Lohnsteuer – KOMPAKT für die Personalpraxis
Arbeitgeber verkaufen Firmenwagen & Co. oft vergünstigt an Mitarbeitende – steuerliche Regeln beachten! Zudem gelten ab 2025 neue Verpflegungspauschalen.
Verkauf von Firmenwagen, Fahrrädern oder anderen Arbeitsmitteln an die Beschäftigten
Arbeitgeber verschenken oder verkaufen nach einigen Jahren beruflicher Nutzung gebrauchte Wirtschaftsgüter an ihre Arbeitnehmer
Typisch ist der Kauf des bisherigen Firmenwagens oder auch eines Dienstfahrrads nach Ablauf des Leasingvertrags oder bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Auch beim Arbeitgeber nicht mehr benötigte Datenverarbeitungsgeräte wie Handys, Tablets oder Computer werden häufig zu einem geringen Preis an die Arbeitnehmenden verkauft oder verschenkt.
Aus lohnsteuerlicher Sicht muss darauf geachtet werden, dass dann, wenn der gezahlte Kaufpreis unter dem lohnsteuerlich maßgeblichen Wert liegt, ein steuerlicher geldwerter Vorteil entsteht. Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin Wirtschaftsgüter unentgeltlich oder verbilligt, stellt der Preisnachlass einen lohnsteuerpflichtigen geldwerten Vorteil dar. Der Wert des Wirtschaftsgutes bestimmt sich nach dem üblichen Endpreis am Abgabeort nach § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG. Übliche Preisnachlässe sind durch einen pauschalen Abschlag von vier Prozent zu berücksichtigen.
Alternativ darf der Arbeitgeber auch den zum Zeitpunkt der Übereignung günstigsten Kaufpreis ansetzen. Dieser ist auf dem Gebrauchtmarkt (z. B. im Internet) zu ermitteln. Hier muss ein vergleichbares Auto, Fahrrad, Handy etc. angeboten werden. Die Finanzverwaltung verlangt einen entsprechenden Nachweis. Dieser ist als Beleg zum Lohnkonto zu nehmen. Wird als üblicher Endpreis der günstigste Preis am Markt angesetzt, ist der Ansatz des pauschalen Abschlags von vier Prozent ausgeschlossen. Bei wertvollen Wirtschaftsgütern kann auch ein Sachverständigengutachten eingeholt werden, z. B. für Autos. Abzustellen ist nicht auf den Händlereinkaufspreis, sondern auf den Preis, den das Wirtschaftsgut auf dem (privaten) Gebrauchtwagenmarkt tatsächlich erzielen würde. Es muss deshalb von dem höheren Händlerverkaufspreis (einschließlich Umsatzsteuer) ausgegangen werden.
Handelt es sich um Wirtschaftsgüter, die der Arbeitgeber überwiegend auch an Dritte vertreibt, kann der sogenannte Rabattfreibetrag in Höhe von 1.080 Euro abgezogen werden je Arbeitnehmer (§ 8 Abs. 3 EStG). Beim Verkauf von Fahrrädern lässt es die Finanzverwaltung zu, den üblichen Endpreis eines E-Bikes nach drei Jahren Nutzungsdauer mit 40 Prozent der auf volle 100 Euro abgerundeten unverbindlichen Preisempfehlung im Zeitpunkt der Inbetriebnahme des Fahrrads einschließlich der Umsatzsteuer anzusetzen. Ein niedrigerer Wert kann nachgewiesen werden.
Ist die Zahlung des Beschäftigten niedriger als der Wert, entsteht ein geldwerter Vorteil. Verbleibt aus der Veräußerung oder Schenkung an den Beschäftigten ein geldwerter Vorteil, kann der Arbeitgeber häufig die Lohnsteuer pauschal berechnen und übernehmen. So hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, geldwerte Vorteile aus der unentgeltlichen oder verbilligten Übereignung von betrieblichen Fahrrädern pauschal mit 25 Prozent Lohnsteuer zu besteuern. Dies ist in § 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 7 EStG geregelt. Hinzu kommen der Solidaritätszuschlag sowie gegebenenfalls die Kirchensteuer. Die Pauschalierung führt zur Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung. Die Beschäftigten brauchen keine Abgaben zahlen. Eine Pauschalversteuerung mit 25 Prozent ist auch zulässig, wenn der Arbeitgeber seinen Beschäftigten zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn Datenverarbeitungsgeräte wie Computer, Tablet oder Handy unentgeltlich oder verbilligt übereignet. Das gilt auch für Zubehör wie Monitor oder Drucker sowie für die Internetgebühren. Geregelt ist dies in § 40 Abs. 2 Nr. 5 EStG. Auch im Hinblick auf die Sozialversicherung gelten sie dann nicht als Arbeitsentgelt.
Als weitere Alternative zur individuellen Besteuerung beim Beschäftigten kommt unabhängig vom Wirtschaftsgut auch die Pauschalbesteuerung mit 30 Prozent nach § 37b Abs. 2 EStG in Betracht. Auch hier kann der Arbeitgeber die Steuer übernehmen. Der Vorteil ist der verbilligte Kaufpreis. Dieser muss zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt werden und darf nicht über 10.000 Euro im Kalenderjahr liegen.
Praxishinweis
Grundsätzlich kann der Arbeitgeber Wirtschaftsgüter an die Beschäftigten verbilligt oder kostenlos überlassen. Es muss eine Bewertung der Güter erfolgen.
Verpflegungspauschalen für das Ausland ab 2025
Seit dem 01.01.2025 gelten neue Pauschalen bei der Reisekostenabrechnung. Mit Schreiben vom 02.12.2024 hat die Finanzverwaltung die neuen Werte veröffentlicht.
Die bestehenden Regelungen und Pauschalen im Inland verändern sich nicht. Es bleiben die 14 Euro steuerfreie Pauschale bei Abwesenheit über acht Stunden und 28 Euro steuerfreie Pauschale für volle 24 Stunden. Auch an der Fahrtkostenpauschale von 0,30 Euro je gefahrenen Kilometer ändert sich nichts.
Allerdings ändern sich die Werte in einigen Staaten im Ausland. Arbeitgeber können für Tätigkeiten im Ausland diese Beträge steuerfrei erstatten. Die meisten Länder behalten ihre Tagessätze bei. In Japan sinkt der Tagessatz um 3 Euro auf 50 Euro.
In einigen Ländern gibt es Anpassungen nach oben. Grund dafür sind Inflationsausgleich und veränderte Lebenshaltungskosten in den Staaten. Der Tagessatz steigt in:
- Finnland um 4 Euro auf 54 Euro
- Brasilien um 4 Euro auf 69 Euro
- China um 2 Euro auf 58 Euro
- Norwegen um 6 Euro auf 75 Euro
- Kanada um 4 Euro auf 54 Euro
- Italien um 2 Euro auf 48 Euro
- Indien um 3 Euro auf 53 Euro
- Kenia um 2 Euro auf 51 Euro
Auch die Übernachtungspauschale erhöht sich unter anderem:
- in den USA um 9 Euro auf 327 Euro,
- in Kanada um 12 Euro auf 392 Euro.
Bei eintägigen Reisen ins Ausland ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend. Bei mehrtägigen Reisen in verschiedene Staaten ist bei der Anreise vom Inland ins Ausland (oder umgekehrt) ohne Tätigwerden der Pauschbetrag des vor 24 Uhr Ortszeit erreichten Ortes maßgebend.
Bei der Abreise gilt der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsorts. Für Zwischentage ist in der Regel der Pauschbetrag des vor 24 Uhr Ortszeit erreichten Ortes maßgebend.
Schließt sich an eine mehrtägige Auslandsreise direkt eine weitere an, muss für den Rückreisetag nur die höhere Verpflegungspauschale berücksichtigt werden.
Praxishinweis
Die neuen Pauschalen sind für Reisen ab dem 01.01.2025 anwendbar.
Daniela Karbe-Geßler