtmitarbeiter organisieren, kann dies unter bestimmten Bedingungen ebenfalls steuerfrei sein. Wenn die Maßnahme in Abstimmung mit einer Krankenkasse durchgeführt wird und einen klaren Bezug zur Gesundheitsförderung hat, kann die Freigrenze von 600 Euro jährlich für betriebliche Gesundheitsförderung angewendet werden. Da diese Teilnahme freiwillig ist und keine beruflichen Nachteile für die Mitarbeiter entstehen, sind die Zuschüsse des Arbeitgebers grundsätzlich steuerpflichtig. Hier könnte jedoch eine Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 34 Einkommensteuergesetz (EstG) für bestimmte gesundheitsfördernde Maßnahmen bestehen.
Janette Rosenberg,
alga-Fachreferentin und Mitglied des
alga-Competence-Centers,
stellvertretende Chefredakteurin der
Fachzeitschrift LOHN+GEHALT