Das rote Licht von Straf- und Datenschutzrecht : Aufnahme läuft! : „Herr Müller kann heute nicht an dem Meeting teilnehmen, daher würde ich den Call aufnehmen. Hat jemand was dagegen?“
Meetings, Townhalls oder auch andere Sitzungen wie zum Beispiel Betriebsratssitzungen finden im digitalisierten Arbeitsalltag fast ausschließlich im Online-Raum statt. Die Aufnahme des Meetings oder eine automatische Transkription ist nur einen Klick entfernt. Die Gründe, warum Meetings aufgezeichnet werden sollen, sind nicht weit hergeholt, sondern eine Realität des Alltags: fehlende Teilnahme wegen Doppelbelegung von Terminen, Abwesenheiten von Teilnehmern und Absicherungen von Absprachen für das Unternehmen.
Das Benennen eines manuellen Schriftführers birgt eine oft ungewollte Aufgabe für einen der Kollegen, zudem entfällt vermeintlich die Absicherung für das Unternehmen durch die genauen Wortlaute. Viele greifen deswegen zur automatischen Gesprächstranskription. Wieso einen manuellen Schriftführer benennen, wenn es auch ohne großartigen Aufwand automatisch geht? Diese scheinbar harmlose Arbeitserleichterung muss sowohl dem Datenschutzrecht wie auch dem Strafrecht genügen und ist somit eine Herausforderung.
Für diesen Beitrag steht die Frage der Zulässigkeit im Vordergrund, d. h., auf die übrigen Anforderungen aus Datenschutz- und Strafrecht wird nicht eingegangen.
Datenverarbeitung in der Gesprächstranskription
Bei einer Gesprächstranskription, unabhängig davon, ob sie manuell oder automatisch erfolgt, werden personenbezogene Daten verarbeitet. Sie unterliegt deshalb dem Datenschutzrecht.
Gleichwohl unterscheiden sich beide Vorgehensweisen. Folglich sind die Konsequenzen einer manuellen Mitschrift andere als die einer automatisierten Gesprächstranskription.
Die manuelle Mitschrift ist ein Prozess, der primär im Gehirn des Protokollanten abläuft. Der Protokollant hört den Sprechern zu und fasst das Gehörte für sich zusammen. Dieses Zusammenfassen schreibt der Protokollierende dann nieder. In den häufigsten Fällen erfolgt eine manuelle Mitschrift direkt am PC oder handschriftliche Mitschriften werden zur weiteren Verarbeitung digitalisiert. Als letzter Schritt wird die Mitschrift an die relevanten Empfänger zirkuliert. Die manuelle Mitschrift wird also erst im vorletzten Schritt des Prozesses zu einer elektronischen Verarbeitung personenbezogener Daten.
Bei einer maschinellen Mitschrift beginnt die elektronische Verarbeitung der Daten sofort. Bereits das Gespräch der Teilnehmer wird elektronisch aufgezeichnet. Die Aufzeichnung wird dann an die Transcription Engine übertragen, welche Sprache in Text übersetzt. Im nächsten Schritt wird diese Übersetzung zur Erstellung einer Zusammenfassung an ein Large Language Model (LLM) gesendet. Zuletzt wird die Zusammenfassung an die Empfänger zirkuliert. Für eine Transcription Engine und ein LLM besteht die Möglichkeit, jeweils interne Lösungen zu finden oder man greift auf Software-as-a-Service (SaaS)-Angebote zurück.
Wo Datenschutz- und Strafrecht aufeinandertreffen
Beim Einsatz einer Gesprächstranskription müssen Datenschutz- und Strafrecht gleichermaßen beachtet werden.
Im Datenschutzrecht benötigt jede Verarbeitung eine Rechtsgrundlage, die ausnahmsweise die Verarbeitung personenbezogener Daten gestattet. Rechtsgrundlagen sind ausschließlich in Art. 6 Abs. 1 Datenschutz-Grundverordnung (DS‑GVO) zu finden. Für Gesprächsaufzeichnungen oder -transkriptionen kommt grundsätzlich eine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS‑GVO) oder eine Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS‑GVO) in Frage. Eine gesetzliche Anforderung, welche die Transkription von Gesprächen fordert, ist nicht ersichtlich (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS‑GVO). Eine Erfüllung eines Vertrags mit den aufgezeichneten Teilnehmern als Rechtsgrundlage greift nur dann, wenn die Transkription von Gesprächen zwingend erforderlich ist, um die im Vertrag geschuldete Leistung zu erbringen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS‑GVO). Ein Arbeitsvertrag lässt sich regelmäßig ohne Gesprächsaufzeichnung erfüllen.
Eine Einwilligung der Mitarbeiter als Rechtsgrundlage bedarf einer sorgfältigen Gestaltung. Um wirksam zu sein, muss eine Einwilligung freiwillig und informiert erfolgen. Freiwilligkeit bedeutet, dass die Erteilung oder Ablehnung einer Einwilligung oder ein Widerruf dieser keinen Einfluss auf das Beschäftigungsverhältnis haben darf. Jedoch steht die Freiwilligkeit im Beschäftigungsverhältnis mit dem ebenfalls bestehenden Abhängigkeitsverhältnis sowie dem Direktionsrecht (§ 106 Gewerbeordnung (GewO)), dem der Beschäftigte unterworfen ist, in einem Spannungsfeld. Demnach bestehen besondere Anforderungen, um die Freiwilligkeit abzusichern.
Aufgrund der Rechenschaftspflicht (Art. 5 Abs. 2 DS‑GVO) sind erteilte Einwilligungen durch das Unternehmen nachzuweisen. Jede erteilte Einwilligung ist deshalb zu dokumentieren. Die in der Einleitung beispielhaft wiedergegebene Frage „Hat jemand was dagegen?“ erfüllt nicht die gesetzlichen Anforderungen an den Inhalt einer Einwilligung.
Damit eine Interessenabwägung die Gesprächstranskription erlaubt, müssen verschiedene Anforderungen erfüllt sein:
- Die Interessenabwägung ist an die Erforderlichkeit zu knüpfen, dementsprechend muss die Gesprächstranskription zur Erfüllung des Zweckes unabdingbar sein. Dies bedeutet, dass ohne die maschinelle Gesprächszusammenfassung der Zweck nicht erreicht werden kann.
- Weiterhin ist abzuwägen, ob die berechtigten Interessen des Unternehmens, beispielsweise zur Absicherung vor Schadensansprüchen, die Interessen der Betroffenen an Unterlassung überwiegen.
- Gleichermaßen muss das Unternehmen berücksichtigen, dass für die Interessenabwägung immer die Option gewählt werden muss, die die Verarbeitung auf den unbedingt notwendigen Eingriff in das Persönlichkeitsrecht der Teilnehmer beschränkt. Insbesondere ist darzulegen, warum keine manuelle Mitschrift ausreichend ist.
Bequemlichkeit und/oder Kostenersparnis stellen im Lichte der Rechtsprechung keine zu berücksichtigenden Argumente dar.
Das Strafrecht stellt nach § 201 Abs. 1 Strafgesetzbuch (StGB) die unbefugte Aufnahme des gesprochenen Wortes unter Strafe, ebenso wie den Nutzen und die Übermittlung dieser Aufnahme. Das Schlüsselwort ist hier „unbefugt“. Eine Befugnis kann aus gesonderten Umständen oder gesetzlichen Erlaubnissen erfolgen sowie über eine Einwilligung. Hier schließt sich der Kreis zum Datenschutzrecht, welches die Befugnis beisteuern muss.
Da eine maschinelle Gesprächstranskription die Aufnahme des Gesprächs erfordert, kommt § 201 Abs. 1 StGB zur Anwendung. Es kommt nicht darauf an, ob die Aufnahme dauerhaft gespeichert wird oder nur vorübergehend.
Die Beweiskraft von Tonmitschnitten, Videos oder Fotos steht in Frage, da verschiedene Dienstleister das Fälschen oder Verändern von Tonmitschnitten, Videos oder Fotos anbieten (sogenannte „Deepfakes“). Man kann sich nicht darauf verlassen, dass „KI“- Erzeugnisse gekennzeichnet sind, da Personen mit Fälschungsabsicht regelmäßig Wasserzeichen vermeiden oder entfernen.
Konsequenzen
Unternehmen müssen die Anforderungen der einzelnen Rechtsgrundlagen im Blick behalten. Ob eine Einwilligung oder eine Interessenabwägung trägt, hängt vom Einzelfall ab. Ob eine Einwilligung oder eine Interessenabwägung trägt, hängt vom Einzelfall ab. Es kommt insbesondere auf den Zweck, die konkrete Ausgestaltung der Gespräche, die Rollen der Teilnehmenden sowie auch auf den Inhalt der Gespräche an.
Einwilligungen und Interessenabwägungen haben gemeinsam, dass besondere Anstrengungen notwendig sind, die Freiwilligkeit abzusichern. Auch bei einer Interessenabwägung steht Teilnehmenden ein gesetzliches Widerspruchsrecht zu, sofern die Voraussetzungen des Art. 21 Abs. 1 DS‑GVO erfüllt sind. Aus der Zusammenschau ergibt sich, dass eine Gesprächszusammenfassung sich im Regelfall nicht verpflichtend einführen lässt.
Bei einem Verstoß gegen Datenschutzrecht oder Strafrecht sind die Konsequenzen deutlich voneinander zu unterscheiden:
- Ein Verstoß gegen Datenschutzrecht wird an die Aufsichtsbehörde gemeldet, welche verpflichtet ist, Maßnahmen zu ergreifen, um den Verstoß abzustellen. Je nach Schwere des Verstoßes kann sie zusätzlich ein umsatzabhängiges Bußgeld gegen das Unternehmen verhängen (Art. 83 DS‑GVO).
- Im Strafrecht ist entsprechend § 201 Abs. 4 StGB bereits der Versuch einer Tonaufnahme ohne Befugnis strafbar. Ein Verstoß gegen das Strafrecht wirkt sich auf Einzelpersonen aus und wird mit einer Freiheits- oder Geldstrafe bestraft. Häufig übersehen wird, dass Beteiligte, welche die Aufnahme begünstigen oder anordnen, als Mittäter belangt werden können. Im Unterschied zum Datenschutzrecht trifft die Sanktion Beschäftigte persönlich und nicht das Unternehmen. Die Tat wird auf Antrag verfolgt.
Fazit
Das Thema der Gesprächstranskription bleibt bis auf Weiteres eine Gratwanderung. Das Unternehmen hat abzuwägen, welche Erforderlichkeit tatsächlich besteht und in welchem Rahmen eine Gesprächstranskription notwendig ist.
Oftmals sind die Konsequenzen einer Gesprächstranskription Beschäftigten wenig bekannt. Die einleitend genannte Frage: „Hat jemand was dagegen?“ hat ohne eine dokumentierte Einwilligung oder Interessenabwägung erhebliche rechtliche Konsequenzen für die an der Aufzeichnung mitwirkenden Personen. „Mal eben“ sollte die Gesprächstranskription demnach nicht verwendet werden. Es empfiehlt sich, die Funktion zentral zu deaktivieren und erst nach datenschutzrechtlicher und strafrechtlicher Prüfung im Einzelfall zu aktivieren.
Sofern Datenschutzrecht und das Strafrecht gemeinsam eingehalten werden, ist eine Gesprächstranskription oder -aufzeichnung zulässig.
Sally K. Graham und Dr. Niels Lepperhoff, Xamit Bewertungsgesellschaft mbH